Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые приказы из 1с носят официальный характеристики». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Учет кадров в 1С:КА 2 позволяет формировать все необходимые кадровые документы: прием на работу, увольнение, перевод, различные приказы по отпускам и т.д. Кадровые документы можно составлять как по отдельному сотруднику, так и списком. Найти их можно, перейдя в раздел меню Кадры. Кадровые документы сгруппированы по видам. Общий список открывается в журнале Все кадровые документы.
Документ Прием на работу можно сформировать двумя способами.
- Кадры – Создать – Прием на работу.
- Из журнала Приемы, переводы, увольнения.
Документ Кадровый перевод вводится в разделе Кадры – Приемы, переводы, увольнения. Для формирования документа нажмите кнопку Создать и выберите из списка предложенных документов. Документ можно оформить как на отдельного сотрудника, так и на список сотрудников. Данный документ изменяет условия работы сотрудника, с его помощью можно изменить:
- подразделение и должность;
- оплату труда;
- график работы;
- вид занятости;
- занимаемую ставку;
- порядок выплаты аванса и другие и т.п.
К кадровому переводу относится и документ Перемещение в другое подразделение, позволяющий оформить перевод списком сотрудников.
Создайте документ Кадровый перевод.
Заполните реквизиты документа – дата, организация. Выберите сотрудника. На вкладке Главное автоматически отобразятся его данные – подразделение, должность, ставка, график работы и другие. При необходимости их изменить установите галочку Перевести в другое подразделение или на другую должность.
Чтобы ввести кадровое перемещение сразу по списку сотрудников воспользуйтесь документом Кадровый перевод списком. Формирование документов списком в 1С одинаково для всех документов. Также, как и в примере с кадровыми приказами, заполните табличную часть документа. С помощью кнопок Добавить или Подбор вносятся сотрудники, по которым необходимо выполнить перевод.
Кадровое делопроизводство в 1C:Зарплата и управление персоналом
Для того, чтобы просто перевести сотрудников из одного подразделения в другое используется документ Перемещение в другое подразделение. В отличие от кадрового перемещения, в нем отражается только подразделение и должность, куда перемещаются сотрудники. Заполните шапку документа, указав дату документа, организацию и подразделение откуда перемещаются сотрудники и в какой филиал и подразделение они перемещаются.
Для заполнения табличной части документа всеми сотрудниками подразделения нажмите кнопку Заполнить. Для выборочного заполнения воспользуйтесь кнопками Добавить или Подбор и выберите нужных сотрудников из справочника. У каждого сотрудника укажите должность, на которую он переводится.
При прекращении трудовых отношений с сотрудником и расторжении трудового договора в программе 1С: Комплексная автоматизация 2 формируется документ Увольнение. Как и все другие кадровые приказы его сформировать можно как на отдельного сотрудника, так и на список сотрудников – Увольнение списком.
Нажмите кнопку Создать в журнале Приемы на работу, переводы, увольнения и выберите нужный документ.
Учет личных данных сотрудников в программе Зарплата и управление персоналом структурирован, ведется по каждому сотруднику, имеет как обязательные для заполнения параметры (для кадровой работы, начисления зарплаты, учета налогов), так и дополнительные (для управленческого учета в 1С). Доступны:
- Печатные типовые формы документов на обработку личных данных сотрудников, срочного или бессрочного трудового договора, личной карточки сотрудника;
- учет электронных трудовых книжек;
- возможности хранения сканированных и внесенных данных в личные дела физических лиц.
В программе предусмотрен учет данных и формирование отчетных документов в проверяющие службы:
- воинский учет сотрудников (основной, в запасе) по должностям;
- персонифицированный учет для всех категорий сотрудников с аналитикой стажа, степени вредности производства;
- учет для службы занятости (декларация соответствия);
- учет для ПФР (сведения о трудовой деятельности СЗВ-ТД).
