Что включают в фонд оплаты труда: шпаргалка для бухгалтера
Компенсацию за разъездной характер работы можно выплачивать различными способами. При выборе любого из вариантов необходимо данное условие предусмотреть в локально-нормативном акте компании, коллективном или трудовом договоре.
Если доплата установлена в твердой сумме, она считается частью зарплаты и облагается НДФЛ и взносами. Если же выплаты работнику носят компенсационный характер по предоставляемым им документам, НДФЛ и страховые взносы с них исчислять не нужно.
Согласно ст. 149 ТК РФ при отклонении работы от нормального режима трудовой деятельности работнику назначаются дополнительные выплаты к заработной плате, установленные законодательством или локальными актами организации.
Установление надбавок за разъездной характер не является обязательным. Трудовое законодательство таких норм не содержит. Но работодатель вправе установить доплату к зарплате, ее размер, перечень должностей, которым устанавливаются надбавке в коллективном договоре или ином ЛНА.
В отличие от установления доплат за особенности режима труда возмещение затрат, понесенных работником при разъездной работе, является обязательным. Эта обязанность установлена ст. 168.1 ТК РФ. Сотрудникам возмещаются расходы:
на проезд;
на наем жилья;
суточные;
иные затраты, осуществленные с разрешения работодателя;
Порядок возмещения расходов и их размер устанавливаются работодателем в коллективном договоре (ином ЛНА). Для подтверждения произведенных расходов работник обязан предоставить документальное подтверждение: проездные документы, счета гостиниц, договор аренды жилья, иные документы, подтверждающие понесенные затраты.
Если для исполнения трудовых обязанностей сотрудник использует личное имущество (например, автомобиль), работодатель также обязан компенсировать понесенные затраты.
Подробнее о компенсации стоимости ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях.
Надбавки и доплаты к зарплате, установленные за разъезды при исполнении трудовых обязанностей, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в обычном размере. Такие выплаты являются частью системы оплаты труда. НДФЛ и страховые взносы на компенсацию за разъездной характер работы расходов не начисляйте только, если есть документальное подтверждение. Если первичка работником не предоставлена, выплата возмещения понесенных затрат не признается компенсационной и облагается как оплата труда.
Выплаты за разъезды при выполнение трудовых обязанностей признавайте в затратах в целях исчисления налога на прибыль только при наличии документального оформления. Надбавки должны быть предусмотрены системой оплаты труда, а возмещение расходов подтверждено первичными документами.
Как оплачивать разъездную работу: надбавки, компенсации, налоги и взносы
Работник, работа которого имеет разъездной характер, имеет право на компенсационные выплаты. Во-первых, работодатель обязан компенсировать ему понесенные расходы. Эта обязанность установлена ст. 168.1 ТК РФ. Кроме того, дополнительно к этому организация может установить порядок выплаты таким сотрудником надбавки к окладу. Эти два понятия необходимо разделять и при их оформлении и выплате учитывать специфику каждого. От этого зависит порядок их учета и налогообложения. Надбавка к окладу и возмещение понесенных расходов не являются взаимоисключаемыми и могут применяться компанией одновременно.
Ее сумма устанавливается организацией самостоятельно. Порядок ее начисления прописывается в локальном нормативном акте.
В некоторых случаях процент выплаты надбавки определен на законодательном уровне. На сегодняшний день продолжают действовать некоторые законодательные акты времен СССР, регулирующие этот вопрос. Например, Постановление Совета министров РСФСР № 579 от 12.12.1978. Если профессия работника входит в перечень, утвержденный Постановлением, то размер надбавки утверждается законодательно. Например, компенсации за разъездной характер работы водителям междугородних линий составляют 1,5% от месячной ставки в сутки. В Постановлении есть оговорка о том, что их трудовая деятельность постоянно протекает в пути. Вторая часть документа рассматривает работников, систематически совершающих поездки в пределах закрепленного участка (например инженеров, контролеров, кассиров). Им полагается 20% от месячного должностного оклада.
