Закупочный акт в 2021 г принятие к учетам

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Закупочный акт в 2021 г принятие к учетам». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Подтвердить свои доходы документами ФЛП должен хотя бы для того, чтобы было видно, за что именно получены те или иные средства. Не получены ли они единоналожником от деятельности, которая ему запрещена? Как без документов доказать, что полученные средства не являются доходом (например, транзитные суммы у ФЛП-комиссионера)?

Также голой цифрой трудно подтвердить собственно сумму дохода. Не занизил ли ФЛП доход, вписался ли он в предельные объемы для той или иной группы? Эти вопросы будут всегда висеть в воздухе, если доход не будет подтвержден документально.

Книга учёта и первичные документы у ФЛП в 2021 году

Как правило, подготовка акта лежит на стороне закупщика. Обязательной формы его нет, но есть унифицированная.

Закупочный акт относится к первичной документации и оформлять его можно как по унифицированной форме, утвержденной законодательством РФ, так и в свободном виде или же по разработанному внутри предприятия шаблону, в том числе допускается символика предприятия на бумаге.

Печатается он на обычном листе А4 формата непосредственно в момент осуществления сделки в двух экземплярах, один из которых остается у покупателя, второй передается продавцу.

В документе в обязательном порядке должны быть указаны подробные сведения об организации, закупающей продукцию и физическом лице, продающем ее. Информация, касающаяся гражданина, должна включать его паспортные данные и адрес места жительства. В специальную таблицу должен быть внесен полный перечень закупаемого продовольствия, а также данные о его количестве и стоимости. Документ необходимо заверить обеими сторонами.

Если покупка товара происходит у индивидуального предпринимателя без образования юр.лица, то в акте надо указать данные о налоговой инспекции, выдавшей свидетельство ИНН и ИП.

В шапке документа следует указать сведения об организации, осуществляющей покупку продукции: ее полное наименование с указанием организационно-правового статуса, а также структурное подразделение, к которому относится сотрудник, совершающий сделку. Здесь же нужно внести ИНН предприятия и прочие данные, в соответствии с учредительными документами. Следует отметить, что чем выше сумма купли-продажи, тем тщательнее стоит относиться к заполнению документа.

Некоторые закупки физическим лицам недоступны. Такой поставщик не сможет подать заявку для следующих заказов:

1. Если торги только для субъектов малого предпринимательства. Физическое лицо не является СМП и принимать участие в торгах он не вправе. Заказчик откажет физлицу без рассмотрения.
2. Если заказчик установил требование о лицензировании. Гражданин не получает лицензию на предпринимательскую деятельность, значит, участвовать в таких тендерах ему нельзя.
3. Если выполнять работы и оказывать услуги обязан поставщик из числа членов саморегулируемой организации (СРО). Аналогичная ситуация — граждане не становятся членами СРО.

Когда деятельность не требует лицензирования и регистрации ИП, гражданин вправе принимать участие в закупках от своего имени и предлагать товары, работы и услуги.

В нормативах госзаказа разъясняется, когда заполняют закупочный акт — при покупке товара юрлицом у физического, то есть в момент передачи ТРУ заказчику, как и в случае с обычным актом поставки, приемки работ или оказания услуг. Его оформляет организация-заказчик.

Закупать или принимать продукцию у населения вправе любой ответственный сотрудник, назначенный приказом или направленный по доверенности. Акт закупок всегда подписывает руководитель организации-заказчика.

Документы на товары у ФЛП в 2021 году

В этой сделке обычно принимает участие две стороны. Логично предположить, в акте должны стоять их подписи. Что касается заказчика, то, кроме ответственного лица, документ обязательно визируется подписью руководителя компании. От имени продавца документ подписывает сам гражданин, который лично занимался производством и выращиванием данной продукции. Хотя бывают ситуации, когда частное лицо не имеет возможности лично встретиться с представителем покупателя, чтобы подписать акт. В этом случае физлицо возлагает такие полномочия на своего представителя. Однако для этого предварительно необходимо оформить соответствующую доверенность.

Госзакупки 2021 — изменения

Могут ли самозанятые участвовать в госзакупках

Проведение запроса котировок в электронной форме 2021 года

КТРУ в госзакупках – расшифровка

Аффилированность в госзакупках

В Российской Федерации государственные закупки регулируются нормативными актами различного уровня. Рассмотрим ключевые положения по госзакупкам и сравним их с нормативами аналогичного назначения в близлежащих странах.

До того, как приемка станет обязательной, Заказчику необходимо предварительно согласовать с исполнителем возможность приемки в электронном виде и отметить по каждому контракту такую возможность специальной кнопкой в меню.

С вступлением в силу изменений функционал должен автоматически предусматривать электронную приемку. Контракты, по которым электронная приемка предусмотрена отмечаются значком «@». По таким контрактам поставщик (подрядчик/исполнитель) может инициировать электронную приемку. Для этого он через свой личный кабинет в ЕИС выбирает нужный контракт и создает первичный учетный документ, пользуясь подсказкой меню.

Документ подписывается ЭЦП уполномоченного лица Исполнителя, распечатывается и передается Заказчику.

Согласно законопроекту УПД в течение часа через ЕИС должен попасть к Заказчику, у которого есть не более 20 дней на его рассмотрение (меньший срок может быть установлен контрактом для приемки или отказа в приемке).

В случае, если Заказчик будет осуществлять приемку товара, то с его стороны необходимо выполнить ряд действий. После получения акта (при поставке товара он передается вместе с отгруженным товаром) Заказчик должен направить Исполнителю бумажную расписку о его получении. Это подтверждает, что акт и товар получены.

В законопроекте об извещении или расписке ничего не указывается, но говорится о сроке на приемку – он должен быть не более 20 дней с момента, когда акт, подписанный ЭЦП исполнителя, поступит заказчику через ЕИС. В данной связи не совсем урегулирован вопрос о том, как будет связано получение акта с фактической отгрузкой товара в случае поставки.

