Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка командировка образец 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Нужна ли служебная записка на командировку, если в служебную поездку направляется руководитель? По сути, необходимости в такой служебке нет – достаточно приказа о командировке.
Служебная записка о продлении командировки: образец
Иногда может возникнуть необходимость в продлении командировки, тогда командированный работник или его непосредственный начальник могут составить соответствующую служебную записку на имя руководителя организации.
В данном материале мы не будем приводить образец такой записки – ее можно составить по аналогии с приведенным выше примером служебной записки на командировку. В служебной записке укажите причину, по которой требуется продление командировки, а также период ее продления.
На основе служебной записки о продлении командировки впоследствии нужно издать приказ о продлении, если руководитель организации посчитает продление командировки целесообразным.
Образец служебной записки о командировке
Для оформления служебной поездки действуют всего 2 документа:
- распоряжение (приказ) работодателя о направлении в командировку;
- отчет работника о расходах по командировке (авансовый отчет).
О распоряжении, оформляемом работодателем, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».
Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.
В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):
- при наличии проездных документов — по датам, указанным в них, с учетом времени, которое необходимо для того, чтобы добраться до места отправления (прибытия) транспорта, если оно находится за пределами населенного пункта отъезда (приезда);
- при отсутствии проездных документов — по датам документов о проживании. При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее;
- при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании — служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной.
О том, попадут ли под НДФЛ расходы на проживание, возмещенные без документов, читайте в статье «Как быть с НДФЛ, если документы о проживании в командировке отсутствуют?».
Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки:
- На служебном автомобиле.
- Личном транспорте.
- Транспорте третьих лиц (по доверенности или в качестве пассажира). Возможность использования второго варианта (он отсутствует среди перечисленных в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) подтверждает письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.
Такой способ отъезда-приезда окажется возможным только при наличии предварительного разрешения работодателя и должен подтверждаться документами, свидетельствующими о реальном использовании транспорта. Основным из них будет путевой лист, оформленный на то транспортное средство, в отношении которого получено предварительное согласование. Косвенными подтверждениями явятся платежные документы на расходы, осуществленные по пути следования. Даты и наименования населенных пунктов в них должны соответствовать периоду и маршруту следования в место назначения.
О документе, устанавливающем особенности расходов, принимаемых работодателем при командировках, читайте в статье «Положение о служебных командировках — образец 2021».
Документальное подтверждение фактов, изложенных в служебной записке, является обязательным условием удостоверения реальности перемещения командированного. Не имеющая таких подтверждений служебная записка сама по себе не может считаться оправдательным документом, свидетельствующим об использовании служебного, личного или чужого транспорта для поездки в командировку (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).
Соответственно, в случае отсутствия документов и на проезд, и на проживание наиболее разумным будет взять в месте командирования документ, подтверждающий пребывание командированного в месте назначения, и, главное, зафиксировать документально даты нахождения его там. Документ можно оформить в виде справки, имеющей подпись ответственного лица принимающей стороны и ее печать. Эта справка станет приложением к служебной записке командированного, обосновывающей даты нахождения в поездке.
Служебная записка на командировку — образец 2021
Индивидуальные предприниматели не оформляют служебные записки, поскольку они не состоят в трудовых отношениях и не должны отчитываться сами перед собой. Однако ИП все равно вправе включить в свои расходы траты:
- на проезд;
- на аренду жилья;
- суточные;
- на оформление паспорта, визы;
- на оплату консульских и транзитных сборов.
В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении «служебки», поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.
- Используйте лист форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
- Адресуйте лицу, которое принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
- Ниже уточните, кто является автором, а кто — командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
- Примерно во второй трети листа по центру или вверху слева укажите название бумаги. Точка в конце не ставится.
- Подробно объясните, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок должен быть направлен в командировку.
- Поставьте дату составления и подпишите ее.
Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:
- Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
- Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
- Следующий раздел – приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.
Вместе с запиской сотрудник формирует следующий пакет документов:
- путевой лист;
- чеки и выписки, которые наглядно продемонстрируют его расходы во время поездки;
- при передвижении на личном/рабочем транспорте — путевой лист или любое другое подтверждение маршрутной линии до места назначения.
