Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить справку 2 НДФЛ в 2021 году в сбисе». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В Налоговой службе есть нововведения, касающиеся подачи отчетности. С 2021 года справки 2 НДФЛ предоставляются в составе формы «6-НДФЛ (со справками 2-НДФЛ)». Но первая подача такой отчетности в пенсионный фонд состоится только в 2022 году, по итогам текущего периода.
- В разделе «Отчетность/Налоговая» или «Учет/Отчетность/Налоговая» (в зависимости от конфигурации) создайте отчет «2-НДФЛ».
- Нажмите «Добавить сотрудника», работников отметьте флажками, нажмите «Выбрать».
- Откройте справку по сотруднику и проверьте реквизиты на титульном листе.
- Перейдите в «Разделы 2, 3 и приложение», укажите ставку налога.
- Если доходы облагаются по разным ставкам, заполните данные по каждой из них. Чтобы создать дополнительные разделы, нажмите «Добавить страницу».
- Кликните «Добавить строку» или «Добавить несколько строк за период».
- Выберите месяц, заполните код и сумму дохода. Чтобы добавить вычеты (кроме стандартных, социальных и имущественных), кликните «+ Новая запись» и укажите их.
- Если сотрудник представил документы для получения налоговых вычетов, в разделе «Стандартные, социальные и имущественные вычеты» нажмите «+ Новая запись» и заполните данные.
- В разделе «Общие суммы дохода и налога» укажите удержанную и перечисленную сумму налога. Остальные данные заполнятся автоматически.
- Нажмите «К списку сотрудников» и заполните справки по остальным работникам.
Обратите внимание! При изменении отдела Налоговой Инспекции, ОКТМО, либо номера телефона, данные изменятся в справках всех ваших работников.
Оформить справку о доходах (2-НДФЛ)
Отчетность, как и прежде должна подаваться в срок до 1 апреля следующего за отчетным периодом годом. При заполнении справки в системе обращайте внимание на такие параметры:
- Статус. В случае, когда ваш работник является нерезидентом, это необходимо отразить в документе. Откройте карточку сотрудника, нажмите «Редактировать», кликните на «Нерезидент» отметьте срок пребывания на территории России.
- Доходы и вычеты. Кликните на «Редактировать», а затем, открыв карточку сотрудника, в случае необходимости можете вносить корректировки в облагаемые доходы по ставке, отображать стандартные или имущественные налоговые вычеты. Сведения заносятся на основании подтверждающих документов
Для редактирования разделов по вычетам используйте кнопку «Редактировать доходы, стандартные и имущественные налоговые вычеты». При заполнении имейте в виду, что сумма вычета не должна превышать сумму дохода. В ином случае программа выдаст предупреждение. Так же можно контролировать выбор налоговых вычетов по определенным видам доходов.
Отмена 2-НДФЛ с 2021 года
2-НДФЛ: изменения 2021 года
Ошибка при сдаче 2-НДФЛ
Реестр справок 2-НДФЛ
Зачем нужна справка 2-НДФЛ
Справку о полученных доходах работники запрашивают не только для налоговой инспекции, но и в соцзащиту, для банков и других организаций и ведомств. 2-НДФЛ 2021 для сотрудников видоизменилась, поэтому заполнять ее следует по-новому.
Справка 2-НДФЛ 2021 для сотрудников поменяла свое название, убрав из обращения словосочетание «2-НДФЛ». Но основные поля в документе остались прежними. Соответственно, изменилась информация об утвердившем бланк нормативном акте (теперь в правом верхнем углу написано «Приложение 4 к Приказу ФНС России от 15.10.2020 № № ЕД-7-11/753») и добавился код по КНД – 1175018. Больше не надо указывать данные о номере и признаке справки, а также сведения об уведомлении на вычеты, которое выдавала ИФНС.
Как в СБИС заполнить форму отчетности 2-НДФЛ
Налоговый агент обязан выдать справку:
— работникам при увольнении, бывшим работникам — в течение 3 рабочих дней с даты получения заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, письмо Минфина № 03-04-05/36096 от 21 июня 2016 года);
— иным физлицам, получившим доход — в течение 30 рабочих дней с даты подачи ими заявления (п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Федерального закона № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года).
При увольнении налоговый агент вправе выдать справку о доходах и суммах налога физлица в последний день его работы без заявления.
Справка, которую организации в 2021 году выдают работникам вместо 2-НДФЛ, теперь стала приложением к форме 6-НДФЛ и называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Формат и порядок заполнения новой утверждены Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753.
В новой 6-НДФЛ раздел 1 называется «Данные об обязательствах налогового агента». В нем отражают перечисленные суммы НДФЛ с указанием срока перечисления.
В разделе 1 появятся строки для сумм НДФЛ, возвращенных налоговым агентом, и дат такого возврата.
Раздел 2 называется «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц». Здесь отражают суммы доходов, начисленных физическим лицам, суммы удержанного, не удержанного и возвращенного налога.
