Штамп выдан вкладыш в трудовую книжку образец

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Штамп выдан вкладыш в трудовую книжку образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

• «Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
• «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

• точек в конце записи не ставить;
• использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.

Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:

• взять иголку с ниткой;
• плотно приложить вкладыш к книжке;
• пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.

Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:

• внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
• проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную приказом Минтруда № 320н.

Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец

Законодательство РФ предписывает сотрудникам кадровых служб в ряде случаев оформлять вкладыши в трудовую книжку. Важно не допустить ошибок при их заполнении, а также при легитимизации использования вкладышей посредством специальных штампов или записей.

Ознакомиться с особенностями законодательного регулирования иных аспектов правоотношений с участием работодателей и наемных сотрудников вы можете в статьях:

• «Как уволиться без отработки 2 недели в 2021 году»;
• «Что считается опозданием по Трудовому кодексу?».

При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись (см. Пример 2).

Марина 15.06.2020, 12:59

Помогите советом. Работнику нужно было внести запись во вкладыш, была сделана ошибка, я решила не вшивать его (испорченный), а сразу купить новый и вшить чистенький. Но забыла что уже на титульном листе трудовой книжки поставила печать «Выдан вкладыш» и прописала номер «испорченного» вкладыша. Как можно исправить это? можно ли взять в скобки и указать новый номер, а на обложке написать «верно читать номер вкладыша…»?

• Свежие
• Посещаемые

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

По старой инструкции записи в книжку можно было вносить только ручкой, а с 1 сентября 2021 года можно будет использовать технические средства или ставить штампы и печати.

Если сотрудник увольняется по причине перевода на другую постоянную работу, нужно будет указать наименование юридического лица или фамилию, имя и отчество ИП, который станет новым работодателем.

Прописали порядок действий в случае, когда работника временно перевели на другую работу, а затем признали такой перевод постоянным. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки нужно сделать следующие записи:

• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи со временным переводом;
• графа 3 — наименование структурного подразделения организации, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
• графа 4 — дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения, на основании которого работник был переведён временно и переведён на постоянной основе.

Раньше для учёта трудовых книжек нужно было применять утверждённые формы приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё и книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. С 1 сентября они утратят силу вместе с приказом Минтруда, который их утверждал.

Теперь работодатели будут разрабатывать аналогичные формы самостоятельно. Учётные книги и журналы нужно будет пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации или ИП, печатью (при наличии). Сургучная печать и опломбирование больше не требуются.

Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК. Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, ранее их было 9 и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.

По-прежнему, записи в БТК должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок. Обращаю ваше внимание, при заполнении БТК сокращение слов недопустимо. При этом новые правила позволяют производить записи с помощью технических средств, штампов или печатей. К примеру штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.

В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.

Также, согласно новому порядку поменялись правила внесения записей об образовании. Уровни образования привели в соответствие с действующим законом об образовании:

• основное общее;
• среднее общее;
• среднее профессиональное;
• высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

Стоит отметить, записи о незаконченном образовании в трудовую книжку вноситься не будут.

Относительно записей в трудовой книжке, о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и ранее, будут заверяться подписью работодателя либо ответственного за ведение БТК лица и печатью (при наличии). Обращаю ваше внимание, теперь допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.

Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем. Эта же норма прописана в ТК России.

Не стоит забывать и о сроках выдачи на руки БТК. Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности. Кроме того, в новой редакции правил заменён штамп «Выдан вкладыш» при выдаче вкладыша в БТК на надпись с указанием серии и номера вкладыша.

С 1 сентября 2021 года утрачивают силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Работодатель теперь сам осуществляет разработку форм книг и журналов по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё для учёта движения БТК (п. 40 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). В них в обязательном порядке необходимо будет указывать дату приёма БТК и её номер, также при увольнении сотрудника дату выдачи трудовой и подпись работника, которая свидетельствует о получении БТК. При этом отменено требование, скреплять книги учёта сургучной печатью или опломбировать, достаточно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации и печатью (при наличии).

