Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Когда от сотрудника не требуется согласие на обработку персональных данных в трудовую инспекцию». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Все действия с персональными данными относятся к их обработке: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение, изменение, использование, передача, обезличивание, блокирование, уничтожение и т.д.
Любые действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц, считаются распространением персональных данных и требуют наличия согласия.
Ответственность предусмотрена ст. 13.11 п. 2, 2.1 КоАП РФ. В случае если порядок получения согласия нарушен, его форма неверная или в ней отсутствуют частично обязательные условия, грозит увеличенный штраф:
- для должностных лиц — от 20 000 до 40 000 руб.
- для юридических лиц — от 30 000 до 150 000 руб.
За повторное нарушение ввели новые штрафы:
- для должностных лиц — от 40 000 до 100 000 руб.
- для индивидуальных предпринимателей — от 100 000 до 300 000 руб.
- для юридических лиц — от 300 000 до 500 000 руб.
Как работодателю не налететь на штраф из-за защиты персональных данных
Да, уведомлять органы Роскомназдора о начале обработки персональных данных обязательно в соответствии с требованиями ст. 22 Федерального закона № 152-ФЗ, за исключением случаев, предусмотренных вышеуказанной статьей. Если вы попадаете под исключения, то уведомлять Роскомнадзор не требуется:
- перечень случаев-исключений смотрите в шпаргалке (скачайте в конце статьи).
Любой аудит начинается с определения перечня документов, которые будут подлежать проверке.
- В обязательном порядке необходимо проверить не только правильность оформления документов, но и каким образом выстроены процессы и процедуры при осуществлении обработки персональных данных.
- При приеме на работу необходимо получить от работника согласие на обработку тех его персональных данных, которые работодатель собирается обрабатывать в деловых целях, а не для исполнения требований норм действующего законодательства.
Пример: для создания адреса электронной почты, оформления визиток, поздравления с днем рождения, указания в графике работ и т.д. (ст. 6 и 9 Федерального закона № 152-ФЗ).
- Если работодатель будет распространять персональные данные работника, то ему необходимо получить на это отдельное согласие от работника (ст. 10.1 Федерального закона № 152-ФЗ).
- Еще одно согласие в обязательном порядке работодатель как оператор персональных данных должен получить до начала трудовых отношений, когда работник имеет статус соискателя и его данные обрабатываются в других целях, нежели при трудоустройстве.
Распространение персональных данных: что должен знать кадровик
Предоставлять персональные данные субъекта сторонним организациям без его согласия можно, если эти случаи предусмотрены законом. Например, идет судебный процесс и суд делает соответствующий запрос по работнику — работодатель может сообщить сведения, получать согласие у работника он не обязан.
На практике может случиться, что в организацию поступает звонок от потенциального работодателя или из банка с вопросами о работнике. Такой запрос не предусмотрен нормами действующего законодательства. Работодатель не имеет права раскрывать данные работника третьим лицам без его согласия, которое должно быть получено с соблюдением требований ст. 9 Федерального закона № 152-ФЗ.
Важно: нельзя передавать или подтверждать по телефону действительность и принадлежность персональных данных субъекта (работника, соискателя, третьего лица и др.), так как по телефону сложно идентифицировать лицо, от которого поступает звонок. При подобной передаче сведений может быть нарушен порядок обработки и разглашены персональные данные постороннему лицу. Предоставление персональных данных возможно только на основании письменного запроса от третьего лица, которому необходимы персональные данные.
- Новая редакция закона о персональных данных: как реагировать работодателям
- Ужесточение ответственности за нарушения в области персональных данных
Законодательство строго регламентирует хранение персональных данных работников. Передавать такую информацию третьим лицам без письменного согласия сотрудников можно лишь в нескольких случаях, которые также определены в нормативных актах. Во всех остальных ситуациях делать это категорически нельзя, а работодателям-нарушителям могут грозить серьезные санкции. Государственная инспекция труда при осуществлении надзорно-контрольной функции как раз и является тем органом, в который фирма по закону должна передавать персональные данные сотрудников без получения у них разрешения на это. Точно так же в определенных случаях компания должна представлять такую информацию в Пенсионный фонд и ряд других государственных органов. Поэтому чинить препятствия представителям ГИТ при их запросе данных о сотрудниках нет смысла. Получать какие-то специальные разрешения для этого у персонала не нужно. Наоборот, не сообщив данные в инспекцию, организация может получить штраф и спровоцировать контролеров на более глубокое исследование вопроса сохранности персональных данных в компании.
Отказаться передавать личную информацию о коллективе в ГИТ, сославшись на закон, работодатель может только в случае, если нарушен порядок надзорно-контрольной деятельности. Однако на практике такие случаи встречаются крайне редко, и примеры здесь приводить сложно. Я рекомендую коммерсантам внимательно отнестись к положениям о сохранении персональных данных, так как здесь действительно могут возникнуть конфликты, как с сотрудниками, так и с Государственной инспекцией труда. Советую изучить этот момент подробнее. Случай с представлением информации ГИТ – самый простой из возможных, гораздо сложнее в принципе соблюсти все правила хранения этой информации, за что та же трудовая инспекция может оштрафовать. Также нужно быть очень осторожными при передаче персональных данных третьим лицам и при составлении положения о персональных данных организации.
