Как правильно заполнять счет фактуру ИП

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнять счет фактуру ИП». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Нередко у предпринимателей возникает вопрос: может ли ИП выставлять счета с НДС? Ответ «да, может» будет неполным и может ввести в заблуждение. Дело в том, что в одних ситуациях счета-фактуры ИП выставлять обязан, а в других — не обязан, но может. При этом у него появляются дополнительные обязанности по уплате налога в бюджет и подаче декларации.

Наиболее часто выписывать счета-фактуры приходится применяющим ОСНО предпринимателям. Несмотря на то что для ИП в налоговом законодательстве предусмотрены некоторые послабления (например, налоговые каникулы для начинающих предпринимателей, льготы для малого бизнеса и др.), выполнять функции плательщика НДС предпринимателям на ОСНО нужно на общих основаниях. Что это означает?

1. Каждая реализация товаров (работ, услуг) должна оформляться счетом-фактурой с выделенной суммой налога (за редким исключением).
2. Все выставленные счета-фактуры следует фиксировать в книге продаж.
3. Ежеквартально в налоговые органы нужно представлять декларацию по НДС в электронном виде.

Счёт-фактура для ИП — образец

С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.

До конца 2018 года применяющие ЕСХН предприниматели не считались плательщиками НДС, кроме случаев, перечисленных в п. 3 ст. 346.1 НК РФ:

• при ввозе товаров в РФ;
• при осуществлении операций, перечисленных в ст. 161 (при исполнении обязанностей налогового агента по НДС) и в ст. 174.1 НК РФ (см. на рисунке выше).

Но с 01.01.2019 ситуация изменилась — платить НДС применяющим сельхозспецрежим тоже придется. Такие поправки были внесены п. 12 ст. 9 закона «О внесении изменений в НК РФ» от 27.11.2017 № 335-ФЗ.

Компаниям и ИП на ЕСХН нужно будет выставлять своим покупателям и заказчикам счета-фактуры, вести налоговые регистры по НДС (книги продаж и книги покупок), а также ежеквартально представлять в инспекцию декларации по этому налогу.

Как ИП заполнить декларацию по НДС, описано в этом материале.

Законодатели для плательщиков ЕСХН предусмотрели льготу — с 2019 года отдельным компаниям и ИП можно сохранить статус неплательщика НДС. Что для этого нужно, расскажем в следующем разделе.

Счет-фактура — независимо от того, составляет его ИП или компания, — является документом, позволяющим получить покупателю вычет по НДС. Если ИП является плательщиком НДС, он обязан составлять счета-фактуры по каждой реализации. Если предприниматель применяет спецрежим, он не признается плательщиком НДС и не обязан оформлять счета-фактуры (кроме определенных ситуаций). Налоговое законодательство не запрещает ему выставить счет-фактуру с НДС, но в таком случае надлежит уплатить налог в бюджет и отчитаться.

С 2019 года обязанность плательщиков НДС появилась у применяющих ЕСХН компаний и ИП. При этом есть возможность получить освобождение по ст. 145 НК РФ. Но оформлять счета-фактуры всё равно придется, хоть и без налога.

Как заполнить новые формы счетов-фактур с 1 июля 2021 года

Внимание, новая информация! ФНС не успела утвердить некоторые нормативные документы, связанные с прослеживаемостью товаров, поэтому ввод системы пока приостановили. В письме от 30.06.2021 № ЕА-4-15/[email protected] ФНС сообщает, что нормы, установленные Законом № 371-ФЗ бизнесмены применять пока не обязаны, и что в течение года штрафов за нарушения этого закона не будет.

В статье мы рассказали об изменениях, которые должны были вступить в силу с 1 июля, но в свете последних событий пока можно не заполнять реквизиты, связанные с прослеживаемостью.

Изменения в первичной форме счёта-фактуры повлекли за собой соответствующие изменения в форме корректировочного счёта-фактуры:

• в графе 1 теперь указывают порядковые номера строк, а наименование товаров (работ, услуг) сместили в графу 1а. Нумерация соответствуют строкам с товарами, работами, услугами из первоначального (ошибочного) счёта-фактуры, который корректируют;
• показатели изменения стоимости и код вида товара теперь указывают в графах 1б и 1в;
• добавили графы 10-13 для прослеживаемых товаров. Они соответствуют графам счёт-фактуры, к которому оформляют корректировку.

Форма УПД — рекомендованная, поэтому налогоплательщики могут сами вносить в неё изменения. В ней объединены реквизиты счёта-фактуры и первичных документов, например, накладных ТОРГ-12 или М-15, акта приёма-сдачи оказанных услуг и т. д.