Кандидатам, которые поступают на работу в первый раз, БТК не оформляются (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Согласно действующего законодательства у них нет права выбора — всегда оформляется ЭТК.

Кандидатам, ранее работавшим и отказавшимся от перехода на ЭТК, необходимо будет выдавать новые бланки БТК.

Также новый бланк БТК придётся выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п. 30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н). Однако в ч. 5 ст. 65 ТК сказано: если у сотрудника на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с тем, что он её потерял или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.

В силу того, что Трудовой кодекс России имеет более значимую юридическую силу, нежели постановления Правительства, а также приказ Министерства труда, отправлять кандидата к предыдущему работодателю в принудительном порядке рискованно. Так как, если сотрудник обратится с жалобой в ГИТ, об отказе выдачи ему новой БТК по заявлению, к вам могут применить взыскание за нарушение ст. 65 ТК по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В этом случае организацию ждёт штраф до 50 000 руб., а руководителя или ответственное лицо, в обязанности которого входит выдача трудовых книжек — до 5 000 руб. Причём штраф организации персонального штрафа должностному лицу не исключает. Следовательно, суммарная сумма штрафа может составить 55 000 рублей.

В случае, если к вам обратится гражданин, ранее работавший в вашей организации, отказавшийся от перехода на ЭТК и потерявший БТК, вы должны будете оформить ему дубликат БТК на новом бланке.

Кроме того, возможны ситуации, при которых необходимо будет выдавать дубликаты действующим сотрудникам:

• если сотрудник брал БТК для оформления пенсии и потерял её сам или её потеряли в Пенсионном фонде;
• если трудовая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана);
• по требованию сотрудника, которому внесена запись об увольнении или переводе, затем впоследствии их признали недействительными.

Подводя итоги, хочу обратить ваше внимание, что в своей статье я рассмотрела только самые распространённые изменения, не отразив иные нововведения, содержащиеся более чем на двух десятках страниц Приказа 302н. А также напоминаю, каждое изменение правового акта обязывает работодателя проанализировать локальные документы и привести их в соответствие с действующими нормами.

• Конкурс «Лучший бухгалтер расчётчик зарплаты 2021»

• Что включают в фонд оплаты труда: шпаргалка для бухгалтера

  2,1 тыс. 0

  Вносить новые записи в другие незаполненные разделы трудовых книжек нельзя, иначе возможны штрафы, о которых рассказали эксперты Системы Главбух. Информацию о выдаче вкладыша в том числе вносят в книгу учета. Как оформить вкладыш в трудовую книжку, расскажем ниже.

  Когда выдаете вкладыш, на титульном листе трудовой книжки поставьте штамп с отметкой: «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

  Кроме того, факт выдачи вкладыша нужно зафиксировать в книге учета трудовых книжек и вкладышей. О том, где ставить этот штамп, в Правилах не сказано. Обычно штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовых книжек.

  Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225. Важно помнить, что бланки нужно покупать у законных распространителей иначе не исключены штрафы за нарушение трудового законодательства.

  При заполнении вкладышей у кадровиков часто возникает вопрос: с какой строки начать заполнение бланка — с последних строчек в трудовой или сразу во вкладыше? Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку не содержат ответ на этот вопрос, поэтому есть два варианта заполнения документа.

  Вкладыши работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в книги учета. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам.

  Вариант № 1. Начните запись в последней строке трудовой книжки. А продолжите — во вкладыше. Нареканий со стороны проверяющих в этом случае не будет. Главное, чтобы записи заверил подписью сотрудник, ответственный за выдачу вкладышей.

  Вкладыши с окончанием записи вшейте между последней страницей и обложкой трудовых книжек. Хотя правила ведения и хранения не уточняют, как и куда именно в трудовых книжках вшивать вкладыш, этот способ наиболее правильный (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

  Нумерация записей во вкладышах продолжает нумерацию записей в трудовых книжках по соответствующим разделам. При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны (п. 11, 38 Правил, утв. постановлением № 225).