На следующем шаге Заказчик непосредственно осуществляет саму приемку товара/работ/услуг и подписывает акт о приемке. Если была создана приемочная комиссия, то подписать такой акт должен собственноручно каждый член комиссии.

По результатам приемки, Заказчик в ЕИС видит в личном кабинете соответствующий документ со статусом ожидания подтверждения получения, заполняет поля, которые оставались пустыми и прикрепляет отсканированный акт о приемке, на котором должны быть визуально отображены все необходимые подписи.

Электронный акт в день подписания акта на бумаге подписывается ЭЦП и направляется исполнителю/поставщику через ЕИС.

После осуществления оплаты по контракту информация вносится заказчиком в реестр контрактов.

При частичной приемке заказчик составляет корректировочный документ, где указывает объем принятых ТРУ, а оплату производит частично – только в отношении тех ТРУ, которые были им приняты. В отношении неприятных товаров/работ или услуг Заказчик действует также, как в случае полного отказа от приемки.

Согласно законопроекту подписание должно будет производиться каждым из членов комиссии посредством усиленной ЭЦП, а после подписания членами комиссии – уже уполномоченным лицом заказчика. Все документы направляются и подписываются в электронном виде.

На стадии приемки товара, работ или услуг Заказчик может отказаться от приемки. Для этого ему нужно предоставить мотивированный отказ. Если приемка осуществлялась приемочной комиссией, такой отказ должен быть подписан каждым из членов комиссии. При необходимости может быть проведена экспертиза.

В ЕИС Заказчик также, как и при приемке товара находит документ со статусом «ожидает подтверждение получения», заполняет обязательные поля электронного акта. Далее Заказчик прикрепляет скан мотивированного отказа со всеми необходимыми подписями, прикладывает скан мотивированного отказа на бумажном носителе с подписями членов комиссии, подписывает его ЭЦП и через ЕИС направляет поставщику или исполнителю.

Согласно положениям законопроекта, мотивированный отказ, равно как и документ о приемке, подписывается усиленной ЭЦП членов комиссии и лица, действующего от имени Заказчика, и направляется исполнителю (подрядчику, поставщику) в течение часа с момента подписания.

Инструкция по оформлению акта закупки у физического лица

Форма ОП-5, называемая также закупочным актом, — первичный документ, с помощью которого организации, закупающие сельскохозяйственную продукцию у населения, оформляют такого рода сделки.

Форма ОП-5 допускает, что фактическую закупку продовольствия может производить представитель организации, выступающей покупателем, однако руководитель предприятия должен утверждать соответствующий документ.

О том, как происходит дальнейшая реализация приобретенной у населения продукции, читайте в материале «Порядок продажи купленного без НДС товара (имущества) с учетом НДС».

Унифицированная форма ОП-5 составляется в 2 экземплярах. Первый вручается продавцу, второй оставляет у себя покупатель сельхозпродукции.

Форма ОП-5 разработана для подтверждения расходов компании при закупке товаров у физлиц. Документ можно зять универсальный или разработать его самостоятельно.

Источники:

• Гражданский кодекс РФ
• ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина РФ № 106н от 06.10.2008

Заказчики и поставщики наделены возможностью использования функционала Единой информационной системы при приемке товара с января 2020 года. Закрывающие документы, которые созданы в ЕИС в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании 63-ФЗ от 06.04.2011, о чем сказано в совместном Письме Налоговой службы и Казначейства № 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126 от 18.12.2019.

Для некоторых заказчиков электронная приемка по 44-ФЗ с 2021 года стала обязательной. 22.06.2021 на портале правовой информации опубликовано Распоряжение правительства № 1659-р от 18.06.2021, которое утверждает перечень главных распорядителей средств федерального бюджета (ГРБС), которым как получателям денег из федбюджета придется предусматривать в 2021 году в госконтрактах условие о формировании и подписании документов, подтверждающих возникновение обязательств по оплате, в форме оцифрованного документа. Такое обязательное электронное актирование распространяется и на подведомственных этим ГРБС получателей бюджетных средств.

Получается, что ожидали обязательное применение электронного актирования в ЕИС с 1 апреля 2021 года, но это произошло только в середине 2021-го, и не для всех заказчиков.

Скачать Распоряжение правительства о введении обязательного электронного актирования для определенных ГРБС

Распоряжение № 1659-р от 18.06.2021 разъясняет, обязательно ли делать электронную приемку товара по 44-ФЗ: в список ГРБС, для которых такая приёмка обязательна, вошли 39 ведомств.

Реализация нового формата приемки призвана упростить работу госучреждений, поставщиков и контрольных ведомств. Оптимизация закупочного процесса и переход на электронное актирование решают ряд задач:

• упрощение и ускорение согласования приемки;
• обеспечение своевременности оплаты;
• сокращение бумажного документооборота;
• снижение риска технических ошибок;
• обеспечение идентичности информации из контракта и закрывающих документов;
• возможность сбора статистических данных;
• оптимизация закупочного процесса;
• повышение прозрачности системы закупок.

При отказе госучреждения в приемке товара, у поставщика есть два пути решения вопроса:

1. Исправить замечания — осуществить поставку в соответствии с условиями договора и заново направить заказчику акт посредством ЕИС.
2. Обжаловать действия госкомпании.

В случае когда товары приняты частично:

Шаг 1. Откройте документ со статусом «Подписано с частичной приёмкой», который поступил от заказчика.

Шаг 2. Создайте корректировочный документ с учетом замечаний заказчика.

Шаг 3. Направьте корректировку заказчику на утверждение.

Шаг 4. Реализуйте поставку.

Рассказываем, как заказчику провести электронную приемку в ЕИС по 44-ФЗ:

Шаг 1. Провести приемку товара.

