Как написать заявление на работу на удаленке в связи с коронавирусом

Прежде чем отправить сотрудника работать удаленно, необходимо получить от него письменное заявление, в котором будет либо просьба перевести на дистанционный труд, либо согласие на такие условия работы.

В заявление с просьбой о переходе на работу дистанционно нужно написать:

• данные работодателя;
• личные сведения;
• название документа;
• просьба перевести на дистанционный режим;
• период, на который производится переход;
• причина перевода — распространение COVID-19 (или коронавируса, или коронавирусной инфекции);
• подпись и дата оформления.

Как написать заявление на удаленную работу в связи с коронавирусом + образцы

Ситуация с коронавирусом показала, что многие работодатели не готовы в случае необходимости быстро перейти на удаленную работу. В первую очередь сложности возникают на фоне грамотного оформления перевода кадров. Работодатель не может просто сказать: «начинайте работать удаленно». Это должно быть четко зафиксировано на бумаге и отображено в ряде нормативных документов.

Второй момент: переводить специалистов на дистанционную работу в связи с коронавирусом можно в том случае, если компания в состоянии обеспечить его технически. Даже если сотрудник может использовать личный компьютер, ноутбук, нужно еще позаботиться о наличии у него доступа к различным программам и платформам, которые устанавливаются на ПК, интернету, оплатить сотовую связь.

Правильно организовать удаленную работу в условиях пандемии можно, следуя Трудовому кодексу РФ. В нем содержится ряд положений относительно организации труда во время эпидемии.

Положениями кодекса регулируются следующие вопросы:

• специалист может самостоятельно определять чередование работы и отдыха (Статья 312.4);
• в трудовом договоре могут быть указаны конкретные часы, когда специалист обязан находиться на рабочем месте (Статья 57);
• оплата больничных осуществляется на общих основаниях, лист нетрудоспособности человек передает по почте заказным письмом с уведомлением (Статья 312.1);
• увольнение или расторжение трудового договора осуществляется по инициативе сотрудника (Статья 80) или работодателя (Статья 81).

Общее положение для дистанционной работы прописано в Трудовом кодексе РФ. Но этого недостаточно. Чтобы компания могла нормально работать, нужно создать и собственную нормативно-правовую базу с учетом особенностей деятельности конкретной организации.

Известный юрист Москвы Оксана Гордиенко рекомендует следующий алгоритм действий:

1. Создать локальный нормативно-правовой акт, в котором указать, на какое время, по каким причинам и с какой целью персонал переводится на удаленную работу.
2. Создать приказ с пофамильным списком тех, кто отправляется на удаленку.
3. Если кому-то из специалистов нужно посещать офис (например, они работают с документами, которые нельзя выносить за пределы компании), установить для этого конкретные дни. Например, в понедельник и среду юрист работает в офисе, а во вторник, четверг и пятницу – дома.
4. Ознакомить всех работников с нормативными документами под роспись.

Основная проблема, связанная с переводом сотрудника на удаленку, заключается в том, что в ТК РФ нет прямых норм, которые регулируют данный процесс в период пандемии. А вот принять человека на удаленную работу можно. Глава 49.1 содержит четкие инструкции, как это сделать.

При переводе на дистанционку Руслан Качкаев, руководитель юридической компании «Качкаев и партнеры» видит два варианта развития событий:

1. Заключить с работником дополнительное соглашение к основному трудовому договору. В нем указываются основные изменения условий труда (Статья 72 ТК РФ).
2. Временно перевести персонал на удаленную работу, оформив все документально. Максимальный срок временного перевода может составлять до 1 месяца (Статья 72.2 ТК РФ).

Такое видение ситуации поддерживает и старший юрист Асият Культербаева (юридическая компания «Алимирзоев и Трофимов»). Главное правило – работник обязательно должен дать письменное согласие на изменение условий труда. Федерация независимых профсоюзов России также обращает внимание на то, что любой член команды и сам может обратиться к работодателю с инициативой перехода на дистанционную деятельность для предупреждения распространения коронавирусной инфекции. Об этом ФНПР опубликовала на своем сайте соответствующее обращение.