При отсутствии по каким-либо причинам у работника вышеуказанных расписок ему необходимо сдать служебную записку с подтверждающей отметкой от принимающей стороны или организации, где будет указано время его прибытия и отбытия.
Служебные задачи могут выполняться сотрудником не только по месту работы, но и в других подразделениях организации, которые иногда находятся даже в разных странах.
А также некоторые сотрудники иногда вынуждены выезжать на встречу с партнерами или клиентами, либо даже проводить определенные действия прямо у них на работе.
Бесспорно, когда направление сотрудника в командировку инициируется руководителем организации, то без служебной записки можно обойтись.
Он может сразу всю нужную информацию прописать в приказе или оформить отдельное служебное задание.
Подобная практика широко применяется в небольших фирмах, где каждый вопрос решается в индивидуальном порядке с директором.
Замечание. При наличии командировки в графике служебная записка становится необязательной.
Придется также писать ее в следующих ситуациях:
- Нужно пояснить цели командировки.
- Необходимо изменить или уточнить сроки поездки.
- Требуется согласовать расходы или выплатить суточные, аванс и т. д.
- Подобное требование установлено в локальных нормативных актах организации-работодателя.
Она пишется в случае отправки сотрудника в командировку, при необходимости внести корректировки в параметры уже утвержденной поездки, требуется получить авансирование на расходы и т. д. При этом каждый вариант будет немного отличаться от остальных.
О продлении
Иногда командировка может неожиданно затянуться на больший срок, чем планировалось.
Это может произойти из-за болезни сотрудника или по независящим от него причинам (например, если переговоры затянулись).
Об отмене
Ситуации, когда командировка, запланированная заранее, не может состояться из-за изменений в работе сотрудника или у партнеров компании тоже не редкость, особенно при длительных графиках поездок.
В этом случае сотрудник или его непосредственный начальник также должны поставить в известность руководство организации.
А оно уже даст необходимые указания другим отделам предприятия. Скачать образец записки об отмене служебной командировки можно здесь.
На командировочные расходы
Обычно на расходы сотруднику выдается определенный авансом перед его поездкой. Это делается с целью, чтобы он не оказался в невыгодном положении и не был вынужден расходовать собственные средства на служебные нужды.
Для отчета
По окончании поездки сотрудник должен отчитаться о выполнении служебных заданий, а также расходах.
В отношении выданного аванса сдается авансовый отчет в бухгалтерию. Сложнее ситуация обстоит с отчетом о выполнении поручений.
Служебная записка — это документ свободной формы, хотя некоторые организации и пытаются его загнать в определенные рамки, утверждая соответствующие формы с помощью локального нормативного акта.
В зависимости от ситуации оформляется она непосредственным руководителем сотрудника, отправляемого в командировку или самим работником.
Дополнительно к ней могут прилагаться самые разные документы. Например, для подтверждения использования автомобиля понадобится путевой лист и чеки за бензин.
Важно! В записке должна четко и ясно излагаться суть обращения, просьбы или информация, которая должна быть доведена до руководителя.
К этой записке необходимо приложить чеки, документы с затратами на топливо, стоянку, жильё и др. Исключительно в таком случае работодатель может компенсировать расходы за командировку.
Согласно письму Министерства Финансов от 20 апреля 2015 года на основании лишь одной служебной записки доказать собственные затраты проезда сотрудника невозможно.
Служебная записка на командировку нужна в следующих случаях:
- когда проезд будет проходить на служебном, личном, арендованном транспортном средстве;
- если у работника нет документов об отправлении и месте пребывания.
Такая бумага нужна для бухгалтерского учёта при начислении денег за время работы за пределами фирмы. Также записка используется в качестве основания для издания приказа об отправлении сотрудника в командировку.
Служебная записка о направлении в командировку
Служебная записка на командировку удостоверяет факт нахождения работника в том месте, куда он направлен, дату его приезда и возвращения из поездки. Ее оформляют, если:
- специалист едет на своем личном или транспорте, принадлежащем компании;
- нет возможности документально доказать факт проезда и пребывания в гостинице.