Инесса Назарько, для журнала «Расчет»
Каждый человек сам решает, что и кому сообщать о себе. Это его частная жизнь, она конфиденциальна.
Чтобы информация о частной жизни не распространялась, действуют правила работы с персональными данными. Это следует из ст. 2 Закона № 152-ФЗ.
Предприниматели и организации, заключившие хотя бы один трудовой договор, отвечают за утечку сведений о частной жизни работников. Считается, что работодатели — операторы персональных данных. Они собирают информацию, хранят её в кадровых документах, передают в налоговую и пенсионный фонд. Основание — ст. 3 и 7 Закона № 152-ФЗ.
Правила работы с персональными данными не изменятся, если число работников вырастет до десяти или двух тысяч по всей стране.
Бизнесу без наёмного персонала в этом плане меньше хлопот. За свои паспортные данные и номера банковских карт предприниматели отвечают сами. Требований нет, составлять документы не надо.
За утечку персональных данных и даже формальные ошибки работодатели отвечают по административной, гражданской и уголовной ответственности.
Административная ответственность: штрафы
Работу с персональными данными контролируют Роскомнадзор и прокуратура. С внеплановой проверкой приходят по жалобе работника, в том числе бывшего.
Штрафуют за избыточный сбор данных, отсутствие в кадровой документации согласия работника, утечку и отказ уточнить сведения по ст. 13.11 КоАП РФ. Размер штрафа — до 75 000 ₽.
Попасть на административную ответственность можно за сам факт нарушения закона. Проверяющие не будут разбираться, была ли реальная опасность, что мошенники оформят микрозайм по копии паспорта.
Компания использовала копии документов людей как черновики. Это незаконное распространение персональных данных. Прокуратура назначила штраф 25 000 ₽ — дело № 44а-1189/2018.
Если по вине работодателя стали известны факты из частной жизни, работнику полагается компенсация морального вреда.
Дела о моральном вреде рассматривает суд по иску работника. Сумма компенсации зависит от последствий и бывает ощутимой.
Скриншот трудового договора с размером зарплаты работника попал в интернет. Компания не уследила или не придала этому значения. По всей видимости, был резонансный спор, но правило секретности персональных данных действует и тут. Работник отсудил 25 000 ₽ — дело № 33-4172/13.
Правила о персональных данных разбросаны по разным законам. Мы собрали их в один столбик и упростили:
🔐 Персональные данные работника обрабатывают только с его письменного согласия.
🔐 Персональные данные работника нельзя никому сообщать без его согласия — ст. 7 Закона № 152-ФЗ. Даже коллегам и членам семьи. Но есть исключения, связанные с угрозой жизни и здоровью. Например, врачам скорой помощи можно сказать про аллергию.
🔐 Работодатель берёт от работника только нужные для работы сведения — ст. 86 ТК РФ.
О политических взглядах, вероисповедании и сексуальной ориентации расспрашивать нельзя. Про здоровье можно выяснить только то, что нужно для конкретной рабочей функции.
🔐 Персональные данные получают у самого работника. Когда нужные сведения есть только у третьей стороны, с работника берут письменное согласие.
🔐 Работодатель на свои деньги обеспечивает физическую сохранность документов с персональными данными. Хранить документы в надёжном месте — одна из главных его обязанностей.
🔐 Данные о работнике должны быть точными и свежими. Работодатель обязан заменять, обновлять и удалять информацию по просьбе работника — ст. 5 Закона № 152-ФЗ.
🔐 Работник в любое время может получить бесплатно копию документов с персональными данными — ст. 89 ТК РФ.
🔐 В фирме назначают ответственного за персональные данные. Этого специалиста знакомят с правилами работы из закона.
Оператор ПД – любой человек, ИП, компания, органы и учреждения государственной и муниципальной власти, которые осуществляют действия с ПД.
Примеры:
- работодатель, обрабатывающий ПД своих работников;
- продавец, обрабатывающий ПД клиентов-граждан;
- госорганы, обрабатывающие ПД граждан при предоставлении государственных услуг;
- владельцы сайтов, собирающие ПД пользователей сайта.
Согласие на обработку ПД – это добровольно принятое вами решение о предоставлении своих данных оператору для обработки в тех целях, которые им определены.
Согласие на обработку ПД должно быть оформлено:
- письменно, если того требует закон (см. выше);
- в остальных случаях закон допускает оформление согласия в любой иной форме, позволяющей подтвердить факт его получения оператором, например проставление галочки напротив текста о предоставлении согласия на сайте при регистрации (☑).
Пункты, которые обязательно должно содержать письменное согласие:
- Ф.И.О., адрес, реквизиты паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- название организации или Ф.И.О. и адрес оператора;
- цель обработки ПД – вы должны понимать, для чего вы даете согласие на обработку данных; если оператор станет обрабатывать ПД в иных целях, это будет считаться нарушением закона;
- перечень ПД, которые будет обрабатывать оператор;
- информация о лице, которое будет обрабатывать ваши ПД по поручению оператора. Например, работодатель передает ваши данные сторонней организации, которая оказывает бухгалтерские или кадровые услуги, – для этого вы должны предоставить свое согласие;
- перечень действий, которые будет осуществлять оператор, т.е. что конкретно он может делать с ПД: собирать и хранить или собирать, хранить и передавать и т.д.;
- срок, на который выдано согласие;
- способ отзыва согласия;
- подпись.