Чтобы дистанционная работа имела законное основание, все должно быть подтверждено документально. Заявление на перевод пишется в произвольной форме. Его можно напечатать на компьютере или написать от руки. Подпись обязательно должна быть «живая».

В заявлении указывают:

• Ф.И.О. и должность работодателя и подчиненного;
• на каком основании специалиста переводят;
• саму просьбу о переводе;
• с какого числа планируются вести трудовую деятельность в удаленном режиме;
• на временной или постоянной основе осуществляется перевод.

В конце – дата и подпись. Заявление регистрируют в соответствующем журнале. Запись в трудовую при этом можно не вносить.

С помощью заявление сотрудник может обратиться к руководству с любой просьбой. В качестве таковой может выступать и желание работать из дома в тяжелых эпидемиологических условиях распространения коронавируса.

В связи с вирусом COVID-19 Путин объявил нерабочие дни до 30 апреля 2020 года с возможным продлением этого срока в зависимости от обстоятельств. Многих организациям пришлось приостановить деятельность и закрыться. Сохранить занятость и рабочий процесс работодателям можно с помощью перевода персонала на дистанционный режим, именно этот способ организации рабочего процесса рекомендует Минтруд.

Труду дистанционных работников посвящена глава 49.1 ТК РФ. Удаленная работа — это такая, которая выполняется по трудовому договору и вне места расположения работодателя (ст. 312.1 ТК РФ).

Чаще всего такую форму труда предпочитают работники интеллектуально-творческой сферы (в том числе лица с ограниченными возможностями), связи с работодателем и передача документации осуществляются по сети Интернет.

Сотрудник, работающий в офисе, может по каким-либо обстоятельствам попросить работодателя о переводе на дистанционную работу. С работником необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий работы (ст. 72 ТК РФ). В документе прописывают новый характер труда, рабочий режим, время выхода на связь с работодателем и иные нюансы.

Также можно перезаключить трудовой договор, составив новый и внеся в него все изменения.

Внимание! Предложение о переводе на дистанционную работу может поступить и от работодателя, в этом случае работник тоже должен написать заявление.

Заявление пишут в произвольной форме. Можно писать от руки либо напечатать на компьютере, важно, чтобы подпись на нем была «живая».

Что нужно указать:

• должность и ФИО работодателя;
• должность и ФИО работника;
• основания для перевода на дистанционку;
• просьбу о переводе;
• дату, с которой планируется переход;
• характер перевода: временный или постоянный;
• дату и подпись.

После того как заявление будет готово, его передают работодателю, который, в свою очередь, ставит на нем визу. Далее заявление необходимо зарегистрировать в журнале регистрации заявлений.

Генеральному директору
ООО «Восторг»
от веб-дизайнера
Шишкиной Марии Ивановны

Заявление

В связи с переездом на новое местожительство прошу перевести меня на дистанционную форму работы с полным сохранением трудовых функций с «01» декабря 2019 года.

Дата: «27» ноября 2019 года

Подпись: Шишкина / М.И. Шишкина

Переход на дистанционную работу в условиях коронавируса: возможные способы

А требуется ли работникам писать заявление о переводе на дистанционную работу? Если оформить приказ о переводе работников на дистанционную работу, с которым они будут ознакомлены, то заявление не нужно. А можно поступить наоборот: сначала собрать с работников заявления с просьбой или согласием о переводе на дистанционную работу, а затем уже издать приказ и подготовить допсоглашения. Такие заявления помогут подтвердить, кто из сотрудников готов работать удаленно, а кто нет (к примеру, не имеет дома соответствующего для работы оборудования).

Форма заявления о переводе на дистанционную работу произвольная. В заявлении работник должен отразить:

• свои ф.и.о.;
• просьбу или согласие перейти на дистанционную работу;
• срок перевода на дистанционную работу;
• дату подачи заявления.

