Расчет налога на прибыль при выплате дивидендов российской организации
Следует помнить о необходимости замены или корректировки общегражданских документов, которые могут потребоваться при осуществлении сделок с недвижимостью (продажи, сдачи в аренду) и других юридических действий (регистрации по месту жительства или временного пребывания, оплаты коммунальных услуг и т.п.).
При изменении фамилии паспорт подлежит замене1 . Документы должны быть предоставлены не позднее 30 дней после смены фамилии в территориальный орган МВД России (возможна подача документов через МФЦ). Если гражданин обращается по месту жительства, паспорт оформляется в течение 10 дней, если не по месту жительства – в течение 30 дней с момента принятия документов МВД2 . За несвоевременную замену паспорта предусмотрен штраф в размере от 2 тыс. до 3 тыс. руб., а в Москве и Санкт-Петербурге – от 3 тыс. до 5 тыс. руб. 3
При замене паспорта в бланк вносятся отметки и записи о ранее выданных паспортах4 . К сожалению, нет ресурса, позволяющего точно идентифицировать человека в соответствии с новой фамилией. Это возможно только на основании всех предоставленных им документов, потому единственным способом такой проверки является наличие штампа о ранее выданных паспортах в новом паспорте. Предоставление информации из органов ЗАГС неуполномоченным органам и третьим лицам не допускается5 .
При совершении сделок с недвижимостью необходимо указание СНИЛС в заявлении о приеме документов. Этот номер не меняется в течение всей жизни. Новый СНИЛС после изменения фамилии не выдается6 . Однако в целях соблюдения пенсионного и трудового законодательства человек обязан в случае смены фамилии передать новые сведения в Пенсионный фонд РФ7 .
Подача АДВ-2 при смене ФИО
В законе не предусмотрена обязанность по переоформлению документов на квартиру при изменении фамилии правообладателя. При последующих сделках документ, подтверждающий смену фамилии, направляется на регистрацию сделки вместе с иными документами во избежание приостановления и последующего отказа в регистрации10 . По желанию можно заранее передать информацию о смене фамилии в Единый реестр прав на недвижимость.
В законе не предусмотрен порядок внесения изменений в документы регистрационного учета, в том числе в домовую книгу, в связи со сменой фамилии11 . Обычно это происходит автоматически при замене паспорта. Ответственность за невнесение изменений не предусмотрена. При возникновении вопросов смену фамилии можно подтвердить свидетельством о браке или аналогичным документом.
VIDEO
Законодательство и типовые договоры по поставке энергоресурсов не предусматривают обязанность по уведомлению о смене фамилии управляющей организации, правления товарищества или кооператива (далее – УК). Однако собственнику жилого помещения все же следует проверить договор. В нем могут быть предусмотрены обязанность уведомлять УК об изменении фамилии, порядок такого уведомления (срок, перечень документов) и последствия нарушения данного условия. Это связано с тем, что УК должны предоставлять ресурсоснабжающим организациям сведения о смене фамилии собственника не позднее 10 рабочих дней со дня ее изменения12 .
В законе не установлена обязанность по переоформлению правоустанавливающих документов на земельный участок и садовый дом при изменении фамилии правообладателя. При последующих сделках документ, подтверждающий смену фамилии, направляется вместе с иными документами во избежание приостановления и отказа в регистрации13 .
Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т. д.
После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.
Оформление кадровых документов
Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.
Кадровые вопросы: если сотрудница сменила фамилию
Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.
Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.
Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.
При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).
Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.
При смене фамилии в связи с замужеством или разводом, также необходимо в графе «Семейное положение» изменить статус.
Лицевой счет работника (формы Т-54 и Т-54а) – внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов (больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т. д.).
Лицевой счет открывается и ведется бухгалтером на протяжении всего периода работы сотрудника.
Изменения в форму Т-54 вписываются аналогично – путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.
После изменения фамилии сначала заменяется паспорт, а затем – СНИЛС (не позже, чем спустя 14 дней после оформления нового паспорта). При этом, даже если гражданин еще не получил новый паспорт, он может поменять СНИЛС.
Обусловлено это тем, что вместо паспорта можно использовать любой документ, удостоверяющий личность (военный билет, заграничный паспорт, удостоверение водителя, ВНЖ). Государственную пошлину оплачивать не требуется, документ оформляется бесплатно.
Как сдавать СЗВ-М, если сотрудник сменил фамилию
Прежде чем разбираться в самой процедуре, стоит узнать, кто должен менять СНИЛС при смене фамилии – работник или работодатель. Дело в том, что процедура оформления ССОПС (страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования) имеет свои особенности. Согласно ст. 8 ФЗ № 27, сведения о застрахованных лицах передаются в ПФР их страхователями. Это же правило действует и в случае изменения у гражданина паспортных данных.