Можно. Предоставление согласия – дело добровольное. Исключением являются те случаи, когда оператор может обрабатывать ПД без вашего согласия (см. выше).
Могут ли отказать в предоставлении товаров, оказании услуг или выполнении работ, если я не хочу давать согласие на обработку ПД?
На практике отказывают довольно часто. Насколько это законно? Рассмотрим конкретные ситуации.
- Госорганы не могут отказывать вам в предоставлении услуг, поскольку у них есть право на обработку ПД без вашего согласия.
- Коммерческие организации, с которыми вы заключили договор оказания услуг (выполнения работ и т.д.), не должны вам отказывать, поскольку имеют право обрабатывать ваши ПД в целях исполнения договора без вашего согласия.
- Вас могут не пустить в здание, особенно если это режимный объект. Если на территории организации установлен особый пропускной режим, то отказ в пропуске может считаться законным, в том числе если вы не желаете дать согласие на обработку ПД.
Вместе с тем операторы, устанавливающие такой пропускной режим, обычно не берут согласий, поскольку:
- считают, что формально вы даете согласие на обработку ПД в момент предоставления своих паспортных данных; данный вывод они делают на основе указания закона о том, что согласие может быть дано не только в письменной форме;
- считают, что могут не брать у вас согласие, так как обработка осуществляется в целях безопасности лиц, находящихся в здании.
С другой стороны, если договор еще не подписан, то обязать коммерческую организацию заключить его с вами получится только в том случае, если она продает свои товары, работы или услуги по публичной оферте (это предложение продавца заключить договор купли-продажи с каждым, кто примет условия его предложения).Например: продавец реализует товар через интернет и готов продать его на условиях, изложенных в опубликованной на сайте публичной оферте. Он обязан заключить договор купли-продажи с каждым, кто пожелает купить этот товар.
Однако оба довода являются спорными.
Причин может быть несколько:
- оператор хочет получить возможность обрабатывать ПД в целях, не связанных с выполнением договора; самый распространенный случай – нужно согласие на рассылку рекламных материалов;
- оператор не понимает или не знает о случаях, в которых не требуется получение согласия;
- оператор хочет перестраховаться.
Правила поведения пользователей на сайте
Сейчас согласие необходимо писать почти повсеместно:
- при подаче документов на ребенка в садик или школу;
- при трудоустройстве;
- при заключении договора с банком, страховой компанией и т.д.
Иными словами, везде, где гражданин предоставляет свои личные документы или документы лица, представителем которого он является, заполняет различного рода тесты и анкеты, он подписывается такое согласие.
Закон четко определяет это понятие: под персональными данными понимается вся информация, которая напрямую относится к человеку, как к физическому лицу. Это:
- фамилия, имя, отчество;
- дата и место рождения;
- сведения из паспорта, трудовой книжки и прочих документов;
- а также некоторые характеристики его личности.
При этом следует отметить, что согласие на обработку персональных данных требуется даже несмотря на то, что далеко не все эти сведения имеют характер конфиденциальных и закрытых.
В частности их условно можно поделить на три основных вида:
- общедоступные данные (ФИО, пол, дата, место рождения, гражданство и т.п.)
- биометрические (физиологические особенности индивида, его внешние параметры)
- специальные (народность, религия, здоровье и т.д.). Сюда же в некоторой степени относится и информация о месте работы человека, его отношениях с законодательством, привычках и т.п.
По закону, согласие на обработку персональных действий строго необходимо только тогда, когда оно касается двух последних из вышеназванных категорий, однако зачастую оно пишется и в отношении той информации, которая имеет позицию общедоступной.
Когда человек устраивается на работу, он дает представителю работодателя свои личные документы: паспорт, трудовую книжку, СНИЛС, свидетельство об образовании, медкнижку, военный билет и т.д. Как только эти бумаги попадают на стол специалиста по кадрам, они получают статус конфиденциальных (что обеспечивается статьей 14 Трудового Кодекса РФ), поэтому для их дальнейшего использования (а без этого в кадровом делопроизводстве никак не обойтись), необходимо заручиться письменным согласием работника (п. 8 ст. 65 ТК РФ).
В этом документе должно быть подробно расписано, как, с какой целью и какие конкретно сведения из персональных данных будут применяться, обрабатываться и храниться.
Следует отметить, что по закону, вся персональная информация, предоставленная работодателю, может использоваться только в служебных целях.
Законодательство РФ однозначно говорит о том, что согласие должно быть только и исключительно добровольным, то есть работодатель не имеет права принудить подчиненного подписать данный документ, поэтому в практике кадровых специалистов встречаются люди, которые отказываются подписывать согласие на обработку персональных данных.
Обычно это бывает вызвано тем, что они не понимают истинного назначения документа: защитить права работника, а напротив, опасаются, что личные сведения о них попадут в руки недобросовестных граждан.
В этих случаях закон допускает обработку персональных данных без согласия работника, но только тогда, когда это нужно для реализации условий и целей ранее заключенного трудового договора.