Приведем образец заявления о переводе на дистанционную работу:

В части оплаты труда дистанционная работа не отличается от обычной, то есть сумма вознаграждения определяется по договорённости. Однако, если перевод сотрудников на «домашний офис» осуществляется на период нерабочих дней из-за пандемии коронавируса, то зарплата должна быть сохранена в полном объёме. Это следует из Указа Президента, который вводит ограничительные меры. При этом нет оснований и для выплаты зарплаты в двойном размере, как за труд в выходные и праздничные дни. Ведь нерабочие дни таковыми не являются.

Перевод сотрудника на удалёнку предполагает, что за ним остаются все гарантии, которые прописаны в законодательстве. Это очередной оплачиваемый отпуск, пособия, в том числе по нетрудоспособности, премии и так далее. В свою очередь, работник должен добросовестно исполнять свои задачи, находиться на связи в оговорённое время, отчитываться в срок. Если он нарушает свои функции, то возникает основание для применения к нему мер взыскания.

На дистанционную работу сотрудника можно перевести временно, что особенно актуально в период эпидемии. Срок работы должен быть оговорён в соглашении. Это может быть как точная дата, так и определённое событие, например, отмена режима повышенной готовности в связи с коронавирусом или прекращение действия нормативного акта, который ввёл ограничения.

Заявление о переводе на дистанционную работу

В соглашение к договору нужно включить количество рабочих часов в неделю, а при необходимости и график работы. По умолчанию дистанционный сотрудник выбирает время работы сам. Но такой вариант подходит не всем. Если работодателю нужно перевести работника на удалёнку, и чтобы при этом он выполнял свои обязанности в определённое время, то в соглашении к целесообразно это предусмотреть. То есть прямо прописать, что сотрудник должен работать в определённые дни и часы. В таком случае он в указанное время обязан быть на связи с работодателем, иначе это можно расценивать как прогул.

Работодатель может оснастить всем необходимым рабочее место у сотрудника на дому. В таком случае в соглашение нужно включить перечень необходимых технических и программных средств и порядок их передачи.

Есть и другой вариант того, как перевести сотрудника на удалёнку. Он может использовать собственный компьютер и ПО, купить его или взять в аренду. Тогда необходимо внести в соглашение порядок возмещения этих затрат.

Стороны должны договориться о том, когда и в каком порядке сотрудник будет отчитываться за проделанную работу в определённый временной промежуток. Это важно, поскольку психологически бесконтрольная деятельность может его расхолаживать. Работник должен чётко понимать, что труд вне офиса отличается лишь местом его осуществления.

• Можно ли в связи с коронавирусом работать из дома?

— Мы рекомендуем всем работодателям по возможности перевести сотрудников именно на такой режим работы – из дома. Трудовой кодекс позволяет организовывать работу на дому, если производственные условия позволяют. То есть, если у сотрудника есть необходимые ресурсы для того, чтобы выполнять свою работу из дома или предприятие может его такими ресурсами обеспечить.

• Что нужно сделать, чтобы можно было работать из дома?

— Для того, чтобы перевести сотрудников на работу на дому, работодатель должен:

1. Определить списки работников, переводимых на удаленную работу на дому, и порядок организации работы. Порядок организации работы подразумевает под собой график, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, возможность использования ресурсов организации на дому.

2. Издать приказ о временном (на период мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV) переводе сотрудников на удаленную работу на дому и ознакомить с ним работников. Перевод на удаленную работу должен проходить с учетом производственных возможностей, т.е. важно убедиться, что у вашего сотрудника есть ресурсы для выполнения этой работы или вы можете ему предоставить необходимую технику/материалы.

• Может ли работник перейти на удаленную работу, если в городе, где он трудится, не введено распоряжение о повышенной готовности из-за коронавируса?

— Да, это возможно по соглашению с работодателем.

• Повлияет ли работа на дому на мою зарплату?

— Нет, при изменении места выполнения производственных заданий уровень оплаты труда не меняется.