Новое приложение из 6-НДФЛ и прежняя форма 2-НДФЛ отличаются немногим:
- Стало больше нет полей для внесения данных о налоговом агенте, тол есть об организации. Все сведения о компании — на титульном листе 6-НДФЛ.
- Удалено поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» и появился новый отдельный раздел 4 «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом и сумма неудержанного налога».
- В разделе 3, который касается вычетов, добавлены поля, куда нужно вносить сведения об уведомлениях от ИФНС.
- Удалено поле «Отчетный год».
Эта форма нужна для предоставления сведений о доходах работников и удержанных с них сумм НДФЛ в ИФНС. Дополнительно работодатель должен выдать справку по запросу работника. Справка 2-НДФЛ составляется на каждое физлицо, которое получало зарплату, доходы или иные выплаты от организации или предпринимателя. Ее сдают организации, которые выплачивают доходы физическим лицам. Работодатель в данном случае является налоговым агентом — удерживает и перечисляет НДФЛ в налоговую.
Из этого правила есть три исключения:
- Вы выплачивали физлицу только доходы, которые не облагаются НДФЛ. Например, вручили подарок стоимостью до 4 000 рублей и больше ничего не платили;
- Вы выплачивали доходы физлицам, не являясь при этом налоговым агентом. Например, покупали у граждан машину или гараж или оплачивали работы ИП, самозанятого, частнопрактикующего нотариуса и пр.
Нулевую справку к 6-НДФЛ подавать не нужно. Например, их не представляют организации, которые не вели деятельность и не выплачивали работникам вознаграждение или выплачивали только необлагаемые НДФЛ суммы. Это связано с тем, что справку сдают только налоговые агенты, а вышеперечисленные категории к ним не относятся.
В 2021 году компании должны подавать справку о доходах и суммах налога физического лица в налоговую инспекцию в составе 6-НДФЛ, но не каждый квартал, а один раз в год. То есть первая справка должна быть заполнена по итогам 2021 года и сдана в налоговую до 1 марта 2022 года.
Расчет 6-НДФЛ вместе со справкой нужно направить в отделение, где организация или ИП числится налогоплательщиком. Расчет 6-НДФЛ и справку те, у кого больше 10 сотрудников, сдают только в электронном виде. Организации и ИП, у которых 10 сотрудников и меньше, могут выбирать форму сдачи — бумажную или электронную.
Отдельные правила касаются организаций с несколькими обособленными подразделениями:
- Юрлица, головная организация которых находится в одном муниципальном образовании, а обособленные подразделения — в другом, получают право выбора одной инспекции в муниципальном образовании, в которую они будут сдавать отчетность по всем обособкам.
- Юрлица, у которых головное и обособленные подразделения находятся в одном муниципалитете, могут отчитываться в налоговую по месту учета головного подразделения.
Чтобы использовать это право, нужно сообщить о своем выборе до 1-го января всем налоговым инспекциям, в которых подразделения организация состоят на учете. В течение года изменить решение нельзя. Новое уведомление предоставляется в налоговую только если изменяется количество обособок или происходят другие изменения, влияющие на порядок сдачи отчетности.
Справка 2-НДФЛ 2021 для сотрудников — образец
Справка 2-НДФЛ имеет машиноориентированную форму и предназначена для работодателей, которые отчитываются на бумаге. Новая форма должна ускорить процесс обработки данных, так как позволит автоматизировать сканирование, распознавание и оцифровку полученных справок.
Справка о доходах и суммах налога физического лица в 2021 году состоит из двух частей:
- «Справка о доходах и суммах налога физического лица» включает сведения о налоговом агенте и четыре раздела:
- Раздел 1. «Данные о физическом лице — получателе дохода». Заполните Ф.И.О., ИНН, статус налогоплательщика, код страны, паспортные данные.
- Раздел 2. «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода». Введите ставку налога, общую сумму облагаемого по ней дохода, выделите налоговую базу, укажите исчисленную и удержанную сумму налога.
- Раздел 3. «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты». Укажите код вычета и сумму, дополнительно впишите данные об уведомлении.
- Раздел 4. «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога». Укажите сумму дохода, с которого не удержали налог, и саму неудержанную сумму.
2. Приложение к справке «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода». Укажите номер справки, отчетный год 2021, ставку налога и заполните данные по месяцам.
Если у сотрудника компании есть доходы, обложение которых осуществляется по иным ставкам, чем 13 %, они отображаются в отдельных разделах. Сумма налога с этих доходов также указывается отдельно.
Несдача справок в составе 6-НДФЛ — основание для привлечения к ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставления сведений, необходимых для налогового контроля. Штраф за каждую не сданную вовремя справку составит 200 рублей с организации или ИП. Дополнительный административный штраф в сумме от 300 до 500 рублей может быть наложен на руководителя организации, главбуха или иное должностное лицо (ст. 15.6 КоАП РФ).