Если законодательно размер надбавки к окладу за разъездной характер работы не установлен, то работодатель вправе установить процентную надбавку по своему усмотрению. Такое решение необходимо закрепить в ЛНА.
VIDEO
Статья 168.1 ТК РФ обязывает возмещать лицам, которым установлен разъездной характер работы, затраты на:
проезд;
найм жилья;
допрасходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные и иные);
иные обоснованные расходы, произведенные с разрешения работодателя.
Для выплаты компенсации необходимо наличие документов, подтверждающих произведенные расходы. Чтобы не было злоупотреблений со стороны, можно в ЛНА установить предельные размеры возмещения расходов. Кроме того, если такой категории сотрудников планируется выплачивать суточные, их размер также нужно утвердить в локальном нормативном акте. Установить сумму суточных можно в любом размере на усмотрение руководства организации.
Поскольку в разъездах трудятся гораздо больше людей, чем это закреплено законодательно, работодателям приходится закреплять их надбавки самостоятельно. Чтобы установить размер компенсации за разъездной характер работы, документы необходимо оформить следующие:
отдельный пункт в трудовом договоре. В соответствии со статьей 57 ТК РФ, разъезды — это существенное условие труда. Работодатель должен предупредить о них заранее, а работник — согласиться или отказаться;
Какой должна быть компенсация за разъездной характер работы
К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:
расходы на проезд;
расходы на наем жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.
Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.
Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка. Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником.
Такие выводы следуют из статей 57, 168.1 Трудового кодекса РФ и подтверждаются в письме Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ.
Ситуация: можно ли установить разъездной характер работ сотруднику бухгалтерии?
Ответ: да, можно. Если его работа предполагает периодические поездки в банк, налоговую инспекцию, фонды и т. д.
Никаких ограничений по должностям сотрудников, которым можно установить разъездной характер работ, статья 168.1 Трудового кодекса РФ не содержит. То, что сотруднику установлен разъездной характер работ, укажите в трудовом (коллективном) договоре, соглашении, локальном нормативном акте (например, приказе руководителя организации) (ч. 2 ст. 168.1, абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Ситуация: должна ли организация зарегистрировать обособленное подразделение по местонахождению сотрудника, если он работает в другом городе? Работа носит разъездной характер .
Ответ на этот вопрос зависит от того, обеспечивает ли организация сотрудника стационарным рабочим местом. Разъездной характер работы сотрудника в данном случае не влияет на наличие или отсутствие обязанности по регистрации обособленного подразделения.
По общему правилу организация должна встать на налоговый учет по местонахождению каждого своего обособленного подразделения (п. 1 ст. 83 НК РФ).
Подразделение считается обособленным, если оно обладает двумя признаками:
территориальная удаленность от организации;
наличие хотя бы одного оборудованного стационарного рабочего места.
При этом стационарным рабочим местом является рабочее место, созданное на срок более одного месяца. Об этом сказано в пункте 2 статьи 11 Налогового кодекса РФ. Рабочее место считается оборудованным, если для сотрудника созданы все условия, необходимые для исполнения трудовых обязанностей. Кроме того, рабочее место должно находиться под прямым или косвенным контролем организации-работодателя (ст. 209 ТК РФ).
Таким образом, если с сотрудником заключен трудовой договор, но при этом организация не создает и не оборудует для него стационарное рабочее место, то оснований для постановки на налоговый учет по месту выполнения работ у организации не возникает. Если же организация обеспечивает сотрудника стационарным рабочим местом, то у нее образуется обособленное подразделение, которое следует зарегистрировать в налоговой инспекции.
Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 1 марта 2012 г. № 03-02-07/1-50, от 28 июля 2011 г. № 03-02-07/1-265.
Ситуация: можно ли выплатить компенсацию за разъездной характер работ авансом?
Ответ: да, можно.
Сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, организация возмещает расходы, связанные со служебными поездками. Размеры и порядок возмещения этих расходов организация устанавливает самостоятельно во внутренних документах (ст. 168.1 ТК РФ).
Таким образом, организация вправе прописать в своих внутренних документах условие о том, что компенсация за разъездной характер работы выплачивается авансом.
При этом такую операцию следует рассматривать как выдачу денег под отчет.
В бухучете расчеты с сотрудниками, связанные с выдачей подотчетных сумм, отражайте с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Инструкция к плану счетов).
В момент выдачи наличных денег под отчет в бухучете сделайте проводку:
Дебет 71 Кредит 50
– выданы сотруднику деньги под отчет на оплату расходов, связанных со служебными поездками.
Если компенсация выплачивается авансом, расходы, связанные со служебными поездками, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).
На дату утверждения авансового отчета сделайте проводку:
Дебет 26 (44, 08…) Кредит 71
– отражена компенсация расходов за разъездной характер работы (на основании авансового отчета).
Пример отражения в бухучете выплаты компенсации за разъездной характер работы из кассы авансом
16 августа водителю-экспедитору ООО «Торговая фирма «Гермес»» Ю.И. Колесову поручено доставить товары покупателям в Санкт-Петербург. Работа Колесова носит разъездной характер (это отражено в трудовом договоре с сотрудником). На оплату расходов, связанных со служебной поездкой, кассир выдал Колесову 5000 руб.
Выдачу денег под отчет бухгалтер «Гермеса» отразил проводкой:
Дебет 71 Кредит 50
Колесов провел в рейсе два дня и по возвращении из поездки представил в бухгалтерию авансовый отчет на 5000 руб. и приложил оправдательные документы (путевой лист, счет из гостиницы, отчет о выполненном задании и т. п.).
20 августа руководитель «Гермеса» утвердил авансовый отчет Колесова.
Бухгалтер в учете сделал следующую проводку:
Дебет 44 Кредит 71
Выплачивать компенсацию за разъездной характер работы авансом можно не только наличными из кассы, но и с использованием корпоративной банковской карты (п. 2.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П). При этом вопрос о перечислении компенсации на зарплатную карту является неоднозначным.
Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.
Поэтому независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, сумма документально подтвержденных расходов, связанных с разъездным характером работы, не облагается:
НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ);
взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182, от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230 и Минтруда России от 23 января 2015 г. № 17-3/В-26. Правомерность данного подхода подтверждают и судьи (см., например, определение ВАС РФ от 9 июля 2014 г. № ВАС-8467/14, постановление ФАС Поволжского округа от 13 марта 2014 г. по делу № А65-12595/2013).
Правильно рассчитать налоги, без пеней и штрафов.
Без ошибок заполнить документы и отчеты.
Оптимизировать свой бухучет и сэкономить на налогах.
Сократить время работы с бухгалтерской рутиной.
Уверенно действовать при проверках и в судах.
Перечень выплат физическим лицам, не облагаемых страховыми взносами, с 2017 года содержится в пункте 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ. Он идентичен перечню необлагаемых выплат, который применялся до 01.01.2017 в соответствии с частью 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее – Закон № 212-ФЗ). В связи с этим Минфин России в письме от 16.11.2016 № 03-04-12/67082 рекомендовал в спорных ситуациях при решении вопроса о начислении страховых взносов в 2017 году на выплаты, названные в пункте 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ, руководствоваться разъяснениями Минтруда России по соответствующему вопросу, ранее данными на основании части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ.
Ранее Минтруд России для целей обложения страховыми взносами относил возмещение расходов сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, к компенсационным выплатам, предусмотренным законодательством РФ и связанным с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. На основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ такие выплаты были освобождены от обложения страховыми взносами:
на обязательное пенсионное страхование;
на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
на обязательное медицинское страхование
в случае их документального подтверждения. При этом суточные разрешалось не облагать страховыми взносами без ограничений — в размере, установленном локальным актом организации (письма Минтруда России от 08.06.2016 № 17-4/В-234, от 31.05.2016 № 17-3/В-213).