Она нужна и для перевода сотруднику денег, которые ему полагаются за каждый день в поездке. Для их правильного расчета необходимо знать, сколько времени работник провел в отъезде.
Также эта бумага служит подтверждением затрат специалиста во время поездки и заменяет:
- командировочное удостоверение;
- отчет о выполненных задачах;
- служебное задание.
Оформляется сотрудником лично после возвращения.
Специальной формы для оформления возмещения расходов не предусмотрено, поэтому допускается воспользоваться служебной запиской на командировку по шаблону, принятому в организации. Он составляется следующим образом:
- в шапке указывается должность нанимателя, его Ф.И.О. и название фирмы в дательном падеже. Ниже вписать Ф.И.О. и должность командированного сотрудника;
- в центре пишется наименование документа. Затем следует изложить текст обращения к директору. Указать дату выезда и возвращения, цель поездки, номер, марку и регистрационный номер автомобиля;
- ниже указываются прилагаемые бумаги (чеки и квитанции об оплате и т. д.);
- ставится дата, Ф.И.О. и подпись сотрудника.
Директор ставит свою подпись на документе. Расходы сотрудника, указанные в записке, фиксируются бухгалтером компании для отчета перед налоговыми органами и компенсации произведенных затрат.
Типовой образец служебной записки на командировочные расходы и о направлении на командировку допускается закрепить в локальных актах компании. Оформляет документ руководитель работника, которого направляют по заданию. По окончании командировки к служебке прикладываются все документальные подтверждения расходов и передвижения. При поездке за границу расходы компенсируются в валюте.
Такие документы в деятельности ИП не предусмотрены, так как направлять в поездку и отчитываться о ней придется перед самим собой.
По ст. 346.16 НК РФ, ИП на УСН вправе внести в расходы следующие виды трат в командировке:
- стоимость проезда туда-обратно;
- съем жилья, гостиницы и оплата гостиничных допуслуг, кроме обслуживания в ресторане, в номере, в салоне отдыха и красоты;
- суточные;
- суточные или полевое довольствие;
- оформление визы, паспорта, приглашений;
- консульские, транзитные сборы.
Служебная записка от работника: цели и образец
При поездке на личном авто работодатель обязан возместить расходы на топливо, так как они включаются в транспортные расходы по проезду до места направления и обратно. По п. 7 положения о командировке, необходимо подтвердить использование транспорта в служебных целях, предоставив путевой лист.
Поездки по службе заграницу регулируются внутренними документами компании. Если организация не посылает сотрудников по рабочим обязанностям, то и информацию об этом в акты вносить не нужно.
Если необходимость таких поездок есть, то они в обязательном порядке оформляются служебными записками. К ним прикладываются копии паспорта с отметками о пересечениях границы.
В расходы, по п. 23 положения о командировках, утв. постановлением правительства № 749, допускается включить:
- билеты;
- оформление загранпаспорта, визы, приглашения;
- консульские и аэродромные сборы;
- сбор за въезд и транзит авто;
- медстраховку;
- иные платежи на усмотрение работодателя.
Командировочные выплачиваются в валюте или в рублях по курсу ЦБ. Возможность выплаты валюты указана в ст. 9 закона о валютном регулировании.
Хотя, в соответствии с новыми положениями ряд документов переведен в разряд необязательных, это вовсе не означает необходимость их полного исключения из внутреннего документооборота компании.
Как и ранее ответственные должностные лица могут придерживаться «классического» оформления с сохранением логической цепочки документов.
Однако, стоит учитывать, что теперь служебное задание на командировку не может выступать в качестве официального подтверждения факта, цели и расходов рабочей поездки.
Тем не менее, выход из положения есть. С учетом того, что приказ на командировку является обязательным, можно использовать его унифицированную форму Т9, в которую добавить пункт, посвященный цели служебной поездки.
