Форма табеля учета рабочего времени 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Форма табеля учета рабочего времени 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

2. Табель учета рабочего времени на 2021 год

3. Форма Т-12, Т-13. Скачать бесплатно табель учета рабочего времени на 2021 год

4. Заполняем табель учета рабочего времени правильно

При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.

Не учитывается трудовая деятельность по следующему составу:

Работающим неофициально.
Устроенным по внешнему совместительству.
Оформленных по гражданскому соглашению.

В данном разделе бланка отображаются следующие данные:

Наименование фирмы.
Коды ОКПО и ОКУД.
Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.

В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.

В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.

Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.

Руководитель компании отвечает за установленный распорядок дня. Поэтому в его полномочиях – разработка инструкции по ведению первичного учета. Одной из форм первичного контроля является шаблон Т-13 или другой утвержденный шаблон на фирме для контроля трудовой деятельности персонала фирмы.

При разработке инструкции по оформлению бланка Т-13 нужно обратить внимание на такие моменты:

Если компания крупная, нужно организовать фиксирование соблюдения распорядка дня по структурным отделам. То есть, каждый отдел ведет собственный контроль.
Для этого в каждом филиале назначается ответственный человек за данный участок работы.
Ответственные лица обязаны изучить значение кодов, используемые при фиксировании данных.
Ответственное лицо обязано изучить порядок занесения данных в учетный бланк, чтобы правильно отмечать прибытие/пропуск, опоздание, причины нарушений и т.д.
Ежедневно заносить записи в табель.

Законодательством не установлено, кто обязан вести табельный учет соблюдение распорядка дня персоналом фирмы. Не взирая на это, правила его заполнения требуют выполнение следующего:

Табель должен заполнять уполномоченный работник.
При сдаче бланка в бухгалтерию, табель должен требуется подписать начальнику отдела и кадровику, если таковой числится в штате.
На основе заполненного табеля ведется начисление зарплаты персоналу фирмы.

Уполномоченное лицо, отвечающее за табель, назначается работодателем соответствующим распоряжением. Ведение табеля может быть поручено кадровому работнику, начальнику отдела, а в малых предприятиях – секретарю учреждения.

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

Я — рабочий день,
Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Ведение данного документа предусмотрено законом. При отсутствии табеля главный бухгалтер, директор или другой руководитель компании будет привлечен к административной ответственности. Органы по охране труда, проверяющие организацию, обязательно выпишут штраф.

В крупных корпорациях, где насчитывается большое количество сотрудников, проверка данных табелей − одно из основных направлений проверяющих органов. По сути, отсутствие данного документа говорит о том, что руководство компании может начислять зарплату без каких-либо оснований. Соответственно, эта сумма не вносится в расходы организации. Естественно, следствием этого становятся достаточно серьезные штрафные санкции.

Кроме того, что табель является первичным документом, он позволяет контролировать, насколько правильно соблюдается режим работы, установленный законодательством. Также документ позволяет проверяющим органам убедиться, что компания производит расчет с сотрудниками в соответствии с отработанными часами.

Используя данные табеля, бухгалтерия не только начисляет выплаты зарплаты, премий, отпускных и больничных. Здесь также вычитаются штрафы, например, за регулярные опоздания и прогулы. Благодаря заполненному табелю кадровые работники составляют приказ о выговоре или поощрении сотрудников. Руководитель, опираясь на данные табеля, принимает решение об увольнении недобросовестных работников.

Сотрудник, заполняющий табель, обязан следить за правильностью введенной информации. За внесение недостоверных данных ему грозит административная ответственность. Именно поэтому, когда кто-то из сотрудников не вышел на работу, но просит поставить отметку, ответственному работнику стоит задуматься, нужны ли ему эти неприятности.

В табель ежедневно должна вноситься вся информация о том, как сотрудник потратил рабочие часы:

рабочее время;
опоздания и прогулы;
различные форс-мажорные ситуации, связанные с нецелесообразным использованием трудового времени;
отпуск;
забастовки;
простои;
временная потеря трудоспособности;
сокращение трудового дня;
выходные и ночные часы;
сверхурочное и праздничное время;
дополнительные характеристики.

При получении заполненного табеля бухгалтерия осуществляет начисление и выдачу зарплат. Затем бухгалтер обязан обеспечить правильное хранение документа. Как правило, он может храниться в бухгалтерии. Если здесь нет места, используется архив.