• Что делать, если работодатель отказывает в возможности временно работать из дома?

— Отказать в возможности временно работать из дома – право работодателя. Однако мы рассчитываем, что все работодатели с пониманием отнесутся к необходимости противодействия распространению коронавирусной инфекции и организуют работу на дому для всех сотрудников, чей функционал позволяет выполнять производственные задания из дома.

• Может ли сейчас работник отказаться от командировки в страны с неблагоприятной эпидемической обстановкой? Как быть, если работодатель настаивает на командировке?

— Отказаться от командировки может работник, если основания для отказа предусмотрены в Трудовом кодексе или трудовом договоре. Не могут направляться в командировку без их согласия женщины с детьми до трех лет; одинокие родители и опекуны, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет; работники, имеющие детей-инвалидов; работники, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением. Нельзя отправлять в командировку беременных женщин; несовершеннолетних сотрудников, кроме спортсменов и творческих работников; работников, заключивших ученический договор, если командировка не связана с ученичеством; инвалидов, если такое ограничение указано в индивидуальной программе реабилитации.

В настоящее время сообщение со странами с неблагоприятной эпидемической обстановкой ограничено, поэтому направление в командировку в принципе затруднительно. Также после возвращения из командировки вам в обязательном порядке необходимо будет остаться на карантине.

• Возможно ли заключение трудового договора на расстоянии?

— Да, это возможно. Главное, чтобы трудовой договор был заключен в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписан работником и работодателем. Один подписанный экземпляр трудового договора передается работнику. Кроме того, возможно подписание трудового договора усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, предусмотренном для дистанционных работников главой 49.1 Трудового кодекса.

• Возможно ли расторжение трудового договора удаленно?

Перевод сотрудников на удаленную работу в связи с коронавирусом

• Можно ли в связи с коронавирусом работать из дома?

— Мы рекомендуем всем работодателям по возможности перевести сотрудников именно на такой режим работы – из дома. Трудовой кодекс позволяет организовывать работу на дому, если производственные условия позволяют. То есть, если у сотрудника есть необходимые ресурсы для того, чтобы выполнять свою работу из дома или предприятие может его такими ресурсами обеспечить.

• Что нужно сделать, чтобы можно было работать из дома?

— Для того, чтобы перевести сотрудников на работу на дому, работодатель должен:

1. Определить списки работников, переводимых на удаленную работу на дому, и порядок организации работы. Порядок организации работы подразумевает под собой график, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, возможность использования ресурсов организации на дому.

2. Издать приказ о временном (на период мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV) переводе сотрудников на удаленную работу на дому и ознакомить с ним работников. Перевод на удаленную работу должен проходить с учетом производственных возможностей, т.е. важно убедиться, что у вашего сотрудника есть ресурсы для выполнения этой работы или вы можете ему предоставить необходимую технику/материалы.

• Может ли работник перейти на удаленную работу, если в городе, где он трудится, не введено распоряжение о повышенной готовности из-за коронавируса?

— Да, это возможно по соглашению с работодателем.

• Повлияет ли работа на дому на мою зарплату?

— Нет, при изменении места выполнения производственных заданий уровень оплаты труда не меняется.

• Что делать, если работодатель отказывает в возможности временно работать из дома?

— Отказать в возможности временно работать из дома – право работодателя. Однако мы рассчитываем, что все работодатели с пониманием отнесутся к необходимости противодействия распространению коронавирусной инфекции и организуют работу на дому для всех сотрудников, чей функционал позволяет выполнять производственные задания из дома.

• Может ли сейчас работник отказаться от командировки в страны с неблагоприятной эпидемической обстановкой? Как быть, если работодатель настаивает на командировке?