Страхователем по отношению к официально трудоустроенному работнику является его работодатель. То есть в случае смены паспортных данных именно работодатель должен передавать сведения об этом в ПФР. У него же можно будет и получить новый СНИЛС при смене фамилии – работодатель самостоятельно получает его в отделении ПФР для передачи работнику под роспись. Но как заменить ССОПС лицу, которое не имеет работодателя?
Согласно ст. 10 ФЗ № 27, лица, которые самостоятельно уплачивают за себя страховые взносы, передают информацию об изменении данных также самостоятельно. Например, ИП, адвокаты, нотариусы и прочие. Этот же порядок на практике работает и в отношении лиц, работающих неофициально либо вообще не работающих и не состоящих на учете в центре занятости.
Если поменяли фамилию ребенку, заменить ему страховое свидетельство могут его законные представители (до 14 лет) либо он может сделать это самостоятельно (с 14 лет). В отношении безработных, стоящих на учете на бирже, именно центр занятости будет страхователем, а потому именно он должен будет заниматься оформлением нового ССОПС.
Так как принципиальных отличий в процедуре нет, рассмотрим ситуацию на примере того, как заменить СНИЛС при смене фамилии работодателю пошагово:
Работник обращается с заявлением к работодателю о необходимости замены ССОПС, самостоятельно заполняет необходимые формы, передает документы, подтверждающие такую необходимость.
Работодатель формирует пакет документов и передает их в компетентный орган.
После изготовления нового ССОПС работодатель самостоятельно забирает его в компетентном органе.
Новое свидетельство в течение недели с момента его получения передается работнику, который расписывается за документ в ведомости АДИ-5.
Возникают ситуации, когда заменить карточку пенсионного страхования необходимо срочно, например, при необходимости уехать на длительный период из города/страны.
Ускоренной процедуры переоформления законом не предусмотрено.
Чтобы быстро поменять СНИЛС, рекомендуется самостоятельно обращаться в территориальный офис ПФР сразу, как только произошло изменение анкетных данных. При удачном стечении обстоятельств, готовности всех документов и отсутствии в них ошибок замена осуществляется в день обращения.
Законодательство не устанавливает ограничений по поводу места обращения, разрешая поменять СНИЛС в другом городе при смене фамилии. Для этого даже не обязательно иметь прописку: допускается подача документов по месту временной или постоянной регистрации либо фактического проживания.
Больше того, это не должно отразиться на сроках и порядке оформления: гражданин может обратиться в любой из офисов ПФР по территории РФ, главное, чтобы он был расположен по месту фактического жительства гражданина вне зависимости от места регистрации.
Таким образом, при смене фамилии гражданин действительно должен (но не обязан) в течение 1 месяца осуществить замену пенсионного страхового свидетельства. Сделать это можно тремя путями: обратившись к своему работодателю, самостоятельно посетив офис Пенсионного фонда или обратившись в ближайший многофункциональный центр.
Услуга в любом случае предоставляется бесплатно. Срок замены не должен составить более 5 рабочих дней, однако в большинстве случаев при личном обращении в подразделение ПФР оформление документа осуществляется в день подачи заявления. А вот онлайн оформить новый СНИЛС не получится – соответствующего функционала ни на Госуслугах, ни на сайте ПФР не предусмотрено.
Еще один вариант внесения изменений в пенсионное свидетельство – обратиться в многофункциональный центр по месту жительства или месту регистрации гражданина. Однако далеко не каждый МФЦ предоставляет указанные услуги. Можно ли в МФЦ поменять СНИЛС при смене фамилии, зависит от того, заключено ли между конкретным МФЦ и Пенсионным фондом соглашение о взаимодействии.
Если заключено, гражданину необходимо:
Обратиться в МФЦ по месту жительства или регистрации.
Заполнить и подать заявление по форме АДВ-2.
Дождаться его передачи в ПФР и рассмотрения.
Получить в МФЦ новое страховое свидетельство с новой фамилией и старым СНИЛС.
Как следует из размещенной на официальном сайте ПФР и портале Госуслуги информации, обмен страхового свидетельства входит в число неэлектроных услуг, поэтому сменить СНИЛС при смене фамилии через Госуслуги пошагово на данный момент не представляется возможным. По сути, актуальными остаются лишь три варианта: самостоятельно через ПФР, через МФЦ или через собственного работодателя.
Для полноценного и правильного оформления обмена СНИЛС необходимо представить пакет документов. Независимо от того, через какой орган осуществляется подача документов для внесения изменений в страховой номер, первое, что нужно, чтобы поменять пенсионное удостоверение, – заявление по форме АДВ-2, утвержденной постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 N 2п.