Если в справках обнаружат ошибки (например, неверный ИНН, сумму дохода, код и пр.), то организацию или ИП привлекут к налоговой ответственности и выпишут штраф на 500 рублей за каждую неверную справку. Штрафа можно избежать, если подать уточненную справку раньше, чем налоговая найдет ошибку.
Формируйте 6-НДФЛ и распечатывайте справки о доходах в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для ведения бухучета и отправки отчетности через интернет. Легко ведите учет, начисляйте зарплату, сдавайте отчетность онлайн и пользуйтесь поддержкой наших экспертов. Первые 14 дней работы — бесплатно.
Справка по форме 2-НДФЛ является многофункциональным документом. Основные его назначения:
- Информирование ФНС о суммах НДФЛ, удержанного в рамках налогового агентирования. В этом случае справка заполняется раз в год за истекший период и предоставляется в ФНС в следующем за истекшим году не позже 1 марта.
- Предоставление данных о суммах доходов и удержаний по физлицу различным заинтересованным пользователям: госорганам (например, в целях оформления социальных пособий), банкам (например, для подтверждения дохода при согласовании кредита) и т. п. В этой связи справку 2-НДФЛ бухгалтерия должна выдавать по письменному требованию физлица-сотрудника столько раз в году, сколько он с таким требованием обратился.
ВАЖНО! Справка может быть выдана в том числе для получения физлицом самостоятельно оформляемого налогового вычета. В этом случае предприятие выдает 2-НДФЛ (по запросу), а физлицо уже предоставляет документ в свою ИФНС. Делается это тоже по необходимости столько раз в году, сколько нужно физлицу.
Для отчетности за 2020 год применяется форма 2-НДФЛ, действующая начиная с отчетности за 2018 год. Тогда бланк претерпел существенные изменения. Основное нововведение заключалось в том, что налоговикам и сотрудникам справки начали оформляться на разных бланках:
- Форма, сдаваемая в ФНС имеет совершенно другую структуру по сравнению с действующим бланком. Она содержит всего 3 раздела, вместо привычных 5 и состоит из основного листа, имеющего формат титульника у любой декларации, и приложения, в котором отображаются сведения о доходах работника в помесячной разбивке.
- Форма, выдаваемая работникам, изменения претерпела в основном технические. Например, удалены некоторые поля.
С доходов за 2021 год справка 2-НДФЛ, как отдельный документ, отменена. Сведения о доходах сотрудников, начиная с доходов за 2021 год, передаются в составе 6-НДФЛ.
Подробно об изменениях в НДФЛ-отчетности читайте в аналитическом Обзоре от экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Главной функцией данной справки является предоставление сведений о доходах работников и суммах удержания с них налога. Форма заполняется для каждого физического лица, которое получило доходы (зарплату, премию и т.п.) от предпринимателя или организации.
С начала 2021 году справка 2-НДФЛ упразднена. Теперь она официально называется «Справка о доходах и суммах налога физических лиц», включена в состав расчёта 6-НДФЛ для налоговой и выдается отдельно по требованию работников или при их увольнении.
Серьезных изменений форма справки 2-НДФЛ в 2021 году не претерпела, хоть и сменила название. Основные поля для заполнения остались прежними, однако теперь в правом верхнему углу указано «Приложение 4 к Приказу ФНС России от 15.10.2020 № № ЕД-7-11/753» и параллельно добавился код по КНД – 1175018.
- Напомнит о сроках сдачи
- Учёт переносы в выходные и праздники
- Настраивается по вашим параметрам
- Учитывает совмещение налоговых режимов
Разберем детально в таблице, как с 2021 года заполняют поля справки о доходах.
|
ЗАПОЛНЕНИЕ ПОЛЕЙ СПРАВКИ О ДОХОДАХ И СУММАХ НАЛОГА ФИЗЛИЦ В 2021 ГОДУ |
|
| Номер справки | Для каждого физлица/каждой справки присваивают уникальный порядковый номер в течение налогового периода.
То есть, это не значит, что если справка Иванова была под номером «1» в 2021 году, то такой же номер должен быть и у справки Иванова в 2022 году. Но в одном календарном году все номера должны быть уникальными. То есть – не повторяющимися |
| Номер корректировки сведений | При корректировке сведений ставят номер корректировки «01», «02» и т. д. При аннулировании справки ставят номер «99». При этом порядковый номер справки, которую корректируют или аннулируют должен соответствовать первичной |
| Раздел 1. Данные о физическом лице | Сюда вносят данные о физлице – получателе дохода: ИНН, Ф.И.О., дата рождения, гражданство, удостоверяющий личность документ.
Статус плательщика: 1 – налоговый резидент РФ 2 – налоговый нерезидент РФ 3 – высококвалифицированный специалист, не являющийся налоговым резидентом РФ 4 – участник госпрограммы по содействию добровольному переселению в РФ, не является налоговым резидентом 5 – иностранный гражданин – беженец или получил временное убежище в РФ, не является налоговым резидентом 6 – иностранный гражданин, осуществляющий трудовую деятельность в РФ по найму на основании патента |
| Раздел 2. Общие суммы дохода и налога за налоговый период | Сначала указывают ставку налога. Если налоговым агентом было выплачено несколько видов доходов, облагаемых по разным ставкам, справку заполняют на каждую ставку.