Функционал по созданию штатного расписания в 1С не является обязательным и применяется работодателем при необходимости. Функционал рекомендован для больших организаций со сложной структурой. Возможности, которые дает включение программного штатного расписания в 1С в кадровое делопроизводство:
- сократить время на оформление кадровых документов при приеме, переводе сотрудников, т.к. информация автоматически отражается из штатного расписания;
- сохранять историю изменений (в том числе в печатной форме Т-3);
- определять свободные позиции штатного расписания;
- задавать разные условия труда для должностей с одним называнием;
- классифицировать позиции по категориям, разрядам;
- на выбор вводить точные значения окладов или диапазон значений, указывать нецелое количество штатных единиц;
- вводить должности (подразделения) на определенный период, тем самым контролировать временное действие штатной единицы (отдела) в справочнике;
- вести учет штатной расстановки;
- бронировать позицию штатного расписания за сотрудником;
- штатное расписание можно индексировать.
Помимо создания печатных форм кадровых документов организации по приему (Т-1), переводу (Т-5), увольнению (Т-8) сотрудников, в программе можно контролировать кадровые движения, а также результат последующих действий. Доступен(а):
- контроль численности сотрудников, работающих по внешнему/внутреннему совместительству или по основному месту работы;
- функционал группового кадрового оформления единым документом (в случае открытия/закрытия подразделения, реструктуризации организации) – формыT-1а, Т-8а, Т-5а;
- учет переводов при смене должностей, окладов, с работы по совместительству на основное место (и в обратном порядке), при работе с несколькими организациями – учет смены работодателя;
- контроль и перенос остатков отпусков при смене работодателя в пределах холдинга (информационной базы);
- функционал перемещения сотрудников с различными показателями, которые отличаются по территориальному признаку;
- функционал увольнения и полного расчёта сотрудника в день увольнения, не дожидаясь закрытия месяца;
- учет уникальности кадровой нумерации документов, табельных номеров физического лица;
- возможность заключения договора гражданско-правового характера, его закрытия по мере выполнения работ поэтапно актами выполнения работ;
- возможность без кадрового перевода изменять рабочий график;
- функционал фиксирования с дальнейшей оплатой дополнительной работы сотрудника при замещении отсутствующего сотрудника, при внутреннем совмещении должностей, расширении обязанностей, увеличении объемов работы, при подработках.
Кадровый учет и делопроизводство в 1С:ЗУП
Одним из важных направлений кадрового делопроизводства является учет рабочего времени работников и их отсутствия. В программе предусмотрен функционал, позволяющий вести учет при различных условиях труда:
- можно использовать разные виды графиков (суммированный учет рабочего времени, с неполным рабочим днем, многосменные, пятидневную рабочую неделю, 2/2, индивидуальные графики и др.);
- есть возможность выбора производственных календарей и применения нескольких для разных регионов;
- можно регистрировать отсутствия на рабочем месте по болезни, отгулы, отпуска и другие отклонения от графика, устанавливать дополнительные часы за пределами нормы при суммированном учете рабочего времени или за работу в праздничные дни;
- можно использовать на выбор определенный вид планового времени или применить несколько вариантов, есть возможность расширить классификатор;
- возможно вести учет дней ежегодного отпуска, дополнительного, учебного отпуска для различных категорий сотрудников, формировать резервы отпусков, сформировать фактические и перенесенные отпуска по форме Т-7 в документе «График».
Унифицированные формы, применяемые в программе (макеты печатных форм) не обязательны для применения и могут быть скорректированы по внутренним правилам кадрового документооборота компании.
Единая информационная база дает возможность структурного анализа и управления кадровым составом в разных срезах, в различные периоды времени и применяется для расчета кадровых показателей: коэффициента текучести кадров, среднесписочной численности, коэффициента выбытия кадров и т.п. Что позволяет своевременно прослеживать кадровую динамику отдельных подразделений и организации в целом, выявлять проблемные участки кадрового персонала организации. Единое отражение рабочего времени и дней отсутствия в программе дают наглядную общую картину (в табеле учета рабочего времени по форме Т-13): возможность выявлять причины отсутствий сотрудников, причины потери времени, вычислять результативные показатели (например, fte). Что позволяет вносить коррективы в плановую штатную численность подразделений.