В нем отражаются такие данные:
номер СНИЛС;
анкетные данные, которые подлежат изменению (которые указаны в свидетельстве);
новые анкетные данные – в данном случае измененная фамилия;
пол;
дата рождения;
место рождения;
гражданство;
адрес проживания;
данные паспорта с реквизитами;
телефон;
дата заполнения анкеты и подпись заявителя.
Далее разберем, какие документы нужны для замены СНИЛС в 2017 году помимо заявления – в их число традиционно входят:
документ, удостоверяющий личность (как правило, это паспорт, водительские права или иной документ);
документ, подтверждающий смену фамилии (свидетельство о браке, о перемене имени);
старое страховое свидетельство, подлежащее обмену.
Очень часто возникает проблема с заменой СНИЛС, потому что просто не хватает времени на то, чтобы поехать в отделение Пенсионного фонда по месту регистрации. Особенно если гражданин фактически проживает в другом. Что же делать в таком случае?
По закону «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (часть 2, ст.7) гражданин РФ вправе произвести замену СНИЛС через работодателя, выступающего страхователем, вне зависимости от территориального нахождения.
Если же вы самостоятельно платите за себя страховые взносы, то получить новый документ можно будет только по месту регистрации. В другом городе получить не получится.
Кроме обращения в Пенсионный фонд, можно отправиться в Многофункциональный центр. Заявитель обязан подать туда те же документы, но в МФЦ могут потребовать также их копии. Хотя гражданин и обращается в Многофункциональный центр, забрать новое свидетельство он там не сможет. Отдать документ специалисты Пенсионного фонда вправе только на руки.
Можно ли обратиться в государственную структуру, чтобы заменить свидетельство, не по месту прописки? Да, граждане, которые работают в другом регионе, могут обратиться с заявлением в любой территориальный орган ПФ РФ, и им не могут отказать в принятии документов. Исключением являются самостоятельно занятые граждане, делающие страховые отчисления на пенсию за себя.
Существует ли вариант подачи документации через интернет? В последнее время стало популярно использовать сайт Госуслуг, через который можно быстро подать необходимые бумаги, не выстаивая очередей. К сожалению, Пенсионный фонд не позволяет осуществлять процедуру электронного внесения данных, ссылаясь на ценность сведений. Таким образом, единственная альтернатива Пенсионному фонду при самостоятельной замене свидетельства – обращение в МФЦ.
Отдельного внимания заслуживает вопрос внесения изменений в СНИЛС не по месту прописки. Многие уверены, что внесение изменений возможно лишь по месту официальной регистрации, что ошибочно. Так, законом допускается замена пенсионного свидетельства при смене фамилии в другом городе. Согласно информации, размещенной на официальном сайте ПФР, заявление об обмене страхового свидетельства подается не только по месту прописки, но и по месту временной регистрации.
Более того, Пенсионный фонд также принимает заявления граждан и по месту их фактического проживания, а это говорит о том, что переоформить страховое свидетельство в другом городе можно лишь на основании факта проживания. Порядок обращения в ПФР по поводу замены СНИЛС в другом населенном пункте будет аналогичным вышеуказанному.
Портал Госуслуги пользуется сегодня огромной популярностью у россиян. Эта инновационная разработка предоставляет гражданам пользоваться многими государственными услугами, позволяя экономить время и получать исчерпывающую информацию из первых рук.
Но к сожалению, процедура замены СНИЛС пока не относится к тем возможностям, которые предоставляет портал. Однако сотрудники ПФР обещают в скором времени активировать этот сервис, ввиду огромной востребованности у населения.
Интересно, что право получать страховой номер имеют не только взрослые граждане, но и дети. Однако факт присвоения СНИЛС отнюдь не означает, что у ребенка должно быть страховое свидетельство – оно выдается лишь после первого официального трудоустройства. А оно, по общему правилу, установленному ст. 63 Трудового кодекса, возможно лишь после 16 лет.
Однако возможны случаи, когда закон допускает трудоустройство детей, не достигших 16 (легкий труд), а иногда даже 14 лет (занятость в цирке, в театре, в кинематографе и так далее). В таком случае, если ребенок меняет фамилию, замене подлежит и страховое свидетельство. Такая замена осуществляется в общем порядке, посредством обращения в ПФР или непосредственно к работодателю законных представителей ребенка.
Смена анкетных данных работников организации – явление нередкое. Чаще всего меняют фамилию, если заключается брак, оформляется развод либо по другим, схожим с назваными, причинам. Такую возможность дает ФЗ №143 от 15-11-97 г., ст. 58 (1).