Общая сумма дохода – это сумма дохода по указанной ставке. Включает в себя сумму НДФЛ Налоговая база – сумма облагаемого дохода, то есть с учетом вычетов Сумма налога исчисленная – налоговая база × соответствующая ставка налога Сумма налога удержанная – та сумма, которую налоговый агент удержал при выплате дохода Сумма фиксированных авансовых платежей – в отношении иностранных работников на патенте. Принимают в уменьшение исчисленного налога Сумма налога перечисленная – сумма, которую налоговый агент перечислил в бюджет Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом – сумма налога, которую налоговый агент не вернул налогоплательщику, а также суммы, образовавшиеся в связи с изменением налогового статуса налогоплательщика в налоговом периоде |
| Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты | Налоговый агент по заявлению налогоплательщика может предоставить ему налоговые вычеты по НДФЛ. Для стандартного вычета достаточно заявления, а для получения имущественного и социального вычета у работодателя нужно получить подтверждение из налоговой о том, что налогоплательщик имеет право на вычет.
Здесь указывают код вычета (полный перечень кодов указан в Приложении № 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387) и сумму вычета. Далее проставляют код уведомления: 1 – подтверждает право на имущественный вычет 2 – подтверждает право на социальный вычет 3 – подтверждает право на уменьшение налога на фиксированные авансы (для иностранцев на патенте) Также указываю дату, номер уведомления и код налогового органа, его выдавшего |
| Раздел 4. Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога | Сумму неудержанного налога и сумму дохода, с которого налог не удержан, указывают лишь в том случае, если у налогового агента не было возможности удержать налог (например, при выплате дохода в натуральном виде). Если доход будет выплачен позже (например, при задержке зарплаты) или налог будет удержан позже, то отражать эти суммы здесь не надо |
С 2019 года произошло разделение справок о доходах, которые налоговый агент сдавал в налоговую в качестве отчетности, и которую выдавал физлицу по его запросу.
Тем же приказом ФНС, которым утверждена новая форма 6-НДФЛ 2021, введена и справка о доходах, выдаваемая физлицу.
Такая справка может понадобиться для представления в различные государственные органы или другие учреждения для оформления пособий, субсидий, кредита и прочее.
Справка 2-НДФЛ – это копия финансового отчета по форме 2-НДФЛ, который формируют компании по каждому своему работнику и передают в налоговые структуры.
В него включаются сведения о зарплате, налоговых отчислениях и всякого рода удержаниях, которые были произведены в отчетный период.
Для чего нужна справка 2-НДФЛ
Как правило, справка нужна при оформлении различных кредитов, ипотеки, устройстве на новую работу, для расчета пособий по больничным листам и начисления отпускных, оформления виз, а также для получения налоговых вычетов (например, при оплате учебы, лечения, покупке жилья и т.п. расходов).
По закону работодатель (даже бывший) обязан предоставить справку своему работнику по первому его требованию. Причем сделать это он должен даже в том случае, если сотрудник просит ее в устной форме (письменное заявление нужно для того, чтобы избежать всевозможных проблем, проволочек по времени и т.п. неприятных явлений).
Отказ в выдаче справки может служить поводом для обращения в трудовую инспекцию или даже суд, вследствие чего на предприятие и высших должностных лиц может быть наложено административное наказание в виде достаточно крупного штрафа (за нарушение законных интересов и прав работника).
Исключением являются те ситуации, когда сотрудник предприятия просит выдать ему справку за тот период, по которому истек срок хранения налоговых документов (т.е. по прошествии четырех лет).
Нередки случаи, когда организации прекращают свою деятельность. В таких ситуациях обращаться следует в территориальное отделение налоговой службы, специалисты которого также могут по запросу предоставлять нужную информацию.
Как составить заявление
То, что вы находитесь на этой странице, говорит о том, что вам понадобилось составить заявление на получение справки 2-НДФЛ, с которым вы прежде не сталкивались. Перед тем как дать вам подробные сведения об этом конкретном документе, предоставим общую информацию, которая касается всех подобного рода бумаг.
- Во-первых, учитывайте, что для этого заявления законодательством не предусмотрено никакой унифицированной формы (таковые для коммерческих организаций были упразднены еще в 2013 году), так что делать его можно в свободном виде. Но, если внутри вашей компании есть разработанный и утвержденный в учетной политике стандартный образец документа – оформляйте акт по его типу, это избавит вас от претензий со стороны бухгалтерии или руководства.
- Во-вторых, знайте, что заявление допускается создавать на обыкновенном листе любого удобного вам формата (чаще всего используются А4 или А5) или на фирменном бланке – опять же тогда, когда такое условие выдвигается со стороны работодателя.