Итак, для соблюдения текущего законодательства составление письменного служебного задания не требуется. Тем не менее, если организация сохранила прежнюю структуру внутреннего документооборота и формирует полный пакет командировочных бумаг, предусмотренных локальным приказом, то задание на поездку будет формироваться в следующей последовательности:
1. Принятие решения о направлении работника в служебную поездку. Как правило, это прерогатива руководящего состава.
2. Заполнение бланка служебного задания по установленной форме.
3. Информирование убывающего в командировку о целях, месте и сроках поездки.
Чтобы оформить служебное задание, целесообразно использовать унифицированную форму Т10а, которая содержит основные разделы, отражающие суть поездки. В документ вносятся следующие данные:
- Наименование учреждения, которое организовывает командировку;
- Внутренний номер документа, а также дата его заполнения;
- ФИО работника, отправляющегося в поездку и его табельный номер;
В соответствии с п. 7 положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (утверждено постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749) для отчета о сроке пребывания в командировке сотруднику, который был направлен туда на личном или служебном транспорте, необходимо заполнить служебную записку.
Несмотря на произошедшие изменения, в результате которых была отменена обязанность заполнять командировочные удостоверения и служебные задания, необходимость оформления служебной записки сохранилась. Ведь только с ее помощью командированный может подтвердить дату/время приезда и отправления из места назначения, т. к. проездные билеты в случае использования авто представить не получится.
Но в этом случае важно приложить иные подтверждающие документы, такие как путевые/маршрутные листы, чеки/квитанции и пр.
, что докажет следование командированного по намеченному пути к цели для выполнения задания (письмо Министерства финансов от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).
В зависимости от комплектности предоставленных подтверждающих документов можно будет рассчитывать на списание в расходы соответствующих сумм согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса.
Однако в абз. 4 упомянутого выше п. 7 положения указывается, что фактический срок командировки можно подтвердить и при отсутствии доказательных документов о проезде и проживании. Это можно сделать при помощи той же служебной записки или другого документа, содержащего отметку принимающей стороны о датах прибытия сотрудника к месту командировки и убытия из него.
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что служебная записка является важным первичным документом, используемым для начисления суточных командированному сотруднику, если он совершил поездку на автомобиле.
Служебная записка на командировку образца 2019-2020 годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку. Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки.
К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие путь следования и сроки нахождения сотрудника в месте командирования. Если такие документы были утеряны или отсутствовали изначально, принимающая сторона может сделать необходимые отметки непосредственно в служебной записке.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Для этого следует вписать в записку название принимающей организации, даты приезда/отъезда командированного. Эту запись необходимо заверить подписью должностного лица с расшифровкой должности и Ф. И. О. и печатью компании (при наличии таковой).
В случае с индивидуальными предпринимателями существует ряд особенностей. В связи с тем, что ИП не может быть направлен в командировку, т. к. не относится к категории наемных работников, то, по мнению финансового ведомства, ему нет смысла оформлять самому себе приказ и служебную записку (письмо Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166).
Оформление служебной командировки
Несмотря на произошедшие изменения, в результате которых была отменена обязанность заполнять командировочные удостоверения и служебные задания, необходимость оформления служебной записки сохранилась. Ведь только с ее помощью командированный может подтвердить дату/время приезда и отправления из места назначения, т. к. проездные билеты в случае использования авто представить не получится.
Но в этом случае важно приложить иные подтверждающие документы, такие как путевые/маршрутные листы, чеки/квитанции и пр., что докажет следование командированного по намеченному пути к цели для выполнения задания (письмо Министерства финансов от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). В зависимости от комплектности предоставленных подтверждающих документов можно будет рассчитывать на списание в расходы соответствующих сумм согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса.
Однако в абз. 4 упомянутого выше п. 7 положения указывается, что фактический срок командировки можно подтвердить и при отсутствии доказательных документов о проезде и проживании. Это можно сделать при помощи той же служебной записки или другого документа, содержащего отметку принимающей стороны о датах прибытия сотрудника к месту командировки и убытия из него.
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что служебная записка является важным первичным документом, используемым для начисления суточных командированному сотруднику, если он совершил поездку на автомобиле.