Здесь отдельно следует акцентировать внимание на том, что это касается только тех сотрудников организации, которые уже зачислены в ее штат, а вот в отношении новых работников согласие на обработку персональных данных получить необходимо – без него в большинстве случаев человека на сегодняшний день даже невозможно принять на работу. Связано это с тем, что между сторонами еще не заключен трудовой договор, а значит, у работодателя еще нет и обязанности его исполнять.
Логично, что администрация предприятия стремится избежать ситуаций, когда, например, даже в таких мелочах, как выписка пропуска на территорию компании, отсутствие согласия на обработку персональных данных может сыграть свою негативную роль.
Как уже говорилось выше, действия, которые работодатель может совершать с персональными данными работников, четко прописываются в тексте согласия.
Если полномочия в какой-то степени превышаются, а, тем более, если происходит какое-то злоупотребление, ответственность может наступить самая серьезная: начиная от дисциплинарной и административной, вплоть до уголовной.
Для того, чтобы сотрудник имел четкое представление о том, не выходит ли запрашиваемая у него информация за рамки нужной по закону или не превышаются ли полномочия работников предприятия по тексту согласия, следует заранее проанализировать документ (возможно даже воспользовавшись помощью квалифицированного юриста) и только тогда ставить под согласием свою подпись.
В частности, данные о том, отбывал ли гражданин срок в местах лишения свободы, нужна только тогда, когда должность, на которую он претендует, напрямую требует отсутствия судимости (иными словами, если соискатель хочет работать менеджером по рекламе, такие данные он имеет право не предоставлять).
Персональные данные работников: как работодателю не нарушить закон
Законодательство гласит о том, что представители организаций должны извещать Роскомнадзор об обработке поступивших в их распоряжение всех персональных данных (статья 22 закона № 152-ФЗ). Посмотреть, исполняет ли работодатель эту норму закона можно на сайте данной госструктуры.
Можно ли отозвать согласие
Обычно действие с согласием на обработку персональных данных происходит так: устраиваясь на работу, человек подписывает документ, после чего благополучно о нем забывает. Но в некоторых случаях, возникает необходимость об отзыве ранее подписанного согласия. Как правило, это бывает, когда работодатель нарушает условия хранения, использования и обеспечения закрытости поступившей в его распоряжение информации, а также при увольнении.
Для того, чтобы оформить отзыв достаточно всего лишь написать заявление в свободной форме, потребовать в нем прекратить сбор, обработку, использование, хранение персональных данных и уничтожить всю информацию о подчиненном (сослаться надо на закон № 152-ФЗ: п. 1 ст. 9 и п. 5 ст. 22).
Это требование должно быть выполнено не позже чем через месяц после написания отзыва.
- Свежие
- Посещаемые
В соответствии с ч. 1 ст. 6 закона № 152 не требуется согласие на обработку персональных данных в следующих случаях:
- если лицо является участником судебного разбирательства;
- если данные необходимы для исполнения госорганами своих полномочий в области предоставления государственных и муниципальных услуг, в том числе для регистрации гражданина на портале «Госуслуги»;
- для исполнения договора, выгодоприобретателем или поручителем по которому выступает лицо (или для заключения такого договора от его имени);
- если ситуация требует немедленных действий, необходимых для сохранения жизни и здоровья гражданина, а получить его согласие невозможно (например, человек находится без сознания);
- собранные личные данные будут использованы в целях проведения статистического или иного исследования, при условии что они будут обезличены;
- лицо ранее самостоятельно сделало свои данные доступными для неограниченного количества пользователей;
- данные должны быть раскрыты в соответствии с действующими законодательными требованиями;
- информация используется для журналистской, творческой или научной деятельности, а также для работы СМИ, при условии что это не нарушает права и законные интересы гражданина.
Итак, обработка и распространение персональных данных без согласия их обладателя является нарушением законодательства, которое влечет за собой привлечение нарушителя к ответственности. Однако возможны ситуации, когда законодатель освобождает лицо, уполномоченное на работу с личными данными, от обязанности по получению согласия на их обработку. Например, если человек по состоянию здоровья попросту не может его представить.
Статья 3 Закона №152-ФЗ говорит, что персональные данные — это любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу. Это следующая информация о лице:
- Ф. И. О.;
- пол;
- дата рождения;
- место рождения;
- фотография или видеозапись, которая позволяет установить личность;
- адрес;
- семейное положение, информация о детях и родственниках;
- образование, квалификация, сведения о повышении квалификации;
- профессия;
- факты биографии и трудовой деятельности;
- доходы,сведения о зарплате;
- деловые и иные личные качества.
Приведенный перечень сведений является открытым, его дополняют необходимыми пунктами. Персональные данные нужны работодателю для оформления и поддержания трудовых отношений (см. ст. 85 ТК РФ). Информация о работнике содержится в таких документах:
- анкета, автобиография заполненная при приеме на работу;
- трудовой договор;
- документ, удостоверяющий личность (паспорт, заграничный паспорт, военный билет, временное удостоверение личности);
- личная карточка № Т-2;
- трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности (СТД-Р, СТД-ПФР, СЗВ-ТД);
- свидетельства о браке, о рождении детей;
- СНИЛС;
- военный билет;
- документ об образовании;
- ИНН;
- водительское удостоверение;
- медицинская книжка (если требуется);
- справка о доходах с прошлого места работы.
