Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какой срок хранения журнала вводного инструктажа ОАО РЖД». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
- Положение об организации обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников открытого акционерного общества «Российские железные дороги».
В целях установления единого порядка проведения инструктажей, обучения, стажировки и проверки знаний требований охраны труда в открытом акционерном обществе «Российские железные дороги» и в соответствии со статьей 225 Трудового кодекса Российской Федерации, постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13.01.2003г. N 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»:
Утвердить и ввести в действие с 1 августа 2004 года прилагаемое Положение об организации обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников открытого акционерного общества «Российские железные дороги».
Новые правила хранения документов с февраля 2020 года
Важнейшей особенностью мероприятий по охране труда является необходимость их документального подтверждения. При этом перечень обязательных документов по охране труда, подлежащих проверке надзорных органов, регламентирован нормативными правовыми актами: Трудовым кодексом, типовым положением о системе управления охраной труда, правилами по ОТ и т.д.
Специалисты по охране труда часто грешат двумя крайностями: или они погружаются в разработку документации, не оставляя время на живой диалог с работниками, на проверку объектов, или они не составляют даже необходимый минимум документов, что делает бесполезным все проведенные мероприятия.
Обе ситуации влекут за собой негативные последствия – излишняя, необоснованная документация имитирует бурную деятельность, отвлекая от главной задачи – предотвращения травматизма. Отсутствие минимума документов приводит к уязвимости предприятия во время проверок бизнеса. Нет документа, значит, не было и обязательного мероприятия.
Пример из практики:
Анна Ивановна работала специалистом по охране труда в музее революции уже двадцать лет. Во время проверки организации проверяющий выявил, что нет документов, указанных в проверочных листах. Зато в организации были разработаны документы, указанные в методических рекомендациях. За отсутствие таких важных документов, как Положения о СУОТ и Политики в области ОТ, организацию оштрафовали по части 1 статьи 5.27.1 КоАП на 80 000 рублей. Директор музея был оштрафован на 5000 рублей, а Анну Ивановну попросили уйти на заслуженный отдых.
Можно совершать подвиги в сфере охраны труда, но, если они не будут задокументированы, у работодателя не будет доказательств того, что все необходимые меры по соблюдению законодательства и по снижению травматизма были выполнены.
При проверках, как внутренних, так и внешних, в первую очередь каждый факт деятельности по охране труда подтверждается не только локальным нормативным актом, но и ознакомлением с ним работников.
Пример, специалист по ОТ разработал в компании отличную инструкцию по оказанию первой помощи, утвердил ее и положил в папку. Но вот ознакомить с ней работников, для которых она была создана, забыл. Так в организации появился еще один хороший, но бесполезный документ.
Для того, чтобы не делать лишнюю работу, и не упустить необходимые документы, мы рекомендуем вам руководствоваться статьей Трудового кодекса об обязанностях работодателя. Также нужно изучить ваши отраслевые правила по охране труда. Кроме того, воспользуйтесь актуализированной редакцией типового положения о системе управления охраной труда.
Важно! Всегда думайте на опережение – если Минюст зарегистрировал нормативный правовой акт, вступающий в силу через 6 месяцев, внимательно изучите его. По этому документу, вероятно, вы будете закрывать год, или начинать новый.
Обязательно отслеживайте инструктивный материал Роструда для своих инспекторов. Интересно узнать, что новенького произойдет в порядке именно содержательной части проверки работодателей. Например, откройте Приказ Роструда от 21.03.2019 № 77 «Об утверждении Методических рекомендаций по проверке создания и обеспечения функционирования системы управления охраной труда». В этом документе Роструд учит проверяющих инспекторов, как им найти нарушение у работодателей и привлечь их к наказанию. Документ очень хорош тем, что не содержит излишних требований. Все это – положительные результаты регуляторной гильотины.
Можно привести простой, но очень наглядный пример из практики: администрация завода долго не могла решить, нужно ли ей проводить оценку рисков на рабочих местах. При этом, цена вопроса для завода – 65 000 рублей, так как своих знаний и опыта для оценки рисков не хватает.
А в пункте 10.2 МР приказа № 77 Роструд советует своим инспекторам спросить с работодателя следующие локальные нормативные акты:
Нет документа – нет и мероприятия, значит завод оштрафуют на сумму до 80 000 рублей по ч.1 статьи 5.27.1 КоАП РФ плюс личный штраф для работодателя.