С 2017 года компенсационные выплаты, предусмотренные законодательством РФ и связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами, установленными Налоговым кодексом РФ (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
В связи с этим в комментируемом письме Минфин России дал разъяснение, аналогичное более ранней позиции Минтруда России, квалифицировав возмещение служебных расходов сотрудника с разъездным характером работы в качестве компенсационных выплат, не облагаемых страховыми взносами. При этом суточные таким работникам разрешено не нормировать — не облагать страховыми взносами в сумме, установленной локальным нормативным актом организации. Хотя по общему правилу с 2017 года суточные в целях обложения страховыми взносами нормируются по правилам, установленным для НДФЛ пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
Однако, как и раньше, в случае отсутствия подтверждающих документов указанные выплаты сотруднику с разъездным характером работы не признаются компенсационными и облагаются страховыми взносами, установленными Налоговым кодексом РФ (письмо Минтруда России от 28.12.2015 № 17-3/В-641).
В 2017 году, как и прежде, не облагаются НДФЛ компенсационные выплаты, предусмотренные законодательством РФ и связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Это касается и возмещения служебных расходов сотрудника с разъездным характером работы. При этом суточные не нормируются и полностью освобождаются от налогообложения НДФЛ.
Пример. Учет суточных при разъездном характере работы
В соответствии с положением о разъездном характере работы и трудовым договором сотруднику отдела продаж в связи со служебной поездкой перечислен аванс в счет оплаты суточных в сумме 7000 рублей. Бухгалтер сделает следующие записи.
На дату выплаты аванса:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 7000 руб. — перечислен аванс в счет суточных;
На дату утверждения авансового отчета:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
— 7000 руб. – суточные включены в состав расходов по обычным видам деятельности.
Работник, работа которого имеет разъездной характер, имеет право на компенсационные выплаты. Во-первых, работодатель обязан компенсировать ему понесенные расходы. Эта обязанность установлена ст. 168.1 ТК РФ.
Кроме того, дополнительно к этому организация может установить порядок выплаты таким сотрудником надбавки к окладу. Эти два понятия необходимо разделять и при их оформлении и выплате учитывать специфику каждого. От этого зависит порядок их учета и налогообложения.
Надбавка к окладу и возмещение понесенных расходов не являются взаимоисключаемыми и могут применяться компанией одновременно.
Ее сумма устанавливается организацией самостоятельно. Порядок ее начисления прописывается в локальном нормативном акте.
В некоторых случаях процент выплаты надбавки определен на законодательном уровне. На сегодняшний день продолжают действовать некоторые законодательные акты времен СССР, регулирующие этот вопрос. Например, Постановление Совета министров РСФСР № 579 от 12.12.1978.
Если профессия работника входит в перечень, утвержденный Постановлением, то размер надбавки утверждается законодательно. Например, компенсации за разъездной характер работы водителям междугородних линий составляют 1,5% от месячной ставки в сутки.
Статья 168.1 ТК РФ обязывает возмещать лицам, которым установлен разъездной характер работы, затраты на:
проезд;
найм жилья;
допрасходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные и иные);
иные обоснованные расходы, произведенные с разрешения работодателя.
Для выплаты компенсации необходимо наличие документов, подтверждающих произведенные расходы. Чтобы не было злоупотреблений со стороны, можно в ЛНА установить предельные размеры возмещения расходов.
Кроме того, если такой категории сотрудников планируется выплачивать суточные, их размер также нужно утвердить в локальном нормативном акте.
Установить сумму суточных можно в любом размере на усмотрение руководства организации.