Любой кадровый документ, так или иначе, влияет на расчет заработной платы. Кадровый перевод, больничный лист, отпуск или отгул – все это корректирует в большую или меньшую сторону заработок сотрудника на предприятии. На оформление этих операций тратится немалое количество времени, что критично для выплаты зарплат сотрудникам, поскольку требует выполнения «день в день». Автоматизация позволяет минимизировать время оформления кадровой документации и вовремя передать необходимые данные в бухгалтерию.
Кадровики, как и все люди на нашей планете, могут совершать ошибки. Внедрение программного обеспечения и кадровый учет в 1С:ЗУП помогает сократить количество некорректных действий, например, исключить ситуацию, когда кадровый перевод сотрудника происходит с датой, которая пересекалась бы со сроком действия другого документа о перемещении. 1С:ЗУП КОРП содержит все необходимые унифицированные формы, например, Т-1 или Т-2, которые используются кадровыми службами, с возможностью их печати.
Кадровый документооборот не существует в вакууме, являясь частью бизнес-процессов компании. Помимо департамента расчета заработной платы и бухгалтерии, с кадровиками взаимодействуют сотрудники отделов охраны труда, нормирования, подбора персонала. Взаимодействие через бумажные документы или различные Word-файлы может привести к их потере или несинхронному ведению, когда, например, один отдел использует актуальный список кадровых переводов на начало месяца, а другой – предыдущую версию документа.
Кадровое ПО позволяет хранить все документы в одном месте, а также регулировать доступ и очередность сотрудников к их редактированию, поддерживая таким образом актуальность данных. Например, в системе можно дать доступ руководителю отдела охраны труда к приемам на работу, а отделу нормирования труда ограничить доступ к больничным листам или отпускам сотрудников.
В последние несколько лет в России происходит массовый переход с бумажных отчетов на электронные: основная кадровая отчетность сдается в электронном виде, введены электронные больничные листы, а с 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки. И если раньше взаимоотношения с государством без использования бумажных бланков и документов были делом добровольным, то с течением времени становятся обязательными.
«1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» для кадровиков
Использование любого программного обеспечения начинается с настроек. Программа 1С:ЗУП имеет три основных уровня настроек кадрового делопроизводства:
- Общие для всей программы;
- Для организации;
- Для подразделения.
Общие настройки программы отвечают за ее «глобальные» функциональные показатели, которые будут применены для всех организаций в базе. Перейдя в раздел «Настройки кадрового учета», будут доступны такие настройки:
- Возможность совмещения должностей и подработок;
- Ведение воинского учета и бронирования граждан;
- Учет специальностей и проведение аттестаций.
Наиболее важной среди них можно считать настройку ведения штатного расписания. Для этого необходимо пройти в одноименный подраздел.
Кадровые документы, так или иначе, корректируют размер заработной платы сотрудника в целом или за определенный период. Рассмотрим несколько вариантов оформления такой документации в 1С:ЗУП КОРП.
Итак, нашему сотруднику со после трудоустройства назначают ежемесячную премию в 10% от его заработной платы. Для этого воспользуемся документом «Назначение планового начисления».
Бывает, что кадровый документ оформлен некорректно. Например, стоит неверная дата, документ оформлен не на того сотрудника или же не состоялось какое-то событие – отменилась командировка работника. Очень важно, что в ЗУП есть функция исправления или отмены документа, а также начисления выплат сотрудникам. Рассмотрим ее применение.
Предположим, что наш сотрудник решил взять отпуск на три дня, в период с 15.06 по 17.06. Мы зарегистрировали и провели этот документ в базе, однако, по причине служебной необходимости, отпуск пришлось перенести на последующие даты. Каким образом исправить документ и при этом не запутать отдел расчета заработной платы?
Для корректного исправления необходимо открыть документ «Отпуск», который мы оформили с ошибочными данными, где в левом нижнем углу нажать на ссылку «Исправить».
Нет необходимости регистрировать периоды прерывания стажа сотрудника с категориями Северный, Научный, стаж на надбавку за выслугу лет и др. в зависимости от условий работы сотрудников (должности, подразделения, территории выполнения работ). Достаточно указать стаж при приеме на работу и отразить смену сотрудником должности или подразделения, а программа вычислит стаж автоматически с учетом периодов его перерыва и возобновления.