Независимо от того, сколько человек у вас на предприятии – пять или две тысячи, а также от того, чем вы занимаетесь – офис или производство, на каждом без исключения предприятии должен вестись законодательный минимум локальных нормативных актов.
Отраслевые особенности дополняют этот минимум, но и здесь нужно четко придерживаться требований правил по охране труда. Не плодите лишние документы, но не упустите самые нужные.
После окончания срока хранения документов их можно утилизировать. Утилизация проводится по приказу руководителя организации. Специально созданная комиссия определяет ценность документов. Если ценности нет, срок истек, то документ передают на уничтожение собственными силами или с привлечением специализированной организации.
Важно! Не допускается выбрасывать документы, в которых могут содержаться персональные данные как твердые коммунальные отходы.
Допускается для уничтожения применять различные технологии измельчения документов, в том числе и шредер, а если речь идет о цифровом документе, комиссия контролирует стирание информации или форматирование носителя.
Определены сроки хранения документов по охране труда
Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.
Состояние и условия хранения архивных протоколов и инструкций контролирует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Из-за длительного срока хранения инструкций по охране труда комиссия дает рекомендации, как подготовить хранилища. Главное требование — оставлять акты и протоколы на долгое время следует в сухих и проветриваемых комнатах. Вдали от попадания осадков и света, желательно без окон, но с вентиляцией.
Помещения предстоит обеспечить:
- средствами пожаротушения;
- охранной и противопожарной сигнализацией;
- специальным оборудованием — шкафами, стеллажами, сейфами и т. д.
Чтобы обеспечить безопасность сотрудников, работодатели проводят обязательный инструктаж сразу при приеме на работу. Результаты вносят в специальную книгу, которую предстоит сохранить достаточно долго. В перечне однозначно установлено, какой срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда предстоит соблюдать работодателю — 45 лет (п. 423 а).
Журнал хранится у работника, ответственного за обучение новичков правилам безопасности. Чаще всего регистрационные книги находятся в отделе кадров (если отсутствует подразделение по охране труда), как и другие инструкции, с которыми предстоит ознакомить сотрудников.
Столько же, как и для книги учета вводного инструктажа, составляет срок хранения журнала инструктажа на рабочем месте в настоящий момент (п. 423 а).
Отдельные инструкции оставляют в архиве всего на год, другие на 5 лет, а есть и те, которые хранят постоянно или до замены новыми. Меньше всего (1 год) остаются в архиве ведомости по выдаче спецодежды, молока и другого подобного питания (п. 428); наряды-допуски на выполнение тяжелых и вредных работ и журналы их выдачи (после закрытия нарядов-допусков), но при производственных травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет (п. 415, 416).
Трехлетний период отведен для заключений, докладных записок и переписок об обеспечении рабочих и служащих индивидуальными средствами защиты, питанием (п. 427).
Пять лет нельзя уничтожать:
- сертификаты безопасности (п. 408);
- протоколы обучения по ОТ (п. 422);
- журналы и книги учета профилактических работ, по контролю знаний по ОТ (п. 423 б);
- справки, переписку о мерах по улучшению ОТ (п. 409);
- справки о причинах болезни работников (п. 418);
- договоры добровольного страхования от несчастных случаев на производстве (п. 420) и др.
Как указано в приказе Росархива, 45 лет составляет срок хранения журналов по технике безопасности (п. 423 а), книг, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424), справок и протоколов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях (исключение — при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах хранить постоянно) (п. 425 а).
В перечне есть и двойной срок (50/75), в зависимости от того, когда завершился документооборот. Если до 01.01.2003 — 75 лет, если после — 50. Такой срок указан для:
- протоколов психофизиологических обследований работников (п. 413);
- списков людей, которые работают на тяжелом и опасном производстве (п. 414);
- актов расследования и учета профзаболеваний (п. 419).
Некоторые документы придется сохранять постоянно (по месту утверждения) или до замены новыми (в других организациях):
- перечни работ с вредными, опасными условиями (п. 410, 411);
- порядки, рекомендации об экспертизе профпригодности работников (п. 412);
- гигиенические требования к условиям труда инвалидов (п. 417).
После проведения мероприятий по специальной оценке условий труда (СОУТ) на предприятии остается множество отчетов и документов. Среди них протоколы, заключения экспертов, перечни рабочих мест, декларации соответствия, карты СОУТ, перечни мероприятий по улучшению ОТ и другие.
Все они должны быть сохранены в организации. Конкретный срок хранения документов по аттестации рабочих мест зависит от того, в каких условиях трудятся люди — в обычных или опасных. Если в нормальных условиях — 45 лет (по месту проведения), в опасных — 50/75 (п. 407).