- Текст можно писать от руки (но без помарок, ошибок, неточностей и правок) или набирать в компьютере. Если вы пошли по пути электронного оформления, то после того как напишете заявление, обязательно его распечатайте – это надо для того, чтобы вы могли поставить под ним свою подпись. Предварительно рекомендуем вам уточнить у представителя работодателя, принимаются ли у вас в компании напечатанные заявления – иногда в организациях рассматривают только рукописные документы.
- Делайте заявление в двух идентичных экземплярах – один из них отдайте работодателю, второй, предварительно завизировав о передаче копии, оставьте себе – он пригодится на тот случай, если вдруг в назначенное время справка не будет вам выдана.
Справка 2-НДФЛ в 2021 году: бланк, коды и порядок выдачи работникам
Для передачи готового заявления вы можете пойти одним из трех путей:
- наиболее быстрый и легкий: отдать бланк лично из рук в руки представителю организации;
- отправить заявление заказным письмом через почту (с описью вложения и с уведомлением о вручении);
- передать документ через доверенное лицо, предварительно снабдив своего представителя нотариально заверенной доверенностью.
В программном комплексе СБИС доступно оформление всех видов отчетности в Налоговую инспекцию. Не исключение и обновленная форма 2-НДФЛ, содержащая сведения за определенный период времени. ФНС России ввело в 2019 году обновленные бланки и требования по заполнению и подаче справок, теперь их две:
- Справка о суммах доходов и удержаний налога с физлица, которая оформляется по просьбе работника, или при его увольнении;
- Отчет для Налоговой инспекции от организации по форма 2-НДФЛ.
В справке для сотрудников содержится информация о помесячных и итоговых доходах за год (или иной период отработанного времени), а также помесячный и суммарный размер удержанного налога с заработной платы.
Документ для Налоговой Инспекции отличается от справки 2-НДФЛ, которая передается сотруднику, и требует внимательного заполнения. Для его составления нужны специальные справочники с кодами, которые загружены в СБИС.
Прежде чем вы приступите к формированию справки необходимо закрыть зарплату работникам за истекшие месяцы. При формировании справки до закрытия расчетного отрезка времени – установите отметку о фиксации заработной платы в текущем месяце. В общих чертах эта схема выглядит так:
- Откройте вкладку «Сотрудники/Зарплата», в списке найдите раздел «отчеты» и нажмите на него;
- В предложенных блоках выберите «Справки сотрудникам», из перечня выберите «Справка о доходах (2-НДФЛ)» и кликните на нее;
- В окне тапните по значку «+», нажмите на «Справка о доходах (2-НДФЛ)»;
- Установите год, по которому будет формироваться отчетность;
- Выберите того, на кого оформляется документ, нажмите кнопку «Сформировать».
Сначала нужно указать подписанта, это доступно при переходе в раздел «Реквизиты». После этого добавляется сотрудник, как было описано выше. Титульный лист заполняется автоматом – здесь вы увидите заполненные поля:
- Год, за который подается отчет;
- Номер и дата составления документа.
Автоматически заполняются и другие поля документа:
- «Признак», здесь проставляется соответствующий код, означающий для чего формируется документ.
- «Номер корректировки» — если справка первична, то система проставит «О», если аннулирующая, то «99».
- «В ИФНС» проставится код Инспекции, к которой привязана ваша компания.
Также автоматически проставится код ОКТМО, если отчетность сдается не первый раз. ИНН и КПП организации, ее короткое название. После проверки всех, автоматически внесенных сервисом сведений, приступают к заполнению формы.
Большинство полей справки 2 НДФЛ сервис СБИС вносит автозаполнением. Поэтому при формировании отчета – внимательно проверяйте все реквизиты. На стадии формировании – данные можно редактировать.
Работа в программе СБИС облегчает заполнение отчетности по форме 2 НДФЛ. Все новые бланки уже загружены в систему, необходимые коды – вы найдете в справочниках, имеющихся в базе данных. Алгоритм по заполнению отчета 2 НДФЛ:
- Откройте вкладку «ФНС», нажмите «Создать отчет», выберите форму из списка «Сведения о доходах физических лиц».
- Кликните на вкладку «Период отчетности», здесь доступна проверка реквизитов компании, подтвердите кнопкой «Далее».
- В зависимости от того, кого нужно внести в справку:
- Кликните на «Добавить сотрудника», если нужно включить в реестр работника компании;
- Пункт «Добавить частное лицо» применяется для формирования документа на внештатного работника.
Справка 2‑НДФЛ в 2021 году
При заполнении справки обратите внимание на следующие моменты:
- В заголовке Раздела 3 «Доходы, облагаемые налогом по ставке _%» указывается та ставка налога, в отношении которой заполняется раздел (это 9%, 13%, 15%, 30%, 35% или ставка, указанная в соответствующем соглашении об избежании двойного налогообложения). Сам раздел содержит сведения о доходах, полученных сотрудниками/частными лицами, по месяцам налогового периода.