В 2000 году закон обязывал организации хранить документ на протяжении одного года. В 2010 году эти требования были изменены. Теперь в течение пяти лет табель должен храниться на предприятии. В течение этого периода бухгалтерия и ответственные сотрудники должны быть готовы представить этот документ проверяющим органам.

Также нужно помнить, если в табеле присутствует информация о сотрудниках, которые трудились на вредной работе, или их условия труда признаны опасными и тяжелыми, срок хранения увеличивается до 75 лет. Это объясняется тем, что работник получит право на льготную пенсию.

Для оформления табеля заполняется форма Т-12. Для большего удобства здесь принято использовать обозначения в виде цифр и букв. Каждый код отображает определенное событие. К примеру, цифра «01» или буква «Я» заменяют слово «Явка». Эти обозначения свидетельствуют о том, что человек действительно был на работе. Существует большое количество условных обозначений для табеля. Несмотря на то, что эти коды достаточно просты, некоторые из них вызывают определенные вопросы:

Когда нужен код НН (неявка по невыясненным причинам)? Код проставляется все дни, которые работник отсутствует. Если кто-то из коллектива утверждает, что этот сотрудник прогуливает (код ПР), ответственное лицо не должно спешить его ставить. Лучше дождаться появления сотрудника. Возможно, его отсутствие имеет уважительные причины, что будет подтверждено документально. В этом случае понадобятся изменения в табеле, что не приветствуется в документах такого рода.
Какой код ставится в выходные, если человек в командировке? Закон позволяет использовать здесь оба кода: код К (командировка) и код В (выходной день). Как правило, компания выбирает наиболее подходящий для себя вариант.
Отмечаются ли выходные дни, если работник на больничном? В данной ситуации нужно использовать код Б (временная нетрудоспособность). Код ставится за весь больничный, включая выходные.
Человек в отпуске (ОТ), как отмечать его выходные дни? Выходные дни отмечаются кодом В, ведь они не учитываются при подсчете отпускных дней.
Нужно ставить обозначения цифрами или буквами? Со стороны закона не существует четких требований к обозначениям. Здесь каждая компания, в зависимости от удобства и сложившейся практики, выбирает для себя более подходящий способ.

Табель представляет собой самый обычный документ Excel с поддержкой макросов формата xlsm. После скачивания Вы увидите архив, который можно распаковать любым архиватором, например, WinRar или 7-Zip. Открыв табель, в верхней части документа, Вы поочередно увидите два стандартных сообщения от системы безопасности. Нажмите «Разрешить редактирование» и «Включить содержимое», чтобы разрешить работу макросу построения табеля.

Перед началом ввода данных необходимо удалить тестовые записи, нажав кнопку «Очистить табель». После процедуры очистки останется пустой список со строкой Итого, которую при необходимости также можно удалить, выбрав любую ячейку строки и нажав кнопку «Удалить элемент». Начать ввод можно с первой пустой строки.

Табель учета рабочего времени в excel имеет три режима построения:

Режим «Стандартный». Для каждой записи сотрудника выделяется только одна строка под заполнение активностей. Нет разделения часов на дневные и ночные. Отлично подойдет для организаций, работники в которых трудятся по обычному дневному графику без суточных смен и дежурств или учет ночных часов в сменах и дежурствах не принципиален.
Режим «День/Ночь». Для каждой записи сотрудника выделяется две строки: «день ч.» и «ночь ч.». Заполняться могут как обе строки одновременно, так и по раздельности. В данном табеле можно совмещать ведение графиков как работников, которые трудятся по стандартному графику, так и работников, которые работают посменно.
Режим «День/Ночь+». Для каждой записи сотрудника выделяется три строки: «отметка», «день ч.» и «ночь ч.». Отличается от режима «День/Ночь» наличием дополнительной строки «отметка». Используется в том случае, если необходимо указать тип графика, по которому трудится работник, или для обозначения объекта, на котором ведутся работы, или любое другое обозначение на усмотрение работодателя.

С заполнением документа не должно возникнуть никаких сложностей. В самом бланке имеются подсказки и все необходимые графы, которые нужно заполнить соответствующей информацией:

название компании, которая выступает в качестве работодателя. При наличии здесь должно быть указано и подразделение;
код ОКПО;
период, за который делаются отметки;
табельный номер и дата оформления.