Шаг 2. Оформить результаты приемки в бумажном виде.

Шаг 3. Войти в личный кабинет ЕИС.

Шаг 4. Выбрать в перечне документов об исполнении договора тот, которому присвоен статус «На рассмотрении».

Шаг 5. Открыть акт и проверить информацию, которая в нем указана. Если данные, которые указал поставщик, соответствуют фактической поставке и условиям договора, то заполните форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.

Шаг 6. Утвердить документ ЭЦП и направить его поставщику.

Шаг 7. Оплатить товар.

Шаг 8. Внести в реестр контрактов информацию, которая подтверждает исполнение договора.

Срок подписания акта в ЕИС со стороны заказчика согласно положениям 360-ФЗ от 02.07.2021 — не позднее двадцати рабочих дней.

Функционал Единой информационной системы позволяет оформить отказ в приемке товара, если он не соответствует условиям контракта. Как сформировать отказ:

1. Вписать обоснование отказа в отношении каждого товара на этапе подготовки акта.
2. Приложить к отказу скан бумажного варианта, который содержит обоснование этого решения и подписи членов приемочной комиссии.
3. Утвердить эти документы ЭЦП и направить поставщику.

В случае когда товар принят к поставке не в полном объеме, укажите в акте, какие товары приняты к поставке, а какие нет. Оплату недопоставленного товара проводите на основании корректировочного документа, который подготовлен поставщиком с учетом замечаний.

Практика применения актирования позволила обобщить наиболее часто возникающие сложности при работе с системой:

1. Не отображаются всплывающие окна.
2. Личный кабинет не загружается.
3. Отсутствует функция формирования документов в цифровой форме.
4. Система не дает заказчику подписать акт.
5. Некорректно отображен ИНН, в связи с чем система выдает ошибку.
6. Контроль выдает ошибку там, где ее нет.
7. Документы, которые заказчик добавляет к документу, препятствуют прохождению контроля.
8. Уведомления, которые направил поставщик, не отображаются у поставщика.

В связи с тем, что функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг находится в процессе отработки, обязательно обращайтесь в техническую поддержку для решения проблемных ситуаций. Это позволит:

• грамотно и своевременно решить вопрос;
• собрать разработчикам информацию о проблемных участках системы и оптимизировать рабочий процесс.

Учитывайте, что проблемы в случае заполнения документов онлайн возникают и при:

1. Некорректной настройке АРМ пользователя для работы в ЕИС. Для этого воспользуйтесь мастером настройки.
2. Отсутствии прав пользователя на просмотр договоров и создание документов о приемке.
3. Отсутствии возможности актирования по контракту, так как эта функция не применена заказчиком.

Продавцы пива работают так же, как работали. Для ИП и организаций, которые реализуют пиво и другие слабоалкогольные напитки, в ведении учета ничего не изменится:

• приход товаров от поставщика на Регистр № 1;

• перемещение продукции на Регистр № 2 для реализации;

• фиксация в журнале учета объема розничных продаж;

• подготовка в конце смены Акта списания и проведение его в ЕГАИС;

• сверка остатков.

Товароучетный сервис ежедневно автоматически будет создавать Акты на списание пива и других слабоалкогольных напитков в конце смены. Готовые документы останется только провести в ЕГАИС.

Акт закупки у физического лица: образец оформления 2021 г.

Некоторые товароучетные сервисы упрощают работу с алкоголем. Расскажем на примере товароучетной системы МТС.

1. Помогают экономить время при работе с алкоголем и избегать ошибок.

   • Автоматически создают карточки на новые товары и на новых поставщиков на основании информации из электронной ТТН. Если товары или поставщики новые, сервис распознает это и добавляет в справочники.

   • Автоматическое выравние остатков на складе торговой точки и в ЕГАИС. Запасы в случае расхождений между учетными данными ЕГАИС и магазина, выравниваются автоматически ─ товароучетный сервис создает Акты списания и Акты постановки на баланс. Если остатки своевременно не выравнивать, расхождения будут становится больше. Это может быть признано нефиксацией информации в ЕГАИС и стать основанием для штрафов по ст.14.19 КоАП.

2. Защищают от штрафов.

   • Запрет (разрешение) на отправку документов в ЕГАИС без сканирования марок. Когда установлен запрет, отправить в ЕГАИС документы по крепкому алкоголю без указания марок не получится. Если запрета нет, проверка на наличие марок в документах проводиться не будет.

   • Возможность настройки ограничения продаж по дням недели и часам, а также подсказок кассиру о дате рождения, с которой можно продавать алкоголь.

   • Автоматическое формирование алкогольных деклараций.

1. Сможете ли вы подключить к сервису свою онлайн-кассу?

2. Какие функции, кроме обязательных, есть в товароучетной программе? К обязательным относятся:

   • прием и возврат ТТН;

   • постановка алкоголя на баланс;

   • перемещение и списание продукции;

   • запрос остатков в ЕГАИС;

   • помарочный учет.

3. Стоимость обновлений.

4. График работы техподдержки, доступные варианты связи и цена.

Государственный контроль за производством и оборотом алкоголя осуществляется с помощью ЕГАИС, которая работает с 2016 года.

С 01.10.2018 введены правила помарочного учета, суть которых в том, что у каждой бутылки есть уникальный код, он присваивается в момент производства или ввоза и не меняется до выбытия (реализации или списания).

По правилам документооборота ЕГАИС 3.0, розница сверяет электронные ТТН поставщика с поступившим товаром. Результат проверки ─ подтверждение закупок полностью или частично или отказ от товаров.

До 01.11.2020 допускалась продажа алкоголя и по старым, и по новым правилам. С 1 ноября регистр № 2 должен был постепенно обнуляться, но по новым требованиям уже с 1 августа 2021 для учета крепкого алкоголя остаются только первый и третий регистры.