Чтобы приступить к работе, сотрудники проходят обучение по охране труда и получают удостоверение. Срок его годности не ограничен, но периодически туда вносят отметки о прохождении обучения, обычно раз в три года. Если сотрудник уже не работает на предприятии, работодатель обеспечивает хранение удостоверений по охране труда так же, как и остальных документов. По закону, удостоверения о прохождении обучения по ОТ хранят целую пятилетку (п. 423 б).
Какие документы по охране труда должны быть на предприятии в 2021 году
При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года
При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года
после закрытия наряда-допуска
При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет
после закрытия нарядов-допусков
При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет
Докладные записки, заключения о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда
Справки, предложения, обоснования, рекомендации о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда.
Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов.
Документы о производственных авариях и несчастных случаях, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами. Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий.
При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года
Какие сроки хранения документов по охране труда?
Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.
Подробнее об унифицированных формах учетных документов вы можете узнать из материалов, размещенных на нашем сайте, например из статьи «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».
Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 236, можно условно разделить на следующие группы:
- В течение 1 года надлежит хранить наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ, журнали регистрации этих нарядов, а также списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
- 3-летний период хранения отведен для документов (докладных записок, актов, заключений, переписки) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
- 5 лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: сертификаты безопасности, документы о состоянии и мерах по улучшению охраны труда, договоры добровольного страхования работников от НС на производстве и ПЗ, документы и протоколы по обучению работников по охране труда и др.
- Период длиной в 45 лет определен для хранения документов по СОУТ, журналов и книг учета инструктажа по охране труда, документов, книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий.
- 50/75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др. 50 лет — для документов 2003 года и свежее, 75 лет — для документов до 2003 года.
О том, какие условия труда расцениваются как вредные, читайте в материале «Что относится к вредным условиям труда (нюансы)?».
Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности
после прекращения обязательств по договору
Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – Постоянно
- Отчёты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда).
- Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности).
- Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда.
- Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин.
- Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования).
- Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников.
- Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников.
- Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда.
- Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ.
- Журнал учёта выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ.
- Гигиенические требования к условиям труда инвалидов.
- Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций.
- Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний.
- Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
- Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда.
- Протоколы результатов обучения по охране труда.
- Журналы, книги учёта:
а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);
б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда. - Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий.
- Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве.
- Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
- Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
- Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
- Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств.
- Переписка по вопросам охраны труда.
Всё. Сами сроки хранения смотрите в Перечне к приказу Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Меньше, чем сейчас, потребуется хранить такие документы:
- документы о дисциплинарных взысканиях — три года вместо пяти лет;
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — пять лет, а не постоянно;
- книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий, журналы инструктажей — 45 лет, а не постоянно.
Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы лежат на полках 75 лет.
Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
Отдельным Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 также утверждена новая Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Инструкция вступит в действие 25.02.2020
Оба приказа мы прикрепляем для ознакомления.
Особый интерес для специалистов по охране труда представляет Раздел 7.3. «Охрана труда» приказа N 236, а именно 24 пункта (с п.407 по п.430).
Сюда включены документы по СОУТ, по медосмотрам, по обучению по ОТ, по несчастным случаям и профзаболеваниям, по спецодежде, по молоку, наряды-допуски, и многие другие. Стоит отметить, что хранению подлежат также докладные записки и отдельным пунктом указана «Переписка по вопросам охраны труда», срок хранения которой должен составлять 5 лет.
Так что определяйтесь, уважаемые специалисты по ОТ, какую именно переписку и в каком виде теперь Вы будете хранить.
Каждый акт, инструкцию, приказ или любой другой документ по охране труда работодатель обязан сохранить. Как долго — решает Федеральная архивная служба России.
С 18.02.2020 действуют новые сроки хранения документов по охране труда, они указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов. Росархив утвердил его приказом от 20.12.2019 № 236. Документы по ОТ регламентированы п. 7.3 раздела II.
Сколько времени нельзя выбрасывать книги учета, инструкции и протоколы, зависит от важности информации в конкретном акте. В Росархиве учли эти факторы в новом приказе и изменили периоды сохранения некоторых актов. Например, сроки хранения журналов инструктажей по охране труда увеличились с 10 до 45 лет.
Сроки хранения документов по охране труда
Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2021 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.
Рекомендую изначально не лениться и содержать документацию в порядке, а имея информацию о сроках хранения документации, стоит регулярно мониторить ситуацию, чтобы не пропустить очередные нововведения и указания.
Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.
Состояние и условия хранения архивных протоколов и инструкций контролирует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Из-за длительного срока хранения инструкций по охране труда комиссия дает рекомендации, как подготовить хранилища. Главное требование — оставлять акты и протоколы на долгое время следует в сухих и проветриваемых комнатах. Вдали от попадания осадков и света, желательно без окон, но с вентиляцией.
Помещения предстоит обеспечить:
- средствами пожаротушения;
- охранной и противопожарной сигнализацией;
- специальным оборудованием — шкафами, стеллажами, сейфами и т. д.
Чтобы обеспечить безопасность сотрудников, работодатели проводят обязательный инструктаж сразу при приеме на работу. Результаты вносят в специальную книгу, которую предстоит сохранить достаточно долго. В перечне однозначно установлено, какой срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда предстоит соблюдать работодателю — 45 лет (п. 423 а).
Журнал хранится у работника, ответственного за обучение новичков правилам безопасности. Чаще всего регистрационные книги находятся в отделе кадров (если отсутствует подразделение по охране труда), как и другие инструкции, с которыми предстоит ознакомить сотрудников.
Столько же, как и для книги учета вводного инструктажа, составляет срок хранения журнала инструктажа на рабочем месте в настоящий момент (п. 423 а).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие бывают виды инструктажей по охране труда и как их провести. Используйте эти инструкции бесплатно.
С кем проводится Вводный инструктаж по охране труда проводится со всеми работниками, поступившими в организацию, включая руководящих лиц, временных сотрудников:
- Для граждан, оформляемых на работу вне зависимости от должности, будущих обязанностей, квалификации, наличия, либо отсутствия опыта;
- Для лиц, которые были переведены с одной должности на другую в рамках одной организации;
- Для временных командированных сотрудников;
- Для практикантов, студентов, проходящих производственную практику.
Кто может быть освобожден от вводного инструктажа Исходя из предыдущего пункта, следует, что все новоприбывшие сотрудники обязаны пройти вводный обучающий курс по технике безопасности без каких-либо исключений. Подобные положения прописаны в правовых актах действующего законодательства.
Охрана безопасности труда всех без исключения граждан должна быть одной из приоритетных задач руководства любого предприятия. Сроки проведения Сроки проведения разнятся, в зависимости от специфики организации.
В отдельных случаях на вводный инструктаж отводится несколько часов, а для предприятий с высокими рисками производственного травматизма на ознакомление с базовыми положениями по технике безопасности может быть затрачено несколько дней. Отведенное на ознакомление с инструкциями время в обязательном порядке оплачивается работнику.
Ведение журнала регистрации инструктажа на рабочем месте
После проведения мероприятий по специальной оценке условий труда (СОУТ) на предприятии остается множество отчетов и документов. Среди них протоколы, заключения экспертов, перечни рабочих мест, декларации соответствия, карты СОУТ, перечни мероприятий по улучшению ОТ и другие.
Все они должны быть сохранены в организации. Конкретный срок хранения документов по аттестации рабочих мест зависит от того, в каких условиях трудятся люди — в обычных или опасных. Если в нормальных условиях — 45 лет (по месту проведения), в опасных — 50/75 (п. 407).
Каждый акт, инструкцию, приказ или любой другой документ по охране труда работодатель обязан сохранить. Как долго — решает Федеральная архивная служба России.
С 18.02.2020 действуют новые сроки хранения документов по охране труда, они указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов. Росархив утвердил его приказом от 20.12.2019 № 236. Документы по ОТ регламентированы п. 7.3 раздела II.
Сколько времени нельзя выбрасывать книги учета, инструкции и протоколы, зависит от важности информации в конкретном акте. В Росархиве учли эти факторы в новом приказе и изменили периоды сохранения некоторых актов. Например, сроки хранения журналов инструктажей по охране труда увеличились с 10 до 45 лет.
Утвержденной формы документ нет, но за основу можно взять типовой образец, в котором важно учесть специфику деятельности предприятия.
Бланк необходимо утвердить Положением об охране труда и обозначить в качестве одного из приложений.
Перед внесением сведений в журнал его следует прошить и пронумеровать. Концы шнуровки приклеиваются на последней странице, сверх ниток, на листке бумаги вносится запись об общем количестве страниц, дате шнуровки и ответственном специалисте с указанием его должности и подписи. Шнуровка и наклеенный листок скрепляется печатью предприятия.