Поскольку в разъездах трудятся гораздо больше людей, чем это закреплено законодательно, работодателям приходится закреплять их надбавки самостоятельно. Чтобы установить размер компенсации за разъездной характер работы, документы необходимо оформить следующие:
отдельный пункт в трудовом договоре. В соответствии со статьей 57 ТК РФ, разъезды — это существенное условие труда. Работодатель должен предупредить о них заранее, а работник — согласиться или отказаться;
раздел в коллективном договоре. В нем следует указать перечень профессий и должностей, предполагающих разъезды, суть соответствующей деятельности, документы для учета поездок (времени, выданных суточных и т. п.). Взамен можно издать целое положение, где этот вопрос будет освещен максимально подробно;
должностная инструкция. При наличии в ней пункта о постоянном труде в пути надбавки будут обоснованными.
Компенсация разъездного характера работы осуществляется на основе подтверждающих документов. Это могут быть билеты на транспорт, счета из гостиниц, чеки с заправочных станций. Сюда же относятся счета из заведений общепита или чеки из магазинов, доказывающие наличие расходов на питание.
Размер суточных работодатель определяет в локальном акте . При этом не обязательно всем работникам платить одинаковые суммы. В качестве критерия можно взять регулярность поездок, сложность заданий и другие обстоятельства.
Не всем работникам в постоянных поездках удается сохранить оправдательные документы. К отчетной дате выясняется, что они потеряли часть билетов, чеков с заправок, квитанций и т. п.
Но без них работодатель не сможет оправдать расходы на компенсации. Чтобы упростить документооборот, работодатель назначает работникам надбавку за разъездной характер работы.
Размер надбавки определяется с учетом наличия отраслевого соглашения.
Работнику компенсируется:— стоимость билетов на транспорт— арендная плата за жилье— мелкий или внеплановый ремонт автомобиля— услуги мобильной связи.
Облагаются ли выплаты за разъездной труд налогами, зависит от того, чем они являются – компенсацией или надбавкой.
Если работнику выплачивается компенсация за разъездной характер работы, страховые взносы и НДФЛ с нее не взимаются. Это правило установлено Налоговым кодексом. Так, в 217-й статье НК РФ (п.
3) говорится, что с компенсаций по расходам, связанным с исполнением гражданином трудовых обязанностей, налог на доходы не берется. Аналогичная льгота установлена 422-й статьей НК по уплате страховых взносов.
Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат. В соответствии со ст. 129 ТК РФ компенсационные выплаты — это доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера. При этом компенсации в смысле названной статьи:
являются элементами оплаты труда, не предназначенными для возмещения физическим лицам конкретных затрат, связанных с непосредственным выполнением трудовых обязанностей;
включаются в базу для начисления страховых взносов.
Второй вид компенсационных выплат предусмотрен ст. 164 ТК РФ. Согласно положениям данной статьи под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. К таким компенсациям относятся суммы возмещений, выплачиваемых:
при направлении в служебные командировки;
сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер;
работающим в полевых условиях и др.
Данные выплаты не входят в систему оплаты труда, а потому не должны облагаться страховыми взносами. При этом в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником необходимо указать, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер.
По мнению Минтруда (Письмо от 30.09.2014 N 17-4/В-462), от обложения страховыми взносами освобождаются только те выплаты, которые направлены на возмещение документально подтвержденных расходов «разъездников», то есть суммы, выплачиваемые работодателем на основании представленных сотрудником проездных билетов, гостиничных счетов и т.д. Чиновники однозначно указывают: в случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы выплат в пользу работников не могут признаваться компенсационными в связи с разъездным характером работы работников.
Если следовать этому подходу, суммы, выплачиваемые в процентах от тарифной ставки (оклада), не являются компенсационными. Следовательно, они должны включаться организацией в базу для начисления страховых взносов.
Обратите внимание! Минфин в новом Письме, высказывая свою позицию в отношении обложения «разъездных» компенсаций НДФЛ, указал: выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников-«разъездников», не облагаются НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (Письмо от 22.01.2015 N 03-04-06/1626). Особо отмечается, что установленное абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ ограничение (об освобождении от налогообложения сумм суточных при командировках в пределах 700 руб.) в отношении компенсаций, выплачиваемых в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, не применяется.