Приказы по кадрам и основной деятельности в компании
Все больше работодателей страхует своих работников и членов их семей по программам добровольного медицинского страхования.
Рабочее место специалиста, занимающегося страхованием сотрудников в «1С:ЗУП КОРП», позволит оперативно прикрепить новых сотрудников, открепить уволенных, автоматически сформировать и отправить в страховую компанию письмо со списком сотрудников.
Компании смогут удерживать частично или полностью сумму страховой премии с сотрудников, программа автоматически рассчитает удержание на регулярной основе при начислении заработной платы.
Отчетность позволит анализировать плановые и фактические затраты вплоть до сотрудника, количество плановых и фактических дней страхования, точный расчет неполного периода страхования вновь принятых или уволенных.
— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивные дело»
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.
Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.
Какие папки приказов будем формировать?
1. Приказы по личному составу (по кадрам):
— о приеме на работу,
— о переводе на другую работу (перемещении)
— об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
— о дисциплинарных взысканиях,
— о совмещении,
— о поощрении,
— об установлении надбавки к окладу,
— об изменении персональных данных работника,
— о присвоении разрядов, классности,
— об изменении условий труда,
— обязательные приказы.
Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.
1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.
Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.
На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?
Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.
Подробно…
Иллюстрированный самоучитель по «1С:Зарплата и Кадры 7.7»
Подробно…
Подробно…
Подробно…
Подробно…
Подробно…
Прием на работу сотрудника
Прием на работу российских граждан в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3)
Для регистрации факта приема на работу по трудовому договору и оформления приказа о приеме в программе необходимо:
-
зарегистрировать нового сотрудника в справочнике Сотрудники (Кадры – Сотрудники)
-
ввести документ Прием на работу или Прием на работу списком (Кадры – Приемы, переводы, увольнения).
Рассмотрим варианты приема сотрудника на работу:
В состав ООО Конфетпром входит обособленное подразделение Северное. Обособленное подразделение расположено в районе Крайнего Севера, где Правительством РФ установлен районный коэффициент 1,4 к заработной плате. С 01.09.2021 в Северное на территорию Производственная зона Б на должность инженера по охране труда принимается на работу Бережная Е.П. Сотруднице устанавливается повременная форма оплаты труда (исходя из месячного оклада пропорционально отработанным дням). Размер оклада составляет 30000 руб. в месяц. Испытательный срок составляет 1 месяц. График работы – пятидневная рабочая неделя с 8-часовым рабочим днем.
Поле Организация
Указывается организация (или ее обособленное подразделение, выделенное на отдельный баланс), в которую принимается сотрудник
Поле Дата
Укажите дату приказа о приеме на работу. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Согласно ст. 68 тк рф приказ о приеме на работу объявляется сотруднику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. При вводе в программу запоздалого документа, дата документа автоматически корректируется в соответствии с указанной в нем датой приема. Она устанавливается не позже трех рабочих дней от даты приема (по производственному календарю). Например, при вводе документа 06.04.2020 и указании даты приема 01.04.2020 дата документа будет автоматически изменена на 03.04.2020
Поле Номер
Неактивно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа используется при формировании печатной формы приказа об увольнении (форма № т-8) и в качестве реквизитов приказа в личной карточке по форме № т-2. Если нумерация программы не подходит и в базе ведется своя нумерация документов, то в поле Печатать как вручную укажите необходимый номер документа. Если номер заполнен в этом поле, то он будет отражен в форме сзв-тд.
Если в программе используются номера приказов с префиксом (например, ШФ00-00001) и они вносятся в бумажную трудовую книжку, и при этом необходимо, чтобы такие номера отражались в сведениях, нужно в дополнительных настройках снять флаг Удалять префиксы организации и ИБ из номеров кадровых приказов (Настройка — Дополнительные настройки) и после чего перепровести документы. Если такой вариант не подходит и в базе ведется своя нумерация документов, то можно в поле печатать как вручную указать необходимый номер документа. Если номер заполнен в этом поле, то он будет отражен в форме СЗВ-ТД.