Данное требование не противоречит стандартам, но и не является обязательным. Однозначного решения этого вопроса нет, но отказываться от нумерации страниц не следует. Такая процедура способствует соблюдению дисциплины записей, внесение исправлений в документ не допустимо.
Книга учета и регистрации вводного инструктажа включает в себя титульный лист и основную часть.
На титульном листе отображена информация о полном названии юридического лица, ее организационно-правовая форма, наименование документа, должность и ФИО сотрудника, ответственного за оформление журнала. Основная часть представлена в виде таблицы, в каждой графе заносятся определенные данные.
В столбцы вносится информация:
- дата проведения мероприятия;
- ФИО сотрудника, прошедшего вводное обучение;
- должность обучаемого;
- структурное подразделение ученика;
- ФИО и должность инструктора;
- подписи инструктируемого и инструктора.
Каждый вид инструктажа рекомендовано оформлять в отдельный журнал, причины проведения обучения специалистов предприятия могут быть разными.
Образец журнала учета вводного инструктажа по охране труда.
С февраля 2021 года в силу вступил приказ Росархива от 20 декабря 2021 г. №236, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Изменения коснулись и документов по охране труда.
Новый регламент определен в п.7.3 второго раздела документа. В соответствии с нововведениями документация о положении и мерах по улучшению условий и охраны труда теперь хранится 5 лет (ранее постоянно), а отдельные виды документов (журналы, книги учета инструктажа) — 45 лет.
В профессиональном стандарте № 524 н указано, что специалисты по ОТ обязаны обеспечить ведение и сохранность документации по виду своей деятельности. В частности, трудовая функция 3.1.1 код A/01.6 требует организовать обеспечение наличия, хранения и доступа к нормативным и локальным актам, в которых содержатся требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя.
Сколько вести конкретно документов по ОТ, может быть установлено в номенклатуре дел по ОТ, или в положении о СУОТ, где эта номенклатура будет одним из приложений.
Есть документы по ОТ, общие для всех организаций. Для них установлены сроки хранения. Эти сроки нужно соблюдать.
Пример:
Если акт осмотра здания хранится 5 лет ЭПК, то по истечении этого срока комиссия решает, имеет ли этот документ ценность. Затем этот документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. Если же ценности нет, комиссия принимает решение об уничтожении документа одним из избранных путей.
В новом приказе Росархива есть указание, что ряд документов по охране труда имеет срок хранения 75/50. Это означает, что срок зависит от того, когда именно было закончено делопроизводство:
- если срок до 1 января 2003 года, то документ хранится 75 лет
- если закончено делопроизводство по этому документу после 1 января 2003 года, то хранится этот документ уже меньше – 50 лет
Связано это с тем, что с 2003 года многие документы, подтверждающие стаж работы во вредных условиях труда, были переведены Пенсионным фондом и Фондом социального страхования в цифровой формат. Возможно, что скоро документов, подтверждающих стаж работников станет еще меньше, с переходом на электронные трудовые книжки, электронные больничные листы и т.п.
Таблица. Сроки хранения документов по охране труда
Чтобы обеспечить безопасность сотрудников, работодатели проводят обязательный инструктаж сразу при приеме на работу. Результаты вносят в специальную книгу, которую предстоит сохранить достаточно долго. В перечне однозначно установлено, какой срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда предстоит соблюдать работодателю — 45 лет (п. 423 а).
Правила оформления журналов по охране труда остаются неизменными и не сложные для запоминания. Стоит пронумеровать страницы сквозным способом, включая титульный лист. Указываются обе даты начала и завершения ведения, наименование и структурное подразделение. Листом бумаги заклеиваются, закрепленные предварительно нити. Указать необходимо количество всех пронумерованных и прошнурованных страниц, заверить подпись руководителя, поставить печать.
Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.
Состояние и условия хранения архивных протоколов и инструкций контролирует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Из-за длительного срока хранения инструкций по охране труда комиссия дает рекомендации, как подготовить хранилища. Главное требование — оставлять акты и протоколы на долгое время следует в сухих и проветриваемых комнатах. Вдали от попадания осадков и света, желательно без окон, но с вентиляцией.