УПД со статусом 1 заменяет счёт-фактуру для вычетов по НДС, если в форме заполнены все обязательные реквизиты. С 1 июля 2021, если вы оформляете УПД со статусом 1, нужно самостоятельно добавить строку 5а «Документ об отгрузке», как в новом счёте-фактуре (Письмо ФНС № ЗГ-3-3/[email protected] от 17 июня 2021 г.).

В формах журнала учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок, книги продаж появилось по 4 новых графы:

• регистрационный номер товарной партии или декларации на товары;
• код количественной единицы измерения товара;
• количество товара в указанных единицах;
• стоимость прослеживаемого товара без НДС.

Новые графы заполняют, если в счетах-фактурах есть информация о прослеживаемых товарах. Номер декларации указывают для импортных товаров, которые не относятся к прослеживаемым.

Документ, который составляется на стандартизированном бланке, включающем предусмотренную государством информацию, нужен и продавцам, и покупателям.
Когда осуществляется торговая сделка, нужно подтверждение того, что товар фактически был отгружен, оказаны услуги, сделана работа. Счет-фактура – это и есть как раз такое документальное подтверждение.

Есть ситуации, когда оформление счета-фактуры не является необходимым, а сделка подтверждается другими документами: счетом на оплату, накладными и др. Можно не озабочиваться счетом-фактурой, если:

• сделка не подлежит обложению НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
• предприятие реализует физическим лица товары в розницу за «кэш» (для подобных сделок достаточно бланка строгой отчетности или чека из кассы);
• предприниматели находятся на специальных налоговых режимах (упрощенке, вмененке, ЕСХН, имеют патент);
• юридическое лицо отдает товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171);
• планируется поставка товаров, и на нее получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идет на экспорт).

В любом документе могут быть случайно допущены ошибки и неточности, цена их может быть различной в зависимости от значимости бумаги. Чем же грозят ошибки в счете-фактуре?

Если данный документ заполнен с неточностями, покупателю может быть отказано в налоговом вычете по НДС. Естественно, что в дальнейшем покупатель уже не захочет иметь дела с продавцом, причинившим ему такой убыток.

1. Изменениям подвергаются оба экземпляра – и принадлежащий продавцу, и предназначенный для покупателя.
2. Исправления обязательно визируются руководителем организации-продавца и заверяются его печатью (подпись главбуха не нужна). Вместо директора подписывать может уполномоченное лицо, указав свое ФИО и должность, а также пометить, что подпись поставлена «за руководителя организации».
3. Обязательно датировать исправления.
4. Неверные данные нужно зачеркнуть, написать правильные в свободном поле, рядом указать «исправлено», причём дописать, какие показатели на какие и в какой графе.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если ошибок слишком много и корректировка затруднительна, проще оформить испорченный документ заново. Это не противоречит закону, поскольку в НК Российской Федерации нет прямого запрета на замену дефектного счета-фактуры на новый документ. Но иногда такое право придется отстаивать в судебном порядке.

Если покупателю был отправлен исправленный счет-фактура, он должен изменить данные в книге покупок, ведь там были указаны параметры дефектного счета либо ошибочные данные. Чтобы это совершить, покупателю нужно использовать дополнительный лист из Книги, только чтобы он соответствовал налоговому периоду покупки. На этом листе надо сделать запись об аннулировании конкретного счета-фактуры и вычислить сумму покупок, совершенных до этого счета, определив таким образом сумму, соответствующую упраздняемому счету-фактуре.

Реализовать законную возможность вычета НДС покупатель имеет право не только в том налоговом периоде, когда он совершил покупку: важно лишь, чтобы документ был зарегистрирован вовремя.

Инструкция по заполнению счетов-фактур

Оформление стандартного счета–фактуры – не самая сложная процедура, тем не менее, у начинающих специалистов она может вызвать некоторые вопросы.

1. В начале документа пишется номер счета фактуры и дата его заполнения.

Номер счета может быть любым, главное условие, чтобы он шел по возрастающей линии к предыдущим. При этом, в тех случаях, когда по каким-либо обстоятельствам последовательность нумерации нарушается (к примеру за счетами-фактурами 21, 22, 23 следует 8), это не грозит ровно никакими санкциями со стороны контролирующих органов и налоговых структур. Что касается даты, то счет-фактура должна быть сделана либо непосредственно день в день с поставкой товарно-материальных ценностей или оказанием услуг или же в пятидневный период после этого.

2. Далее указываются реквизиты фирмы, которая является поставщиком товаров или услуг: пишется ее полное название, юридический адрес (с почтовым индексом), ИНН, КПП (все эти сведения должны соответствовать учредительным бумагам предприятия).
3. Затем включается информация о грузоотправителе и грузополучателе.