Главное, в переходный период убедиться, что за магазином в ЕГАИС на Регистре № 2 не числится алкоголь, которого уже нет. А лучше перевести все остатки торгового зала на первый и третий регистры. Но не все товароучетный сервисы способны технически выполнить такой перенос.

Вы можете поменять товароучетный сервис на более функциональный, но выбирайте внимательно, чтобы не получилось «шило на мыло».

Есть вопросы? Наши специалисты готовы ответить на них.

В организациях, осуществляющих торговую, торгово-производственную деятельность, учет товаров ведется в соответствии с Планом счетов на счете 41 «Товары» (п. 32 Инструкции № 50^*).

К счету 41 могут быть открыты субсчета:

41-1 – «Товары на складах» – учитываются наличие и движение товаров, находящихся на складах, в кладовых, овощехранилищах, холодильниках и т.п.;

41-2 – «Товары в розничной торговле» – учитываются наличие и движение товаров и стеклянной посуды в организациях, осуществляющих розничную торговлю;

41-3 – «Тара под товаром и порожняя» – учитываются наличие и движение тары под товарами и тары порожней (кроме стеклянной посуды в организациях, осуществляющих розничную торговлю);

41-4 – «Покупные изделия» – учитываются наличие и движение изделий, приобретаемых для реализации, а также изделий, приобретаемых для комплектации, стоимость которых не включается в себестоимость продукции, а подлежит возмещению покупателями отдельно, в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность;

41-5 – «Товары, переданные для подготовки на сторону» – учитывается движение товаров, переданных другим лицам для упаковки и иной подготовки;

41-6 – «Предметы проката» – учитываются наличие и движение предметов проката.

Не подлежат учету на счете 41 «Товары»:

• товары, принятые на ответственное хранение, учитываемые на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»;
• товары, принятые для реализации по договору комиссии. Они учитываются на забалансовом счете 004 «Товары, принятые на комиссию».

Аналитический учет по счету 41 ведется по наименованиям (сортам, партиям, кипам), при необходимости – по местам хранения товаров.

Важно! Порядок организации учета товара осуществляется с учетом отраслевой специфики.

Оформление операций поступления товаров зависит от источника поступления товаров и способа их доставки.

Приемка товаров осуществляется в соответствии с Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 № 1290 (далее – Положение № 1290), материально-ответственными лицами на основании сопроводительных документов поставщиков.

Приемка товаров по качеству предусматривает их проверку на соответствие требованиям в отношении качества товаров, установленным договором, обязательными для соблюдения техническими нормативными правовыми актами и техническими регламентами Евразийского экономического союза (п. 26 Положения № 1290).

В случае если при приемке товаров по количеству и качеству будут выявлены недостача товара или его ненадлежащее качество, то результаты приемки оформляются актом, составляемым в день их выявления (п. 39 Положения № 1290), в двух экземплярах.

Правила проведения государственных закупок в 2021 году

☎ Связаться с нами!

4. Изменения в порядке закупок операторов по обращению с ТКО

С 1 января 2021 года вступают в силу изменения в закон № 223-ФЗ, устанавливающие, что при расходовании средств на закупки всеми лицами, осуществляющими регулируемые виды деятельности в области обращения с отходами, нормы указанного закона будут распространяться на региональных операторов по обращению с твердыми коммунальными отходами (ТКО).

Положения о закупках должны быть актуализированы, утверждены и размещены в ЕИС не позднее чем в течение 90 дней со дня вступления в силу поправок.

• 23.09.2016 — Отечественным товарам приоритет при закупках госкомпаний
• 26.09.2016 — Еще один банк из ТОП -100 лишился лицензии
• 30.09.2016 — Государство и госкомпании – главные враги конкуренции
• 19.10.2016 — Заказчик не может менять предмет договора, заключенного по 223-ФЗ
• 21.10.2016 — Заключение договора по 223-ФЗ возможно только через 10 дней после подведения итогов закупки

Ранее форма журнала учета розничной продажи алкогольной продукции и порядок его ведения были определены Приказом Росалкогольрегулирования от 19.06.2015 г. №164. Однако 27.07.2020 г. он утратил силу, в связи с принятием Постановления Правительства РФ от 04.06.2020 г. №183.

С 2021 года ведение журнала не требуется, поскольку факт розничной продажи теперь в обязательном порядке требуется фиксировать в ЕГАИС всем участникам рынка. Формы заявок на фиксацию в ЕГАИС факта розничной продажи (в т.ч. факта вскрытия тары) определены Приказом ФСРАР от 17.12.2020 г. №397.

• размещение действующей редакции Положения о закупке в ЕИС (изменений в Положение);
• анализ производственной деятельности и формирование потребностей ТРУ;
• мониторинг рынка ТРУ, запрос коммерческих предложений;
• планирование закупочной деятельности на 1 год, раздел СМСП на 3 года (для определенного вида заказчиков);
• регламентация закупочной деятельности заказчика внутренними локальными документами;
• выбор способа и формы закупочной процедуры;
• формирование закупочных документов (извещения, документации о закупке, включая техническое задание и проект договора);
• публикация закупочной процедуры в ЕИС/на ЭТП;
• прием заявок;
• размещение изменений документации (извещения), разъяснений положений закупочной документации;
• оценка и рассмотрение поступивших заявок, размещение протоколов закупки;
• заключение договора с победителем закупки (при наличии), включая проверку обеспечительных мер, внесение изменений в договор (по необходимости) и размещение на ЕИС;
• исполнение договора, приемка ТРУ;
• размещение документов о приемке ТРУ/оплате в ЕИС подготовка возражения на доводы жалобы и отстаивание интересов в контролирующем органе (при обжаловании закупки);
• размещение отчетности в ЕИС;
• формирование архивного дела.

