Приказ на увеличение суточных на командировку

Можно ли по закону оплатить однодневную командировку

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) — 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) — 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

• 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
• Суточные по России = 700 руб.
• Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам .

Особенности расчета суточных в командировке

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

01.

А что на практике?

В соответствии со статьей 121 КЗоТ Украины, работникам, которые направлены в служебную командировку, оплата труда за выполненную работу осуществляется в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, и размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка.

Минтруда письмом от 5 марта 2012 года №204/13/184-12 отмечает, что в случае направления работника в командировку нужно сравнить сумму среднедневного заработка и дневного заработка работника в соответствии с условиями трудового договора, и в случае если заработная плата выше его среднего заработка — заплатить за время командировки заработную плату, а если выше средний заработок — выплачивается средняя заработная плата.

Если дни командировки оплачены по среднему заработку, то выплаты за такой период индексации не подлежат, поскольку при определении их размера сумма индексации учтена.

Если же дни командировки оплачиваются с учетом заработной платы работника согласно трудовому договору, то выплаты за такой период подлежат индексации в соответствии с Порядком проведения индексации денежных доходов населения, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 17 июля 2003 года №1078.

Средняя заработная плата работника определяется согласно Порядку исчисления средней заработной платы, утвержденному постановлением Кабинета Министров Украины от 8 февраля 1995 года №100, с учетом выплат за два календарных месяца, предшествовавших месяцу, в котором началась командировка.

Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

В соответствии с приказом Государственного комитета статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 5 декабря 2008 года №489 за период нахождения в командировке в табеле учета использования рабочего времени делается отметка «ВД».

02.

А что на практике?

Как определяет п. 1 раздела II Инструкции №59, направление работника предприятия в командировку в пределах Украины осуществляется руководителем этого предприятия или его заместителем и оформляется приказом (распоряжением) с указанием: пункта назначения, наименования предприятия, куда командирован работник, срока и цели командировки.

В соответствии с п. 1 раздела III Инструкции №59 командировка за границу осуществляется в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия после утверждения технического задания, в котором определяются цель выезда, задачи и ожидаемые результаты командировки, срок, условия пребывания за рубежом (в случае поездки по приглашению подается его копия с переводом), и сметы расходов.

Поскольку руководитель предприятия может устанавливать дополнительные ограничения по суммам и целям использования денежных средств, предоставленных на командировку, расходов на наем жилищного помещения, на бытовые услуги, транспортные и другие расходы, то все подобные ограничения вводятся приказом руководителя предприятия или положением о командировке.

Приведем образец приказа на командировку (образец 1).

А что на практике?

Учитывая нормы НКУ и установление пределов, а не конкретных сумм для расходов для расходов на командировки, советуем Положение о командировке разработать. В Положении о командировке можно оговорить следующие вопросы:

1) порядок определения направления командировки;

2) сроки предоставления отчетов;

3) размеры суточных. Такие размеры суточных, например, могут быть привязаны и к должностям работников;

4) порядок и сроки возмещения расходов на командировки;

5) другие важные вопросы, связанные с командировками работников.

Такое Положение о командировке важно еще и потому, что Инструкция №59 обязательна для применения только органами государственной власти, учреждениями и организациями, полностью содержащимися за счет бюджетных средств, а также предприятиями, учреждениями и организациями, частично финансируемыми за счет бюджетных средств.

Положение о командировке может подготовить отдел кадров предприятия, а вот отдельные пункты этого документа, связанные с денежными расходами и их документальным оформлением, следует согласовывать с финансово-бухгалтерской службой предприятия.

Утверждается Положение о командировке руководителем предприятия и на основании его же приказа вводится в действие.

Отметим, что каждый работник имеет право обратиться к Положению о командировке в случае возникновения каких-либо вопросов или разногласий, связанных со служебной поездкой.

04.

А что на практике?

В соответствии с пп. 170.9.2 НКУ, отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, подается до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает командировку (возвращается из командировки).

Согласно пп. 170.9.3 НКУ, в случае использования корпоративных платежных карточек установлены следующие сроки отчетности:

1) если во время служебной командировки командированное лицо — плательщик налога получило наличность с применением платежных карточек, оно подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне потраченных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки;

2) если во время служебной командировки командированное лицо — плательщик налога применило платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, то срок представления плательщиком налога отчета об использовании выданных на командировку средств не превышает 10 банковских дней. При наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).

Форма Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утверждена Приказом №1276.

Неизрасходованные денежные средства плательщик налога должен вернуть в кассу или зачислить на банковский счет предприятия до или во время представления работником отчета.

05.

А что на практике?