Ниже присутствует таблица, в которую вносятся подробные сведения, касающиеся рабочего времени. Сначала указывается порядковый номер. Также вносятся номер табеля и ФИО работника. Далее имеются разделы, в которых делаются ежедневные отметки. Причем после первых пятнадцати дней подводится итог за половину месяца. Аналогично прописывается итог и второй части месяца. Прописываются выходные и дни праздников. Незаполненные ячейки нужно оставлять пустыми, если какие-то сведения отсутствуют.

Завершающая часть должна содержать подписи ответственных лиц. Обычно это непосредственно сотрудник, заполняющий документ. Также заверить документ должен директор компании или руководитель филиала. После составления документ передается в бухгалтерский отдел. На его основании каждому сотруднику начисляется зарплата.

\n\n

Законодательство допускает два варианта заполнения форм № Т-12 и № Т-13. Первый (наиболее распространенный) подразумевает ведение табеля сплошным методом — регистрируются явки, неявки и любые отклонения от «нормальной» работы (сверхурочная работа, командировки, работа в выходные и т.п.). Второй вариант предусматривает регистрацию в табеле только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировок, сверхурочной работы и т.п.).

\n\n\n

ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени. При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре. Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.

\n\n\n

Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.

\n\n

Поэтому в настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят в Табель данные о явке сотрудников. Для этого в верхней строке указывается код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные коды), а в нижней строке проставляется цифра, соответствующая продолжительности рабочего дня в часах (обычно это «8»).

\n\n

Возможны ситуации, когда в Табеле появляются дополнительные коды. К примеру, если сотрудник привлекается к сверхурочной работе. В таком случае в верхней ячейке за соответствующий день будет указано сразу несколько кодов, а в нижней проставлены соответствующие им часы. Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (или «01/04», если используются цифровые коды), а в нижней — «8/2».

\n\n

По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.

\n\n

Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).

\n\n

В отделе продаж ООО «Лабиринт-2019» числится 5 сотрудников, включая руководителя. При заполнении табеля учета рабочего времени отдела за октябрь были учтены следующие данные.

\n\n

Руководитель отдела Николашина О.И. отработала месяц полностью.

\n\n

Старшему менеджеру Сердюкову П.И. 28, 29 и 30 октября по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.

\n\n

Референт отдела Чеботарева Н.Е. брала неделю (с 14 по 20 октября) в счет очередного оплачиваемого отпуска, однако во время отпуска заболела. Больничный лист оформлен на 16 и 17 октября. В результате отпуск был продлен на 2 дня (21 и 22 октября).

\n\n

Менеджер Бурновская Е.Г. весь месяц находилась в отпуске по уходу за ребенком.

\n\n

Водитель-экспедитор Дуганов Е.В. был в командировке четыре дня (с 1 по 4 октября), а в течение двух дней (8 и 9 октября) привлекался к сверхурочной работе. Кроме того, по производственной необходимости он работал в выходной день (12 октября), в связи с чем ему был предоставлен отгул (14 октября).

\n\n

Ниже представлены образец титульной страницы и раздела «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12, заполненные на основании приведенных данных (по клику на картинке откроется полный размер изображения).

Табель учета рабочего времени на 2021 год

Руководитель отдела Николашина О.И. отработала месяц полностью.

Менеджер Бурновская Е.Г. весь месяц находилась в отпуске по уходу за ребенком.

Время, в течение которого работник осуществлял свои трудовые обязанности, отражается в табеле учета рабочего времени. Это первичный документ бухгалтерского учета, служащий отправной точкой для расчета заработной платы и подтверждающий основания для ее начисления.

Каждый работодатель, независимо от организационно-правовой формы, обязан вести табель в соответствии со статьей 91 Трудового кодекса. Налоговый орган вправе проверить не только начисление заработной платы и налогов, но и регистр, на основании которого она рассчитана. Доказательством станет именно табель учета рабочего времени персонала.

Утверждено две унифицированные формы табеля: Т-12 и Т-13.

Если в ходе проверки будут выявлены нарушения, связанные с ведением документа, работодатель понесет административную ответственность в виде штрафа. Размер его составляет 1000 – 5000 рублей с руководителя и до 50 000 рублей с юридического лица.