Судья Верховного Суда отказал Управлению ПФР в пересмотре дела N А65-28256/2013, которое Постановлением АС ПО от 04.09.2014 было разрешено в пользу организации. Контролеры настаивали на том, что выплаты, компенсирующие работникам понесенные ими и документально подтвержденные затраты, не являются объектом обложения страховыми взносами. Однако если компенсация никак не связана с каким-либо возмещением фактических затрат, то она облагается страховыми взносами.
Спор возник в отношении выплаченных водителям-экспедиторам сумм из расчета 0,18 — 0,25 руб. за 1 км пути. Арбитры решили: денежные средства, выплаченные обществом своим работникам, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы, и имеют компенсационный характер (ст. 168.1 ТК РФ).
Учет компенсаций за разъездной характер работы
Коллегия судей ВАС согласилась с мнением ФАС ПО (Постановление от 13.03.2014 по делу N А65-12595/2013) о том, что компенсационные выплаты (суточные) в фиксированной сумме не являются объектом обложения страховыми взносами и признали необоснованным доначисление организации 3,2 млн руб. страховых взносов и соответствующих им пени. Судьи отметили: данные выплаты производятся вне зависимости от трудового результата, зависят от количества фактически проведенных в пути суток и соответствуют компенсации, предусмотренной ст. 168.1 ТК РФ.
Организация выплачивала водителям-экспедиторам 1000 руб. за каждые сутки, проведенные вне места постоянного жительства в связи с невозможностью ежедневного возвращения к месту постоянного жительства.
Отклоняя довод органа ФСС о том, что выплачиваемые суточные являются надбавками за разъездной характер работы и входят в систему оплаты труда, арбитры указали: поскольку трудовое законодательство обязывает работодателя выплачивать компенсацию и предоставляет право начислять надбавку, надбавка может быть выплачена только в дополнение к компенсации и только в случае, если это предусмотрено трудовым договором или локальным актом организации. Соответственно, при отсутствии других выплат спорные суммы следует считать компенсационными.
Итак, на протяжении одного года (2014) ВАС и ВС РФ признали обоснованными судебные решения, содержащие противоположные выводы. В первых двух случаях судьи встали на сторону организаций, не настаивая на том, что от обложения страховыми взносами освобождаются только документально подтвержденные расходы. В последнем случае суды указали на отсутствие расшифровки видов понесенных работниками расходов. При этом в первых двух случаях выплаты производились водителям, совершающим длительные поездки, в третьем — председателю совета райпо, председателю правления, главному бухгалтеру, экономисту, товароведу, шоферу (Решение Арбитражного суда Рязанской области от 18.10.2013 по делу N А54-2553/2013). По мнению автора, других принципиальных различий в рассмотренных ситуациях нет. Возможно, поэтому у судей и возник вопрос о том, какие дополнительные расходы, требующие возмещения, могли возникать у руководства организации, главного бухгалтера, экономиста. А поскольку организация не смогла представить соответствующие пояснения и доказательства, арбитры квалифицировали спорные выплаты в качестве обычной надбавки к заработной плате.
Отметим еще два случая, когда коллегия судей ВАС (в 2013 г.) поддержала вердикт нижестоящего суда, вынесенный в пользу контролеров.
Размер ежемесячных выплат «разъездникам» зависит от занимаемой должности и рассчитывается пропорционально отработанному времени (Постановление ФАС ВВО от 17.07.2013).
Организацией не представлены:
документы, указывающие на то, какие расходы несли работники ;
локальный нормативный акт, устанавливающий перечень расходов работников, подлежащих компенсации работодателем.