Эти строки следует заполнять только тогда, когда речь идет о реализации товарно-материальных ценностей (т.е. при оказании услуг или выполнении работ в них нужно поставить прочерк). Когда речь именно о купле-продаже, то если грузоотправителем является продавец товара, то можно либо продублировать адрес полностью, либо коротко обозначить это двумя словами «тот же». А вот адрес грузополучателя указать нужно обязательно и полностью, включая индекс, номер офиса или склада и номер телефона.

4. Далее указывается ссылка на платежно-расчетный документ (его номер и дату) и вносятся сведения о покупателе: все аналогично тому, как заполнялись строки о продавце.
5. После этого вносятся данные о валюте, которая используется при денежных расчетах между сторонами по договору (письменно и в виде кода по Общероссийскому классификатору валют (ОКВ)).

Рубль кодируется цифрами 643.

Корректировочный счет–фактура — документ, создаваемый в ситуациях, когда в договоре между сторонами произошли какие-либо перемены в части стоимости или количества поставляемых товаров, производимых услуг или выполняемых работ. Его форма достаточно понятна, но некоторые моменты нуждаются в разъяснениях.

В начале находится стандартная информация:

• номер корректировочного счета-фактуры (который может быть любым, так как поправки могут вноситься не один раз)
• день-месяц-год его заполнения,
• ссылка на первоначальную счет-фактуру (т.е. ту, которую он корректирует)
• реквизиты сторон.

Все данные должны быть аналогичны регистрационным бумагам компаний.

• В завершение в этой части нужно словами вписать валюту и ее цифровой код.

• Новый счет-фактура с 01.07.2021 — образец заполнения
• Счет-фактура с 1 июля 2021 — что изменилось?
• Заполнение УПД и УКД с 1 июля 2021
• Новый счет-фактура в 1С
  • Шапка счета-фактуры
  • Как заполнять графу 5а в счете-фактуре, выставленном из документа Отчет комиссионера (агента) о продажах?
  • Почему в 1С в шапке счета-фактуры реквизиты Покупателя и Продавца расположены в 2 колонки?
  • Табличная часть счета-фактуры
  • Почему в счете-фактуре на несколько реализаций одинаковые позиции номенклатуры не объединяются в одну строку?

Это документ, который находится у бухгалтеров. Он подтверждает, что товары были действительно отгружены покупателю или были оказаны услуги, там же прописывается стоимость продукции.

Эта бумага отправляется покупающей стороне одновременно с высылаемой на продажу партией либо по почте. Еще один вариант – выставляется после того, как были приняты продукты или услуги.

Важно соблюдать формат, в котором будет создана и предложена счет-фактура. Он утвержден постановлением Правительства, поэтому нельзя менять местами поля или создавать свои варианты написания, даже если они будут закреплены уставом и приказом директора предприятия.

Всего их два. Первым называют стандартную СФ. Ее создают в случае, когда отгрузили партию или выполнили работу, за которую теперь покупатель должен деньги. Она необходима, когда полностью оплачены изделия. Время на подготовку и отправку – 5 календарных дней с момента передачи. То же самое отдается, если продукция была возвращена поставщику обратно.

Второй тип – авансовый. Его следует подготовить в случае, если требуется или была зачислена на счет предоплата в счет будущих отправлений. Здесь не потребуется заполнять такие поля, как:

• грузоотправитель;
• получатель груза;
• объем товара или получаемых услуг;
• единицы, в которых будет все измеряться.

Но обязательно все, что позже понадобится для расчетов.

Счет-фактура и УПД с 01.07.2021 — образец

Когда сделка оплачивается, то продавец начисляет налог на добавленную стоимость. СФ будет рассматриваться в качестве подтверждения операции по оплате изделий, это регистрируется в специализированной книге. На основании полученной счет-фактуры будут заполнены соответствующие данные в декларации.

Если во всех бумагах нет ошибок и все сделано корректно, то покупатель получает возможность запросить налоговый вычет по данной статье.

Бывают ситуации, когда НДС не будет начисляться. Например, без этого обходятся предприниматели, которые трудятся по системе УСН. Но довольно часто, не глядя на эти обстоятельства, покупающая сторона просит, чтобы ему выдали СФ, даже если в нем не будет прописан НДС.

Конечно, это не обязательство, которое должен выполнить продавец. Но обычно они идут навстречу и оформляют СФ. Единственная особенность – в документе сразу прописывают, что покупка была без налога на добавленную стоимость. Соответственно, эта строчка в бланке останется пустой.

Важный нюанс – если продающая сторона не является плательщиком НДС, то ей нельзя ставить в этом поле 0%. Это отдельная категория предприятий, к которой неплательщики не относятся. Даже 0% является реальной ставкой, на которую эти фирмы не имеют права. Если необходимо что-то вписать, то лучше указать «Без НДС». Это будет правдой и не сделает документ недействительным в отличие от 0%.