Функционально табель необходим для следующих целей:

контроля персонала в отношении явок и неявок на рабочее место (а также их причин);
анализа фактической занятости каждого работника;
расчета переработок;
начисления заработной платы и иных выплат, зависящих от фактически отработанного времени;
доказательства при возникновении трудовых споров;
основания для увольнения при наличии прогулов;
для составления отчетности в органы контроля.

Учет рабочего времени с проставлением соответствующих отметок в табеле возлагается на лицо, назначенное ответственным соответствующим приказом руководителя. Это может быть работник кадровой службы, бухгалтерии, а также руководители структурных подразделений или сам руководитель.

При составлении приказа в нем прописываются сведения об ответственном лице (лицах) с указанием должности и ФИО. Дополнительно назначается лицо, которое будет замещать табельщика на время его отсутствия.

Каждая организация вправе вести табель одним из способов, который выбирается независимо от применяемого режима работы:

сплошным порядком с регистрацией явок и неявок на рабочее место;
фиксацией только отклонений в виде сверхурочных рабочих часов, неявок и т.д.

Использовать метод учета сплошной регистрацией необходимо при сменном графике работы, когда необходимо суммировать отработанные часы за различные дни. Так можно выявить случаи сверхурочного пребывания на работе. А затем проанализировать их и скорректировать таким образом, чтобы впоследствии минимизировать привлечения работников за рамками установленной продолжительности труда.

Второй способ наиболее оптимален для организаций, где рабочий день составляет постоянное количество часов. Тогда в табеле указываются лишь отклонения.

При заполнении документа следует применять нормы, прописанные в Указаниях, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Им подчиняется ведение всех документов, связанных с учетом трудового времени и его оплаты.

Для фиксации рабочего времени применяется унифицированная форма Т-13. Заполняется она в единственном экземпляре. С наступлением месяца открывается новый табель и в конце закрывается, поэтому порядковый номер табеля будет соответствовать порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Табель включает в себя все дни периода. Допустимо подводить промежуточные итоги.

Дни очередного оплачиваемого отпуска кодируются в табеле обозначением «ОТ». Поскольку эти дни не являются для работника рабочими, под кодом не проставляются часы.

В случае попадания в период отпуска праздничных выходных дней табельщик проставляет с соответствующую ячейку код «В». Такие дни не являются отпускными.

Если сотрудник заболел во время нахождения в отпуске, то это необходимо подтвердить больничным листом. Тогда он продлится на время болезни. В табеле отмечаются болезни – кодом «Б». Как только больничный будет закрыт, снова ставится ОТ на те дни, которые служат продолжением отдыха.

При заполнении табеля учета рабочего времени применяются следующие условные обозначения:

Наименование	Код
Явка на рабочее место по обычному графику в дневные часы	Я
Выходные дни и нерабочие праздничные даты	В
Ночная смена	Н
Выполнение государственных обязанностей	Г
Сверхурочные часы работы	С
Продолжительность времени работы вахтовым методом	ВМ
Нахождение в служебной командировке	К
Отсутствие на работе в связи с направлением на курсы повышения квалификации	ПК
Нахождение на курсах повышения квалификации при выезде в другой населенный пункт	ПМ
Отпуск очередной ежегодный	ОТ
Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска	ОД
Время нахождения в учебном отпуске при совмещении с работой	У
Отпуск учебный дополнительный неоплачиваемый	УД
Рабочее время для обучающихся и работающих, для которых частично сохранена зарплата	УВ
Отпуск по беременности и родам	Р
Дополнительный отпуск, связанный с уходом за ребенком до 3 лет	ОЖ
Неоплачиваемый день отпуска по согласованию с руководителем организации	ДО
Неоплачиваемый день отпуска, предоставленный в соответствии с законодательством	ОЗ
Дополнительный неоплачиваемый отпуск	ДБ
Время нахождения на больничном листе с соответствующей оплатой пособия	Б
Больничный лист неоплачиваемый	Т
Сокращенный рабочий день	ЛЧ
Вынужденный невыход на работу по причине признания незаконными действий работодателя по увольнению или иных обстоятельств с восстановлением на прежней должности	ПВ
Прогул	ПР
Неполный рабочий день	НС
Оплачиваемые выходные дни	ОВ
Неоплачиваемые выходные дни	НВ
Время нахождения на забастовке	ЗБ
Неявка на работу без объяснения	НН
Случаи простоя по вине работодателя	РП
Простой по вине работника	ВП
Простой по не зависящим от работника или работодателя причинам	НП
Приостановка работы в связи с задержкой выплаты зарплаты	НЗ

Чем отличаются формы Т-12 и Т-13?