Поле Сотрудник
Заполняется значением по умолчанию из справочника Сотрудники.
В табличной части раздела Начисления задается список плановых начислений для принимаемого на работу сотрудника и значения показателей для их расчета. Если в программе ведется штатное расписание, то список начислений и их размеры заполняются автоматически согласно позиции штатного расписания, но могут быть изменены непосредственно в документе. Если не ведется штатное расписание, тогда табличную часть раздела Начисления заполните вручную по кнопке Добавить. Если в программе работают пользователи с ограниченными правами, то вместо названия раздела Начисления будет отображаться флаг Приказом установлены ежемесячные начисления, он доступен только пользователям с доступом к данным о плановой зарплате. Пока этот флаг не установлен, оформление документа считается незавершенным
Поля Договор № и от
Укажите номер и дату заключенного с сотрудником трудового договора. По кнопке назначить можно автоматически назначить номер трудового договора очередным, следующим по порядку (определяется последний зарегистрированный номер договора по организации, из найденного номера выделяется самая длинная цифровая часть, и именно она увеличивается на единицу). Номер и дата трудового договора используются при формировании печатных форм приказа о приеме по форме № т-1, трудового договора и в качестве реквизитов трудового договора в личной карточке по форме № т-2
Ввод и исправление кадровых приказов
Вышеперечисленные данные будут сохранены и в справочнике Физические лица (Кадры – Физические лица). Просмотр и редактирование персональных данных сотрудников может осуществляться или в справочнике Сотрудники, или в справочнике Физические лица. Например, личные данные человека можно внести в карточку сотрудника, они сохранятся в справочнике физических лиц (нет необходимости отдельно открывать справочник физических лиц и вводить данные в него) и наоборот.
Однако, обратите внимание, что сотрудников на одно и то же ФИО, вы можете заводить в дальнейшем сколько угодно (программа автоматически уже при вводе ФИО найдет созданное однажды физическое лицо), но задваивать физических лиц в справочнике нельзя.
Обратите внимание, что как в справочнике Физические лица, так и в карточке сотрудника по кнопке Печать есть печатная форма, которая на деле еще и документ программы, который выполняет определенную функцию: Согласие на обработку ПДН (согласие на обработку персональных данных). При создании нового физического лица не забывайте данный документ провести, так как его наличие необходимо для корректного обмена личными данными сотрудника, например, при синхронизации ЗУП и Бухгалтерии.
Для оформления в программе приема на работу всех сотрудников, которые уже работают на предприятии на момент начала использования программы, предназначен специальный документ Начальная штатная расстановка (Главное – Данные на начало эксплуатации). По умолчанию в программе он скрыт, но его можно добавить в Главное через иконку шестеренки — Настройка навигации в верхнем правом углу указанного раздела.
В кадровых документах есть две даты, которые служат для разных целей:
- дата документа – это дата кадрового приказа;
- дата события – это дата кадрового события: дата приема, дата перевода и т.п.
Например, приказ о приеме сотрудника на работу с 01 марта 2018 г. оформлен 27 февраля 2018 г.
В программе 1С:ЗУП ред. 3 имеется стандартная подсистема «Электронная подпись». С ее помощью пользователь может подписывать печатные формы, присоединенные к кадровым приказам. Такая возможность позволяет работодателю частично организовать электронное хранение приказов.
Первоначально нужно настроить программу 1С:ЗУП ред. 3 для работы с ЭЦП. Для этого пользователь заходит в меню «Администрирование», выбирает «Общие настройки» и переходит в раздел «Электронная подпись и шифрование».
Чтобы иметь возможность подписывать файлы, необходимо поставить флажок «Электронная подпись», а затем сделать настройки справочников «Программы» и «Сертификаты», пройдя по гиперссылке «Настройки электронной подписи и шифрования».
В новых версиях 1С:ЗУП 8 ред. 3 будет возможность получать файл визуализации для печати. В нем будет штамп с указанием номера сертификата ЭЦП. К примеру, если работодателю нужно ознакомить сотрудника с приказом в письменном виде под подпись, тогда файл, подписанный работодателем, будет состоять из 3-х файлов — печатная форма без штампа, файл отсоединенной ЭЦП, печатная форма со штампом. И все эти файлы работодатель сможет отправлять работнику на электронную почту.