Вышеназванный алгоритм не является универсальным, поскольку иногда тот или иной этап закупки заказчик может «пропустить» и «перешагнуть» к следующему. Например, при проведении процедуры не всегда заказчику поступают запросы о разъяснении положений документации, в связи с чем у него отсутствует необходимость публикации пояснительных ответов.

Электронная приемка в ЕИС с 1 апреля 2021 г.: инструкция для заказчика

Никто, кроме заказчика, не знает лучше, что именно ему нужно закупить и в каком количестве, поэтому организатору закупочных процедур следует внутри своего предприятия провести работу по формированию списка планируемых к закупке товаров, работ или услуг.

Главные вопросы, которые стоят на данном этапе перед заказчиком: для каких целей нужно закупить те или иные ТРУ? В каком объеме необходимо приобрести ТРУ и сколько денежных средств можно потратить на это?

В зависимости от производительности, текущих планах, а также финансовых возможностей заказчику необходимо определить очередность предстоящих закупок для обеспечения бесперебойной работы для обеспечения бесперебойной работы заказчика.

Для более достоверной информации организатору процедур следует проанализировать хозяйственные нужды прошлого года, учесть предстоящие цели и планы организации, скорректировать некоторые позиции товаров и, возможно, добавить новые, оценить удовлетворение потребностей за счет складских запасов или уже имеющихся заключенных договоров с контрагентами.

Кроме утвержденного Положения о закупках заказчику необходимо опубликовать в ЕИС план закупок на срок не менее, чем 1 год (согласно ст. 4 ФЗ № 223)[2].

Далее, окончательно определившись с предстоящими закупками ТРУ, заказчик вносит в план сведения о процедурах: наименование продукции, количество (согласно коду ОКЕИ), регион поставки, НМЦД, способ закупки и др.

Разбив план закупок на кварталы или месяцы, организатор процедур систематизирует предстоящие закупки, эффективно распределяет финансовый поток для оплаты ТРУ.

Неотъемлемой частью закупочной деятельности практически всех заказчиков является внесение в план изменений (новые позиции, корректировка данных), которые в дальнейшем размещаются в ЕИС.

Ознакомившись с закупками заказчиков, поставщики смогут оценить собственные производственные возможности и, по необходимости, принять участие в процедуре (в данном случае план закупок выступает в роли «доски объявлений» для контрагентов).

Оформление закупок внутренними локальными актами осуществляется в каждой организации по-своему, на этот счет нет определенных штампов и утвержденных форм.

Согласно сложившейся практике, заказчик, как правило, готовит приказ о размещении предстоящей закупки, в котором прописывает основные сведения о процедуре: наименование ТРУ, НМЦД, сроки проведения, ЭТП (если закупка в электронной форме), лицо, осуществляющее контроль за выполнением приказа.

Далее на основании данного документа формируется закупочная документация и (или) извещение[3], которые, в последующем, утверждаются уполномоченным лицом организатора закупки и публикуются в ЕИС/на ЭТП.

Для выбора поставщика (подрядчика, исполнителя) по результатам закупки заказчик согласно ч. 8 ст. 3.2 ФЗ №223 заказчик создает комиссию по осуществлению конкурентной закупки (как правило, на основании приказа).

Конкретных требований к составу и функционалу комиссии, количеству, подготовке ее членов, порядку принятия решений в ФЗ №223 не прописано.

Такие сведения следует указать в Положении о закупке. К примеру: «заседание комиссии по закупке считается правомочным, если на нем присутствует не менее чем 50 % от общего числа ее членов.

Решения комиссии по закупке принимаются простым большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов. Голосование осуществляется открыто (но не всегда — это должно быть указано в положении о закупке либо Положении о работе закупочной комиссии).

При голосовании каждый член комиссии имеет один голос. В случае равенства голосов, решение принимает председатель комиссии»[4].

В целях проведения закупки заказчик должен определить не только ТРУ, которые ему необходимо приобрести, но и способ закупочной процедуры, предусмотренный Положением о закупке. Согласно ч.3.1 ст. 3 ФЗ № 223 к конкурентным способам закупки относятся: конкурсы (открытый конкурс, конкурс в электронной форме, закрытый конкурс), аукционы (открытый аукцион, аукцион в электронной форме, закрытый аукцион), запросы котировок (запрос котировок в электронной форме, закрытый запрос котировок), запросы предложений (запрос предложений в электронной форме, закрытый запрос предложений), а также иные способы конкурентной закупки, предусмотренные Положением о закупке.

В соответствии с ФЗ №223 способы неконкурентной закупки, в том числе закупка у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), устанавливаются Положением о закупке. В названном документе указываются случаи и условия, при которых заказчик может выбрать тот или иной способ, порядок проведения закупки и определения победителя.

Для своевременного удовлетворения собственных нужд в необходимых товарах, работах или услугах при рациональном использовании финансов, заказчик самостоятельно определяет в каждой конкретной ситуации подходящий способ закупки в зависимости от производственной деятельности организации.

Организатор процедур должен помнить, что способы закупки, не предусмотренные Положением о закупке, он не вправе применять. В противном случае его действия можно оспорить в антимонопольном органе.

В антимонопольную службу поступила жалоба поставщика на действия заказчика при проведении запроса котировок в электронной форме на поставку ритуальных принадлежностей. По мнению заявителя, организатор процедуры неверно выбрал способ проведения закупки.

Изучив материалы дела, комиссия УФАС установила, что согласно п. 1.3.6 Положения о закупках запрос предложений и запрос котировок проводятся с целью обеспечить срочные, неотложные нужды заказчика. В соответствии с п. 5.1.2 названного документа запрос котировок может проводиться, если начальная (максимальная) цена договора не превышает 500 тыс. руб. (при необходимости осуществить срочную закупку товаров, работ, услуг с начальной (максимальной) ценой до 5 млн. руб.).