Помещения предстоит обеспечить:
- средствами пожаротушения;
- охранной и противопожарной сигнализацией;
- специальным оборудованием — шкафами, стеллажами, сейфами и т. д.
| ВИД ДОКУМЕНТА | СРОК ХРАНЕНИЯ | ПРИМЕЧАНИЕ |
| Договоры на оказание охранных услуг | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Схемы дислокации постов охраны | 1 год (1) | (1) После замены новыми |
| Карточки, акты учета наличия, движения и состояния оружия, патронов и специальных средств | 10 лет (1) | (1) При условии проведения проверки |
| Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия | 5 лет | — |
| Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях | 5 лет (1) | (1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения |
| Журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них | 5 лет | — |
| Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей | 1 год | — |
| Документы (протоколы, акты, справки, сведения, докладные, служебные записки, переписка) о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей | 5 лет ЭПК | — |
| Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт | 1 год | — |
| Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт | 3 года | — |
| Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним | 1 год | — |
| Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей | 1 год | — |
| Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни | 1 год | — |
Чтобы обеспечить безопасность сотрудников, работодатели проводят обязательный инструктаж сразу при приеме на работу. Результаты вносят в специальную книгу, которую предстоит сохранить достаточно долго. В перечне однозначно установлено, какой срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда предстоит соблюдать работодателю — 45 лет (п. 423 а).
Журнал хранится у работника, ответственного за обучение новичков правилам безопасности. Чаще всего регистрационные книги находятся в отделе кадров (если отсутствует подразделение по охране труда), как и другие инструкции, с которыми предстоит ознакомить сотрудников.
Столько же, как и для книги учета вводного инструктажа, составляет срок хранения журнала инструктажа на рабочем месте в настоящий момент (п. 423 а).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие бывают виды инструктажей по охране труда и как их провести. Используйте эти инструкции бесплатно.
Вопрос. Как теперь следует отправлять на медосмотр по вредным факторам — при наличии их в трудовой деятельности или только при установлении вредности данного фактора на рабочем месте? Если по СОУТ фактор вредности на рабочем месте класс 2, необходимо ли работника направлять на предварительный (периодический) осмотр?
Ответ. Статьей 213 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта, проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (для лиц в возрасте до 21 года — ежегодные) медицинские осмотры для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний. В соответствии с медицинскими рекомендациями указанные работники проходят внеочередные медицинские осмотры.
Приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н «Об утверждении Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, предусмотренных частью четвертой статьи 213 Трудового кодекса Российской Федерации, перечня медицинских противопоказаний к осуществлению работ с вредными и (или) опасными производственными факторами, а также работам, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры» утвержден Порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников (далее – Порядок).
В соответствии с частью 1 Порядка обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры работников, предусмотренные частью четвертой статьи 213 Трудового кодекса Российской Федерации, проводятся при выполнении работ с вредными и (или) опасными условиями труда. Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные медицинские осмотры при поступлении на работу и периодические медицинские осмотры, утвержден Приказом Минтруда России № 988н, Минздрава России № 1420н от 31.12.2020 «Об утверждении перечня вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные медицинские осмотры при поступлении на работу и периодические медицинские осмотры».
Вопрос. Действие СОУТ заканчивает действие в 2021 году, условия не изменились. Нужно проводить новую СОУТ в 2021 году?
Ответ. В соответствии со статьей 212 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан обеспечить проведение специальной оценки условий труда в соответствии с законодательством о специальной оценке условий труда.
В настоящее время частью 4 статьи 8 Федерального закона № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» установлено, что специальная оценка условий труда на рабочем месте проводится не реже чем один раз в пять лет. Указанный срок исчисляется со дня внесения сведений о результатах проведения специальной оценки условий труда в федеральную государственную информационную систему учета результатов проведения специальной оценки условий труда, а в отношении результатов проведения специальной оценки условий труда, содержащих сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда. На рабочих местах, в отношении которых действует декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, повторное проведение специальной оценки условий труда не требуется.
Вопрос. Нужно ли заново подавать декларацию на проведенные ранее (2016-2020 годы) СОУТ в связи отсутствием теперь срока их действия?
Ответ. В соответствии со статьей 11 Федерального закона № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда является бессрочной в случае сохранения условий труда на соответствующем рабочем месте.
Если с работником, занятым на рабочем месте, в отношении которого принята декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, произошел несчастный случай на производстве (за исключением несчастного случая на производстве, произошедшего по вине третьих лиц) или у него выявлено профессиональное заболевание, причиной которых явилось воздействие на работника вредных и (или) опасных производственных факторов, либо в отношении работника и (или) на его рабочем месте выявлены в ходе проведения федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, нарушения государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации, в отношении такого рабочего места действие данной декларации прекращается и проводится внеплановая специальная оценка условий труда.
Вопрос. Для определения наличия электромагнитного излучения ПЭВМ, превышающего допустимые нормы, достаточно паспортных данных оборудования или проведение замеров обязательно?