Когда работник получит документ, он может подписать его своей ЭЦП или на документ PDF наложить изображение своей факсимильной подписи. Кроме того, он может распечатать или направить обратно работодателю электронный образ со своей подписью. Вариант зависит от того, какие в компании правила работы с электронными документами и ЭЦП, а также правила использования факсимильных подписей и электронных образов документов.
Важен такой момент — для применения локальной усиленной ЭЦП на ПК работника должны быть установлены средства криптографической защиты информации. Кроме того, информация по поводу факсимильной подписи указывается только в ГК РФ, а трудовые отношения регламентируются нормами ТК РФ. Также искать в электронной почте юридически значимые документы бывает не всегда удобно.
Согласно Закону от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ в России проводится эксперимент по применению кадрового электронного документооборота отдельными работодателями и сотрудниками. В этом случае документы не дублируются на бумажном носителе.
Задача такого эксперимента — перейти на ЭДО по кадровой документации с одновременным решением возникающих вопросов и проблем, касаемых электронных документов по трудовым отношениям. Кроме того, на основании проводимого эксперимента вырабатывается план изменения законодательства в сфере труда. К примеру, в будущих нормативно-правовых актах будут указываться виды ЭЦП для компаний и сотрудников, место хранения электронной документации, порядок оформления согласия работника.
Эксперимент по внедрению кадрового ЭДО проводится с помощью государственного ресурса «Работа в России».
При ведении кадрового ЭДО работодатель обязан подписывать документы усиленной квалифицированной ЭЦП. Сотрудник может подписывать документы простой ЭЦП, но только при обмене через ресурс «Работа в России». Для авторизации на этом портале работник использует учетную запись в системе ЕСИА.
В случае, когда обмен документами осуществляется через систему работодателя, сотрудник должен использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную ЭЦП. Для этого компания покупает программу у криптопровайдера, а создаваемые работникам подписи являются условно бесплатными.
Кроме того, разрешается использовать бесплатные средства криптографической защиты информации, к примеру, VipNet CSP. Потребуется выпустить сертификаты ЭЦП, а также поставить их на рабочие компьютеры, произвести настройку системы на работу с криптопровайдером и сертификатами. Также работодатель должен отслеживать валидность сертификатов — при необходимости перевыпускать или отзывать их.
Нужно отметить, что устанавливается закрытый список кадровых документов, по которым планируется применение работниками усиленной квалифицированной или неквалифицированной ЭЦП. В частности, к ним будут относится трудовые договоры и допсоглашения к ним, договоры о материальной ответственности, ученические договоры.
Работодатель должен получить от сотрудника согласие на участие в кадровом ЭДО. Для этого нужно:
- внести корректировки во внутреннюю документацию компании, например, колдоговор, а затем ознакомить работников под подпись с внесенными изменениями;
- внести корректировки в трудовые договоры текущих работников, а при приеме новых указывать пункт о согласии с кадровым ЭДО в заключаемом трудовом договоре;
- разработать и утвердить отдельный документ — согласие на присоединение к кадровому электронному документообороту.
Предположительно, данное согласие должно подписываться такой ЭЦП, чтобы она имела статус юридически значимой не только в компании, но и за ее пределами. Поэтому рекомендуется подписать хотя бы один документ собственноручной подписью или квалифицированной ЭЦП, оформленной в аккредитованном удостоверяющем центре.
В данный момент обсуждается вопрос, можно ли согласие дистанционных сотрудников подписывать неквалифицированной ЭЦП.
В обновленной конфигурации 1С:ЗУП ред. 3 пользователям будет предоставлена возможность настроить выгрузку печатных форм документов из программы на ресурс «Работа в России».
Для этого нужно зайти в настройки кадрового учета и поставить галочку «Используется интеграция с порталом «Работа в России». Когда данная опция будет включена, в печатной форме документов будет специальная кнопка «Передать на «Работа в России».