Помимо формы Т-13 для учета рабочего времени применяется унифицированная форма Т-12. Ее отличие в указании не только продолжительности работы и иных периодов, но и данных о начисленной заработной плате, а так же данный вид документа заполняется вручную.

Более распространен бланк Т-13, в котором отражается только занятость каждого из работников, заполняется в электронном виде, благодаря этому существует множество сервисов для автоматизации работы.

Каким образом указываются в табеле Т-13 дни участия сотрудников на конференции или в иных учебных мероприятиях?

Руководитель принимает решение, как считать эти дни. Тут два варианта: либо рабочими, тогда в табеле будет стоять код «Я», либо курсами повышения квалификации с кодом «ПК». Но оплата для них может различаться.

Можно ли поставить код «Я», когда рабочая смена больше 8 часов?

Такое возможно при наличии распоряжения руководства о продленном рабочем дне или установленном ненормированном режиме работы. Тогда в первом случае сверхурочно отработанные часы можно пометить кодом «С». Во втором случае такие часы никак не обозначаются и дополнительно не оплачиваются.

Быстро освоить данный материал поможет это видео, которое расскажет как оформить табель рабочего времени применяя унифицированную форму Т-13.

Табель учёта рабочего времени считается первичным документом. Поэтому при любой проверке представители налоговой и госинспектора обязательно запросят его у вас.

Почему табель так важен? Этот документ нужен, чтобы корректно расчитать оплату труда и, соответственно, налоги. Ведь в нём ведётся отчётность за фактически отработанный труд. Благодаря этой отчётности бухгалтерия начисляет доплаты, пособия, оплату отпусков, больничных и другие выплаты.

Вести табель учёта рабочего времени нужно обязательно. Эта необходимость касается всех предпринимателей, у которых в подчинении числятся работники: как физических, так и юридических лиц.

Табель учёта рабочего времени пригодится при любых судебных разбирательствах, жалобах, спорных вопросах внутри коллектива. По табелю можно отследить каждый отработанный лишний час, нахождение на работе в праздники или выходные дни. А также по графику можно всегда вычислить прогульщиков и опоздавших сотрудников.

Основываясь на информации табеля, кадровая служба может поощрять или наказывать сотрудников.

Форма Т-12, Т-13. Скачать бесплатно табель учета рабочего времени на 2021 год

Для того, чтобы систематизировать сбор и обработку информации для ведения табельного учёта, составляется «Положение о табеле учёта рабочего времени».

Это Положение является правовым актом. Составить его можно примерно по следующим пунктам:

Общие положения. В данном разделе нужно описать с какой целью создаётся и ведётся документ.
Обязанности. Определяются сотрудники, которым вменены обязанности по его ведению.
Правила заполнения табеля. Утверждается порядок ведения табеля, форма бланка, учитываются особенности организации, описываются нюансы заполнения табеля.
Основные цели и задачи. Порядок передачи документа в бухгалтерию и отдел кадров, даты предоставления табеля руководителю (оговаривается и бумажный и электронный вариант документа).

Мы на предприятии сделали ещё проще: нашли в интернете уже готовое Положение, скачали его. И немного видоизменили документ, адаптировав его под свою организацию.

После того как Положение составили, все задействованные лица должны ознакомиться с ним. А также с приказом о его утверждении, поставить подписи и приступать к своим обязанностям.

Существует 2 варианта ведения табеля: электронный и бумажный.

Электронный вариант применяется чаще, он более удобный и быстрый. К тому же в любой момент можно сделать необходимые изменения или исправления. В отчётный период табельщику нужно всего лишь внести коррективы в электронный табель. Необходимые расчёты программа делает сама.

Самый продвинутый вариант — это пропускная карточная система. Сотрудник приходит на работу (или уходит), проводит карточку, а программа автоматически заносит данные в табель о его фактическом пребывании на рабочем месте.

Чаще всего электронный табель ведут в программах excel и 1С.

Наша организация работает с программой 1С: Камин. Этот вариант ведения табеля очень удобный и простой. Как это делается приведу в примере ниже. Этот способ актуален в 2018 году.