  Вариант № 2. Сразу начните с заполнения вкладыша в трудовую книжку. Этот вариант безопасен, когда на последнем листе трудовых книжек нет пустых строк. Иначе воспользуйтесь вариантом № 1.

  Это связано с тем, что вкладыши делают, только когда заполнены все страницы одного из разделов книжек. А если последнюю страницу заполнили не до конца, вводить вкладыш в трудовую рано (п. 45 Правил, утв. постановлением № 225). О других особенностях выдачи вкладышей, рассказали эксперты Системы Главбух.

  Но даже если компания в такой ситуации использует вариант № 2, инспекторы не вправе оштрафовать компанию на 50 000 руб. за нарушение Правил ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).

  Вкладыш в трудовую книжку обладает 36-ю страницами и выполнен стандартном формате – 88 на 125 мм. Обложка у него картонная. Титул идентичен титулу трудовой. Графы являются точным продолжением граф основного документа. Кроме этого на титульной странице указывается:

  • Номер документа;
  • Он имеет наименование и указание, что без трудовой он недействителен;
  • Также документ обладает гербом;
  • Далее идет ФИО работника;
  • Дата его рождения;
  • Сведения об образовании и профессии;
  • Дата заполнения;
  • Подпись работника, который его заполнил;
  • Подпись владельца.
  • После выполнения всех предшествующих мероприятий – регистрации документа, заполнения титульной страницы и проставления штампа необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку правильным образом.
  • Важно: лучше выполнить данную процедуру уже после полного заполнения вкладыша, чтобы быть уверенным в правильности действий, иначе придется составлять акт порчи.
  • Законодатель не предусмотрел место вшивания вкладыша, оптимальный для этого способ средина книжки, так как не надо соблюдать соответствие протоколов и проделывать отверстия, но обычно это выполняют в конце, чтобы вшитый документ не прерывал старые записи, а логически продолжал последние.
  • При этом сама процедура вшивания складывается из нескольких этапов:
  • При помощи острого шила делают несколько отверстий по линии сгиба вкладыша на одинаковом расстоянии;
  • Аналогичным образом прокалывают обложку трудовой, так чтобы отверстия совпадали;
  • Далее все отверстия по очереди скрепляются нитью №10 хлопок, необходимо, чтобы ее концы вышли в одном месте;
  • Завязываются концы узлом для обеспечения сохранности.

  Заполнение документа выполняется аналогично трудовой книжке и об этом знают кадровые работники, но на деле они не редко допускают ошибки:

  1. В процессе оформления – случается из-за неверно внесенных личных данных сотрудника, так как кадровик записывает все со слов владельца документа, а необходимо иметь перед собой соответствующую документацию и вносить данные из нее.

  Важно: в случае неверно заполненного титульного листа вкладыша необходимо сжечь и завести новый.

  В процессе ведения – здесь чаще допускаются ошибки в следующих случаях:

  • Неверная дата приема/увольнения;
  • Неверно внесенная информация об организации;
  • Нет указания на должность работника, структурного подразделения, в котором он трудиться;
  • Сокращение слов;
  • Заверение подписью и штампом перевод работника;
  • В графы о награждениях вносятся сведения о работе.

  Данные записи допускаются к исправлению:

  • Той организацией, кадровый работник которой допустил ошибку;
  • Новой организацией при предоставлении верных данных со старого места работы.

  Все это очень существенно, так как неверные данные приведут:

  • К проблемам с трудоустройством владельца документа;
  • С подсчетом трудового стажа при оформлении пенсии.

  Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  • «Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
  • «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

  Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

  Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш».

  Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки.

  Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

  Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее.

  В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш.

  Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.

  Учет вкладышей ведут в расходно-приходной книге и книге учета движения этого типа бланков. Первый вид журнала находится в бухгалтерии и обеспечивает отражение перемещения каждого вкладыша в бухгалтерском учете. Вторую учетную книгу заполняют представителями кадровой службы.

  После прошивки вкладыша с основным документом ставят в трудовую книжку штамп «Выдан вкладыш». Образец обязательно отражает также серию и номер вкладыша на этом штампе. Поэтому он должен содержать пустые поля для внесения реквизитов бланка.