Заказчик вправе принять решение о проведении запроса котировок, когда невозможно провести аукцион из-за длительности процедуры. Антимонопольный орган установил, что начальная (максимальная) цена договора составляет 1 801 268,00 рублей, а поставка товара осуществляется с момента заключения договора по 31.12.2020.

С учетом периода действия договора комиссия УФАС пришла к выводу, что срочность в проведении закупки отсутствует. В своем решении антимонопольная служба поддержала доводы заявителя, указав, что заказчик неправильно выбрал способ закупочной процедуры. (Решение Пензенского УФАС по жалобе № 058/07/3-49/2020 от 13.02.2020 г.)

В шапке документа следует указать сведения об организации, осуществляющей покупку продукции: ее полное наименование с указанием организационно-правового статуса, а также структурное подразделение, к которому относится сотрудник, совершающий сделку. Здесь же нужно внести ИНН предприятия и прочие данные, в соответствии с учредительными документами. Следует отметить, что чем выше сумма купли-продажи, тем тщательнее стоит относиться к заполнению документа.

Вторая часть документа (слева) включает в себя номер документа по внутреннему документообороту предприятия, а также дату его составления. Чуть ниже вписывается населенный пункт, в котором производится сделка, а также подробная информация о сотруднике, производящем закупку (должность, фамилия, имя, отчество полностью) и продавце (фамилия, имя, отчество гражданина полностью).

Особых правил для оформления документов заказа в случае допуска физлиц не предусмотрено. Заказчик перечисляет в закупочной документации и извещении документы, которые требует от поставщиков, и прикладывает рекомендуемую форму заявки на участие в закупке.

У физических лиц нет уставных или регистрационных документов, у него есть только персональные регистры. Они демонстрируют заказчику:

• Ф.И.О. и адреса прописки и проживания вместо наименования поставщика и его юридического и фактического адреса;
• паспорт (копию всех 20 страниц) вместо выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• ИНН не является обязательным документом для граждан (только для организаций и индивидуальных предпринимателей).

Никаких других особенностей или ограничений не предусмотрено. Участник-физлицо оформляет заявку, делает ценовое предложение и участвует в торгах. При передаче ТРУ оформляется особый закупочный акт: это специальный документ, который применяется для оформления сдачи-приемки товаров, работ и услуг между организацией-заказчиком и физлицом-поставщиком.

Сложности возникают с оформлением контракта. Есть ряд положений, которые обязательны для соглашений по 44-ФЗ между физическими и юридическими лицами:

1. Граждане, получающие доход, обязаны уплачивать подоходный налог: 13% — для резидентов, и 30% — для нерезидентов. Налоговым агентом выступает организация-заказчик. Включаем в контракт условие о снижении суммы, перечисляемой физическому лицу за поставленные товары, работы, услуги, на величину НДФЛ (ч. 13 ст. 34 44-ФЗ). Если такой пункт не согласован с поставщиком, то контракт автоматически признается недействительным.
2. Аналогичная ситуация и со страховыми взносами. Налоговый агент обязан перечислить 22% на ОПС, 5,1% — на ОМС, 2,9% — в ФСС. Все эти суммы вычитаются из цены контракта. Заказчику рекомендуется заранее прописать это условие — еще на этапе составления закупочной документации.
3. Соглашения, заключенные с физлицом как с единственным поставщиком, составляются без указания того, что заказчик выступает в роли налогового агента (ч. 15 ст. 34 44-ФЗ). Включение этого условия не является нарушением. Нарушителем заказчик станет, если не перечислит положенную сумму налогов и взносов.

Если товары вы закупаете за наличные деньги через подотчетника, то он должен составить авансовый отчет. А уже к отчету он приложит акт закупки. Когда же ваш кассир лично выдаст продавцу деньги за товары, надо будет составить расходный кассовый ордер по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Еще вариант — оплату за покупку можно перечислить на личный счет физлица. Тогда подтверждением расчетов будет платежное поручение.

Каждая компания (и индивидуальный предприниматель) вправе приобретать товары не только у юридических лиц (или других ИП), но и у частных граждан. Эти товары могут использоваться в дальнейшем по любому назначению:

• перепродажа с целью извлечения прибыли от разницы в цене;
• хранение в течение определенного срока с целью дальнейшей реализации;
• непосредственное использование в производстве в качестве исходного сырья (например, приобретение пищевых продуктов для изготовления других продуктов).

В любом случае у граждан могут приобрести товар:

• коммерческие предприятия (ООО, ПАО и другие);
• индивидуальные предприниматели;
• некоммерческие компании для своих нужд (например, благотворительные, образовательные организации, религиозные и общественные объединения и другие).

При этом они должны быть надлежащего качества, что подтверждается соответствующими документами (например, ветеринарным свидетельством на мясо).

Покупка представляет собой обычную сделку купли-продажи, поэтому составляется соответствующий договор. Стороны могут осуществить сделку разово или периодически, в течение определенного времени. К договору купли-продажи в обязательном порядке составляется так называемый закупочный акт, который подтверждает сразу несколько фактов:

1. Факт заключения сделки купли-продажи подробным описанием товара – название, количество, сумма по каждой позиции и итоговая сумма сделки.
2. Факт передачи изделия от продавца (частного лица) покупателю (юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю).
3. Факт отсутствия претензий к качеству и количеству (комплектации) продукции покупателя по отношению к продавцу.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поскольку закупочный акт свидетельствует о фактически совершенной сделке, он составляется и подписывается только в момент передачи продукции, а не в предварительном порядке.