Задача отдела кадров – грамотно отразить смену данных в документации. При этом в законодательстве порядок изменения анкетных сведений полностью не определен. Как действовать кадровику, чтобы это законодательство не нарушить? Практические вопросы применения законодательства при смене личных данных сотрудников – тема настоящей статьи.
АДВ-2: образец заполнения при смене фамилии
Как вносить изменения в трудовой договор? На этот счет существует две точки зрения.
Одна из них предусматривает составление допсоглашения к договору, где кадровик отражает изменения. Обосновывается она на ТК РФ, ст. 57, в которой указывается, что в сам текст трудового договора следует вносить недостающие сведения, а смена фамилии – это сведения измененные. Следовательно, необходимо допсоглашение.
Другая позиция состоит в том, что изменение ФИО есть изменение сведений о работнике, а не условий его работы. Недостающие сведения следует вносить в текст договора (п.3 той же статьи ТК РФ). Дополнительно сторонники этой позиции ссылаются на ст. 72 Кодекса, в которой говорится, что допсоглашение применяется лишь при изменении условий труда работника.
При заполнении трудовой книжки, внесении в него корректировочных сведений кадровик руководствуется
Постановлением Правительства №225 от 16-04-03 г. (р.3);
Инструкцией Минтруда №69 от 10-10-03 г. (п. 2.3).
Предыдущую запись (фамилию) на титульном листе (первой странице) зачеркивают одной прямой чертой и сверху пишут новую фамилию. Если сверху места недостаточно, то запись можно сделать снизу или сбоку.
На внутренней стороне обложки нужно указать реквизиты документа, послужившего основанием для смены анкетных данных, например данные из свидетельства о браке. Эти сведения удостоверяет руководитель (уполномоченный представитель) фирмы своей подписью. Заверяется запись печатью организации в целом или ее кадровой службы.
Смена фамилии предполагает и смену паспорта, данные которого, как правило, также указывают на внутренней стороне обложки документа.
Внимание! Не забудьте внести изменения в журнал учета трудовых книжек.
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2008, N 4
Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах?
Н.А.Поликутина, г. Кимры
Ответ: К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное — нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная нами процедура оформления — не более чем рекомендация. Однако мы постараемся подкрепить наши доводы аргументами из практики и из законодательства.
Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения:
— в трудовую книжку;
— в книгу учета движения трудовых книжек;
— в личную карточку работника (форма N Т-2);
— в лицевой счет (форма N Т-54);
— в трудовой договор.
Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.
Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут:
— свидетельство о заключении брака,
— паспорт с новыми данными.
Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа. В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы). Мы придерживаемся данной точки зрения, поэтому ниже мы покажем, как можно оформить заявление и приказ. Повторяем, что утвержденной формы этих документов не существует, но общие правила их составления соблюдать нужно.
Начнем с заявления (см. пример 1).
Генеральному директору ООО «Ламбада»
начальника отдела логистики
Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.
Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.
В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.
Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.
Замена СНИЛС при смене фамилии
Малько, А.В. Теория государства и права (для бакалавров). Учебник / А.В. Малько, др.. — Москва: Высшая школа, 2015. — 196 c.
Общая теория государства и права. Академический курс в 3 томах. Том 1. — Москва: Высшая школа, 2001. — 528 c.
Правоведение. — М.: Знание, 1999. — 304 c.
Оксамытный, В.В. Теория государства и права. Гриф МО РФ / В.В. Оксамытный. — М.: Камерон, 2004. — 246 c.
Грудцына, Л. Жилищное право России. Учебник; М.: Эксмо, 2011. — 656 c.
СНИЛС — это номер, отсылающий к формируемой ПФР базе индивидуальных сведений о конкретном человеке. Накапливаемые в ПФР данные отражают возникновение прав на страховую пенсию и позволяют определить размер этой пенсии. При изменении фамилии значение СНИЛС не изменяется.
Чтобы сведения о номере СНИЛС, отраженные в документе, подтверждающем факт регистрации в ПФР, соответствовали новой фамилии, в фонд надо направить информацию об изменениях в анкетных данных по форме АДВ-2. Заполняет эту форму либо само физлицо, либо работодатель.
Подать АДВ-2 в ПФР можно как самому физлицу, так и работодателю. Работодатель при этом составляет опись представляемых документов по форме АДВ-6-1. В отношении срока направления информации об изменениях в анкетных данных следует ориентироваться на промежуток времени, равный месяцу, отсчитываемому от даты изменений.
При заполнении АДВ-2 в эту форму обязательно вносятся сведения, позволяющие однозначно идентифицировать зарегистрированное в ПФР физлицо (его СНИЛС и Ф. И. О. по старым данным), а также подвергшиеся изменениям данные (при смене фамилии — новая фамилия, данные нового удостоверения личности, информация об изменившихся адресах регистрации и фактического места жительства).