Важно! Персональные данные работника — конфиденциальная информация. Это значит, что их нельзя разглашать ее без письменного согласия сотрудника (ст. 3 Закона №152-ФЗ).
Обработка персданных — это действия с личной информацией работника, когда работодатель принимает сотрудника в штат или заключает договор ГПХ; работник продвигается по карьерной лестнице и т. д. Во время обработки соблюдайте требования ст. 5 Закона о персональных данных:
- у обработки должны быть конкретные и законные цель и основание;
- нельзя объединять базы данных, которые содержат персональные данные, обрабатываемые в несовместимых целях;
- обрабатывать можно только те данные, которые соответствуют цели обработки;
- форма хранения персональных данных должна позволять определять субъекта этих данных, а хранить их можно только в течение необходимого срока, после чего следует обезличить или уничтожить;
- запрещена передача личных сведений работника третьим лицам без его письменного согласия;
- персональные сведения передает сам гражданин.
Работодатель должен действовать в целях соблюдения законов и других нормативных актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования, продвижении по службе, обеспечения безопасности, контроля работы, сохранности имущества компании. Работодатель имеет право получать персональные данные только у работника, если же их можно получать от третьих лиц, необходимо уведомить работника и получить его письменное согласие.
Работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных, поэтому в локальных актах предприятия нужно прописать Правила защиты личных сведений о работниках. Работники обязаны ознакомится с этими правилами и расписаться о согласии с документом. Для порядка и безопасности организации нужно создать положения и приказы для работы с персданными. Во время проверки у вас должны быть подготовлены: Положение о персональных данных, Заявление работника с согласием на обработку личных данных, Приказ о назначении ответственных за работу с личной информацией работников, Приказ об обеспечении безопасности личных сведений работников.
С 1 сентября 2021 года появились требования к согласию на обработку персональных данных, разрешенных для распространения. Оно должно содержать следующую информацию (Приказ Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18):
- Ф.И.О. субъекта;
- контактная информация;
- сведения об операторе (организации, физлице, ИП);
- сведения об информационных ресурсах оператора, на которых будут раскрыты персональные данные субъекта;
- цель обработки персональных данных;
- категории и перечень персональных данных, на обработку которых дано согласие;
- категории и перечень персональных данных, на обработку которых субъект устанавливает условия и запреты;
- условия передачи полученных персональных данных;
- срок действия согласия на обработку.
Это согласие нужно именно работодателю, так как в случае спора он обязан доказать, что имел согласие на обработку. Например, оно точно потребуется при получении данных работника у третьей стороны, при передаче его персональных данных третьим лицам для предупреждения угрозы жизни и здоровью и пр., для обработки специальных категорий данных.
По Методическим рекомендациям Роскомнадзора все категории персональных данных делятся на три:
Персональные данные — любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу. Это Ф.И.О., дата рождения, адрес, номер телефона, семейное положение, прежнее место работы и т.д.
Специальная категория — раса и нация, политические взгляды, религия, состояние здоровья, интимная жизнь.
Биометрические персональные данные — сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека и позволяют установить его личность.
В соответствии с ТК РФ, нарушители норм обработки и защиты личных сведений работника привлекаются к разным видам ответственности.
Работодателя могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку персональных данных без письменного согласия работника или с нарушением требований к нему будет наложен штраф:
| Категория | Первое нарушение | Повторное нарушение |
|---|---|---|
| Гражданин | 6 000 — 10 000 рублей | 10 000 — 20 000 рублей |
| Должностное лицо | 20 000 — 40 000 рублей | 40 000 — 100 000 рублей |
| ИП | 100 000 — 300 000 рублей | |
| Юридическое лицо | 30 000 — 150 000 рублей | 300 000 — 500 000 рублей |
Для работников, имеющих доступ к персональным данным, предусмотрены различные виды ответственности за их разглашение:
- К дисциплинарной ответственности относятся замечание, выговор, увольнение.
- К административной ответственности относится штраф: для граждан — 500-1000 рублей, для должностных лиц — 4000-5000 рублей,
- К материальной ответственности привлекаются работники, которые непосредственно обрабатывают персональную информацию. В случае незаконного распространения информации сотрудник организации может заявить о моральном вреде и потребовать его возмещения у работодателя.
- Гражданско-правовая ответственность также накладывается за причинение морального вреда гражданину, чьи права были нарушены. На нарушителя может быть наложена обязанность компенсации вреда по ст. 151, 152 ГК РФ.
- Уголовная ответственность по ст. 137 УК РФ за незаконное собирание и распространение сведений о лице без его согласия предусматривает штраф в сумме до 200 000 рублей или в размере зарплаты за период до 18 месяцев, либо обязательные работы на срок до 360 часов, либо исправительные работы на срок до года, либо принудительные работы на срок до двух лет, либо арест до 4 месяцев или лишение свободы на срок до двух лет.
Работа с личными сведениями требует высокого уровня ответственности. Соблюдайте правила и помните о контроле Трудовой инспекции.