Приказом от 05.12.2012 г. №1276 Минфин утвердил форму Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядок его составления. Отчет составляется подотчетным лицом, которое получило такие средства от предприятия или самозанятого лица.

Подотчетное лицо заполняет все графы отчета, кроме: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерских проводок, расчета суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные потраченные денежные средства на командировку или под отчет, которые заполняются лицом, предоставившим такие средства; «Звіт затверджено», которые подписываются руководителем (налоговым агентом).

Пример

Работник был направлен в служебную командировку из Львова в Киев. Работник выехал в командировку 28.01 и вернулся 01.02.2013. Работник получил аванс в сумме 3200 грн, из которых потрачено было 3000 грн Как заполнить отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, см. на образце.

А что на практике?

Как указывает ГНСУ в ЕБНЗ (подкатегория 160.18): «Согласно п. 11 разд. II Инструкции №59, если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки возвратить в кассу предприятия указанные денежные средства».

При этом налоговики указывают, что нормами законодательства не предусмотрены другие дополнительные сроки для сдачи в кассу предприятия денежных средств, полученных в качестве аванса на командировку, в случаях если командировка не состоялась по уважительным причинам (в т. ч. из-за болезни работника).

07.

А что на практике?

Поскольку этот вопрос не урегулирован нормами НКУ, можно воспользоваться Инструкцией №59 как вспомогательным (справочным) документом¹.

¹Использование Инструкции №59 обычними хозрасчетными предприятиями в качестве вспомогательного и справочного нормативного акта подтверждается разъяснениями разных госорганов (см. письмо Минюста от 13.02.2012 г. №54-0-2-12/7.2, письмо Минфина от 22.11.2011 г. №31-230-16-10/28802, ответ ГНСУ из ЕБНЗ)

Пунктом 10 раздела II Инструкции №59 предусмотрено, что с разрешения руководителя может приниматься во внимание вынужденная задержка в командировке по не зависящим от работника причинам при наличии подтверждающих документов в оригинале.

Решение о продлении срока командировки руководитель принимает по прибытии командируемого работника к месту постоянной работы на основании его докладной записки. Оформить такое решение следует соответствующим приказом (распоряжением) руководителя предприятия (см. также письмо Минфина от 14.03.2011 г. №31-18030-07-10/6681).

Однако мы советуем руководителю принять решение о продлении срока командировки до возвращения работника. То есть сначала издать приказ о продлении командировки в связи с производственной необходимостью, а затем сообщить работнику о наличии такого приказа.

Относительно выданных ранее средств на командировку отметим: согласно пп. 2.11 Положения №637 «Выдача соответствующему лицу наличных средств под отчет проводится при условии отчетности им в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы».

А в соответствии со ст. 1 Указа №436/95 «за выдачу наличных средств под отчет без полной отчетности по ранее выданным средствам» предприятию угрожает штраф «в размере 25 процентов выданных под отчет сумм». Но будет ли иметь здесь место правонарушение?

Отчет об использовании средств, выданных на командировку, в общем случае работник должен представить лично до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает такую командировку (пп. 170.9.2 НКУ).

Поскольку командировка продолжается, работник сможет отчитаться за полученный раньше аванс на командировку только после ее завершения.

Вместе с тем в соответствии со ст. 121 КЗоТ работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время нахождения в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством. Следовательно, работник в командировке должен быть обеспечен всеми необходимыми средствами. Однако досылки средств как нового аванса после того, как работник выехал в командировку с уже выданным авансом, — операция сомнительная и штрафоопасная.

В возникшей ситуации можно посоветовать следующее.

1. Согласно п. 3 р. II Инструкции №59 командируемому работнику по его просьбе за счет предприятия может быть переведена заработная плата по почте, или такая зарплата может быть перечислена в безналичной форме на соответствующий счет с применением платежных карточек. Таким образом, работник может потратить в командировке собственные денежные средства, а по возвращении из командировки получить компенсацию после представления отчета об использовании средств, выданных на командировку и под отчет.

2. Если предприятие отправило работника с корпоративной платежной карточкой, то можно просто ее пополнить. Вернувшись из командировки, работник предоставит отчет об использовании средств с такой карточки.

Порядок оформления деловой поездки одинаков для большинства организаций. Исключениями могут стать определенные нюансы, связанные с деятельностью компании и ее финансовым состоянием. Документы, обязательные к заполнению перед командировкой:

• Служебная записка директору от руководителя отдела с просьбой согласования рабочей поездки. В документе указываются сроки, цель поездки, личные данные и должность командировочного;
• Заявление от сотрудника на выплату аванса для получения денежных средств, которые пойдут на покупку билетов и бронирование жилья. В авансовую выплату входят суточные, в том числе за выходные дни;
• Приказ о командировке по унифицированной форме (Т-9, Т-9а). Прежде, чем подписать документ, работник должен проверить свои данные, информацию о поездке (цель, срок, место), источники финансирования.
• При использовании личного или служебного автомобиля, компания разрабатывает и оформляет путевой лист.

После подписания перечисленных документов и получения денежных средств командированный сотрудник может отправляться в путь. Рабочая поездка начинается с дороги – это первый день командировки.

Командировка на один день: как оформить и учесть?

Помимо выполнения порученного задания, сотруднику нельзя забывать о сборе документации для подтверждения расходов во время командировки. Договоры, чеки, посадочные талоны, квитанции обоснуют затраты на проживание, транспорт и прочие служебные цели.

Авансовый отчет с предоставлением распечаток посадочных талонов, электронных билетов, чеков и квитанций об оплате жилья и перемещениях заполняется и сдается в бухгалтерию не позднее 3 суток со дня возвращения. В случае утери подтверждающего документа, сотрудник обязан составить служебную записку на возмещение потраченной суммы.

После получения документов и сверки трат с выданной ранее суммой денежных средств, бухгалтерия производит перерасчет, в результате которого командировочный либо возвращает оставшиеся деньги, либо получает излишне потраченную сумму. Во избежание конфликтных ситуаций, стоит заранее ознакомиться с инструкцией возмещения командировочных расходов, разработанной работодателем.

Выбирая отель «Ключевой элемент» для проживания в командировке, гости гарантированно получают полный пакет подтверждающих документов. Бронируйте номер на сутки или более длительный период, заполнив форму заказа на нашем сайте!

Служебные поездки в интересах сотрудника и работодателя должны быть грамотно оформлены в соответствии с действующими нормами трудового законодательства. Давайте выясним, какие понадобятся документы для оформления командировки.

В 2020 году продолжительность командировки не ограничена законом – теперь можно не стараться уложиться в положенные 40 дней (12 месяцев для подрядчиков) и устанавливать срок поездки в зависимости от сложности задания.

В настоящее время процедура оформления служебных поездок значительно упрощена за счет того, что были отменены отдельные, обязательные в прошлом, документы. Сейчас работодатели и подчиненные освобождены от оформления:

• журнала учета командировочных поездок;
• отчета о служебное поездке;
• служебного задания;
• командировочного удостоверения.

статью ⇒ “Оформление командировок сотрудников в 2020”.

Несмотря на то, что некоторые документы на сегодняшний день перестали быть обязательными, руководители предприятий по-прежнему могут опираться на старую систему документооборота – о выборе работодателей должно быть сказано в локальных нормативных актах фирмы.

Обязательными для оформления поездки работника в служебную командировку документами являются:

• служебная записка (если сотрудник поедет в командировку на собственном транспортном средстве);
• путевой лист (опять же, если будет задействован личный автомобиль сотрудника);
• приказ о направлении в командировку с указанием целей организации поездки, места назначения (подтверждением ознакомления сотрудника с документом является его личная подпись на приказе);
• авансовый отчет, свидетельствующий об использовании средств компании в целях оплаты командировочных расходов.

Перед тем, как сотрудник выехал на предприятие принимающей стороны, нужно издать приказ о его направлении в поездку, основанием для оформления которого является график командировок. Закон не обязывает нанимателя пользоваться унифицированной формой приказа № Т-9, разрешается также утверждать собственный бланк.

Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть или скачать ⇒ Бланк приказа формы № Т-9.

Сотрудник считается ознакомленным с приказом руководителя об отправке его в служебную поездку, если приказ был представлен ему на подпись. После этого работника обращается в бухгалтерию и получает деньги авансом на оплату всех нужд, связанных с командировкой.

статью ⇒ “Как оформить командировку в выходной день”.

Сотрудник отдела кадров, на которого возложена обязанность по оформлению служебных поездок, должен вести учет командированных работников. Для этого сведения о командировочной поездке заносятся:

• в журнал учета сотрудников, отбывших в командировки (журнал требуется только в случае, когда форма документа утверждена локальными нормативными актами);
• в табель учета рабочего времени, где в клеточке за каждый день поездки проставляется код “К” (или числовой код “06”) – командировка, код “РВ” – работа в выходной или код “В” – выходной.

Если в период командировки сотрудник использует личное транспортное средство, а также если для целей поездки ему был доверен автомобиль из автопарка компании, должен быть выписан путевой лист, называемый также маршрутным. В нем должны быть указаны следующие сведения:

• день отъезда (первый день поездки);
• день возвращения (последний день поездки);
• полное наименование компании, оформившей путевой лист;
• порядковый (регистрационный) номер документа;
• персональные данные сотрудника, отметка о прохождении медосмотра, должность;
• информация об автомобиле: марка, гос. номер ТС;
• цели командировочной поездки;
• маршрут (место прибытия – населенный пункт, улица, организация).