Если же вписать несоответствующие данные, то для получателя бумаги это станет проблемой. Проверяющие органы выписывают штраф или начисляют все стандартные 18-20%.

В первую очередь она понадобится, чтобы подтвердить исходящий НДС, когда будут продаваться услуги и изделия. А позже она пригодится, чтобы списать входящий налог на добавленную стоимость, в момент покупки. Она будет являться доказательством произошедшей сделки.

Когда регистрируется исходящая СФ, то ее вписывают в Книгу продаж. Когда входящая – от продавца – то в Книгу покупок. В итоге данные в декларации будут заполняться на основании той информации, которая сформируется в этих документах.

Если переводится предоплата, а продукт поступит к покупателю позже, чем через 5 дней, то следует выписать авансовую СФ. Она подтвердит факт произошедшей сделки и будет доказывать покупающей стороне, что они приобрели изделия или услугу. Если в ней позже будут выявлены ошибки, то можно выписать дополнительную, корректировочную СФ.

Для бухгалтера это бумаги, которые помогают вести учет, подтверждают текущие хозяйственные операции и являются возможностью получить вычет.

Законы РФ разрешают выставлять и принимать такие варианты СФ. Главное, чтобы она была правильно составлена в соответствии со всеми правилами и передана через оператора документооборота в том формате, в котором это установил ФНС.

Для компаний этот вид бумаг является таким же юридически значимым, как и бумажная версия. Чтобы она стала официальным документом, достаточно подписать с помощью ЭЦП уполномоченные лица.

Это обязательные атрибуты функционирования любой организации. Каждый налогоплательщик обязан составлять СФ и вести данную документацию, когда операции подходят под налогообложение.

Так начисляется НДС в случаях реализации продукции, предоставления услуг или передачи имущественных прав. Продающая сторона должна зарегистрировать выписанную бумагу в специальной книге продаж. А покупающая – сделает аналогичную запись в своей, уже о покупках. Так она подтвердит право на получение вычета. Потом все эти суммы будут учтены в декларациях.

Надо сказать, что различных видов первичных документов существует немало. Но в первую очередь ИП нужно запомнить такие:

1. Договор.
2. Счет на оплату.
3. Кассовый чек или иной документ об оплате (БСО, товарный чек).
4. Товарная накладная.
5. Акт выполненных работ, оказанных услуг.
6. Счет-фактура.
7. Универсальный передаточный документ.

Вовсе не обязательно, что в работе предприниматель будет использовать все эти документы. Например, если ИП на УСН оказывает услуги юридическим лицам и другим предпринимателям, то он будет заключать договоры, выставлять счета на оплату, подписывать акты оказанных услуг. А вот с такими документами, как и счет-фактура и кассовый чек, он иметь дела не будет.

Рассмотрим каждый из этих документов более подробно.

Договор — это первый документ, который подписывают стороны сделки. Договор в классическом виде составляется на бумаге в 2-х экземплярах и подписывается обеими сторонами с указанием их реквизитов. В договоре стороны прописывают важные моменты своего сотрудничества:

1. Предмет, то есть то, в отношении чего заключается сделка. Например, договор на продажу определенного товара или на оказание какой-либо услуги.
2. Стоимость предмета договора и порядок расчета.
3. Права, обязанности и ответственность продавца и покупателя.
4. Порядок, в соответствии с которым стороны могут внести изменения в договор, расторгнуть его и решить возникшие разногласия.

Договор вовсе не обязательно должен быть составлен в письменной форме. Например, если ИП занимается розничной продажей товаров, то он, по сути, заключает устный договор с каждым своим покупателем. Объектом этого договора является предложенный товар, ценой — его стоимость на ценнике. Если покупатель этот товар оплачивает, значит, он принимает предложенные условия. Факт заключения такого договора подтверждается выдачей покупателю кассового чека или заменяющего его документа.

Одной из форм договора является оферта — это предложение о заключении сделки, направленное неограниченному кругу лиц. Оферта чаще всего размещаться публично, например, на сайте. Факт оплаты считается принятием условий договора — акцептом оферты.

Счёт-фактуру нужно выставить в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или со дня получения оплаты. Составьте его в двух экземплярах, подпишите и передайте один экземпляр контрагенту.

Иногда заказчик просит выставить счёт-фактуру без НДС потому, что в его бухгалтерии такой порядок: на каждую покупку — счёт-фактура. В этом случае счёт-фактуру оформить можно, риска не будет. Несмотря на освобождение от НДС есть случаи, когда спецрежимник должен выставлять счета-фактуры.