Внимание! Если организация в течение налогового периода выплачивала работнику доходы, облагаемые по разным ставкам, то в заголовке раздела необходимо отметить галочкой все нужные ставки и нажать «Применить». В этом случае разделы 3 — 5 заполняются для каждой из ставок налога.
- «Статус». Если сотрудник или частное лицо является нерезидентом, то это должно быть отражено в справке (статус равен 2).
- При представлении сведений о доходах физических лиц одним из требований налоговой инспекции является обязательная сортировка лиц по алфавиту в файле со справками. Но иногда бывает, что нумерация справок в файле сбивается и ее необходимо поправить. Для этого и предусмотрена операция «Перенумеровать справки».
В результате выполнения этой операции производится перенумерация как внутри реестра справок, так и внутри самих справок.
Следует учесть, что:- Перенумеровать можно только справки в незакрытом и неотправленном комплекте.
- При повторной отправке непринятого комплекта номера справок изменять не допускается.
- Большинство налоговых инспекций требуют вместе с комплектом справок реестр справок. С отчетности за 2011 год он претерпел изменения. Печатный вариант реестра (в соответствии с Приложением № 1 Приказа ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576) формируется в при нажатии «Напечатать реестр»
- Для удобства проверки заполнения справок вы можете воспользоваться сводной таблицей (отчетом, в котором выводятся итоговые суммы по файлу 2-НДФЛ).
На основании приказа ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/[email protected] справка о доходах физического лица станет в 2021 году приложением расчета сумм налога на доходы физических лиц по форме 6-НДФЛ. Сдавать впервые сведения о доходах физического лица в составе приложения к отчету, нужно начиная с отчетности за 2021 год. За 2020 год справки по форме 2-НДФЛ нужно сдавать по старой форме (приказ ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/[email protected]).
Согласно абз. 7 п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты должны подавать справки по форме 2-НДФЛ в электронном формате. Исключение составляют те, кто подает данные о доходах 10 человек и менее — им сохранили право отчитываться по желанию на бумажных носителях (до 2020 года порог численности составлял 25 человек).
Формат передачи декларации в электронной форме утверждается федеральным органом исполнительной власти по надзору и контролю в области налогов по согласованию с Минфином (п. 7 ст. 80 НК РФ).
В соответствии с п. 4 ст. 80 НК РФ, можно передавать 2-НДФЛ онлайн:
- через личный кабинет налогоплательщика;
- телекоммуникационные средства связи.
День предоставления обязательной формы отчетности — это дата отправки справки 2-НДФЛ онлайн. Принятыми считаются те отчеты, которые прошли форматный контроль (п. 11 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 16.09.2011 № ММВ-7–3/[email protected], далее по тексту — Порядок). Согласно п. 7 Порядка отчет принимается сотрудником налоговой, уполномоченным принимать данный отчет. В одном файле с данными не может содержаться более 3000 документов (п. 8 Порядка).
Чтобы справку 2-НДФЛ заполнить онлайн, воспользуйтесь:
- Специальным программным обеспечением, например одной из разновидностей системы «Налогоплательщик», СБИС, 1С: Бухгалтерия и другими.
- Одним из бесплатных сервисов в интернете. Этот способ не очень удобен, поскольку не все сервисы предлагают возможность конвертации заполненного отчета в электронный формат для отправки в ИФНС.
Самый удобный и простой способ заполнить 2-НДФЛ за 2020 год онлайн бесплатно — использовать встроенные модули в любой применяемой налогоплательщиками программе для ведения бухучета. В современных версиях программного обеспечения есть возможность наложить на документ усиленную ЭЦП и непосредственно отправить в налоговую.
Если использовать сервисы, предлагающие по справке 2-НДФЛ 2020 года только заполнение онлайн, то они не очень удобны для формирования электронных документов. На таких площадках легко заполнить и распечатать отчет в бумажном варианте, поскольку документ сформируется в формате pdf или xls. Следовательно, подписать отчет электронной подписью и отправить в ИФНС при помощи таких сервисов не получится.
Нюансы заполнения формы 2-НДФЛ в 2021 году
Рассмотрим на примерах, какая лучше подойдет для заполнения 2-НДФЛ программа:
- Чтобы заполнить 2-НДФЛ онлайн за 2020 год в программе «1С: Предприятие», создайте отчет для отправки в ИФНС. Для этого зайдите во вкладку «Зарплата и кадры». Проверьте, чтобы «подтянулись» правильно название и коды предприятия, подписи уполномоченных лиц. Нажмите кнопку «Заполнить», чтобы произошло автозаполнение данных из базы, которую вы ведете, в отчет. Проверьте отображенные в табличной части документа данные и в случае необходимости внесите корректировки вручную или отредактируйте через карточку сотрудника. После сверки всех данных запишите сформированный отчет.
- В программном комплексе «Бухсофт-онлайн» выберите модуль по составлению отчетности, доступный во вкладке «Фонды». По каждому сотруднику в разделе «Анкета» проверьте отображенные данные. Перейдя по вкладке «Справки», внесите необходимые сведения и сохраните. Сформируйте отчет.