Для любой формы табеля в 2018г. по-прежнему существуют определённые требования к заполнению бланка:

Табель по учёту рабочего времени должен содержать в шапке профиля данные о предприятии: её официальное наименование, подразделение, код по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций), номер документа.
Обратите внимание! Если организация носит название, к примеру, «Геология», а оформлена как ИП Кирьянов В.С., то в данные табеля заносится «ИП Кирьянов В.С.»
Обозначается тип документа: первичный или корректировочный. Даты начала и окончания учёта.
Сведения о работниках. Должность, Ф.И.О., номер личного дела.
Некоторые организации игнорируют раздел «номер личного дела». Но лучше его прописывать, чтобы не было путаницы. Особенно это касается больших организаций, где есть однофамильцы.
Напротив ячеек с фамилиями заполняют столбцы графика, соответствующие дням месяца.
Каждый рабочий день сотрудника отмечают фактически отработанным временем или отклонения от графика.
Все данные о посещении вносятся в виде специальных кодов, предписанных Госкомстатом.
В отдельных графах выносят суммированный итог фактической отработки (вычисляются суммы часов и дней). Также выносится итог праздников и выходных.

Госкомстат РФ в 2004 году утвердил для предпринимателей 2 основные формы — Т-12, Т-13.

Форма Т-12 заполняется вручную. Тут есть отдельная графа для расчёта оплаты по фактической выработке часов, внесённой в график. Данный пункт можно оставить пустым в том случае, если подсчёты ведутся отдельно.

Иногда в коммерческих организациях используют ещё одну форму бланка ведения отчётности — №0504421. Эта форма утверждена для бюджетных госпредприятий. Но по желанию можно использовать её. Тут можно отмечать дополнительные кодовые знаки: учебные отпуска, выходные по учёбе, замещение по группам продлённого дня.

В 2018г. форма №0504421 особенно актуальна для частных учебных заведений.

Бланк представляет таблицу, содержащую сведения о присутствии на рабочем месте и числе пропусков за месяц по всем работникам учреждения. Этот бланк заполняется для:

Бухгалтера, который, благодаря заполненному табелю начисляет работникам оплату туда, отпускные, пособия, командировочные.
Налоговикам, которые занимаются проверкой правильного зачисления или вычитания налогов с оплаты труда. Для такой проверки сверяются сведения по отработанному времени, отображенному в табеле, со сведениями по расчету зарплаты. И если кому-нибудь выплачена зарплата за время отсутствия на работе, учреждению могут предъявить претензии по увеличению издержек, и соответственно в уменьшении налогового порога для отчисления налога на прибыль. За такое нарушение учреждение может быть оштрафовано до 40% неуплаченного размера налога (ст. 122 НК РФ). Кроме этого, учреждению придется перечислить недостающий размер налога государству, да еще и пени.
Сотрудникам ФСС РФ. Эта организация может проверить правильность выплат пособий, выдаваемых из средств фонда.
Трудовой инспекции, которая также может проверить по табелю, соблюдение прав трудящихся в части наличия сверхурочной трудовой деятельности. Если трудовик выявит непорядок, учреждение уплатит штраф, размер которого достигает до 50-ти тысяч рублей, а для руководства до 5-ти тысяч рублей. При повторном нарушении руководителем данной статьи, его могут снять с руководящей работы на срок до 3-х лет.
Статистическим структурам, которые, используя данные табеля, составляют отчеты (к примеру, ф № П-4).

Таким образом, учитывая такую важную роль бланка учета отработанных часов, его необходимо правильно оформлять.

Форма Т-12 является стандартным бланком, принятым Госкомстатом РФ и применяемым учреждениями РФ для учета отработанных дней работающими тружениками. Полное название бланка – «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда».

Бланк Т-12 служит для заполнения сведений вручную на компьютере в офисной программе Word или занесением данных шариковой ручкой на бумажном носителе.

Бланк состоит из таблицы, которая разделена на 55 колонок(столбцов) для отображения максимально точных данных об отработанных днях тружениками учреждений, а также для отображения сведений о зарплате работающего.