— Отказаться от командировки может работник, если основания для отказа предусмотрены в Трудовом кодексе или трудовом договоре. Не могут направляться в командировку без их согласия женщины с детьми до трех лет; одинокие родители и опекуны, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет; работники, имеющие детей-инвалидов; работники, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением. Нельзя отправлять в командировку беременных женщин; несовершеннолетних сотрудников, кроме спортсменов и творческих работников; работников, заключивших ученический договор, если командировка не связана с ученичеством; инвалидов, если такое ограничение указано в индивидуальной программе реабилитации.

В настоящее время сообщение со странами с неблагоприятной эпидемической обстановкой ограничено, поэтому направление в командировку в принципе затруднительно. Также после возвращения из командировки вам в обязательном порядке необходимо будет остаться на карантине.

• Возможно ли заключение трудового договора на расстоянии?

— Да, это возможно. Главное, чтобы трудовой договор был заключен в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписан работником и работодателем. Один подписанный экземпляр трудового договора передается работнику. Кроме того, возможно подписание трудового договора усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, предусмотренном для дистанционных работников главой 49.1 Трудового кодекса.

• Возможно ли расторжение трудового договора удаленно?

— Да, это возможно. Однако все требования трудового законодательства должны быть соблюдены: и в части сроков и порядка уведомления работодателя, если речь идет об инициативе работника, и в части сроков уведомления и выплат сотруднику, если расторжение происходит по инициативе работодателя.

• Я вернулась из отпуска из-за границы. Начальник говорит, что я должна соблюдать режим самоизоляции и оформить отпуск за свой счет? Правомерно ли это?

— Нет, не правомерно. Вы можете получить больничный в связи с карантином. Для того, чтобы оформить такой больничный, достаточно заполнить заявление и представить фото документов, подтверждающих поездку, в личном кабинете на сайте Фонда социального страхования.

• Как можно оформить больничный после возвращения из стран, где зарегистрированы случаи заболевания коронавирусом?

— Это можно будет сделать дистанционно, оформив электронный больничный лист. Достаточно подать заявление на сайте Фонда социального страхования и представить фото документов, подтверждающих выезд. Заявление можно подать как на себя, так и на работающих совместно проживающих с вами граждан.

• На какой период выдается больничный в связи с карантином по коронавирусу?

— Больничный в связи с карантином выдается сразу на 2 недели и будет оплачиваться частями. Первая выплата поступит после 5 рабочих (7 календарных) дней нахождения на больничном, а вторая – после его закрытия.

• Слышал, что порядок оплаты больничного листа по карантину будет отличаться от обычного. Как это будет выглядеть на практике?

— Больничный в связи с карантином выдается сразу на 2 недели и будет оплачиваться частями. Первая выплата поступит после 5 рабочих (7 календарных) дней нахождения на больничном, а вторая – после его закрытия. Размер оплаты больничного по карантину не отличается от обычного уровня оплаты больничных листов.

• У ребенка в школе продлили каникулы. Могу ли я взять больничный на это время?

— Нет, на время школьных каникул больничный родителям не полагается. Но предприятиям рекомендуется организовать удаленную работу на дому для сотрудников с детьми дошкольного и школьного возраста.

Перевод на удаленную работу может происходить в двух вариантах:

1. Когда меняется только сам характер привязки к месту нахождения работодателя, а все остальные параметры работы (должность, показатели квалификации, уровень оплаты труда, привязка к структурному подразделению) остаются теми же, что и до перевода.
2. Когда изменение характера привязки к месту нахождения работодателя совпадает с переводом:

• в иное структурное подразделение;
• на другую должность или в другую квалификационную категорию;
• на другой оклад или тарифную ставку.

Для 1-го варианта достаточным будет создание единственного приказа произвольной формы, содержащего:

• указание на суть вносимого изменения;
• дату начала действия этого изменения;
• перечень документов, послуживших основаниями для издания приказа.

Образец такого приказа можно увидеть на нашем сайте.

Действующее законодательство допускает возможность осуществления работы дистанционно (без привязки к рабочим местам, созданным работодателем). Такая работа подчиняется требованиям ТК РФ, но имеет ряд особенностей, обусловленных удаленным характером труда. Перевод на дистанционный труд осуществляется по согласованию между работником и работодателем путем отражения условий достигнутого соглашения в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Приказ о переводе на удаленную работу оформляется в произвольной форме.