Компенсация выплачивалась работникам, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер при сопровождении и охране вагонов, контейнеров с грузами в поездах и выполнении оперативно-профилактической работы на линейных станциях участка обслуживания, в размере 50 руб., если время нахождения в пути составит менее 12 часов; в размере 100 руб. за 12 и более часов нахождения в поездке. Если время нахождения в поездке составляет менее нормальной продолжительности рабочего дня (8 часов), компенсация не выплачивается (Постановление ФАС УО от 25.12.2012 N Ф09-12604/12).
Судьи решили: указанные выплаты не являются возмещением понесенных работниками конкретных (определенных) расходов, подтвержденных соответствующими документами, не являются выплатами суточных, а имеют фиксированный размер в зависимости от времени нахождения в пути (50 или 100 руб.) .
Напомним, фиксированный размер выплаты в зависимости от пробега автомобиля (0,18 — 0,25 руб. за 1 км пути) не помешал судьям в 2014 г. встать на сторону организации (Определение ВС РФ от 23.12.2014 N 306-КГ14-6099 по делу N А65-28256/2013).
Как видим, в обоих случаях одной из причин, которые повлияли на вердикт судей, стало непредставление документов, подтверждающих виды и размер понесенных работниками расходов.
Работодатель может утвердить два способа оплаты за подвижные и другие условия работы:
денежная компенсация реальных издержек сотрудников,
постоянная и систематическая доплата, входящая в состав начислений по заработной плате.
Компенсационные начисления производятся с целью возмещения понесенных сотрудником расходов, определяющиеся разъездным видом производственной деятельности. Реестр затрат утверждается в коллективном договоре.
В ТК РФ отмечено, что в связи поездками для непосредственного выполнения профессиональных обязанностей, работодателем оплачиваются затраты:
на проезд,
найм жилплощади,
прочие расходы, связанные с проживанием, в виде суточных или полевого довольствия,
индивидуальные услуги, утвержденные администрацией предприятия.
Если реестр вышеперечисленных расходов не зафиксирован местным локальным документом, то освобождение от НДФЛ применять нельзя.
Выплаты компенсационного направления, не связанные с конкретно понесенными затратами, назначаются в случаях, когда нет подтверждающих документов и невозможно определить истинный размер затрат.
Суммы таких доплат относятся к составляющим заработной платы и назначаются:
за работу в условиях, отличающихся от нормальных;
за работу в тяжелых климатических условиях и в регионах с радиоактивным загрязнениям.
В отличие от колеблющегося размера компенсации за работу «в пути», выплаты, входящие в состав заработка, имеют ряд отличий:
начисляются и выплачиваются систематически;
имеют постоянную неменяющуюся величину.
О разъездной работе и оформлении специалистов
В состав компенсационных начислений входят суточные, для выплаты которых не требуется документального подтверждения. Суточные не зависят от фактических затрат и начисляются за период нахождения в разъезде. Размер суточных устанавливается государством с возможностью увеличения организациями.
В зависимости от финансового состояния, предприятия самостоятельно могут устанавливать индивидуальный размер суточных, основываясь на законодательно установленной величине.
В 2019 году размер суточных на территории России по законодательству равен 700 руб.
С суммы превышающей предельно допустимую величину суточных, организации должны начислять НДФЛ.
VIDEO
Приказом по ООО «ВОСХОД» утверждены суточные в размере 1200 руб. Инженер Петров П.П. находился в служебной поездке 5 дней. За этот период ему были начислены суточные
5 * 1200 руб. = 6000 руб .
Необлагаемая часть суточных
5 * 700 руб. = 3500 руб .
НДФЛ начисляется на частичную оплату суточных в размере 2500 руб. 6000 – 3500 = 2500 руб .
Предприятие перечисляет НДФЛ 325 руб. 2500 * 13 % = 325 руб .
Утвержденные приказом суммы доплат, связанные с разъездными условиями работ рассчитываются пропорционально отработанному времени.
В нашей организации рабочие-строители не имеют постоянных рабочих мест. Они заняты на различных объектах по всей области. На объекты они ежедневно самостоятельно добираются из дома по несколько часов. Можем ли мы выплачивать им суточные и установлен ли для них норматив по прибыли и НДФЛ? Нужно ли начислять на них страховые взносы во внебюджетные фонды?