Составить документ самостоятельно или заполнить готовую форму достаточно просто. Важно внимательно вписать все данные синей или черной ручкой (допускается и составление печатного варианта). В акте по форме № ОП-5 содержатся такие сведения:

1. Краткое название компании (например. ООО «Смарткон»).
2. Коды по ОКУД и ОКПО.
3. Название структурного подразделения (например, склад или отдел сбыта), если таковое есть.
4. ИНН компании и ее вид деятельности в соответствии с системой ОКДП.
5. Виза «Утверждаю», которая прописывается генеральным директором (или другим уполномоченным лицом – например, его заместителем): дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
6. Номер и дата. Нумерацию можно использовать сквозную, по календарным годам. Допускается и применение другой системы – на усмотрение руководства компании.
7. Далее указывается место закупки – адрес прописывается с точностью до названия населенного пункта. Употребляются общепринятые сокращения: д. – деревня, г. – город и т.п.: например, Омская область, Омский район, д. Путинцево.
8. Далее прописываются ФИО и контактные данные сторон:

• ответственный по закупкам (например, менеджер отдела снабжения) – фамилия, имя, отчество полностью;
• ФИО продавца – частного лица (также полностью).

9. Далее в табличном виде прописывают наименования сельскохозяйственных продуктов, которые были приобретены:

• названия;
• коды;
• название единицы измерения и ее код в соответствии с ОКЕИ;
• количество каждого товара и его цена с точностью до копейки (в случае целых чисел указывается «00» копеек);
• общая сумма;
• суммарная стоимость всех изделий.

10. Итоговая сумма указывается отдельной строкой прописью, копейки прописываются цифрами – например, «00» коп.
11. Далее указывают все данные паспорта гражданина, у которого были приобретены продукты: серия, номер и другие. Прописывается также адрес по прописке.
12. Затем указывают данные свидетельства о регистрации ИП. Если покупки производит юридическое лицо, эти строки остаются незаполненными.
13. В завершающей части необходимо указать данные о справке, которая подтверждает наличие у продавца личного подсобного хозяйства (кем, когда выдана, на чье имя).
14. Сумма подоходного налог (в размере 13% от общей стоимости покупки).
15. В самом конце указывают отметки:

• о получении денег продавцом (подпись, расшифровка подписи);
• о получении продуктов покупателем (подпись и расшифровка подписи ответственного лица).

Унифицированная форма № ОП-5 — закупочный акт

Покупателю следует понимать и общий порядок сделок. Расчет происходит непосредственно в момент передачи, причем возможны два варианта:

1. Наличный расчет – деньги передаются из кассы предприятия или же сотрудник покупает товар за свой счет и составляет авансовый отчет, за который потом получает компенсацию в полном объеме. При этом крайне важно указать в нем, что расчет был произведен полностью, у продавца претензий нет.
2. В случае безналичного расчета образец документа не меняется, однако ставится пометка о том, на какой счет и в какие сроки должны быть переведены денежные средства.

При этом компания должна донести до продавца, что он сам обязан уплатить НДФЛ, т.е. задекларировать свои доходы в местной налоговой инспекции, поскольку компания, приобретающая товар, не несет никакой ответственности за эту операцию.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В отличие от расчетов между юридическими лицами, а также между индивидуальными предпринимателями, в случае покупки изделий у частного лица никаких ограничений на операцию нет.

Бланк закупочного акта применяется торговыми фирмами, приобретающими продукты у физических лиц. На практике между человеком и организацией заключается договор купли-продажи, в котором оговаривается цена и предметы продажи. В момент совершения сделки заполняется закупочный акт в двух экземплярах – по числу участвующих сторон.

Организации акт необходим для предъявления налоговой в качестве обоснования отнесения затрат на покупку товаров у населения к расходам.

Отсутствие закупочного акта не позволит доказать факт осуществления расходов, а, значит, и уменьшить налогооблагаемую прибыль не получится. Чтобы ИФНС приняла закупочный акт в качестве документа-основания, необходимо обеспечить правильность его оформления.

На каждом заполненном экземпляре формы ОП-5 должны стоять две подписи – покупателя и продавца. Если продавец физическое лицо по какой-либо причине не захочет подписывать документ, то акт не будет иметь юридическую силу и не будет принят ФНС для обоснования расходов организации по закупку продтоваров.

От лица продавца подпись ставит сам гражданин или его представитель, на которого будет составлена соответствующая доверенность. От лица покупателю подпись ставит представитель организации, уполномоченный на то соответствующим документом – приказом или доверенностью, уставом в отношении руководителя.

Компания покупатель должна убедиться, что закупочный акт составлен правильно, без ошибок, в противном случае ФНС может не принять данный документ, и включить расходы в уменьшение налогооблагаемой прибыли не получится.

Ошибки в заполнении могут быть связаны с указанием недостаточных сведений о продавце. Обязательно должны быть реквизиты паспорта и адрес проживания. Если данная информация будет отсутствовать, то в принятии акта налоговая откажет. Если реквизиты заполнены будут, но после проверки окажется, что указанный паспорт не выдавался, или по приведенному адресу данное физическое лицо не проживает, то в принятии акта ФНС также откажет.

Еще одна ошибка, которая не допустима в заполнении закупочного акта, это отсутствие подписи продавца. Человек, продающий свои товары организации, обязан поставить подпись в бланке акта. Если подписи не будет, то акт в налоговую можно не сдавать, он принят не будет. В этом случае организации придется собирать иные документы, которые смогут подтвердить сделку.

Иногда в подобных ситуациях покупатель пытается расписаться за продавца, подделав его подпись, однако это лучше не делать, экспертиза с легкостью выявит подделку.

Обратить внимание нужно и на закупаемый товар, а точнее на его количество. Организация, закупающая продукцию у населения, должна понимать, что купить можно только то количество, которое физлицо в силах собрать или вырастить самостоятельно. Например, закупка орехов тоннами у физлица не возможна, человек не в силах собрать тонны орехов. Налоговая отслеживает данный момент и может отказать в принятии закупочного акта и расходов по нему, если покажется подозрительными приобретаемые объемы товаров.