В каких случаях вы обязаны выставить счёт-фактуру:

• являетесь налоговым агентом по НДС;
• работаете по договору как агент от своего имени: приобретаете товары или услуги с НДС для клиента на ОСНО или продаёте товары или услуги другой компании, которая работает с НДС;
• участвуете в договоре простого товарищества, доверительного управления имуществом или в концессионном соглашении.

Есть ещё один случай, когда нужно заплатить НДС — при импорте товара из-за границы, но тогда налог является таможенным платежом.

В остальных случаях выставление счёта-фактуры — ваше добровольное дело. Обратите внимание: при выставлении счёта-фактуры у вас появляется обязанность заплатить НДС в налоговую и сдать отчёт по НДС. В доходах УСН учитывается сумма оплаты от клиента без учёта НДС.

Счёт-фактура выставляется от имени продавца, а не от вашего. Т.е. в строках «Продавец», «Адрес» и «ИНН/КПП продавца» указываются данные вашего контрагента, а в данных покупателя — ваши данные. Обязательно заполните номер и дату платёжно-расчётного документа, по которым перечисляли оплату за товары или услуги.

Начинающему ИП: какими документами нужно оформлять хозяйственные операции

Если вы выставляли счёт-фактуру с НДС, в инспекцию необходимо сдать декларацию. Для отчётности по НДС установлены следующие сроки:

• за I квартал до 25 апреля;
• за II квартал до 25 июля;
• за III квартал до 25 октября;
• за IV квартал до 25 января.

Декларацию по НДС нужно предоставлять только в электронном виде. В ней должна содержаться информация обо всех полученных и выставленных счетах-фактурах. подготовит отчётность по НДС автоматически на основании выставленных документов и передаст в налоговую через интернет.

Мы подробно разобрали, что изменилось в документе и как его теперь заполнять:

• Добавилась строка 5а. В ней надо указывать номер и дату накладной, счета, акта или другого отгрузочного документа. Если вы объединяете в счете-фактуры нескольких отгрузок, перечислять данные отгрузочных документов надо через точку с запятой.
• В табличной части документа расширили графу 1. Теперь в ней надо фиксировать порядковый номер записи товаров, поэтому их названия придется отражать в графе 1а, а присвоенный код — в графе 1б.
• Графу 11 переименовали в «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости» (раньше называлась «Регистрационный номер таможенной декларации». Она заполняется одним из двух реквизитов: регистрационный номер партии товара, если счет-фактура по прослеживаемым товарам, или регистрационный номер декларации, если по другим товарам. Список прослеживаемых товаров смотрите здесь.
• В одном документе можно указать сведения как по прослеживаемым, так и не по прослеживаемым товарам. В графе 12 и 12а указывают единицу измерения товара. Она определяется по ОКЕИ. В графе 13 — количество товара, подлежащего прослеживаемости.

В бланке счета-фактуры появились новые поля для указания необходимых реквизитов. Что изменилось:

• Появилась строка 5а, в которой указываются номер и дата составления документа на отгрузку, на основании которого составлен счет-фактура. Это могут быть товарная накладная, акт оказанных услуг, УПД и т.д.
• Добавилась графа 1 для порядкового номера записи.
• Наименование товаров теперь указывается в графе 1а, а код по ТН ВЭД ЕАЭС — в графе 1б.
• Графу 11 переименовали на «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости» (ранее называлась «Регистрационный номер таможенной декларации». Она заполняется одним из двух реквизитов: РНПТ, если счет-фактура по прослеживаемым товарам, или регистрационный номер декларации, если по другим товарам.
• В одном документе могут быть собраны сведения как по прослеживаемым, так и не по прослеживаемым товарам. В графе 12 и 12а указывают единицу измерения товара. Она определяется по ОКЕИ. В графе 13 — количество товара, подлежащего прослеживаемости.
• Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) надо указывать в строке 8.
• Код вида товара — в графе 1а.
• Налоговая ставка – в графе 7 (вместо обычной ставки 18% указывать 20%, вместо расчетной ставки 18/118 укажите 20/120)

Новый бланк счета-фактуры в 2021 году должен обязательно содержать эти поля. А вот заполнение их необходимо только в том случае, если у вас есть соответствующие данные. Здесь мы подробно рассказали, кому и что необходимо в них указывать.

Также в документе появилось новое поле, в котором может подписаться вместо индивидуального предпринимателя его доверенное лицо.