  Что меняется в бумажных трудовых книжках с 1 сентября

  Штамп содержит запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)» и используется для внесений изменений в трудовые книжки, в связи с переходом на ведение сведений о трудовой деятельности в электронной форме.

  Образцы штампов: Трудовая 9-21

  Штемпельная краска на водной основе	Цена
  Trodat 7011 (28мл. для бумаги и картона)	150 руб.
  Trodat 7012 (28мл. для бумаги и картона)	250 руб.
  Trodat разлив (20мл. для бумаги и картона)	150 руб.
  Спиртовые краски для всех типов материала
  Noris 191 (25мл. универсальная — черный, красный, синий, фиолетовый, зеленый)	450 руб.
  Noris 191 (25мл. универсальная — белый, желтый, оранжевый )	550 руб.
  Trodat 7021 (25мл. Аналог Noris 191 — белый, черный, красный, синий, фиолетовый, зеленый )	370 руб.
  Noris 196 (50мл. для полиэтилена — зеленый, красный, синий, фиолетовый, черный)	950 руб.
  Noris 320 (50мл. для хлопковых тканей — черный, красный)	1100 руб.
  Noris 325 (50мл. для хлопковых тканей (для использования с автоматической оснасткой — черный, синий, зеленый, белый)	1400 руб.
  Noris 199 (50мл. невидимая флуоресцентная)	1000 руб.
  Noris 110 (25мл. невидимая флуоресцентная на водной основе для бумаги и картона)	550 руб.
  Цвет краски указывайте при заказе

  Оформление вкладыша происходит следующим образом:

  1. Приобретение бланка – после окончания полей в основном документе для внесения информации необходимо выполнить приобретение вкладыша. Согласно законодательству эту процедуру должен выполнить работодатель, но возмещение расходов работнику, который приобрел бланк самостоятельно, также допускается.
  2. Оформление перед началом применения – заполнение титульного листа: ФИО сотрудника, дата рождения, образование согласно документации, профессия согласно диплому, дата заполнения – первая запись, ФИО работника, выполняющего заполнение.
  3. Заполнение разделов – заполнение выполняется так же, как и трудовой книжки: нумерация является продолжением нумерации трудовой, далее идет графа с датой внесения информации, после указываются основные сведения – прием/увольнение на работу, в итоге указываются реквизиты документа-основания.

  Документ подписывается самим работником в знак подтверждения достоверности данных и ответственным лицом.

  При этом следует помнить, что записи необходимо вносить по факту на текущий момент из-за чего некоторые сведения могут отличаться от записей на титульном листе трудовой книги.

  Работодатель обязан вести учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним, с этой целью отдел кадров ведет книгу учета, кроме этого бухгалтерией ведется приходно-расходная книга.

  Отсюда следует, что согласно требованиям п. 40 Правил ведения трудовых книг делается 3 отметки:

  1. На титульном листе или обложке трудовой книжки ставиться штамп, который содержит сведения о выдаче вкладыша и строки для указания его реквизитов.
  2. В приходно-расходной книжке.
  3. Книге учета движения трудовых документов.

  При этом штамп в книжке следует заполнить, указываются реквизиты – серия из 7 цифр и номер, сведения выглядят примерно таким образом «ВЫДАН ВКЛАДЫШ. Серия ВТ-1 № 2876543».

  Штамп с обозначением «Выдан вкладыш» поставляется обязательно, так как это установлено п. 39 Правилами о ведении и заполнении трудовых книжек от 2003 года №225. Однако унифицированной фирмы такой штамп не имеет, так что каждое предприятие может иметь свой шаблон.

  Главное, чтобы он имел пустые строки для внесения реквизитов.