В случае с индивидуальными предпринимателями существует ряд особенностей. В связи с тем, что ИП не может быть направлен в командировку, т. к. не относится к категории наемных работников, то, по мнению финансового ведомства, ему нет смысла оформлять самому себе приказ и служебную записку (письмо Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166).
Однако подтвердить свои расходы, связанные с поездкой в другой город по служебной необходимости, ИП всё же сможет. В случае отказа налоговой инспекции признать расходы ИП, связанные с его командировкой в другой город по хозяйственной необходимости, производственными затратами, предприниматель вправе обжаловать это решение в суде. Как показывает практика, суды нередко встают на сторону бизнесменов, признавая за ними право на уменьшение налогооблагаемой базы на сумму командировочных расходов.
Так, в постановлении ФАС Уральского округа от 06.06.2011 № Ф09-3147/11-С3 судьи, приняв сторону ИП в споре с налоговиками, указали, что предприниматели не могут быть лишены возможности отправляться самостоятельно в служебные командировки. Иначе имеет место их дискриминация по отношению к другим хозяйствующим субъектам, которые осуществляют хоздеятельность в форме юрлица.
А это означает, что ИП при осуществлении поездки на своем личном (арендованном) авто может также заполнить служебную записку и приложить к ней все документы, подтверждающие расходы и, собственно, сам факт нахождения в служебной поездке.
Установленный образец служебной записки о направлении в командировку — это внутриорганизационный документ, отражающий даты отправления и прибытия с фактической отметкой о месте пребывания сотрудника.
Случаи, при которых потребуется оформление командировочной записки:
- поездка планируется как на служебном, так и на личном, в том числе арендованном, транспортном средстве;
- отсутствие у работника подтверждающих фактическое отправление и пребывание документов.
Основная задача служебки — помочь бухгалтеру при начислении и расчете суточных, которые невозможно вывести без данных о фактических днях пребывания сотрудника в командировке.
Вместе с запиской сотрудник формирует следующий пакет документов:
- путевой лист;
- чеки и выписки, которые наглядно продемонстрируют его расходы во время поездки;
- при передвижении на личном/рабочем транспорте — путевой лист или любое другое подтверждение маршрутной линии до места назначения.
При отсутствии по каким-либо причинам у работника вышеуказанных расписок ему необходимо сдать служебную записку с подтверждающей отметкой от принимающей стороны или организации, где будет указано время его прибытия и отбытия.
По поводу рабочих поездок директора организации возникает ряд споров. В п. 7 Положения № 749 указано, что руководитель является сотрудником организации, поэтому должен составить служебное письмо, как и любой другой работник.
Эксперты Роструда утверждают обратное. Директор обладает правом главной подписи, соответственно, сам будет визировать свои же приказы и отчетные справки. Поэтому составлять командировочную документацию для него не обязательно.
Чтобы решить этот вопрос, нужно внести в локальные нормативно-правовые акты учреждения Положение о командировках, где будет отрегулирован вопрос о рабочих поездках руководителя организации.
Служебная записка о командировке оформляется в следующих случаях:
- работник отправился в командировку на личном транспорте либо на служебной или арендованной машине;
- работник не сохранил документов, которые подтверждают расходы на проезд и проживание.
И в первой, и во второй ситуации документ оформляет сам работник после своего возвращения.
Служебная записка о направлении в командировку: образец 2021 года
Поездка по служебной надобности организуется по приказу работодателя. Он определяет подчиненному конкретный пункт прибытия, цель и срок поездки. Командировка не может быть «бессрочной», она является своего рода «коротким путешествием».
Если командировочное задание не соответствует должности, профессии (квалификации) сотрудника, его нельзя отправить в поездку без его согласия.
Получив задание от руководителя предприятия, сотрудник обязан его исполнить. Здесь не имеются в виду все его трудовые обязанности, а лишь перечень действий, направленных на реализацию поставленных целей
Отсутствие точного служебного поручения может послужить поводом для возникновения сомнений по поводу отнесения к служебной поездке. К примеру, направление на курсы повышения квалификации не считается командировкой.