- В программе «Контур.Бухгалтерия» начните формировать отчет, перейдя по пути Отчетность/ФНС/2-НДФЛ. Проверьте внесенные в отчет данные, при необходимости внесите дополнения и создайте отчет.
Кроме этого, разработчики программного комплекса «Бухсофт» предлагают 2-НДФЛ заполнить онлайн, а также проверить отчетность. Для этого используйте программное обеспечение «CheckXML + 2-НДФЛ». Это офлайн-программа с возможностью обновления до последней версии, в которой учтены все изменения в нормативных актах и порядке приема электронных документов налоговой.
После того как отчет будет отправлен в налоговую по ТКС, в ответ (не позднее следующего дня) придет извещение о получении файла (п. 27 Порядка). В течение десяти рабочих дней, согласно п. 29 Порядка, придут файлы с реестром сведений и протоколы о приемке данных. Поданными надлежащим образом могут считаться лишь те сведения, которые налоговая внесла в реестр, то есть те, которые прошли форматный контроль (п. 30 Порядка).
Если отчет не прошел контроль, то его надо пересдать. При этом если часть справок из файла налоговая приняла, то пересдать необходимо лишь те сведения, которые требуют корректировки. Это означает, что налоговому агенту потребуется направить в налоговую новый файл с уточненными сведениями, а не весь файл повторно (п. 5 Порядка и письмо ФНС от 05.09.2013 № БС-4-11/16088).
Если налоговому агенту требуется аннулировать направленную ранее в налоговую справку с ошибочными сведениями, то следует подать аналогичный документ с заполненными данными Ф. И. О. и кодом физлица-налогоплательщика — 99 (сведения о начислениях налога и выплатах доходов не указываются). Когда справка будет аннулирована, подайте новую форму с внесенными правильными сведениями (письмо ФНС от 10.06.2016 № БС-4-11/10398).
Можно облегчить свое существование, не заморачиваясь с предоставлением справки. Это возможно, если фирма не исчисляет и не удерживает НДФЛ с доходов физического лица в соответствии с нормами законодательства.
Этот вариант может быть при следующих условиях:
— Если организация выплачивает доходы налогоплательщикам, которые должны перечислять НДФЛ в бюджет самостоятельно.
— В случае выплаты в пользу физического лица вознаграждения, с которого налогоплательщик сам должен перечислить налог.
— Организация (или ИП) выплачивает доходы, не подлежащие налогообложению.
Справку о доходах выдают в следующих случаях:
1. При увольнении. Тогда справка выдается автоматически вместе с трудовой книжкой.
2. По запросу. Любой сотрудник может обратиться за справкой в случае необходимости (например, для получения кредита).
Сотрудник не обязан указывать цель получения справки.
Форма 2-НДФЛ
– это справка о доходах физического лица. Эта справку формирует работодатель (налоговый агент) по работнику (физлицу), которому в течение года выплачивалась зарплата (или другой доход, облагаемый НДФЛ).
Налоговые агенты ежегодно сдают сведения 2-НДФЛ по каждому работнику в налоговую инспекцию:
- до 1 апреля
обычные справки, - до 1 марта
справки о том, что налог не удержан.
Кроме того, по запросу работника работодатель обязан выдать ему справку о доходах на руки. Обычно эту справку физлицо предоставляет в банк для получения кредита, в налоговую для получения вычетов, новому работодателю и т.д.
Связанные статьи
- Как работнику получить справку о доходах
Новый бланк имеет 3 раздела и 1 приложение.
В заголовке
формы указываются данные о работодателе: ИНН, КПП, наименование организации / ФИО предпринимателя, ОКТМО и т.д.
В поле «Признак» ставится: 1 для обычной справки, 2 – для справки с информацией о невозможности удержать налог, 3 и 4 – заполняются правопреемниками при реорганизации ЮЛ.
Признак справки влияет на срок сдачи формы 2-НДФЛ в налоговый орган
В Разделе 1
указываются данные работника: ФИО, ИНН, дата рождения и др.
В поле «Статус налогоплательщика
Налоговые агенты обязаны оформлять справку по запросу работника (ст. 62 ТК РФ, п. 3 ст. 230 НК РФ). Для получения персональной справки сотрудник подает заявление работодателю.
Выдайте готовую справку в течение трех рабочих дней с момента поступления заявления от работника (Письмо Минфина России №03-04-05/36096 от 21.06.2016). Это условие не распространяется на уволенных, таким работникам выдают справку установленного образца в последний рабочий день — день увольнения.
ВАЖНО!
Работодатель вправе не выдавать справку, если за отчетный период сотрудник не получал доходов, например, если работница находится в отпуске по уходу за ребенком.
Если работник настаивает на получении справки 2-НДФЛ, выдается отчет с прочерками в 3, 4 и 5 разделах либо справка в свободной форме о том, что доходы в отчетном периоде отсутствуют.