Кадровый ЭДО в 1С: как использовать электронные кадровые документы
В состав конфигурации «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 внедрена стандартная подсистема «Электронная подпись», с помощью которой можно подписывать присоединенные к кадровым приказам печатные формы. Эта возможность позволяет организациям частично перейти на хранение приказов на электронных носителях.
Первоначальная настройка программы «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 для работы с электронной подписью производится в разделе Администрирование – Общие настройки – Электронная подпись и шифрование.
Для включения возможности подписания файлов нужно установить флажок Электронная подпись и выполнить настройки справочников Программы и Сертификаты по ссылке Настройки электронной подписи и шифрования (см. рис. 1).
В очередных версиях «1С:Зарплаты и управления пеорсоналом 8» ред. 3 появится возможность также получать файл визуализации для печати, который содержит штамп с указанием номера сертификата электронной подписи. Так, если работника нужно ознакомить с приказом в письменном виде под подпись, то подписанный работодателем приказ, состоящий из трех файлов (файл печатной формы без штампа, файл отсоединенной электронной подписи, файл печатной формы со штампом для печати), можно будет отправить сотруднику по почте.
Присланный документ сотрудник может либо подписать электронной подписью, либо поверх документа PDF наложить изображение своей факсимильной подписи, либо распечатать и отправить обратно электронный образ с собственноручной подписью (если в организации установлены правила использования электронных документов с электронными усиленными подписями, правила применения факсимильных подписей и правила применения электронных образов документов соответственно).
При этом локальная усиленная электронная подпись требует установки на компьютере сотрудника средств криптографической защиты информации (далее – СКЗИ), а указание на использование факсимиле присутствует только в Гражданском кодексе, трудовые же отношения регулируются нормами Трудового кодекса. Кроме того, разыскивать юридически значимые документы в электронной почте неудобно.
При кадровом электронном взаимодействии работодатель в лице ответственных сотрудников должен подписывать документы с использованием УКЭП. Допускается применение ПЭП со стороны сотрудника, если обмен документами производится через систему «Работа в России».
Авторизация сотрудника на портале «Работа в России» производится по учетной записи Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА). В этом случае ключом ПЭП является учетная запись сотрудника в ЕСИА.
Если же обмен производится с помощью системы работодателя, то работник применяет УКЭП или УНЭП. Предприятие приобретает лицензии на программу-криптопровайдер (например, КриптоПро CSP), и формируемые сотрудниками электронные подписи будут условно бесплатными. Можно использовать и бесплатные СКЗИ, например VipNet CSP. Помимо выпуска сертификатов, потребуется их установить на все рабочие компьютеры, настроить информационные системы на работу с криптопровайдером и с этим сертификатом, а также следить за их валидностью, перевыпускать и отзывать.
При этом для закрытого перечня кадровых документов (трудового договора и допсоглашения к нему, договора о материальной ответственности и ученического договора) федеральным законом № 122-ФЗ предлагается использование сотрудником УКЭП или УНЭП.
Для того, чтобы работодателю получить согласие работника на участие в электронном кадровом документообороте, потребуется:
-
внести изменение в локальный акт организации (коллективный договор) и ознакомить сотрудников с новой редакцией под подпись.
-
оформить изменение к трудовому договору для текущих сотрудников, а при приеме новых работников вписывать согласие в трудовой договор (контракт).
-
оформить отдельный документ-согласие на присоединение к кадровому ЭДО.
Предполагается, что согласие будет подписано такой подписью, чтобы она была юридически значимой и за пределами предприятия. Поэтому потребуется подписать хотя бы один документ собственноручной подписью либо квалифицированной подписью, сертификат которой получен в аккредитованном УЦ.
Вопрос о том, возможно ли будет использовать для подписания согласия неквалифицированную подпись для дистанционных работников, в настоящее время обсуждается в рабочей группе по внедрению кадрового ЭДО.
В одном из очередных релизов конфигурации «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 появится возможность настройки выгрузки печатных форм документов на портал «Работа в России».
Для этого в настройках кадрового учета потребуется установить флажок Используется интеграция с порталом «Работа в России». После включении этой опции в печатных формах приказов появится кнопка Передать на «Работа в России» (см. рис. 7).