Автор статьи: Александра Аверьянова
Ведите простой кадровый учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Начисляйте зарплату, легко считайте пособия, удержания и командировочные, автоматически готовьте отчеты по сотрудникам и отправляйте их через интернет. А еще — ведите учет, платите налоги, сдавайте налоговую и бухгалтерскую отчетность и пользуйтесь поддержкой наших экспертов. Первый месяц работы в сервисе — бесплатно.
| Обязанность | Норма Закона № 99-З |
| 1. Обеспечивать на всех этапах обработки персональных данных справедливое соотношение интересов всех заинтересованных лиц | Пункт 2 ст.4 |
| 2. Обеспечивать соразмерность обработки персональных данных заявленным целям их обработки | Пункт 2 ст.4 |
| 3. При изменении целей обработки персональных данных получать на это отдельное согласие | Пункт 4 ст.4 |
| 4. Принимать меры по обеспечению достоверности обрабатываемых им персональных данных, при необходимости обновлять их (а также корректировать по запросам субъектов данных) | Пункт 7 ст.4, п.1 ст.16 |
| 5. Хранить персональные данные не дольше, чем это требуют заявленные цели обработки | Пункт 8 ст.4 |
| 6. Предоставлять субъекту данных информацию обо всех условиях обработки персональных данных. Важно! Рекомендуется разработать стандартные формы для различных категорий персональных данных | Абзацы 2, 5 п.1 ст.16 |
| 7. Предоставлять пользователю отдельный документ (в письменном или электронном виде), в котором простым и ясным языком разъяснить субъекту данных его права, связанные с обработкой персональных данных, механизм реализации таких прав, а также последствия дачи согласия субъекта персональных данных или отказа в даче такого согласия | Часть 2 п.5 ст.5 |
| 8. Получать согласие на обработку персональных данных от субъектов данных. Важно! Рекомендуется обеспечить фиксацию и хранение соответствующих данных, так как согласно п.7 ст.5 Закона № 99-З обязанность доказывания получения согласия субъекта персональных данных возлагается на оператора | Абзац 3 п.1 ст.16 |
| 9. Обеспечивать защиту персональных данных | Абзац 4 п.1 ст.16 |
| 10. При обработке специальных персональных данных принимать комплекс мер, направленных на предупреждение рисков, которые могут возникнуть при этом для прав и свобод субъектов персональных данных | Пункт 3 ст.8 |
| 11. Соблюдать процедуры и условия трансграничной передачи данных | Статья 9 |
| 12. При получении заявления от субъекта персональных данных при наличии установленных оснований прекратить обработку данных, осуществить их удаление (или, в зависимости от технических возможностей, блокирование) и уведомить субъекта об этом | Абзац 7 п.1 ст.16 |
| 13. По запросу субъекта персональных данных предоставлять ему в доступной форме информацию о том, какие его данные обрабатываются и как (категории, сроки, источники и т. п.), кому они передавались | Абзац 5 п.1 ст.16 |
| 14. В установленном порядке уведомлять уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о нарушениях систем защиты персональных данных | Абзац 8 п.1 ст.16 |
| 15. Выполнять указания уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных по изменению, блокированию или удалению недостоверных или полученных незаконным путем персональных данных | Абзац 9 п.1 ст.16 |
Хранение персональных данных близких родственников работников, третьих лиц определяется целью их обработки. Она указана в согласии, также, как и срок действия документа.
По истечению срока, достижении целей обработки ПД, при отзыве согласия на обработку персональных данных конфиденциальная информация о любом третьем лице должна уничтожаться. Это требование статьи 21 Федерального закона No 152-ФЗ «О персональных данных».
|
Важно! Личные сведения уничтожаются со всех носителей, где они присутствуют — из ИСПДн и с бумажных носителей. |
Прошу Вас ответить на следующие вопросы:
1. Каким образом можно увидеть при приеме на работу работает или работал работник в другой организации через ЕСУТД?
2. Согласие на сбор и обработку персональных данных должен брать у работника работодатель или данное согласие можно сделать через ЕСУТД?
Полезно
- Утверждены правила ведения электронных трудовых договоров в ЕСУТД;
- Электронные трудовые договоры: порядок внедрения, заключения и указание сведений;
- Надо ли вносить в ЕСУД данные по трудовым договорам, которые действовали после принятия Правил по регистрации ТД, но были расторгнуты к моменту ввода?
Ведение кадрового резерва на сегодняшний день трудовым законодательством не регламентировано. В этом случае, обработка персональных данных лиц, включенных в кадровый резерв, может осуществляться только с их согласия, за исключением случаев нахождения в кадровом резерве действующих сотрудников, в трудовом договоре которых определены соответствующие положения.
Согласие на внесение соискателя в кадровый резерв организации оформляется либо в форме отдельного документа либо путем проставления соискателем отметки в соответствующем поле электронной формы анкеты соискателя, реализованной на сайте организации в сети Интернет.
Обязательным является условие ознакомления соискателя с условиями ведения кадрового резерва в организации, сроком хранения его персональных данных, а также порядком исключения его из кадрового резерва.
Необходимо отметить, что Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» предусмотрено формирование кадрового резерва (федеральный кадровый резерв, кадровый резерв федерального государственного органа, кадровый резерв субъекта Российской Федерации и кадровый резерв государственного органа субъекта Российской Федерации). Таким образом, согласие на обработку персональных данных гражданских служащих, а также иных лиц, при ведении органом государственной власти кадрового резерва не требуется.
- Что такое персональные данные
- Что является базой персональных данных, а что – нет?