Это нам подтвердили в Минздравсоцразвития России.
Организация приглашает на работу курьера. В компании это первый сотрудник с разъездным характером работы. Нужно все оформить правильно, в том числе, организовать выплату компенсации за разъездной характер работы в 2019. На вопросы, связанные с выплатой компенсации ответим в статье.
Некоторые профессии связаны с регулярными разъездами. Такие работники могут вовсе не иметь стационарного рабочего места, например, это водители, курьеры, страховые агенты и т.д. Если постоянное рабочее место у сотрудника все же есть, то часть его рабочего времени проходит в пути.
Разъездную работу не нужно путать с командировками. Ведь командировка – это разовая или происходящая время от времени служебная поездка работника, связанная с выполнением служебного поручения (ст. 166 ТК РФ). В то время как, разъездной признается работа с постоянными поездками.
При возникновении производственной необходимости сотрудника с разъездным характером работы можно направить в командировку. Более того, если у работника намечается разовая поездка, отличающаяся по своим условиям от его обычных разъездов, оформление командировки обязательно.
Компенсация разъездного характера работы
В отличие от комфортного пребывания в офисе, разъездная работа предполагает дополнительную нагрузку, налагаемую на сотрудника. Поскольку не каждый соискатель или подчиненный на нее согласится, компании обычно более высоко оплачивают такой труд.
Но не все знают, что надбавка и компенсация за разъездной характер работы – понятия разные.
И если компенсировать расходы сотрудника работодатель обязан по закону, то платить или не платить надбавку за регулярные разъезды организация решает по собственному усмотрению.
Специалисты ГК «ГНК» рассказали, как можно оптимизировать налогообложение за счет корректного учета разъездного характера работы сотрудников.
Недавно Минфин РФ еще раз уточнил, что компенсационные выплаты работникам, чья работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ, а также то, что на эти выплаты не начисляются страховые взносы. Рассмотрим ситуацию подробнее.
Общий ответ на этот вопрос содержится в ст. 168.1 ТК РФ. Эта норма говорит о работниках, постоянная работа которых осуществляется:
в пути (напр., водители );
имеет разъездной характер (проверяющие, специалисты, оказывающие бытовые услуги на дому у заказчика, курьеры, страховые агенты) ;
в полевых условиях (геологи );
в экспедиционных условиях (лица, сопровождающие грузы ).
Всем им работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками.
! Ограничений по должностям сотрудников, для которых устанавливается разъездной характер работ, законодательство не содержит! «Как правило, разъездной считается работа, при которой сотрудник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации», – уточняет Федеральная служба по труду и занятости в своем Письме № 4209-ТЗ от от 12.12.2013 г. № 4209-ТЗ .
Ст. 57 ТК РФ гласит, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) обязательно должны содержаться в трудовом договоре .
Также разъездной характер работы может быть отражен в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).
Документооборот при разъездном характере работ работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно. Исходя из этого, ГК «ГНК» рекомендует организации разработать:
перечень должностей, профессий и работ лиц, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер;
локальный нормативный акт (напр., Положение о разъездном характере работ приказом
! Если работа сотрудника имеет разъездной характер, то командировками такие поездки не признаются (ч.1. ст.166 ТК РФ). Командировки носят временный характер, а работа, связанная с разъездами – постоянный. Соответственно, «командировочные» нормативы при разъездном характере работы не применяются. ( Письмо Минфина от 15.02.2017 № 03-04-06/8562).
Компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Сюда входят:
расходы по проезду (напр., расходы на проезд, стоимость ГСМ для сотрудников, использующих личный транспорт );
найму жилого помещения (напр., оплата гостиницы );
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные1, полевое довольствие );
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (оплата мобильной связи и др .).
Похожие записи: