Можно не дублировать

ст. 312.3 ТК РФ

Сведения в бумажном виде выдаются только тем сотрудникам, которые перешли на электронную трудовую книжку

п. 2.6 Приложения № 3 к Приказу Минтруда от 20.01.2020 № 23н, ст. 66.1 ТК РФ

Приказ в электронном виде могут подписывать с помощью КЭП только дистанционные сотрудники. Остальные должны подписывать на бумаге

гл. 49.1 ТК РФ

Ведется только в бумажном виде. Работодатель должен ознакомить сотрудников под расписку с каждой записью, вносимой на основании приказов о приеме на работу или переводе в графе 6 форм № Т-1, № Т-1a, № Т-5

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

• Статья 312.3 ТК РФ «Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя».
• Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» — для участников эксперимента.
• Письма Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250 и от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232 — о подписании авансовых отчетов по командировкам с помощью простой или неквалифицированной электронной подписи.
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — для составления табеля учета рабочего времени.

Есть несколько плюсов. Компании-участники из первых уст узнают, какие изменения в законодательстве планируются. Они вправе вносить свои рекомендации, то есть фактически влиять на формулировки. При этом раз в квартал нужно отчитываться о результатах эксперимента в Минтруд.

Переход на кадровый ЭДО: документы, подписи и решения для бизнеса

На практике компании имеют дело более чем с 80 видами разных кадровых документов. Но в целом все они делятся на два вида:

• документы личного характера (касаются конкретного работника);
• документы массового характера (касаются всей компании в целом, подразделения и т.д.).

Безопасно отправлять в электронном виде можно такие документы, как заявления, приказы, графики отпусков, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и многие другие.

Юристы считают, что есть три типа документов, в отношении которых каждая компания самостоятельно принимает решения, в каком формате с ними работать:

1. трудовой договор;
2. ученический договор;
3. договор о материальной ответственности.

Одни передают все эти документы только в электронном виде. Другие — в электронном виде, но в течение трех дней дублируют их на бумаге, третьи используют консервативный подход и ограничиваются исключительно бумажным вариантом.

Получить электронную подпись можно разными способами. Выпуск сертификата осуществляется в офисах СКБ Контура. Также её могут доставить курьеры Тинькофф Банка.

Предусмотрен еще один вариант — выпуск сертификата электронной подписи в кадровом отделе компании.

Дистанционная работа в условиях пандемии стала серьезным толчком к переходу на кадровый электронный документооборот (КЭДО), даже в тех компаниях, которые раньше не задумывались об этом. Параллельно, весной, стартовал второй этап эксперимента Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации по электронному кадровому документообороту. Этот эксперимент оказался в центре внимания многих работодателей, поскольку они столкнулись с необходимостью подписывать дистанционно кадровые документы с работниками.

С 5 мая 2020 года, после вступления в силу Федерального закона от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ, у каждой компании появилась возможность совершенно законно полностью отказаться от бумажных документов. Этой возможностью воспользовались уже более 380 компаний, подавших заявку на участие в эксперименте.

Такой всплеск интереса объясняется тем, что государство проводит последовательную цифровую трансформацию всех сфер общественной жизни, в том числе социально-трудовых отношений. Получение большинства государственных услуг переведено в цифровой формат. Уже сейчас реализованы электронные листы нетрудоспособности. С 1 января 2021 года работникам, поступающим впервые на работу, будут оформляться только электронные трудовые книжки. Всё чаще контролирующие органы при проведении проверок запрашивают документы в электронном виде и не работают с бумажными. Поэтому переход на электронный документооборот в кадровой сфере — это вопрос не ближайшего будущего, а текущая данность.

Кроме того, у компаний появилась дополнительная мотивация. Во-первых, участие в эксперименте позволит перестроить работу кадровой функции и быть готовыми к законодательным изменениям, которые ожидаются уже в следующем году. Во-вторых, это возможность поработать в тесном контакте с рабочей группой Минтруда и принять участие в формировании законодательных изменений трудового законодательства в ближайшие годы. Эксперимент завершится 31 марта 2021 года, а до этого момента Минтруда России намерено подвести итоги и поделиться дальнейшими планами и законодательными инициативами

На сегодняшний день остается ряд вопросов, не урегулированных в должной степени законодательно, что является одним из стоп-факторов при принятии решения бизнесом о переходе на ЭДО. Отметим наиболее значимые для бизнеса вопросы.

1. Стоимость электронной подписи, которая может варьироваться от 500 до 5000 руб. в год на одного сотрудника в зависимости от вида. Это особенно актуально для крупных компаний с высокой оборачиваемостью персонала. Законодатель рассматривает возможность установления стоимости выпуска электронной подписи на уровне Правительства РФ или предоставление подписи на безвозмездной основе.

2. Отсутствие готового недорогого или бесплатного решения, позволяющего обмениваться с работниками документами и подписывать их. Минтруда рассматривает портал «Работа в России» и как единую платформу для подписания и хранения подписанных документов.

3. Отсутствие права оформлять ряд кадровых документов в электронном виде и страх прохождения проверок госорганов. Законодатель готовит поправки в трудовое законодательство, позволяющие оформлять электронные кадровые документы; ряд из них вступит в силу уже в 2021 году.

Кроме того, не урегулированы вопросы хранения электронных документов: требования к месту, где они должны храниться или куда будут выгружаться, а также сроки хранения электронных документов (совпадают ли они со сроками хранения бумажных документов), — это также необходимо прописать в законодательстве.

Вопрос признания легитимности подписи после конвертации подписанного документа в иной формат пока также не решён.

Основные затраты при внедрении ЭДО — это расходы на два элемента: внедрение системы электронного документооборота и стоимость электронных подписей, о чем было сказано выше. Рассмотрим, за счет чего можно снизить общие расходы.

Стоимость внедрения системы ЭДО может составлять в среднем от 2 до 10 млн руб. в зависимости от функционала системы. Сэкономить можно, выбрав коробочные решения с готовой методологией, адаптировав свои процессы под них. Как правило, компания внедряет комплексную систему ЭДО — не только для кадрового документооборота, но и для бухгалтерского документооборота, ведения договоров и т.д. При принятии решения о выборе системы нужно договориться внутри компании со всеми заинтересованными подразделениями, после чего выделить бюджет на этот проект.

Расходы на электронные подписи в настоящий момент существенны. На сегодняшний день самый безопасный вид подписи — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — стоит 3000–5000 руб. на одного сотрудника. Понятно, что при большом количестве сотрудников, которые нуждаются в такой подписи, это достаточно дорогой инструмент для компании. Поэтому УКЭП необходимо приобрести представителю компании, уполномоченному подписывать документы, и на всякий случай лицу, замещающему его на время отсутствия. Для подписания же большинства типовых кадровых документов сотрудниками можно применять усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Кадровый ЭДО. Главные изменения и ключевые тренды

В заключение важно коротко осветить планы цифрового развития, утвержденные на государственном уровне, которые повлияют на работу как бизнеса в целом, так и кадрового сообщества уже в ближайшем будущем. У нас в стране действует Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации», в рамках которой планируется развивать цифровые сервисы по всем направлениям. Эта программа предусматривает переход с электронных трудовых книжек к персональным траекториям развития.

Что это означает? В процессе обучения студента будет наполняться профиль его компетенций: вноситься записи об освоенных во время обучения в вузах дисциплинах, подтвержденных компетенциях. В результате сформируется персональный файл будущего сотрудника, в котором будет храниться вся информация о его профессиональных навыках. При трудоустройстве работник предоставляет работодателю доступ к своему персональному файлу, и он дополняется записью о должности, месте работы, затем перечнем функций, результатами профессиональной оценки и т.д. При переходе на другое место работы сотрудник будет предоставлять доступ к своей персональной записи новому работодателю.

Таким образом будет сформирован полный цифровой след профессионального пути сотрудника. По моей оценке, этот проект может заработать уже к 2025 году, а активно начнет внедряться с 2021–2022 годов. Таким образом, электронные цифровые сервисы станут неотъемлемой частью работы кадровых служб, а значит, необходимо готовиться к этому уже сегодня. Это означает, что HR-руководители должны понять: либо они подготовятся к цифровому будущему, либо останутся в прошлом и не будут востребованы работодателями.

К переходу на кадровый ЭДО нужно подготовиться. И дело не только в видах электронных подписей, в которых бизнесу придется разобраться, чтобы без проблем подписывать электронные документы.

Всего нужно пройти несколько шагов:

1. Определиться с перечнем кадровых документов, которые вы хотите оцифровать.

2. Разработать локальные нормативные акты, на основании которых вы сможете применять электронные кадровые документы. С этими актами должны быть ознакомлены сотрудники.

3. Определить, какие электронные подписи вы будете использовать, и получить сертификаты этих подписей на каждого сотрудника.

4. Понять, каким образом вы будете взаимодействовать с сотрудниками, и выбрать удобную систему для обмена документами.

Вполне возможно, что такая система у вас уже есть, тогда нужно озаботиться и интегрировать ее с системой кадрового делопроизводства.

Написать комментарий

Чтобы стать участником, работодатель должен написать заявление и направить его в Минтруд до 1 декабря 2020 года. Рекомендованная форма приведена в приложении № 1 к Положению. В заявлении следует указать:

1. ИНН.
2. Основной вид деятельности.
3. Штатную численность работников.
4. Предполагаемое число сотрудников, которые будут участвовать в эксперименте.
5. Наличие профсоюзной организации.
6. Место проведения эксперимента.

ВНИМАНИЕ

Закон № 122-ФЗ не уточняет, какие именно работодатели — организации или ИП — могут присоединиться к эксперименту. Но в форме заявления об участии предусмотрено поле для наименования работодателя — организации, а поле для ФИО работодателя — предпринимателя отсутствует. В пункте 5 Положения говорится, что в заявлении необходимо указать «ИНН организации» (тогда как ИНН предпринимателя не упоминается). Отсюда можно сделать вывод: по версии Минтруда переходить на электронные кадровые документы пока могут только юрлица.

Участник эксперимента может в любой момент отказаться от него. Для этого тоже понадобится заявление. Его рекомендованная форма приведена в приложении № 2 к Положению. Работодателю нужно сообщить свое название, ИНН и причину отказа.

В пункте 12 Положения говорится, что работодатели — участники эксперимента будут регулярно представлять в Минтруд информацию. Делать это нужно в сроки:

• до 1 августа 2020 года;
• до 1 декабря 2020 года;
• до 2 апреля 2021 года.

Для сообщения информации о ходе эксперимента следует использовать бланк, приведенный в приложении № 4 к Положению. Там, в числе прочего, есть поля для отображения данных об общей численности персонала; о количестве сотрудников, участвующих в эксперименте, и о тех, кто от него отказался. Есть поле, где нужно описать процедуру получения ЭП работника: через собственный или через внешний удостоверяющий центр. Есть строка для перечисления технических проблем, возникших при хранении электронных кадровых документов и проч.

В 2017 году при Минтруде России была предпринята первая попытка цифровизации кадровых процессов. Была создана рабочая группа, целью которой стала разработка и выпуск законодательной экосистемы, позволяющей реализовать электронный документооборот в кадровой службе.

В рабочую группу вошли представители крупнейших бизнес-структур, включая Сбербанк, МТС, Мечел, Северсталь Менеджмент и другие, федеральных ведомств (Минтруд, Роструд, Пенсионный фонд, Минфин, Минкомсвязь), а также общероссийских объединений работников и работодателей.

Для каждого участника были определены виды документов, по которым он должен был выполнить перевод процессов учета в электронный формат. При этом не отменялся учет на бумаге, что обеспечивало сохранность данных. В результате участники проводили тесты технических решений для ведения учета и обмена данными, что помогло собрать рекомендации законодательного характера по массовому переводу на электронное оформление документов, связанных с трудовой деятельностью.

В рамках эксперимента с кадровыми документами проводились следующие виды работ с работниками:

• заключение трудовых договоров;
• оформление служебных командировок;
• оформление всех видов отпусков;
• извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся им за соответствующий период;
• ознакомление с графиком отпусков и индивидуальное оповещение о дате начала отпуска;
• ознакомление с внутрикорпоративными нормативными актами, связанными непосредственно с деятельностью сотрудников;
• представление пакета документов при проверке контролирующими органами;
• подача заявления сотрудником на получение заверенных копий документов, связанных с работой;
• заявление о смене срока ежегодного оплачиваемого отпуска;
• ведение табеля учета рабочего времени по факту отработанных работником часов;
• фиксирование согласия работника на сверхурочную работу или в выходные и нерабочие праздничные дни;
• оповещение работника о праве отказаться от сверхурочной работы.

Сложности внедрения ЭДО в части кадров не относятся к проблемам глобального характера, скорее, требуют неких точечных мер и затрат, а также формирования правильных «привычек», что характерно для запуска любого нового процесса в бизнесе. Перечислим их, чтобы убедиться в этом:

• Отсутствие возможности подписания документов «задним числом»;
• Затраты на разработку технического решения для автоматизации процессов кадрового документооборота;
• Низкое качество подготовки персонала к взаимодействию с информационной средой;
• Проблемы получения ЭЦП в масштабах всей организации;
• Существует риск потери данных, особенно в том случае, когда пользователи не создают копии файлов;
• Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений;
• Необходимость интеграции с системами государственных органов управления или возможность передачи данных в любом цифровом формате.

Представленные недостатки требуют единоразовых действий – провести обучение, инвестировать в автоматизацию – и при должном подходе решаемы практически полностью. Помимо этого все их можно решить, выбрав готовое решение, которое «заменит» все проблемы преимуществами современной автоматизации.

Например, сервис «Личный кабинет сотрудника», разработанный нашими специалистами, позволит не только выстроить прозрачную систему ведения электронного кадрового документооборота, но за счет своей адаптивности будет всегда соответствовать актуальным законодательным нормам.

Сегодня за счет сервиса можно легко организовать:

• обязательный учет электронных трудовых книжек;
• а в ближайшем будущем, следуя за изменениями законодательства, можно будет наладить процессы согласования и подписания кадровых документов с любого устройства работника.

Авторские технологии по электронному документообороту WiseAdvice позволяют автоматизировать как внешний, так и внутренний документооборот любой сложности, включая кадровый.

Быстро внедрим простой сервис взаимодействия с сотрудниками или реализуем индивидуальный проект

Введение электронных трудовых книжек можно считать первой ступенью процесса автоматизации регламентированного кадрового учета, который с каждым годом набирает обороты. Высокая степень вовлеченности государства в наращивание темпов автоматизации, вынудит бизнес принять участие в этом процессе, не важно – в 2020 или в 2021 году, но сделать это все равно придется.

Важно то, что уже сегодня существуют IT-решения, отвечающие текущему законодательству и способные быстро адаптироваться под любые изменения внешнего мира. Они дают возможность бизнесу не только без потерь влиться в процесс перехода на ЭДО, но и извлечь из этого выгоду – сократить затраты и многократно ускорить процессы, что в конечном итоге благоприятно скажется на темпах роста и развития всего бизнеса в целом.

Сам процесс перевода компании на электронный документооборот с работником выглядит непросто. В особенности эта проблема актуальна для крупных предприятий, имеющих сводную организационную структуру. Основной проблемой становится высокая стоимость КЭП. Она необходима для заверения цифровых материалов, придания им юридической силы. Так что нужно заблаговременно установить круг должностных лиц, кому обязательно потребуется ЭП.

Ещё одной трудностью на пути перехода в цифровой формат становится необходимость обучения сотрудников. Персонал компании следует обучить принципам эффективной работы с новой СЭД. Важно обеспечить всех работников, чьи должностные обязанности включают ведение ЭДО, пособиями, инструкциями, руководствами. Рекомендуется назначить ответственных, на кого будет возложена обязанность следить за соблюдением новых регламентов, контролировать ход обучения в каждом из подразделений в отдельности.

КЭДО станет работать достаточно эффективно лишь при условии готовности владельца организации материально вкладываться в эту процедуру. Развитие в данном направлении выгодно и сотрудникам, и самим работодателям. Работники смогут облегчить взаимодействие с кадровой службой, работодателю это даст простоту получения государственных и муниципальных услуг. Теперь все данные можно будет запросить через СМЭВ, минуя утомительный сбор массы бумажек.

Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве уже стартовал. В ближайшем будущем процесс станет повсеместным.

Эксперимент по электронному кадровому документообороту продлится вплоть до 31 марта 2021 года. Принять в нём участие разрешено ИП и юрлицам вне зависимости от организационно-правовой формы и типа бизнеса.

Пилотный проект охватывает различные типы бумаг, связанных с работой и предлагаемых на подпись сотрудникам после ознакомления. К их числу относятся соглашения о внесении корректировок в трудовой договор, отпускной график, нормативные акты локального характера.

Проводимый Министерством труда эксперимент предусматривает необходимость создания специальной информсистемы либо доработки уже имеющейся. Пока операции могут производиться с помощью сервиса «Работа в России», который станет общедоступным с 1 октября 2020 года.

Допускается и смешанный вариант. В таком случае некоторый объём документов формируется и хранится в собственной информсистеме, остальная часть — в системе «Работа в России». Даже при использовании только своего ПО компаниям придётся наладить взаимодействие с государственной платформой.

Кадровый электронный документооборот уже составляет 1/5 всего документооборота фирм. В нём участвует 40 типов бумаг.

Чтобы участвовать в пилотном проекте, нужно подать заявление на участие до 1 декабря 2020 года. Мнения участников о пилотном проекте собирают в три этапа: до 1 августа 2020, до 1 декабря 2020, а также до 2 апреля 2021 года.

Положение об электронном кадровом документообороте регулирует вопросы реализации экспериментального проекта. В приложении № 3 приведён список подпадающих под эксперимент документов. Он открытый, что подразумевает возможность самостоятельно вносить в него корректировки.

Электронный кадровый документооборот позволит уменьшить расходы на печать, логистику, обработку и хранение документации. Положительным моментом внедрения системы становится и ускорение кадровых процессов, а также сокращение трудозатрат на оформление и поиск требуемой документации.

На данный момент хозяйствующие субъекты могут работать с различными электронными документами — счетами-фактурами, требованиями налоговой инспекции, отчетностью и т.д. Электронный документооборот позволяет существенно упростить работу и минимизировать затраты при обращении документов.

Кадровую документацию также постепенно трансформируют в электронный вид. К примеру, сейчас уже используются электронные листки нетрудоспособности или трудовые книжки.

Кроме того, в апреле 2020 г. Роструд предложил работодателям поучаствовать в эксперименте по внедрению кадрового электронного документооборота, регламентированном Федеральным законом от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ. Кроме того, на рассмотрении Госдумы находится законопроект № 967986-7, согласно которому будут утверждены правила организации электронного документооборота с сотрудниками и внесены соответствующие изменения в ТК РФ.

Работодатели могут не дожидаться, пока их на законодательном уровне обяжут перейти на кадровый электронный документооборот, а уже сейчас самостоятельно использовать его возможности. Для этого нужно оформить ЭЦП согласно Федеральному закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ, а также организовать систему и порядок обмена документами.

Для организации кадрового ЭДО нужно, чтобы у сотрудников была ЭЦП. Она может быть трех типов:

• простая (ПЭП);
• усиленная неквалифицированная (НЭП);
• усиленная квалифицированная (КЭП).

В зависимости от того, какой документ подписывается, необходимо использовать тот или иной тип электронной подписи. К примеру, для ведения графика отпусков в формате Excel достаточно применять простую ЭЦП, а для ознакомления с локальной документацией компании нужно использовать неквалифицированную подпись. Если же нужно принять на работу сотрудника на удаленке, придется оформить и использовать только усиленную квалифицированную ЭЦП.

Электронные подписи можно использовать для таких документов:

• приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени — все типы электронной подписи (ПЭП, НЭП, КЭП);
• должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда, правила внутреннего трудового распорядке — НЭП и КЭП;
• трудовые договоры, приказы об увольнении — только КЭП.

Простую и неквалифицированную ЭЦП выпускают только один раз — при трудоустройстве. Работодатель может сделать это самостоятельно в своей информационной системе. Важно — для НЭП требуется дополнительно приобрести специальную программу.

Оформление квалифицированной ЭЦП производится ежегодно через обращение в удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи.

Переход на электронный кадровый документооборот

Перевод кадров на электронный документооборот производится по нескольким группам процессов и документов:

• Прием на работу и ознакомление с локальной документацией

Документы о приеме на работу (договоры трудовые, о материальной ответственности, ученические) безопаснее пока вести и в бумажном, и в электронном виде или подписывать усиленной КЭП, например, при трудоустройстве дистанционных работников. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Локальные документы компании (правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда, журналы по инструктажам) нужно представлять сотрудникам для ознакомления под подпись. При этом в рамках ЭДО допускается использовать НЭП или КЭП.

• Отпуска и графики отпусков

По графикам отпусков, приказам или заявлениям можно использовать простую ЭЦП. Что касается уведомления о начале отпуска, то для него используется НЭП или КЭП, поскольку такой документ передается сотруднику под подпись.

• Служебные командировки

Документы по командировкам (приказ, авансовый отчет, сообщение о праве отказаться от командировки) можно подписывать простой ЭЦП, т.к. согласно трудовому законодательству они письменные и нужны только при трудовом споре.

• Переводы и изменение условий труда

Документы по переводам и изменению условий труда (согласие на перевод, допсоглашение к трудовому договору) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП, например, по дистанционным работникам. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

• Увольнение

Документы по увольнению (заявление, приказ) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать НЭП или КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Внимание! Документация по увольнениям требуется при любой проверке, проводимой сотрудниками инспекции по труду. Минтруд не признает электронные варианты этих документов, о чем ведомство указало в Письме от 06.03.2020 г. № 14-2/ООГ-1773.

Поможем осуществить переход на КЭДО максимально безболезненным для вашей компании и кадровиков. «1С-ЭДО» — программа, которая позволяет снизить число допущенных в документации ошибок. Вся работа с бумагами становится быстрее и проще. Звоните!

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

В 2017 году при Минтруде России была создана рабочая группа по внедрению в законодательство системы электронного кадрового документооборота.

В рабочую группу вошли представители федеральных ведомств (Минкомсвязи, Минфина, Минтруда, Роструда, Пенсионного фонда), общероссийских объединений работников и работодателей, а также бизнес-структур, включая Сбербанк, компании МТС, «Северсталь Менеджмент», «Мечел» и другие.

Группа анализирует перспективы цифровых кадровых документов и вырабатывает предложения законодательного характера по переходу на оформление документов, связанных с трудовыми отношениями, в электронной форме. Члены рабочей группы не только обсуждают пилотные проекты, но и участвуют в них, например тестируют технические решения для обмена электронными кадровыми документами между работодателями и госструктурами и опробуют проведение проверок в электронном виде без участия кадровика и инспектора.

Электронный кадровый документооборот имеет неоспоримые преимущества перед бумажным. Он ускоряет кадровое делопроизводство, снижает риск утраты документов, усиливает защиту документов от подделки. Однако процесс его введения вместо привычного бумажного делопроизводства тормозится недоработанностью как правовых, так и технических решений.

В первую очередь проблемы связаны с жизненным циклом кадровых документов. Некоторые из них должны храниться в течение 50 лет или 75 лет — для сотрудников, оформленных до 2003 года. За это время действительность сертификата электронной подписи, которой подписан кадровый документ, утрачивается, а сам документ в ходе своего жизненного цикла может переконвертироваться в новые форматы или мигрировать при смене электронного носителя. Работнику будет затруднительно защитить свои права, если он обратится за их защитой через 10 — 20 лет после заключения электронного трудового договора.

В связи с этим необходимо найти механизмы, позволяющие признавать, что сертификат на момент подписания был действителен, а также что в электронный документ не были внесены изменения при переконвертации его формата (в том числе когда формат, в котором изначально был создан документ, позднее перестаёт распознаваться программным обеспечением, и прочитать его становится невозможно) или при переносе с одного носителя на другой.

После предварительной подготовки можно переходить к самому процессу внедрения. Он осуществляется в несколько этапов:

1. Систематизация работы с документами.
2. Составление схемы управления документацией. На ее основе создайте техническое задание для специалиста, который будет внедрять в вашей компании электронный кадровый документооборот.
3. Выбор электронной системы и ее интеграция в другие системы автоматизированного учета. Это значительно упросит и ускорит процесс обмена данными между подразделениями компании.
4. Запуск процесса перехода на электронный документооборот. Вы можете сделать это по типам документации или по отдельным подразделениям. В первом случае произойдет поочередная автоматизация процессов обработки документов, а во втором – автоматизация сначала осуществится в одном отделе, а затем подключится к другим.
5. Получение сертификатов электронной подписи. Вы должны выдать сертификаты ЭП своим сотрудникам.
6. Организация электронного архива документов. Весь заранее созданный архив необходимо будет конвертировать в цифровой формат или отсканировать.
7. Обучение сотрудников работе в новой электронной системе. Обеспечьте персонал необходимыми пособиями, инструкциями, электронными подписями и паролями от системы КЭДО. Назначьте ответственных работников, которые будут контролировать весь процесс и следить за соблюдением новых внутренних актов.
8. Получите согласие от сотрудников и издайте приказ о переходе компании на электронный кадровый документооборот.

Переход на кадровый электронный документооборот – непростой процесс, особенно для крупной компании с большим объемом документов и разветвленной организационной структурой.

Основная проблема внедрения КЭДО – высокая стоимость электронной подписи. Заранее составьте перечень сотрудников, которым для работы необходима ЭП и учтите расходы на закупку программного обеспечения. Компании придется инвестировать в новую систему электронного документооборота не только денежные, но и технические, временные ресурсы.

Стоимость внедрения КЭДО может стоить от 2 до 10 миллионов рублей, в зависимости от количества функций и бизнес-процессов. Можно значительно сэкономить на системе, если выбрать коробочные решения с уже готовой методологией и адаптировать свои операции под них. Комплексный ЭДО подойдет не только для кадрового документооборота, но и для бухгалтерского.

Электронная подпись вида КЭП стоит около 3000 рублей на каждого сотрудника. При большом количестве персонала ЭП становятся достаточно дорогим инструментом. Оптимально приобрести подписи для уполномоченных лиц, подписывающих документы. Для сотрудников допустимо использование других видов подписей (НЭП, ПЭП).

Компания BDO Unicon Outsourcing предлагает внедрение кадрового электронного документооборота для вашей компании.

В наше решение входит:

• инструмент самообслуживания сотрудника с КЭДО на «1С: ЗУП 3.1»;
• электронный архив заявок и приказов;
• пакет документов, регламентирующих применение КЭДО в соответствии с ТК РФ.

• Оптимизируем все кадровые процессы, определяем формат взаимодействия, оцениваем риски перевода документов в электронный формат и разрабатываем схемы согласования.
• Готовим нормативную базу и электронные подписи для ваших сотрудников.
• Внедряем техническое решение. Заносим в учетную систему и настраиваем организационную структуру, профили пользователей, их полномочия и права подписи, шаблоны документов. Присылаем необходимые инструкции и учим использовать личный кабинет с ЭЦП.

Эксперименты Минтруда: как кадровый документооборот становится электронным

• Сегодня КЭДО доступен для удаленных сотрудников и для участников эксперимента ФЗ-122.
• В 2021 году планируется окончание эксперимента Минтруда, и электронный документооборот будет урегулирован законодательно: готовятся поправки в ТК, позволяющие вести КЭДО не только в рамках эксперимента, формируется подзаконная нормативная база.
• Электронный документооборот – это отличный способ взаимодействия с персоналом по кадровым вопросам.

Еще в 2017 году глава государства подписал указ № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы». Согласно ему основными задачами, поставленными перед российским бизнесом, стали внедрение и усовершенствование электронного документооборота.

В прошлом году Минфин анонсировал новый законопроект о проведении эксперимента по внедрению электронного документооборота в части трудовых отношений. Суть законопроекта заключалась в апробации механизмов формирования, ведения и хранения кадровой документации исключительно в электронном виде без бумажных дубликатов.

Весной 2020 годабыл подписан федеральный закон«О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»от 24.04.2020 № 122-ФЗ. Эксперимент стартовал 5 мая, а завершается 31 марта будущего года. За это время необходимо создать условия для использования в сфере труда электронных документов, для обмена ими между сторонами трудовых отношений, выявить и устранить проблемы, возникающие в процессе. К концу эксперимента участникам предстоит подготовить предложения по внесению изменений в российское законодательство в части, регулирующей корректное ведение и хранение кадровых документов в электронном виде.

Согласно п. 1 ст. 3закона № 122-ФЗ участниками проводимого эксперимента будут работодатели и работники, включая вновь принимаемыхна работу лиц. Кроме того, участие должен принять и уполномоченный орган исполнительной власти.

Решение о том, участвовать или нет, работодатели и работники будут принимать добровольно. При этом работодатель должен за месяц до начала эксперимента уведомить работников о переходе на электронный кадровый документооборот и получить от них согласие. Работники вправе отказаться от участия в эксперименте в любой момент. Привлечь к работе с цифровыми документами невозможно будет дистанционщиков и работников, на время предоставленных другим работодателям по соответствующим договорам.