Правила оформления счетов-фактур в 2021 те же, что и в конце прошлого года:

• В силе строгое требование к адресам продавца и покупателя: теперь их нужно указывать в соответствии с ЕГРЮЛ. Это значит, что в новом бланке счета-фактуры адреса приводятся полностью. Если раньше можно было ограничиться сокращенной записью, то теперь это грозит лишением налогового вычета.
• Действуют новые правила хранения. Теперь документы должны храниться в хронологическом порядке, по дате выставления или получения, за соответствующий период. Срок хранения не изменился — счета-фактуры по-прежнему положено хранить не меньше четырех лет.

• Универсальный передаточный документ
• Образец заполнения путевого листа
• Транспортная накладная (новая форма)

• Штрафы за нарушения по онлайн-кассам в 2021 году
• Работа с маркетплейсами: как выбрать площадку и с чего начать продажи
• Обязательные реквизиты чеков ККТ и БСО в 2021 году
• Ozon или Wildberries: где выгоднее торговать? Сравниваем маркетплейсы
• Вопросы и ответы про маркировку товаров
• Кто может быть самозанятым в 2021 году
• Как оформить возврат от покупателя

Это бланк, подтверждающий факт отгрузки товара или предоставления услуг по установленной стоимости. Это не единственная функция данной формы. Что такое счет-фактура? Бухгалтерский бланк, необходимый для подтверждения суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избегания двойного налогообложения. Наличие счета-фактуры является обязательным условием для зачета суммы НДС по материальным ресурсам (работам, услугам), которые были приобретены налогоплательщиком.

Это очень важный документ, нередко используемый в судебных спорах, поэтому его необходимо заполнять правильно.

Счет-фактуру выставляет продавец (подрядчик, исполнитель) покупателю или заказчику. Составление этой формы обязательно для субъектов хозяйствующей деятельности, осуществляющих реализацию товаров, выполнение работ или оказание услуг.

Для чего нужна счет-фактура, уже сказано (повторим кратко: она подтверждает выставление и уплату НДС), соответственно, заполнение такого бланка нужно:

• индивидуальным предпринимателям и предприятиям, находящимся на общей системе налогообложения (если только их услуги не подпадают под исключения, установленные п. 2 ст. 149 НК РФ);
• ИП и компаниям, которые частично работают на ОСН (по соответствующим видам деятельности), также совмещая ее с ЕНВД.

Налогоплательщики, выбравшие в качестве системы налогообложения ЕНВД, УСН, патентную систему, от уплаты НДС освобождены, за исключением некоторых случаев.

Зачем нужна счет-фактура, если компаниям и ИП не обязательно уплачивать НДС? Это может потребоваться, если производится коммерческое взаимодействие с организациями и ИП, являющимися плательщиками НДС. Кроме того, стороны могут решить применять счет-фактуру по собственной инициативе.

В законодательстве указаны случаи, когда счет-фактура не является обязательным документом, а совершение и исполнение сделки подтверждается другими данными: накладной, счетом на оплату. Исходя из нормативных актов, счет-фактура не заполняется при следующих обстоятельствах:

• сделка не облагается НДС (ст. 149 и 169 НК РФ);
• при реализации товаров за наличный расчет (в этом случае достаточно чека или бланка строгой отчетности);
• при применении упрощенных режимов налогообложения;
• юридическое лицо — работодатель передает товар своему сотруднику без предоставления встречной оплаты, то есть безвозмездно (согласно письму Министерства финансов РФ от 08.02.2016 № 03-07-09/6171);
• при отправке товара, облагаемого по нулевой ставке, на экспорт, если покупатель не является плательщиком НДС, если отгрузка состоялась не позднее 5 календарных дней с момента получения предоплаты (согласно письму Минфина России от 18.01.2017 № 03-07-09/1695).

Есть три основных вида счета-фактуры:

• обычный, отгрузочный. Этот документ подтверждает, что товар передан. Это самый распространенный вид счета-фактуры, однако законодательными актами предусмотрен не только он один;
• авансовый, выписываемый и составляемый при заключении договора и получении аванса за выполненные работы или оказанные услуги. Факт передачи такой бланк не подтверждает;
• корректировочный, заполняемый при изменении цены или количества отгруженной продукции.

Понятие счет-фактура закреплено в ст. 169 НК РФ. Форма утверждена постановлением правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137. Но в 2013 году ИФНС рекомендовала использовать универсальный передаточный документ, разработанный на основе утвержденной формы. В бланке должны присутствовать реквизиты согласно НК РФ, однако добавление в него оптимальных для продавца и покупателя дополнительных реквизитов не может влиять на действительность документа.

Ошибки, которые чаще всего встречаются при заполнении счета-фактуры, и их последствия:

• если неправильно указаны или пропущены наименование, ИНН, адрес организации — установить авторство и адресата документа сложно, поэтому он может быть признан недействительным;
• если из документа невозможно установить, какой товар передавался или услуга была оказана, НДС не будет возвращен;
• неверное указание валюты, неверное указание количества товара, ошибки в ценах, неправильное исчисление стоимости приводят к тому, что точную стоимость товара определить невозможно. Таким образом, документ становится неинформативным;
• неверное исчисление НДС. Отсутствие суммы НДС также может вызвать вопросы у контролирующих органов.