- Владельцы и распорядители баз персональных данных
- Порядок регистрации баз персональных данных
- Обработка персональных данных
- Контроль за соблюдением законодательства о защите персональных данных и ответственность
Как защитить персональные данные от работодателя
Владельцем базы персональных данных согласно абзацу третьему статьи 2 Закона является физическое или юридическое лицо, которому законом или с согласия субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает цель обработки персональных данных и процедуру их обработки, если иное не определено законом .
Так, если персональные данные обрабатываются юридическим лицом, то владельцем базы персональных данных является юридическое лицо.
Распорядителем базы персональных данных согласно абзацу девятому статьи 2 Закона может быть физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные.
В качестве практического примера приводятся отношения между юридическими лицами и их представительствами, филиалами, отделениями и т.д. Так, в смысле Закона эти представительства, филиалы, отделения могут выступать распорядителями баз персональных данных, владельцем которых является юридическое лицо.
Согласно статье 4 Закона владельцем или распорядителем базы персональных данных могут быть предприятия, учреждения и организации всех форм собственности, органы государства власти или органы местного самоуправления, которые обрабатывают персональные данные в соответствии с законом.
Но если владельцем базы персональных данных является орган государственной власти или орган местного самоуправления, то распорядителем базы персональных данных, кроме этих органов, может быть только предприятие государственной или коммунальной формы собственности, принадлежащей к сфере управления этого органа.
Контроль за соблюдением законодательства о защите персональных данных в пределах полномочий, предусмотренных законом, осуществляют следующие органы:
1) Уполномоченный по правам человека;
2) суды.
Уполномоченный имеет такие полномочия в сфере защиты персональных данных:
1) получать предложения, жалобы и иные обращения физических и юридических лиц по вопросам защиты персональных данных и принимать решения по результатам их рассмотрения;
2) проводить на основании обращений или по собственной инициативе выездные и невыездные, плановые, внеплановые проверки владельцев или распорядителей персональных данных в порядке, определенном уполномоченным, с обеспечением в соответствии с законом доступа в помещения, где осуществляется обработка персональных данных;
3) получать на свое требование и иметь доступ к любой информации (документам) владельцев или распорядителей персональных данных, которые необходимы для осуществления контроля за обеспечением защиты персональных данных, в том числе доступ к персональным данным, соответствующим базам данных или картотек, информации с ограниченным доступом;
4) утверждать нормативно-правовые акты в области защиты персональных данных в случаях, предусмотренных Законом;
5) по итогам проверки, рассмотрения обращения выдавать обязательные для исполнения требования (предписания) о предотвращении или устранении нарушений законодательства о защите персональных данных, в том числе по изменению, удалению или уничтожению персональных данных, обеспечению доступа к ним, предоставлению или запрету их предоставления третьему лицу, приостановлению или прекращению обработки персональных данных;
6) давать рекомендации по практическому применению законодательства о защите персональных данных, разъяснять права и обязанности соответствующих лиц по обращению субъектов персональных данных, владельцев или распорядителей персональных данных, структурных подразделений или ответственных лиц по организации работы по защите персональных данных, других лиц;
7) взаимодействовать со структурными подразделениями или ответственными лицами, которые организуют работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке; обнародовать информацию о таких структурных подразделениях и ответственных лицах;
8) обращаться с предложениями в Верховную Раду Украины, к Президенту Украины, Кабинету Министров Украины, другие государственные органы, органы местного самоуправления, их должностным лицам по принятию или внесению изменений в нормативно-правовые акты по вопросам защиты персональных данных;
9) предоставлять по обращению профессиональных, самоуправляющихся и других общественных объединений или юридических лиц заключения по проектам кодексов поведения в сфере защиты персональных данных и изменений в них;
10) составлять протоколы о привлечении к административной ответственности и направлять их в суд в случаях, предусмотренных законом;
11) информировать о законодательстве по вопросам защиты персональных данных, проблемах его практического применения, правах и обязанностях субъектов отношений, связанных с персональными данными;
12) осуществлять мониторинг новых практик, тенденций и технологий защиты персональных данных;
13) организовывать и обеспечивать взаимодействие с иностранными субъектами отношений, связанных с персональными данными, в том числе в связи с выполнением Конвенции о защите лиц в связи с автоматизированной обработкой персональных данных и Дополнительного протокола к ней, других международных договоров Украины в сфере защиты персональных данных;
14) участвовать в работе международных организаций по вопросам защиты персональных данных.
Уполномоченный Верховной Рады Украины по правам человека включает в свой ежегодный доклад о состоянии соблюдения и защиты прав и свобод человека и гражданина в Украине отчет о состоянии соблюдения законодательства в сфере защиты персональных данных.
295 грн. у місяць
Онлайн бухгалтерія
для ФОП і малого бізнесу
перші 30 днів безкоштовно!
более 30 онлайн-сервисов!
Ставка — от 0.01%
Срок — до 180 дней
Сумма — до 20 000 грн.
Персональные данные – это информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных (то есть физическому лицу) (ч. 1 ст. 3 Закона № 152-ФЗ). То есть она позволяет однозначно определить, о каком именно лице идет речь.