После проведения мероприятий по специальной оценке условий труда (СОУТ) на предприятии остается множество отчетов и документов. Среди них протоколы, заключения экспертов, перечни рабочих мест, декларации соответствия, карты СОУТ, перечни мероприятий по улучшению ОТ и другие.
Все они должны быть сохранены в организации. Конкретный срок хранения документов по аттестации рабочих мест зависит от того, в каких условиях трудятся люди — в обычных или опасных. Если в нормальных условиях — 45 лет (по месту проведения), в опасных — 50/75 (п. 407).
Каждый акт, инструкцию, приказ или любой другой документ по охране труда работодатель обязан сохранить. Как долго — решает Федеральная архивная служба России.
С 18.02.2020 действуют новые сроки хранения документов по охране труда, они указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов. Росархив утвердил его приказом от 20.12.2019 № 236. Документы по ОТ регламентированы п. 7.3 раздела II.
Обычно проведением инструктажа занимается отдельный сотрудник компании: инженер по охране труда или инспектор, руководитель отдела кадров (т.е. тот, у кого эта функция прописана в должностных обязанностях или тот, кого назначит отдельным приказом директор организации).
На производственных предприятиях за отдельные части инструктажа может отвечать специально подготовленный работник.
Для выполнения своих обязанностей инструктор должен действовать в полном соответствии с программой, которая разрабатывается на стадии создания компании и утверждается руководством. После того, как работник пройдет инструктаж, он обязан расписаться об этом в особом журнале.
Сколько хранить документы по охране труда с 2020 года: новые сроки
Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.
Состояние и условия хранения архивных протоколов и инструкций контролирует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Из-за длительного срока хранения инструкций по охране труда комиссия дает рекомендации, как подготовить хранилища. Главное требование — оставлять акты и протоколы на долгое время следует в сухих и проветриваемых комнатах. Вдали от попадания осадков и света, желательно без окон, но с вентиляцией.
Помещения предстоит обеспечить:
- средствами пожаротушения;
- охранной и противопожарной сигнализацией;
- специальным оборудованием — шкафами, стеллажами, сейфами и т. д.
Вводные обучающие мероприятия по пожарной безопасности проводятся со всеми принимаемыми на работу сотрудниками. Данное обучение проводится со всеми без исключения. На характер и порядок проведения занятий не влияют ни должность, ни условия труда, ни характер работы — сезонная, командированная или временная.
На сайте журнала «Кадровое дело» можно чистый бланк журнала и ознакомиться с образцом его заполнения. Форма регистрации вводных обучающих мероприятий, представленная на этом сайте, оптимально подходит для целей регистрации вводных инструктажей. Обратите внимание, что на первой странице данного учетного документа должны быть приведены сведения о сотрудниках, которые отвечают за его надлежащее заполнение, ведение и хранение.
Чтобы обеспечить безопасность сотрудников, работодатели проводят обязательный инструктаж сразу при приеме на работу. Результаты вносят в специальную книгу, которую предстоит сохранить достаточно долго. В перечне однозначно установлено, какой срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда предстоит соблюдать работодателю — 45 лет (п. 423 а).
Журнал хранится у работника, ответственного за обучение новичков правилам безопасности. Чаще всего регистрационные книги находятся в отделе кадров (если отсутствует подразделение по охране труда), как и другие инструкции, с которыми предстоит ознакомить сотрудников.
Столько же, как и для книги учета вводного инструктажа, составляет срок хранения журнала инструктажа на рабочем месте в настоящий момент (п. 423 а).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие бывают виды инструктажей по охране труда и как их провести. Используйте эти инструкции бесплатно.
Согласно действующим нормативам и правилам обучения мерам противопожарной деятельности все виды инструктажей принято делить на пять видов согласно характеру и времени их проведения:
Рассмотрим каждый вид отдельно. Вводный инструктаж является всеобщим. Его проведение осуществляется в помещении организации, специально оборудованном для этих целей. В отличие от вводного, проведение первичного инструктажа осуществляется прямо на рабочих местах. Форма его проведения может быть как групповой, так и индивидуальной. Раз в год проводится повторный инструктаж для всех работников компании. Если в организации применяются пожароопасные технологии производства, то повторный инструктаж проводится не раз в год, а один раз в полугодие. Внеплановые и целевые обучающие мероприятия не входят в обязательный обучающий план. Их проведение осуществляется по мере необходимости.