Незначительные ошибки в виде пропуска знаков, прописных букв, неточностей в платежных реквизитах обычно налоговыми органами не преследуются. Сокращать наименования тоже можно, если такое сокращение позволяет установить предприятие или товар.

Счет-фактура: новый бланк с 1 июля 2021 года

Наименование валюты появилось в списке обязательных реквизитов счета-фактуры со 2 сентября 2010 года. Тем не менее форма документа, которая приведена в Постановлении № 914, не содержит графы для его внесения. На лицо дилемма: в соответствии с требованиями законодательства не заполнишь, налоговики вправе отказать в вычете, а оформить по всем правилам в принципе не возможно. Во всяком случае, если счет-фактура будет заполнен, как того требует законодательно установленный Порядок.

Как быть?

«Вкручиваться» пришлось Минфину России, что чиновники сделали вполне успешно. В письме от 12 октября 2010 г. № 03-07-09/46 специалисты финансового Министерства разъяснили, что до установления Правительством РФ формы счета-фактуры, предусматривающей названный показатель и порядок его заполнения, наименование валюты в счетах-фактурах проставлять не требуется. Ведь согласно пункту 4 статьи 10 Закона № 229-ФЗ до утверждения Кабинетом министров документов, указанных в пункте 8 статьи 169 НК РФ в редакции Закона № 229-ФЗ, составление счетов-фактур осуществляется с учетом требований, установленных до дня его вступления в силу, то есть до 2 сентября 2010 года. А в действующем Постановлении № 914, которым определен порядок заполнения счета-фактуры, показатель «наименование валюты» отсутствует.

Между тем внесение в счета-фактуры дополнительной информации нормами Налогового кодекса не запрещено. Поэтому, эксперты Министерства финансов добавили, что указание налогоплательщиками после 2 сентября 2010 года в счетах-фактурах наименования валюты может рассматриваться как предоставление дополнительной информации, что не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм НДС по таким счетам-фактурам.

Во избежание претензий со стороны ФНС России, которая не дала по этой проблеме никаких разъяснений, плательщикам НДС все-таки имеет смысл самостоятельно вносить реквизит «наименование валюты» в форму счета-фактуры и заполнять его.

Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 статьи 169 НК РФ, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом (п. 2 ст. 169 НК РФ). Таким образом, налоговое законодательство не запрещает проявлять инициативу и вносить в счета-фактура какие-то реквизиты «от себя».

Главное, чтобы такое творчество не нарушило последовательности расположения обязательных показателей счета-фактуры, приведенной в Постановлении № 914. Об этом говорится в письме Минфина России от 23 апреля 2010 г. № 03-07-09/26.

Отражение в счете-фактуре дополнительных сведений не считают нарушением порядка составления счета-фактуры и представители судебной власти. В частности, судьи ФАС Поволжского округа (постановление от 7 июня 2008 г. по делу № А55-14265/2007) убеждены, что дополнительные реквизиты в счете-фактуры — отнюдь не повод отказать на его основании в получении налогового вычета. Солидарны с такой позицией судьи ФАС Восточно-Сибирского округа (постановление от 9 ноября 2005 г. № А19-5000/05-24-Ф02-5522/05-С1).

Проанализировав разъяснения чиновников и решения служителей Фемиды, можно отметить следующие реквизиты, наличие которых в счете-фактуре не грозит покупателю невозможностью снизить налог к уплате на суммы «входного» НДС. В частности, речь идет о следующей информации

• должности лица, не являющегося руководителем или главным бухгалтером фирмы, но правомерно (на основании распорядительных документов или доверенности, выданной от имени организации) подписавшего счет-фактуру (см. письма Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04 и от 21 января 2008 г. № 03-07-09/06, письмо ФНС России от 20 мая 2005 г. № 03-1-03/838/8);
• номера расходной накладной в строке «к платежно-расчетному документу» счета-фактуры (постановление ФАС Центрального округа от 10 декабря 2007 г. по делу № А48-1165/07-18);
• реквизита «Выдал» и, соответственно, должности и ФИО лица, выдавшего счет-фактуру (письмо Минфина России от 26 июля 2006 г. № 03-04-11/127).

Счет-фактура, выставленный фирмой, должен быть подписан ее руководителем и главным бухгалтером либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по фирме или доверенностью от ее имени.