Каких-либо конкретных указаний о том, какие сведения считать персональными данными, в действующем законодательстве не содержится (их нет ни в Законе № 152-ФЗ, ни в гл. 14 ТК РФ). В нем закреплены лишь общие принципы[4]. По сути, рассматриваемое понятие является оценочным, что дает определенный простор при квалификации тех или иных сведений о физическом лице в качестве персональных данных. Очевидно, что таковыми следует считать прежде всего сведения, на основании которых возможна безошибочная идентификация субъекта персональных данных. Такие сведения сотрудник, как правило, сообщает сам при приеме на работу. Персональные сведения могут быть получены и от третьей стороны, правда, с письменного согласия сотрудника (ч. 3 ст. 86 ТК РФ). В свою очередь, обезличенные сведения не могут быть отнесены к категории персональных данных.
К категории персональных данных относятся, к примеру, такие сведения:
- фамилия, имя, отчество;
- дата и место рождения;
- адрес (место регистрации);
- семейное, социальное и имущественное положение;
- образование, профессия;
- доходы, имущество и имущественные обязательства.
Это общие персональные данные. Помимо них, в Законе № 152-ФЗ упоминаются:
- специальные персональные данные (касаются расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни). По общему правилу обработка этих данных не допускается. Исключение – случаи, предусмотренные ч. 2 ст. 10 названного закона;
- биометрические персональные данные (характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно идентифицировать его личность). Для обработки таких сведений необходимо согласие субъекта персональных данных. Исключение – случаи, установленные ч. 2 ст. 11.
К сведению:
Персональные данные работников, как правило, содержатся в следующих документах:
- в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность;
- в трудовой книжке;
- в документах о воинском учете, образовании, составе семьи;
- в справке о доходах с предыдущего места работы;
- в анкете, заполняемой при трудоустройстве;
- в личной карточке работника (форма Т-2);
- в свидетельствах о заключении брака, рождении ребенка;
- в медицинских справках; и др.
У работодателя хранятся копии перечисленных документов, за исключением анкет, трудовых книжек и личных карточек.
Оператор – лицо, которое организует и осуществляет обработку персональных данных (ч. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ).
Под приведенное определение подпадает любой работодатель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель), получивший персональные данные работника в свое распоряжение. Значит, с этого момента на него в соответствии с требованиями Закона № 152-ФЗ возлагаются обязанности по защите и обеспечению сохранности персональных данных работников.
Причем в соответствии с ч. 1 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ каждый оператор должен самостоятельно определить состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных настоящим законом. Одной из этих мер является издание оператором локального нормативного акта, устанавливающего порядок обработки персональных данных работников в организации. Этого же от оператора требуют ст. 86 и 87 ТК РФ. В локальном акте (обычно он именуется Положением о персональных данных) определяются права и обязанности как субъекта персональных данных, так и оператора.
Подчеркнем: наличие обозначенного документа у работодателя обязательно. За его отсутствие специалисты Роскомнадзора могут оштрафовать оператора (и его должностных лиц) на основании ч. 3 ст. 13.11 КоАП РФ.
При составлении Положения о персональных данных необходимо учесть требования о получении, обработке, хранении и использовании персональных данных работников, установленные Законом № 152-ФЗ и гл. 14 ТК РФ[5]. Исходя из названных нормативных актов, в положении о Персональных данных надо указать:
- перечень сведений, относимых к категории персональных данных;
- какие документы, содержащие персональные данные работников, оператор будет представлять в различные госструктуры (внебюджетные фонды, налоговую, трудовую инспекции, органы статистики и т. д.);
- перечень должностных лиц, наделенных полномочиями по обработке, хранению и использованию персональных данных и, соответственно, несущих ответственность за нарушение требований законодательства;
- кто и в каком порядке имеет доступ к полученным персональным данным;
- меры, направленные на сохранение и неразглашение персональных данных, а также порядок их передачи (внутри организации и третьим лицам);
- порядок предоставления субъекту персональных данных информации, касающейся обработки его данных;
- процедуру уточнения персональных данных работников, их блокировку и уничтожение;
- условия и порядок хранения персональных данных сотрудников.
В части 1 ст. 9 Закона № 152-ФЗ говорится, что согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным. Оно может быть дано субъектом персональных данных (или его представителем) в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено Законом № 152-ФЗ. Прямо о том, что согласие сотрудника на обработку персональных данных должно быть оформлено письменно, в названном законе не сказано.
Но! Частью 2 ст. 13.11 КоАП РФ определена ответственность оператора и его должностных лиц за обработку персональных данных:
- без согласия в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его данных в случаях, когда такое согласие должно быть получено по законодательству РФ, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния;
- либо с нарушением установленных законодательством РФ требований к составу сведений, включаемых в согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его данных.
Получается, когда действующее законодательство в области персональных данных требует получения согласия от субъекта этих данных, это согласие должно быть оформлено письменно (произвольно, так как единый бланк законодательством не предусмотрен). Ведь при возникновении спорных ситуаций доказать факт получения согласия должен именно оператор (ч. 3 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). И письменная форма согласия в этом случае будет весьма кстати.
С учетом сказанного работодателю-оператору имеет смысл разработать и утвердить в качестве приложения к Положению о персональных данных бланк согласия работника на обработку и передачу таких данных. Добавим, что Закон № 152-ФЗ допускает оформление согласия в форме электронного документа.