Для этого нужно выбрать иконку, стилизованную под изображение принтера, и документ отправится в очередь на печать. Если пользователь пропустил поля, обязательные для заполнения, программа БК выводит на экран соответствующее предупреждение и предлагает вывести список незаполненных разделов. После внесения исправлений, документ отправляется на печать повторно.
Важный момент, о котором нужно знать при распечатке документов – проверка указанных адресов. Приложение сверяет актуальность указанных сведений с данными справочников.
Если программа БК не находит нужных адресов, на экране появляется контекстное окно, сообщающее об обнаруженных неточностях и предлагающее отобразить некорректную информацию. Выбрав «Да» в этом окне, пользователь получает возможность внести исправления. В большинстве случаев, требуется подкорректировать название улица или убрать нечитаемые для программы сокращения.
Широкова Елена Алексеевна работает по трудовому договору в ООО «Гуру». Она – российский налоговый резидент. Ежемесячный оклад составляет 40 000 рублей.
В феврале 2021 года она подала заявление на «детский» вычет на первого ребенка (1400 р. в месяц).
С 1 по 30 апреля Широкова была в отпуске. Отпускные в сумме 37 600 рублей выплачены ей 26.03.2017.
В августе Широкова болела, пособие по больничному выдано в размере 4500 рублей.
В сентябре ей перечислена материальная помощь в сумме 6000 рублей, а в декабре – премия по итогам работы за 2021 год – 20 500 рублей.
Подоходный налог со всех доходов ООО «Гуру» удержало и перечислило полностью.
Для целей заполнения раздела 4 справки о доходах детский вычет положен, пока годовой доход не превысит 350 000 рублей (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). У Широковой это произошло с сентября 2021 года, поэтому есть право на вычет только за первые 8 месяцев 2021 года (1400 руб. × 8 = 11 200 руб.).
В разделе 5 справки 2-НДФЛ налоговая база – это все доходы за минусом вычетов. То есть в нашем случае:
503 700 руб. – (4000 руб. + 11 200 руб.) = 492 100 руб.
Также см. «2-НДФЛ за 2021 год по новой форме».
2-НДФЛ: все правила и образец заполнения
Это вводная часть. Она не имеет соответствующего раздела. В шапке справки указываем ИНН и КПП отчитывающейся организации. Затем вписываем номер страницы (для новой справки — 001). Указываем номер справки по порядку, отчетный год, за который предоставляется информация о доходах. В нашем случае это 2020. Теперь вписываем номер корректировки (для отчета, сдаваемого впервые, ставим 00 или прочерк), указываем код принимающей ИФНС.
Затем прописываем наименование налогоплательщика. Если остаются незаполненные клеточки поля, проставляем прочерки. Вписываем регистрационные данные учреждения: ОКТМО и телефон. Если предприятие находится на стадии реорганизации, то следует указать код и ИНН, КПП реорганизованной компании.
Указываем данные о работнике, который получил налогооблагаемые доходы в отчетном периоде. Вносим фамилию, имя и отчество (при наличии). Указываем ИНН работника. Статус 2-НДФЛ определяем по следующим условиям:
- 1 — налог удержан и уплачен в бюджет;
- 2 — налог не удержан с работника;
- 3 — если налог удержан, но отчитывается организация-правопреемник;
- 4 — отчет сдает правопреемник, налог не удержан.
Теперь вписываем дату рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ и код гражданства. Для россиян — 643.
Затем регистрируем данные о документах, подтверждающих личность. Для паспорта указываем код 21, вписываем серию и номер документа.
Вторая страница справки 2-НДФЛ — это помесячная расшифровка данных разделов №2 и №3.
В шапке документа снова укажите ИНН и КПП отчитывающегося учреждения. Номер страницы — 002.
Затем повторно внесите сведения о номере справки, отчетном периоде и ставке налога.
Затем приступайте к заполнению полей. Сначала укажите месяц: январь — 01, февраль — 02, март — 03 и так далее. Затем укажите код дохода и сумму, полученную в соответствующем месяце. Ниже впишите код вычета, если такой предоставлялся, и укажите сумму — в каком размере.
Информацию вносите отдельно по каждому месяцу, в котором производились выплаты доходов.
ФНС в очередной раз оптимизировала порядок заполнения сведений о доходах физических лиц. Чиновники не ограничились стандартным изменением действующего формата, а пошли намного дальше.
С 2021 года отдельный отчет по форме 2-НДФЛ упраздняется (325-ФЗ от 29.09.2019). Справку о доходах и суммах налога физического лица теперь сдают в составе обновленного расчета 6-НДФЛ (Приказ ФНС России №ЕД-7-11/[email protected] от 15.10.2020).
Для составления отчетов за 2020 год используем действующий бланк и инструкции из Приказа ФНС России №ММВ-7-11/[email protected] от 02.10.2018. То есть, новый бланк 2-НДФЛ в 2021 году для работы не понадобится.
Третья форма — справка для физических лиц, сотрудников организации. Ее составляют по упрощенной форме из Приложения №5 Приказа №ММВ-7-11/[email protected]