Счет-фактуру, выставленный индивидуальным предпринимателем, подписывает этот же индивидуальный предприниматель. Причем ему следует указать реквизиты своего свидетельства о государственной регистрации. Таковы требования пункта 6 статьи 169 НК РФ.

Исходя из этих требований, не является нарушением порядка оформления счетов-фактур отсутствие в документе, выставляемом фирмой, реквизитов «Индивидуальный предприниматель» и «Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя», а в документе, выставляемом индивидуальным предпринимателем, — реквизитов «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер».

В случае подписания счета-фактуры уполномоченным на то фирмой лицом вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера после подписи необходимо указать фамилию и инициалы лица, подписавшего этот документ. Обратите внимание, что если в таком счете-фактуре присутствуют также фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации, то это не является нарушением требований Налогового кодекса. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 26 июля 2006 г. № 03-04-11/127.

Со 2 сентября 2010 года в пункте 6 статьи 169 НК РФ появилось требование к подписанию счет-фактуры, который составлен в электронном виде. Так на данном документе следует ставить электронную цифровую подпись руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от ее имени, или ЭЦП индивидуального предпринимателя в соответствии с Законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. Данное требование заработает, когда ФНС России, во исполнении своих обязанностей по пункту 9 статьи 169 НК РФ, утвердит форматы счета-фактуры в электронном виде.

Некоторые неточности в счетах-фактурах не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм НДС. О них говорится в пункте 2 статьи 169 НК РФ. Это те ошибки, которые не препятствуют налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать:

• продавца и покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав;
• наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав и их стоимость;
• налоговую ставку;
• сумму налога, предъявленную покупателю.

Дефекты в счетах-фактурах, вызванные техническими ошибками, которые не являются препятствием для принятия «входного» НДС к вычету приведены в таблице на с. ##.

Таблица. Ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие принятию «входного» НДС к вычету

Тип ошибки	«Оправдательное» постановление суда
неверные реквизиты платежно-расчетных документов	— ФАС Северо-Кавказского округа от 30 июля 2009 г. по делу № А53-5313/2007-С5-23; — ФАС Московского округа от 16 января 2009 г. № КА-А40/11421-08 по делу № А40-14778/08-118-60 и от 4 сентября 2008 г. № КА-А41/8100-08 по делу N А41-К2-22208/07
неправильное написание наименования организации, в частности, наличие дефиса в названии, неправильное указание организационно-правовой формы	— ФАС Волго-Вятского округа от 9 ноября 2007 г. по делу № А29-951/2007; — ФАС Северо-Западного округа от 19 февраля 2007 г. по делу № А42-1948/2006
ошибки в указании цифр ИНН продавца (покупателя) при верном написании ИНН в договоре купли-продажи и товарных накладных, а также иных реквизитов, которые позволяют идентифицировать участника сделки	— ФАС Волго-Вятского округа от 11 ноября 2010 г. по делу № А29-1632/2010; — ФАС Московского округа от 28 сентября 2010 г. № КА-А40/11365-10 по делу № А40-123999/09-142-880; — ФАС Уральского округа от 16 сентября 2010 г. № Ф09-6103/10-С2 по делу № А47-12109/2009 и от 26 января 2009 г. № Ф09-10521/08-С2 по делу № А76-4801/08; — ФАС Северо-Западного округа от 21 декабря 2010 г. по делу № А66-3726/2010
неточности в адресных данных покупателя, а именно адрес в счет-фактуре отличен от адреса, указанного в договоре купли-продажи, при этом товар отгружен и принят покупателем к учету. Либо эта неточность является следствием грамматической ошибки	— ФАС Западно-Сибирского округа от 30 апреля 2010 г. по делу № А27-13585/2009; — ФАС Московского округа от 7 ноября 2006 г., 8 ноября 2006 г. № КА-А40/10849-06 по делу № А40-19904/06-20-77
неверные адресные данные грузоотправителя (продавца) при отсутствии факта неосновательного обогащения	— ФАС Поволжского округа от 19 апреля 2011 г. по делу № А12-16695/2010; — ФАС Западно-Сибирского округа от 19 марта 2008 г. № Ф04-2042/2008(2433-А81-34) по делу № А81-1557/2007;
ошибка в одной букве фамилии руководителя (главного бухгалтера, уполномоченного лица, индивидуального предпринимателя)	— ФАС Северо-Западного округа от 1 февраля 2011 г. по делу № А66-3490/2010; -ФАС Поволжского округа от 30 сентября 2010 г. по делу № А12-22561/2009; — ФАС Северо-Западного округа от 29 апреля 2010 г. по делу № А44-4301/2009

Похожие записи:

• Как правильно оформлять список литературы по госту 2021
• Реформирование МВД в 2021 году
• Наследство по закону сроки вступления в наследство 2021 год