В шапке документа должно содержаться следующее:

• полное название организации;
• дата, когда был составлен приказ;
• регистрационный №;
• заголовок;
• формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
• текст;
• подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
• подпись директора и ее расшифровка;
• подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.

В самом тексте должна быть указана следующая информация:

1. ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
2. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
3. Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
4. Основание и перечисление подтверждающих документов.
5. Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».

В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.

Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:

• Сохраняется рабочее место.
• Сохраняется прежний оклад.
• Директор организации покрывает все расходы на нахождение в командировке.

Обязанности работодателя по возмещению работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства на время пребывания последнего в служебной командировке, т. е. выплату суточных предусматривает статья 168 ТК РФ. Поскольку порядок расчета и размер суточных определяются в рамках коллективного договора или локального нормативного акта организации, то внебюджетные организации вправе сами устанавливать размеры суточных, выплачиваемых своим сотрудникам, отражая соответствующую цифру в приказе об установлении нормы суточных в командировке. Приказ о норме суточных подписывает руководитель организации.

Вместе с тем, рассчитывая размер суточных, следует учитывать некоторые нормы, которые, в соответствии с законодательством РФ, могут отразиться на бухгалтерских отчетах при уплате обязательных налогов и взносов на социальное страхование. Поясним: в соответствии с действующим ФЗ N 216 от 24.07.2007 г. с января 2008 г. суточные не входят в доход работника, подлежащий налогообложению (НДФЛ) и рассчитываемый при возмещении налогоплательщиком (работодателем) расходов на командировку. Это относится, как к командировкам внутри страны, так и выезду за ее пределы при условии, что размер суточных не превышает 700 рублей в день в течение всего времени пребывания в командировке на территории РФ и 2500 рублей в день — в случае командировки за границу. При превышении указанных норм суточных (что утверждено и зафиксировано в локальных нормативных актах или коллективном договоре организации) разница между фактическим и нормативным значением будет облагаться налогом на доход физических лиц, который будет взиматься с работника. Соответствующие изменения были внесены и в статью 217 НК РФ.

Начиная с 1 января 2009 года при определении базы налогообложения по налогу на прибыль организации вправе относить расходы на возмещение суточных к фактическим затратам, но в пределах величины, равной произведению количества дней на размер суточных, который закреплен в локальном нормативном акте или коллективном договоре организации. С учетом того, что суточные компенсируются работнику за каждый день его пребывания в командировке, подтверждением расходов на суточные может служить командировочное удостоверение. При этом, в соответствии с Письмом Минфина РФ N 03-03-06/1/206 от 01.04. 2010 г. дополнительного подтверждения расходов в виде чеков, квитанций и др. не требуется.

Что касается налога на прибыль, здесь суточные уменьшают расходы организации в пределах, оговоренных постановлением Правительства Российской Федерации N93 от 08.02.2002 г. (см. подпункт 12 пункта 1 ст. 264 НК РФ). Таким образом, вне зависимости от реального размера возмещения суточные помогут уменьшить прибыль предприятия лишь в пределах норм, установленных соответствующим постановлением, что применительно к командировке внутри страны составит лишь 100 рублей.

Согласно ст. 238 НК РФ при расчете налогоплательщиком расходов на командировки внутри страны и за ее пределами суточные, в пределах норм, установленных с законодательством РФ налогообложению ЕНС не подлежат. Вместе с тем, специальных норм суточных, которые не подлежат налогообложению единым социальным налогом (ЕНС) сегодня не предусмотрено. В этой связи можно сделать вывод, полностью соответствующий пункту 6 информационного письма N106 Президиума ВАС РФ от 14 марта 2006 г. и постановлению ФАС Московского округа от 2 февраля 2007 г. N КА-А41/13885-06, утверждающим, что сумма суточных в пределах, установленных внутренним документом организации ЕСН не облагается.

Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:

1. Транспортные расходы:
   если сотрудник использовал свою личную машину;
2. если сотруднику пришлось взять в аренду собственность, например, автомобиль;
3. если сотруднику пришлось ездить на общественном транспорте или воспользоваться услугами такси.
4. Расходы на снятое жилое помещение по договору найма.
5. Суточные (затраты работника на личные нужды, например, питание).
6. Другие расходы:
   мобильная связь;
7. интернет;
8. обмен валюты.

Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.

Похожие записи:

• Сроки хранения когда пора нести документы в архив
• Образец возражения на исковое заявление об изменении размера алиментов
• Малоценка до какой суммы 2021 год