Обратите внимание! Намеченный на 2020 год эксперимент — второй по счету. Первый проводился в 2018 году. Тогда участие в нем приняли 11 крупнейших российских компаний, в том числе Ростелеком, Альфа-банк, Татнефть, АвтоВАЗ. Тот эксперимент выявил множество проблем, например, дороговизну внедрения электронного кадрового делопроизводства, отсутствие программного обеспечения, риски потери информации. Оказалось, что задействованные в эксперименте предприятияна тот момент были не готовы полностью перейти на «цифру».

Нынешний эксперимент должен будет показать готовность к цифровизации различных субъектов предпринимательства в современных реалиях. Ведь в нем примут участие не только представители крупного бизнеса, но и середнячки.

Ведение электронных кадровых документов в 2020 году, связанных с работой, в ходе эксперимента будет осуществляться на основе либо собственной информационной системы, либо сервиса «Работа в России». Последний входит в структуру Портала госуслуг Российской Федерации и позволит даже не очень крупным и богатым компаниям минимизировать расходы на участие в проекте, поскольку его использование бесплатное.

Использование сервиса на госпортале разрешает работникам подписывать документы простой электронной подписью. Связано это с тем, что граждане РФ, зарегистрированные на Госуслугах, идентифицированы посредством ЕСИА. Поэтому работодатели смогут сэкономить на приобретении электронных подписей для работников.

Разработка собственной информационной системы может оказаться намного дороже, ведь в этом случае расходы по ведению электронных документов, включая расходы на покупку и использование усиленной электронной подписи работника, работодатель будет нести самостоятельно. Однако несомненное достоинство такой системы — то, что она учитывает специфику деятельности и, соответственно, электронного кадрового документооборота в организации.

Каждая компания — участница проекта сама определяет виды документов, задействованных в эксперименте, структурные подразделения, участвующие в нем. Все основные условия, касающиеся проведения эксперимента на конкретном предприятии, должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах, в частности в положении об электронном кадровом документообороте, а также трудовых договорах, допсоглашениях и пр.

Электронный кадровый документооборот

В состав конфигурации «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 внедрена стандартная подсистема «Электронная подпись», с помощью которой можно подписывать присоединенные к кадровым приказам печатные формы. Эта возможность позволяет организациям частично перейти на хранение приказов на электронных носителях.

Первоначальная настройка программы «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 для работы с электронной подписью производится в разделе Администрирование – Общие настройки – Электронная подпись и шифрование.

Для включения возможности подписания файлов нужно установить флажок Электронная подпись и выполнить настройки справочников Программы и Сертификаты по ссылке Настройки электронной подписи и шифрования (см. рис. 1).

В очередных версиях «1С:Зарплаты и управления пеорсоналом 8» ред. 3 появится возможность также получать файл визуализации для печати, который содержит штамп с указанием номера сертификата электронной подписи. Так, если работника нужно ознакомить с приказом в письменном виде под подпись, то подписанный работодателем приказ, состоящий из трех файлов (файл печатной формы без штампа, файл отсоединенной электронной подписи, файл печатной формы со штампом для печати), можно будет отправить сотруднику по почте.

Присланный документ сотрудник может либо подписать электронной подписью, либо поверх документа PDF наложить изображение своей факсимильной подписи, либо распечатать и отправить обратно электронный образ с собственноручной подписью (если в организации установлены правила использования электронных документов с электронными усиленными подписями, правила применения факсимильных подписей и правила применения электронных образов документов соответственно).

При этом локальная усиленная электронная подпись требует установки на компьютере сотрудника средств криптографической защиты информации (далее – СКЗИ), а указание на использование факсимиле присутствует только в Гражданском кодексе, трудовые же отношения регулируются нормами Трудового кодекса. Кроме того, разыскивать юридически значимые документы в электронной почте неудобно.

При кадровом электронном взаимодействии работодатель в лице ответственных сотрудников должен подписывать документы с использованием УКЭП. Допускается применение ПЭП со стороны сотрудника, если обмен документами производится через систему «Работа в России».

Авторизация сотрудника на портале «Работа в России» производится по учетной записи Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА). В этом случае ключом ПЭП является учетная запись сотрудника в ЕСИА.

Если же обмен производится с помощью системы работодателя, то работник применяет УКЭП или УНЭП. Предприятие приобретает лицензии на программу-криптопровайдер (например, КриптоПро CSP), и формируемые сотрудниками электронные подписи будут условно бесплатными. Можно использовать и бесплатные СКЗИ, например VipNet CSP. Помимо выпуска сертификатов, потребуется их установить на все рабочие компьютеры, настроить информационные системы на работу с криптопровайдером и с этим сертификатом, а также следить за их валидностью, перевыпускать и отзывать.

При этом для закрытого перечня кадровых документов (трудового договора и допсоглашения к нему, договора о материальной ответственности и ученического договора) федеральным законом № 122-ФЗ предлагается использование сотрудником УКЭП или УНЭП.

Для того, чтобы работодателю получить согласие работника на участие в электронном кадровом документообороте, потребуется:

• внести изменение в локальный акт организации (коллективный договор) и ознакомить сотрудников с новой редакцией под подпись.