Закупка у физического лица юридическим лицом — традиционная практика для нашей страны. Еще до революции казенную поставку мог осуществить не только купец, но и простой человек. Так ли обстоят дела сегодня? Может ли физ лицо участвовать в госзакупках?
Ч. 4 п. 3 № 44-ФЗ подтверждает, что участником тендера может выступать любой гражданин, в том числе не зарегистрированный как ИП. Госзаказчики также могут привлекать их в качестве экспертов для оговоренных в законе ситуаций (ч. 1 п. 2 ст. 41 № 44-ФЗ).

Но эти поставщики не могут участвовать в торгах, предназначенных только для СМП и СОНКО (ст. 30 № 44-ФЗ), т.к. не относятся к таким категориям организаций (ФЗ № 209-ФЗ).

Обратите внимание, что в последнее время в рунете появились сайты для совместных покупок (СП). Такого рода сайты для СП закупок физ лиц не имеют ничего общего с госзакупками. В госзакупках есть ряд особенностей, запрещающих коллективное участие. Например, п. 8 ст. 51 44-ФЗ указывает, что совместно созданное несколькими гражданами произведение искусства подается одной заявкой от имени одного участника.

Составить документ самостоятельно или заполнить готовую форму достаточно просто. Важно внимательно вписать все данные синей или черной ручкой (допускается и составление печатного варианта). В акте по форме № ОП-5 содержатся такие сведения:

1. Краткое название компании (например. ООО «Смарткон»).
2. Коды по ОКУД и ОКПО.
3. Название структурного подразделения (например, склад или отдел сбыта), если таковое есть.
4. ИНН компании и ее вид деятельности в соответствии с системой ОКДП.
5. Виза «Утверждаю», которая прописывается генеральным директором (или другим уполномоченным лицом – например, его заместителем): дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
6. Номер и дата. Нумерацию можно использовать сквозную, по календарным годам. Допускается и применение другой системы – на усмотрение руководства компании.
7. Далее указывается место закупки – адрес прописывается с точностью до названия населенного пункта. Употребляются общепринятые сокращения: д. – деревня, г. – город и т.п.: например, Омская область, Омский район, д. Путинцево.
8. Далее прописываются ФИО и контактные данные сторон:

• ответственный по закупкам (например, менеджер отдела снабжения) – фамилия, имя, отчество полностью;
• ФИО продавца – частного лица (также полностью).

1. Далее в табличном виде прописывают наименования сельскохозяйственных продуктов, которые были приобретены:

• названия;
• коды;
• название единицы измерения и ее код в соответствии с ОКЕИ;
• количество каждого товара и его цена с точностью до копейки (в случае целых чисел указывается «00» копеек);
• общая сумма;
• суммарная стоимость всех изделий.

1. Итоговая сумма указывается отдельной строкой прописью, копейки прописываются цифрами – например, «00» коп.
2. Далее указывают все данные паспорта гражданина, у которого были приобретены продукты: серия, номер и другие. Прописывается также адрес по прописке.
3. Затем указывают данные свидетельства о регистрации ИП. Если покупки производит юридическое лицо, эти строки остаются незаполненными.
4. В завершающей части необходимо указать данные о справке, которая подтверждает наличие у продавца личного подсобного хозяйства (кем, когда выдана, на чье имя).
5. Сумма подоходного налог (в размере 13% от общей стоимости покупки).
6. В самом конце указывают отметки:

• о получении денег продавцом (подпись, расшифровка подписи);
• о получении продуктов покупателем (подпись и расшифровка подписи ответственного лица).

Иногда компаниям выгодно закупать товары у физлиц, которые не являются предпринимателями. Например, это касается случаев покупки продуктов на ферме – это могут быть молоко, масло, сыр, мясо и т.д.

Такое сотрудничество выгодно для обеих сторон: предприниматель получает хорошие продукты по выгодной цене, физлицо может получить деньги за свой труд.

Но можно ли такие затраты учесть в расходах, какие документы при этом необходимо оформить, чтобы все было верно?

Закупать продукты у населения не возбраняется. Для отражения поступления товаров организация или предприниматель могут использовать первичные документы, разработанные самостоятельно, или использовать унифицированные формы. В данном случае может использоваться унифицированная форма ОП-5 (закупочный акт). Данная форма применяется для закупки продуктов у населения.

Компания может использовать унифицированную форму в неизменном виде или взять закупочный акт по унифицированной форме ОП-5 за основу и добавить необходимые реквизиты или удалить ненужные. Однако стоит помнить, что в любом случае первичные документы должны содержать все обязательные реквизиты.

Итак, закупочный акт применяется для оформления сделки купли-продажи между предпринимателем (организацией) и продавцом-физлицом, который не является предпринимателем. Унифицированная форма ОП-5 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Данным постановлением утверждены формы первичной документации по учету операций в общественном питании.

Форма не является сложной для заполнения, однако может вызвать затруднения в случае, если предприниматель никогда не сталкивался с оформлением данного документа.

Бланк (закупочный акт, форма ОП-5) заполняется в двух экземплярах непосредственно в момент совершения закупки сельхозпродуктов. Подписывается лицом, которое закупает продукты, и продавцом, который продает данные продукты.

Один экземпляр закупочного акта передается продавцу, второй должен остаться у покупателя.

В шапке бланка необходимо заполнить стандартные реквизиты: название организации, закупающей продукты, структурное подразделение, код по ОКПО, ИНН, вид деятельности по ОКДП, вид операции.

Далее форма ОП-5 «Закупочный акт» (образец заполнения мы приведем в конце статьи) содержит номер документа, дату заполнения и информацию о том, что акт утвержден руководителем, с указанием даты утверждения, подписью и расшифровкой подписи руководителя.

Похожие записи:

• Срок действия постановления об административном правонарушении ГИБДД
• Как правильно составить заявление в полицию об угрозе жизни образец
• Как считается декретный отпуск в 2021 году в Казахстане