Все данные о проведенных занятиях регистрируются в специальном документе — журнале учета инструктажей по пожарной безопасности. Это очень важный документ регистрации и контроля. Инспектор пожарного надзора в ходе любой проверки — плановой или внеплановой — будет проверять его в первую очередь. В этой связи заведение такого журнала является первым пунктом организации системы обучения противодействию пожарам.
Главное про сроки хранения документов по охране труда работодателями
Не спешите избавляться от важных бумаг раньше времени, за это предусмотрена административная ответственность. Сейчас штраф назначается как на должностное лицо, так и на организацию. За несоблюдение срока архивного хранения журналов инструктажей по ОТ руководителю придется выложить круглую сумму. Она составит от 3000 до 5000 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).
Наказание за отсутствие документов гораздо жестче. Ответственность придется нести за нарушение требований по охране труда (ст. 5.27.1 КоАП РФ). Штраф составит от 15 000 до 25 000 рублей — для должностного лица и от 110 000 до 130 000 — для организации.
Документы, затрагивающие сферу охраны труда, приводятся в разделе 7.3 перечня, утвержденного приказом № 236. Общее количество позиций этого раздела составляет 24. В том числе указываются следующие сроки хранения разных видов документации:
-
Отчеты о результатах проведения СОУТ и документы, которые прилагаются к ним (в том числе заключения, протоколы, перечни рабочих мест, карты СОУТ, перечни мероприятий и т.д.) – срок хранения 45 лет. В случае выявления вредных и опасных условий труда срок хранения составляет 50 лет для документов, оформленных после 01.01.2003 г, а для документов, оформленных до 01.01.2003 г. – 75 лет.
-
Сертификаты соответствия работ по ОТ – срок хранения 5 лет с даты окончания действия.
-
Справки, обоснования, предложения, переписка, другие документы о состоянии ОТ и мерах по ее совершенствованию – срок хранения 5 лет.
-
Перечни лиц, занятых на производстве с опасными и вредными условиями труда. Для документов, оформленных до 01.01.2003 г. срок хранения 50 лет. Для документов, оформленных после 01.01.2003 г. срок хранения 75 лет.
-
Наряды-допуски на выполнение работ в зонах с опасными и вредными производственными факторами, а также особо опасных и вредных видов работ – срок хранения 1 год после закрытия. При несчастных случаях, авариях, травмах на производстве – срок хранения 45 лет.
-
Журналы учета выдачи нарядов-допусков – срок хранения 1 год после закрытия. При несчастных случаях, авариях, травмах на производстве – срок хранения 45 лет.
-
Сведения, справки, заключения, другие документы по заболеваемости сотрудников – срок хранения 5 лет ЭПК. Пометка «ЭПК» предусматривает возможность отбора документов на постоянное хранения после окончания регламентированного срока хранения.
-
Протоколы, акты, справки, заключения, переписка и другие документы по учету и расследованию профессиональных заболеваний. Для документов, оформленных до 01.01.2003 г. срок хранения 50 лет. Для документов, оформленных после 01.01.2003 г. срок хранения 75 лет.
-
Документация по обучению персонала по ОТ – срок хранения 5 лет.
-
Протоколы результатов обучения персонала по ОТ – срок хранения 5 лет.
-
Книги и журналы учета вводных инструктажей по ОТ и инструктажей на рабочем месте – срок хранения 45 лет.
-
Книги и журналы проверки знаний по ОТ, профилактических работ по ОТ – срок хранения 5 лет.
-
Журналы, книги регистрации, базы данных НС на производстве – срок хранения 45 лет.
-
Заключения, акты, справки, доклады, переписка, другие документы о выполнении санитарно-эпидемиологических и гигиенических требований по отношению к территориям, зданиям и сооружениям, внутренним помещениям, оборудованию, условиям деятельности – срок хранения 5 лет ЭПК.
-
Переписка по вопросам ОТ – срок хранения 5 лет.
Требования приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, в том числе в части сроков хранения документации, являются обязательными для государственных органов, органов местной власти, организаций всех форм собственности.
При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года
При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года
после закрытия наряда-допуска
При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет
после закрытия нарядов-допусков
При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет
Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2021 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.
Рекомендую изначально не лениться и содержать документацию в порядке, а имея информацию о сроках хранения документации, стоит регулярно мониторить ситуацию, чтобы не пропустить очередные нововведения и указания.
Если остались вопросы, даже на которые нет четких ответов в интернет, можете задать их в комментариях, будем разбираться. А если вам требуется помощь, обращайтесь, помогу.