  Получить необходимый штамп доступно в несколько вариантов:

  1. Заказать изготовление – на сегодня существует масса предприятий, которые занимаются изготовлением штампов и печатей под заказ, при этом его можно сделать индивидуально, преждевременно подготовив эскиз по своему усмотрению и проявив фантазию. Однако следует помнить, что такое удовольствие обойдется недешево.
  2. Купить готовый – такими услугами, как продажа готовых штампов занимаются магазины канцтоваров, но не каждый. Обойдется это дешевле, чем заказ, но и на выходе будет стандартный квадрат со строками для информации.
  3. Набрать самостоятельно – для этого набирается необходимый текст, и формируются пустые строки.

  На некоторых предприятиях могут пренебрегать установленными Правилами для заполнения вкладыша и вместо штампа, так как его нет, и не предвидится, делают запись о выдаче бланка с последующей заверкой печатью предприятия. С юридической точки зрения такое оформление ничтожно, оно ничего не значит.

  При обнаружении данного несоответствия требования законодательства работник должен потребовать оформления документа согласно нормам, иначе в дальнейшем, например, при новом трудоустройстве, могут возникнуть проблемы.

  Вшивать вкладыш и ставить штамп необходимо только после выполнения всех полей и проверки их достоверности работником, так как если неверная информация была внесена уже после вшивания, придется изымать вкладыш и составлять акт порчи.

  Чаще всего кадровые работники допускаю ошибки, если:

  1. Вносят личные данные работника в титульный лист с его слов – необходимо иметь перед собой копии или оригиналы документов, являющихся носителем информации.
  2. Делают оплошности в процессе заполнения граф относительно даты приема на работу, указания наименования организации, отсутствие должности или структурного подразделения, сокращение любых слов – это недопустимо.
  3. Запись о переводе заверяется подписью работодателя и печатью организация, данная ошибка неисправима.
  4. Использование граф не по назначению, например, если закончились графы для указания места работы, начинается для данных целей применение разделов о поощрениях.

  Подобные ошибки допустимо исправлять только на том предприятии, где они допущены или на новом, но при наличии официального документа от организации, допустившей оплошность.

  Для исправления неверной записи ее зачеркивание недопустимо, с этой целью необходимо указать, что запись неверна под ней отдельной строкой с указанием причины ее недействительности.

  Далее внести верные факты.

  Вкладыш является официальным документом, и его оформление, а также вшивание необходимо выполнять с соблюдением предписаний. К записям внутри документа также следует отнестись с особым вниманием, так как ошибки могут привести к возникновению проблем у работника при оформлении пенсии или дальнейшем трудоустройстве.

  Как вшить вкладыш в трудовую книжку? Ответ на вопрос – на видео.

  Как вшить вкладыш в трудовую книжку

  Сколько действительна копия трудовой книжки

  Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой

  Переименование организации: запись в трудовой книжке

  Как восстановить трудовую книжку при утере

  Оформление вкладыша в трудовой книжке работника – не такая уж редкая операция для кадровика. Однако она не ограничивается простым вклеиванием в документ дополнительных листов, а предполагает соблюдение определенной процедуры. Теме «Выдача вкладыша в трудовую книжку — образец заполнения» уже посвящалась отдельная статья. В данной заметке внимание, в основном, будет сконцентрировано на процедурных вопросах, то есть на том, как он выдается.

  По общей схеме, о которой сообщается в п. 47 Правил ведения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), вкладыш, как и трудовая книжка, приобретается работодателем, а расходы на ее покупку компенсирует сам работник. Но есть несколько исключений, когда плата за бланк документа с него взиматься не будет – если приобретение вкладыша потребовалось:

  • из-за порчи документа по вине работодателя;
  • из-за его неправильного оформления кадровой службой;
  • из-за его утери/порчи вследствие чрезвычайной ситуации (наводнения, пожара, теракта и т.п.).

  Как выглядит вкладыш в трудовую книжку, можно посмотреть по ссылке выше.

  Что изменится в ведении трудовых книжек с 1 сентября

  Увидев, что в данном документе есть необходимость, представитель работодателя просит сотрудника написать заявление на вкладыш в трудовую книжку. Оно визируется руководителем, и на основании бумаги, полученной от подчиненного, им же издается соответствующий приказ – о выдаче вкладыша в ТК.