В поездку по служебной необходимости можно направить любого сотрудника, вне зависимости от должности и выслуги лет в организации.
Отказаться могут только льготные категории граждан, обозначенные в трудовом законодательстве. Остальные
подчиненные отказать руководителю не вправе, в противном случае их действия могут быть расценены как отказ от выполнения своих профессиональных обязанностей, что может спровоцировать увольнение специалистов.
Если работник не желает отправляться, ссылаясь на уважительные причины (семейные обстоятельства), то он может обратиться с просьбой о переносе командировки или ее отмены к руководителю. Но здесь решение принимается полностью на усмотрение главы предприятия, указаний в законе по подобным причинам нет.
Статья 113 ТК РФ гласит, что работодатель не может требовать исполнения трудовых функций в выходной день от подчиненного, но командировка является исключением из данного правила.
Наниматель вправе отправить сотрудника в поездку для решения рабочих моментов в случаях, когда:
- ее продолжительность составляет больше 7 дней;
- дата отъезда — выходной день;
- требуется разрешение внештатных, чрезвычайных ситуаций.
Согласие на командировку в выходной день оформляется в письменном виде, допустимо его представление в виде заявления.
Работающая женщина, имеющая на воспитании ребенка (до 3 лет) вправе отказаться от командировки. Данная норма регламентирована ст.259 ТК РФ. Если у сотрудницы нет возражений, то она оформляет письменное согласие.
Перед поездкой следует удостовериться, что у женщины отсутствуют противопоказания с медицинской точки зрения.
Свое согласие сотрудница также оформляет в виде заявления на имя главы компании.
В текстовой части документа указывается ФИО сотрудницы, срок командировки, дата отъезда, отсутствие противопоказаний, осведомленность о праве отказаться от поездки.
Все написанное подтверждается подписью работницы, указывается дата оформления ходатайства.
Для признания права работодателя отправлять подчиненных в длительные поездки, следует подчеркнуть, что применение этой нормы необходимо использовать разумно, учитывая также и интересы работников. Данные гарантии для подчиненных можно закрепить в коллективном договоре, положении о персонале, другом локальном нормативном акте.
За принуждение сотрудника к поездке руководителю предприятия может грозить административная ответственность по ч.1 ст.5.27 КоАП РФ.
Если работник отчитывается о командировке, в которую он ездил на личном, служебном или арендованном автомобиле, к служебной записке нужно приложить бумаги, подтверждающие использование транспортного средства. В качестве таких документов используется путевой лист, а также различные кассовые чеки, квитанции и счета.
В случае отсутствия у работника документов о расходах на проезд и проживание в качестве приложения к служебке можно использовать письменное подтверждение принимающей стороны о периоде пребывания командированного лица.
Скачать образец служебной записки о подтверждении факта пребывания в командировке при отсутствии подтверждающих документов
Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.
Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.
Образец служебной записки о направлении в командировку в 2021 году
Вместе с запиской сотрудник формирует следующий пакет документов:
- путевой лист;
- чеки и выписки, которые наглядно продемонстрируют его расходы во время поездки;
- при передвижении на личном/рабочем транспорте — путевой лист или любое другое подтверждение маршрутной линии до места назначения.
При отсутствии по каким-либо причинам у работника вышеуказанных расписок ему необходимо сдать служебную записку с подтверждающей отметкой от принимающей стороны или организации, где будет указано время его прибытия и отбытия.
Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.
Если руководители предприятия сочтут нужным закрепить основные положения о регулировании такого документа, они могут внести соответствующие записи в локальные нормативно-правовые акты предприятия. Данная возможность регламентируется пунктом 3 Положения №749.
Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.
Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки.
Служебная записка потребуется в следующих случаях:
- если работник осуществляет поездку в командировку на личном, служебном или арендованном транспортном средстве;
- если сотрудник не имеет подтверждающих документов о факте проезда и проживания.
В первую очередь, данный документ необходим для начисления суточных, так как для их расчета требуется знание времени, которое сотрудник провел в командировке.
Служебная записка также служит подтверждением расходов, понесенных сотрудником за время командировки.