\r\n\r\n

Можно ли заключить трудовой договор удаленно?

\r\n\r\n

Да, можно. Главное, чтобы трудовой договор был составлен в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан работником и работодателем. Один подписанный экземпляр трудового договора передается работнику.

\r\n\r\n

Кроме того, возможно подписание трудового договора усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, предусмотренном главой 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» ТК РФ.

\r\n\r\n

Возможно ли расторжение трудового договора удаленно?

\r\n\r\n

Да, это возможно. При этом должны соблюдаться все требования трудового законодательства: в части срока и порядка уведомления работодателя (если речь идет об увольнении по инициативе работника), либо в части сроков уведомления и перечисления выплат сотруднику (если расторжение договора происходит по инициативе работодателя).

\r\n\r\n

\r\n\r\n

У ребенка в школе продлили каникулы. Можно ли взять больничный лист на это время?

\r\n\r\n

Нет, на время школьных каникул больничный лист родителям не полагается. Но работодателям рекомендуется организовать удаленную работу на дому для сотрудников, у которых есть дети дошкольного и школьного возраста.

\r\n\r\n

Может ли работодатель отказать сотруднику в возможности временно работать из дома?

Работодатель вправе отказать сотруднику в переводе на работу из дома. Однако мы рассчитываем, что все работодатели с пониманием отнесутся к необходимости противодействовать коронавирусу, и организуют работу на дому для тех сотрудников, чей функционал позволяет выполнять производственные задания удаленно.

Можно ли заключить трудовой договор удаленно?

Да, можно. Главное, чтобы трудовой договор был составлен в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан работником и работодателем. Один подписанный экземпляр трудового договора передается работнику.

Кроме того, возможно подписание трудового договора усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, предусмотренном главой 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» ТК РФ.

Возможно ли расторжение трудового договора удаленно?

Да, это возможно. При этом должны соблюдаться все требования трудового законодательства: в части срока и порядка уведомления работодателя (если речь идет об увольнении по инициативе работника), либо в части сроков уведомления и перечисления выплат сотруднику (если расторжение договора происходит по инициативе работодателя).

Переводить на дистанционную работу можно всех, кому необязательно физически присутствовать на рабочем месте. С современным уровнем развития технологий, список таких должностей и целых сегментов бизнеса достаточно велик:

• администрация;
• бухгалтерия;
• кадровая служба;
• рекламщики и маркетологи;
• всевозможные контролеры (качества, обслуживания и т. п.);
• IT-шники и др.

Практически все офисные должности могут быть переведены на удаленку. При этом отпадает необходимость в обслуживающих работниках, например, офис-менеджерах, уборщиках и так далее.

Самое главное, ради чего, собственно, все затевалось, — работа идет. При этом социальные обязанности по препятствованию распространению вируса выполнены в полном объеме.

Будет ли такая работа успешной? Зависит от того, как организована удаленка.

Первый минус: стоимость организации удаленки

Чтобы сотрудники имели возможность работать и взаимодействовать друг с другом из дома, с клиентурой и руководством, их надо обеспечить всем необходимым: девайсами, оргтехникой, системами коммуникации.

Хорошо, если есть сервер или облако, к которым можно организовать доступ работников с домашних устройств. Хорошо, если у работников дома есть подходящая для рабочих нагрузок оргтехника.

Если этого нет — обеспечить недостающее придется работодателю.

Впрочем, если подсчитать, во что обойдется функционирование офиса с тепловизорами, регулярной дезинфекцией, организацией превентивных мероприятий по рекомендациям Роспотребнадзора, то, возможно, эти траты окажутся не намного меньше, чем расходы на дистанционку.

А если посчитать потенциальные риски от приостановки работы вообще — например, из-за введения карантина, выгода от удаленки даже начинает просматриваться.