  Штамп о выдаче вкладыша должен иметь три графы. Первая содержит надпись «Выдан вкладыш», четкую и достаточно крупную. Вторая графа с надписью «серия», должна содержать серию вкладыша, номер же его вносится в графу с соответствующей надписью.

  Несмотря на то, что нормы вшивания вкладышей в трудовые книжки четко обозначены законодательством и требуют наличия в трудовой книжке данного штампа, его отсутствие не является грубым нарушением и допускается запись от руки.

  В трудовых книжках недопустимы исправления и зачеркивания. Некорректную запись нельзя исправить, допускается лишь замена неверной записи. Для этого сотрудник отдела кадров предприятия, на котором была осуществлена ошибочная запись, после выписывания ее номера должен написать рядом «Запись неверна» и ниже произвести верную. Наряду с тем эти записи – как верная, так и ошибочная – вносятся в книгу учета движения трудовых книжек. То же касается вкладышей.

  Базовые принципы оформления трудовых книжек при приеме на работу и вкладышей к ним включают:

  • использование шариковой, перьевой или гелевой ручки;
  • желательны водостойкие и устойчивые к выцветанию чернила;
  • допустимые цвета: синий, фиолетовый или черный;
  • графы заполняют без сокращений и без совершения ошибок;
  • числа пишутся только арабскими цифрами;
  • почерк должен быть аккуратным и разборчивым;
  • при указании даты день и месяц пишут в двузначном формате, год – в четырехзначном. Например, 18.03.2021.

  Все сведения, вносимые во вкладыш, подлежат проверке на действительность. С помощью анкеты специалист кадровой службы обязан выявить: смену фамилии, изменение в уровне образования, получение новой специальности. При предоставлении подтверждающих бумаг работодатель обязан указать актуальные сведения.

  Затем менеджер по персоналу:

  • изготавливает копии необходимых документов;
  • подшивает их в досье сотрудника;
  • заполняет первый лист вкладыша.

  Образец титульного листа предполагает наличие герба РФ, номера документа, официального наименования. Отдельной строкой идет указание на недействительность вкладыша без трудовой книжки.

  Таблица №1. Сведения главной страницы титульного листа вкладыша трудовой книжки.

  №	Наименование	Как заполняется
  1	Фамилия, имя и отчество	Указываются строго в соответствии с паспортом
  2	Дата рождения	В формате число/месяц/год
  3	Информация о полученном образовании	За основу берутся подтверждающие документы
  4	Профессия, специальность
  5	Дата заполнения	Ставится текущая дата

  Как оформить вкладыш в трудовую книжку: образец 2020, фото

  Нумерация новых отметок во вкладыше является продолжением нумерации записей по разделам основного документа.

  Например:

  Если запись об увольнении, сделанная последней, имела порядковый номер 14, то первая запись в дополнительном бланке при приеме на работу будет вноситься под номером 15. Недопустимо начинать нумерацию снова.

  Начинать заполнение бланка можно как с последних строчек трудовой книжки, так и сразу в приложении.

  Внимание! Если пустых строк в трудовой совсем мало или нет, то лучше сразу заполнять соответствующий раздел вкладыша.

  Допустим перенос записи при невозможности уместить ее в полном объеме в основном документе. Сквозная нумерация – это гарантия сохранения целостности вносимых сведений.

  Содержащиеся во вкладыше страницы содержат те же разделы, что и основной документ: дата, сведения о работе и вознаграждениях работника.

  Правила оформления:

  1. Сведения вносятся в строках, расположенных на одном уровне относительно друг друга, на одной линии с полем, отражающем юридическое действие со стороны работодателя (например, увольнение).
  2. Номер записи в графе 1 должен на единицу превышать предыдущий номер.
  3. Запрещаются сокращения слов при заполнении документа.

  Особый статус бланков предполагает отражение их приобретения и использования в приходно-расходной книге, которую ведет бухгалтерия организации. Также факт выдачи формуляра фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек, который ведет отдел кадров.