• оформить изменение к трудовому договору для текущих сотрудников, а при приеме новых работников вписывать согласие в трудовой договор (контракт).

• оформить отдельный документ-согласие на присоединение к кадровому ЭДО.

Предполагается, что согласие будет подписано такой подписью, чтобы она была юридически значимой и за пределами предприятия. Поэтому потребуется подписать хотя бы один документ собственноручной подписью либо квалифицированной подписью, сертификат которой получен в аккредитованном УЦ.

Вопрос о том, возможно ли будет использовать для подписания согласия неквалифицированную подпись для дистанционных работников, в настоящее время обсуждается в рабочей группе по внедрению кадрового ЭДО.

Инструкция по переходу на кадровый электронный документооборот

Таким образом, все эксперты сходятся во мнении о целесообразности отказа от бумажных трудовых книжек и перехода на электронный кадровый документооборот, поскольку это предполагает повышение скорости получения информации и гарантирует сохранность данных, в том числе от неправомерной корректировки. При этом выбранный способ реализации предлагаемых изменений не должен повлечь необоснованных расходов работодателей, поскольку снижение издержек заявляется в качестве одного из преимуществ цифровизации процессов.

Тем не менее есть все основания полагать, что полный отказ от бумажных трудовых, даже в случае введения определенного переходного периода, будет осуществлен раньше, чем переход на электронный кадровый документооборот.

Теги: законопроекты, инициативы, информационные технологии, кадровое делопроизводство, трудовые отношения, электронная подпись, электронный документооборот, Аналитический центр при Правительстве РФ, Минтруд России, Минэкономразвития России, ПФР, Роструд, Совет Федерации, Александр Куренной, Алексей Иванов, Алексей Коряков, Анна Полякова, Анна Попова, Владимир Месропян, Людмила Бокова, Марина Маслова, Ольга Бернацкая, Савва Шипов

Источник: ГАРАНТ.РУ

Согласно нынешнему трудовому законодательству, на сегодняшний день предусматривается больше 80 различных видов кадровой документации. Все документы можно поделить на две большие группы:

— Массовая документация. Это распоряжения, многочисленные инструкции, частые изменения в компании и т.д.
— Документация личного характера. Это приказы и различные трудовые договоры, которые воздействуют только на одного единственного работника. К примеру, такие документы могут касаться, как отпуска сотрудника, так и командировки.

Что же касается клиентов, то они зачастую в электронном варианте без непосредственного дублирования на обычной бумаге отправляют именно последующие виды кадровых документов:

• График отпусков.
• Штатное расписание.
• Приказы и заявления.
• Правила трудового внутреннего распорядка.
• Личную документацию и т.д.

Если же речь идет об обязательном дублировании на обычной бумаге, тогда клиентами чаще всего в электронном формате, отправляются именно последующие виды документации:

• Ученический договор.
• Трудовой договор.
• Договор, напрямую связанный с материальной ответственностью.

Любой клиент самостоятельно принимает решение по поводу того, какие разновидности кадровой документации необходимо перевести именно в электронный вариант. Определенные организации, которыми используется «КЭДО», отправляют полностью все существующие документы в электронном виде без присутствия даже малейшего ограничения. А вот другие выбирают только несколько вариантов, а вот все остальные представляются в бумажном виде.

Здесь, первоначально, необходимо выделить последующие разновидности кадровых документов:

• Любой приказ, вне зависимости от его разновидности.
• Заявление, которое может касаться даже увольнения.
• Приказ работодателя, касающийся приема на работу конкретного сотрудника.
• Трудовой договор, а также многочисленные изменения, которые в него вносятся.
• Приказ работодателя, который касается изменения условий, прописанных в конкретном трудовом договоре.
• Приказ, касающийся прекращения действия определенного трудового договора.
• Извещение, ознакомление и распоряжение.
• График сменности и отпусков.
• Договор о полноценной коллективной или индивидуальной материальной ответственности.
• Некоторые другие документы.

Кадровый документооборот этого вида, первоначально, рекомендован, если организация:

• Обладает огромным штатом работников, куда стоит отнести и удаленных специалистов.
• Имеет многочисленные подразделения и филиалы в наиболее разнообразных городах.

Дополнительно, в использовании сервиса, могут быть заинтересованы и те собственники компаний, которые испытывают значительные неудобства, связанные с ограничениями, касаются принудительной изоляции в столице, а также в остальных городах. Все это может касаться и такого явления, как добровольный переход сотрудников из дома на работу. Подобная проблема часто может возникнуть и в достаточно маленькой фирмы.

На сегодняшний день, на базе Диадока существует всего несколько различных решений:

• Интеграция с использованием специальной учетной системы. Подобное решение в основном используется именно для отдела кадров.
• Обычный веб-интерфейс. Решение чаще всего применяется именно для сотрудников.

Похожие записи:

• Страховые взносы за себя в 2021 году для ИП на УСН КБК
• Когда придут чернобыльские в14 мае 2021
• Какие пособия на второго ребенка в 2021 положены