Если труженик ушел в отпуск, то по нормативам в табеле требуется обозначать «ОТ» или «ОД». Однако, здесь бывают неясности. Например, как обозначать сокращение в бланке, если отпускник заболел или отпуск пришелся в период праздника. Надо иметь ввиду, что из-за неправильного отображение кода может неправильно выполнено начисление оплаты труда. Поэтому, ответственному за ведение табеля надо внимательно изучить таблицу уловных кодов, чтобы отображать все случаи трудовой деятельности работника правильно.

Например, при отпуске сотрудника можно отмечать клеточки кодом ОТ или 09. Можно применять любое из 2-х обозначение, однако буквенное обозначение кода нагляднее. Отображать два кода не имеет смысла.

Работодатель сам решает, кому поручить учет рабочего времени. Как правило, этим занимаются бухгалтер или кадровик, в крупных компаниях обязанность передают штатному табельщику.

Самый удобный вариант — поручить вести табель руководителям подразделений. Так как в их прямые обязанности входит организация и контроль труда подчиненных. Руководители знают графики работы, осведомлены о плановых и внезапных невыходах, именно им работники в первую очередь сообщают о болезнях и семейных обстоятельствах.

Кадровик в свою очередь должен принять табель от руководителя и проверить правильность заполнения. Если все правильно, подписать и ввести в программу. Часто руководители поручают ведение табеля бухгалтеру по зарплате или главбуху, это тоже допустимо.

Заполняем табель учета рабочего времени правильно

Если у вас обычная пятидневка, табель можно печатать из бухгалтерской программе. Он формируется на последнее число месяца на базе производственного календаря, данных о больничных и отпусках, которые вы вводили в программу в течение месяца. Если программа не отражает командировки и неоплачиваемые отпуска автоматически, то их придется вводить вручную.

Если же вы заполняете табель сами, следуйте инструкции.

В шапке укажите наименование организации и структурное подразделение, по которому составлен табель. Проставьте код ОКПО, порядковый номер табеля и дату его составления — последний день месяца. Отчетный период по табелю один месяц, поэтому указываем его первое и последнее число.

В первой графе основного раздела проставьте порядковый номер сотрудника, во второй укажите фамилию, инициалы и должность, в третьей — табельный номер. Данные для второй и третьей графы есть в личной карточке сотрудника Т-2, ее нужно заводить на основании приказа о найме на работу.

Как отразить сверхурочную работу?— В верхней части ячейки укажите двойной код «Я/С», а в нижней — соответствующие каждому коду часы, например «8/3».
Как отразить работу в выходной или праздник? — Кодом «РВ» с указанием часов в нижней части. Если за работу в праздник работнику дадут дополнительный выходной, отметьте его кодом «НВ».
Как показать больничный, если был нарушен режим? — Отмечать эти дни кодом «Б» в табеле не нужно. Пособие за дни, не указанные в таблице «Освобождение от работы» не выплачивается.
Как отразить в табеле выходной для диспансеризации? — Используйте код «ОВ» или «27». Также допустимо использование кода «Д» или «40».
Надо ли отражать в табеле период простоя? — Да, надо. Код зависит от причины простоя. Если он произошел по вине работодателя — «РП» или «31», по вине работника — «ВП» или «33», без чьей-либо вины — «НП» или «32».
Какой датой закрыть табель? — Он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Например, 28 февраля 2021 года — выходной день. Табель можно закрыть 1 марта.
Сколько хранить табель? — Пять лет, начиная с 1 января года, следующего за тем, по которому составлен табель. Если сотрудники из табеля заняты во вредных или опасных условиях, храните табель 50 лет.

В зависимости от размера компании и количества сотрудников в ней ведение табеля учета рабочего времени работников поручают одному или нескольким сотрудникам, уполномоченным на это. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление документа по каждому структурному подразделению, и лица, замещающего его во время отсутствия.

Покажем образец приказа о назначении ответственного за заполнение табеля.

По правилам заполнения табеля учета рабочего времени 2021 сведения о явках и неявках работников указываются с помощью кодов. Правила оформления таковы, что этих кодов нужно придерживаться. Кстати, на титульном листе формы № Т-12 приведены буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени.

Таблица: обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году
Похожие записи:

Форма табеля учета рабочего времени 2021

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учета рабочего времени на 2021 год

Форма Т-12, Т-13. Скачать бесплатно табель учета рабочего времени на 2021 год

Заполняем табель учета рабочего времени правильно

Похожие записи:

Добавить комментарий Отменить ответ

Рубрики

Популярные статьи