  После выдачи вкладыша нужно поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». В штампе прописывается его серия и номер. Строгого предписания, куда ставить такой штамп, законодательство не содержит. Как правило, его ставят на титульном листе основного документа в верхнем углу справа или на обложке с внутренней стороны.

  Место для прикрепления вкладыша на законодательном уровне не установлено. Как правило, его подшивают в конце, как логическое продолжение записей.

  Действия включают:

  1. Изготовление шилом 3-4 отверстий на равном расстоянии по линии сгиба вкладыша.
  2. Прокалывание нижней обложки трудовой книжки таким образом, чтобы отверстия совпали.
  3. Поочередное скрепление всех отверстий прочной нитью.
  4. Завязывание вышедших в одном месте концов на узел.

  Внимание! Альтернативные способы прикрепления степлером или на клей не допускаются.

  Перед пришиванием проверьте вкладыш на предмет ошибок. Это позволит избежать трудностей с извлечением испорченного бланка, его уничтожением с составлением акта.

  Выдан вкладыш в трудовую книжку: запись (образец)

  Положениями ТК РФ особая роль в отношениях между работодателем и физическим лицом отведена трудовой книжке. Указанный документ заводится по факту первого трудоустройства работника.

  При всех последующих оформлениях данный формуляр предоставляется по новому месту работы и хранится там вплоть до увольнения.

  Все факты, связанные с исполнением должностных обязанностей, следует отражать в трудовой книжке. К ним относятся сведения о заключении договора с физическим лицом и издании приказа, перемещении работников по отделам и должностям, увольнении граждан и другие.

  На основании сведений, содержащихся в трудовой книжке, можно рассчитать периоды исполнения гражданином должностных обязанностей, его стаж. Отраженные в ней записи могут подтвердить или опровергнуть как квалификацию работника, так и его профессиональную карьеру.

  С учетом всего сказанного может возникнуть ситуация, когда вышеназванный формуляр будет заполнен и у работодателя появится вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку.

  Чтобы карьера работника продолжалась, а записи в его трудовой оставались целостными и шли в правильном порядке, были разработаны специальные вкладыши. Этот бланк строгой отчетности был введен в 1940 году. Сама же трудовая книжка появилась еще в 1919 году.

  Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет серию и номер. Для избегания подделок существует специальная степень защиты. Вот так выглядят вкладыши, использовавшиеся раньше и применяемые сейчас:

  Когда был выпущен

  Серия

  Внешний вид Учитывая особое значение трудовой книжки, законодатель разработал Правила их ведения и хранения, которые утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225. Каждая трудовая книжка и любая запись, вносимая в нее, должны соответствовать вышеназванному нормативному документу. В соответствии с пунктом 38 указанных Правил если в трудовой книжке заполнены все страницы, то возникает необходимость оформления вкладыша в неё. Форма такого документа разработана и утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225. Следует учесть, что оформить вкладыш в трудовую книжку как самостоятельный документ нельзя. Данное предписание прямо следует из абзаца 2 пункта 38 Правил. Работодателю следует вносить записи в указанное вложение в том же порядке и по тем же правилам, что и в саму трудовую книжку. Несоблюдение данного предписания, равно как и его игнорирование, может явиться основанием для привлечения соответствующей организации или предпринимателя к ответственности в виде штрафа, размеры которого установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации. Предоставление вкладышей – обязанность работодателя, во время работы у которого закончились страницы одного из разделов трудовой книжки. У любой организации должны быть заключены договоры на приобретение бланков этих документов. При оформлении сотруднику вкладыша работодатель по закону имеет право взыскать затраченную на закупку бланка величину денежных средств с сотрудника. Делается это путем удержания суммы, равной стоимости вкладыша, с заработной платы работника. Следует отметить, что взыскать затраченную на покупку бланка сумму с сотрудника работодатель может только на основании соответствующего приказа . Без приказа удержание денежных средств для оплаты стоимости вкладыша является незаконным. Похожие записи: Сохранится ли пенсия при переезде в другой регион России уральские Охота с луком в России 2021 закон Налог за патент иностранному гражданину в 2021 году