Компенсация за использование личного авто при УСН

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за использование личного авто при УСН». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Компенсация ГСМ сотруднику. Как сэкономить на налогах и бензине

2. Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества

3. ИП на УСН вправе списать в расходы компенсацию за использование личного авто

4. НДС-вопросы: контрольные соотношения, раздельный учет, возврат товара и другое

5. Использование личного автомобиля работника при УСН

6. Компенсация за использование личного транспорта при УСН

6.1. :

7. Расходы на личный автомобиль ИП на УСН «Доходы минус расходы»

8. Компенсация ГСМ в 2020 году: кому, что и как компенсировать

9. Компенсация за использование личного автомобиля

10. Компенсация за использование личного автомобиля при УСН

Как работать с самозанятыми и не подставить себя

1,9 тыс. 0

Компенсация ГСМ сотруднику. Как сэкономить на налогах и бензине

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Учет компенсации за использование личного имущества при УСН 390.3 КБ

Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

ООО «Ибис» перечислило 23.07.2017 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2017 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу — 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

Наименование операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Начислена выплата служащему	73	51	4000
Компенсация отражена в расходах	44	73	4000
Налоговое обязательство: (4000 — 1500) х 20%	99	68	500

Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается:
3000 руб. / 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов. Однако другая сторона утверждает, что сумму компенсации необходимо выплачивать независимо от фактического количества дней пользования автомобилем.

Поэтому возмещение затрат по фиксированной ставке рекомендуется предоставлять сотрудникам, использующим автотранспорт в должностных целях регулярно. В иных ситуациях лучше оформлять выплаты с помощью путевых листов и иных документов.

ИП на УСН вправе списать в расходы компенсацию за использование личного авто

Компенсация освобождается от НДФЛ в размере, определенном соглашением между этими лицами. Для этого нужны такие документы:

– копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;

– расчеты компенсаций;

– документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя;

– документы, подтверждающие осуществление расходов на использование автомобиля в интересах работодателя.

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. При этом в ст. не облагаются взносами все виды определенных законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Об этом говорят статьи 420 и 422 НК РФ. Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях, страховыми взносами не облагается. Список необходимых документов таков:

– копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;

– копии документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании автомобиля в служебных целях.

В начале, поговорим об организациях, выбравших объектом налогообложения доходы. Такие компании не могут учесть компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 на УСН.

Дело в том, что при выборе данного объекта налогообложения не учитываются никакие расходы, в том числе затраты организации на выплату зарплаты и другие выплаты работникам (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). Поэтому о том, что учесть расходы на выплату компенсации не может быть и речи.

В свою очередь, организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, имеют право включить в расходы компенсацию за использование личного транспорта при УСН. Однако учесть такие затраты можно только в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Признать затраты можно только после фактической выплаты компенсации работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Напомним, что величина компенсации, которую можно учесть при налогообложении составляет (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

1 200 руб., если объем двигателя меньше 2 000 куб. см (включительно);
1 500 руб., если объем двигателя свыше 2 000 куб. см.

Именно в таком размере можно учесть компенсацию за использование автомобиля в расходах на УСН в 2019.

Если соглашением с работником установлена более высокая компенсация, то учесть сумму превышения лимита при расчете единого налога на упрощенке нельзя (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Правомерность таких выводов подтверждают чиновники Минфина России (письмо от 31.01.2013 № 03-11-11/38).

Напомним, что компенсация за машину не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах норм, установленных законодательством. Однако нормы из постановления Правительства № 92 в данном случае не применяются. Не подлежат обложению подоходным налогом и страховыми взносами суммы компенсации за использование автомобиля при УСН, не превышающие установленных соглашением между работником и работодателем (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ, письмо Минфина от 23.10.2017 № 03-15-06/69146).

» onclick=»window.open(this.href,’win2′,’status=no,toolbar=no,scrollbars=yes,titlebar=no,menubar=no,resizable=yes,width=640,height=480,directories=no,location=no’); return false;» rel=»nofollow»>

Подробности Категория: Подборки из журналов бухгалтеру Опубликовано: 28.03.2015 00:00

Если труд сотрудника носит разъездной характер, то зачастую работодатель сразу принимает на работу человека со своим личным автомобилем. Чтобы именно на нем он и работал.

Перед руководством и бухгалтером встает вопрос: как удобнее и выгоднее оформить использование авто — арендовать машину у работника или, не арендуя, платить сотруднику компенсацию за использование им личного имущества в служебных целях?

Выбор между арендой и компенсацией за использование автомобиля зависит от того, на каком объекте налогообложения работает «упрощенец».

Если вы применяете УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. В данном случае для «упрощенца» важно по максимуму списывать на расходы все понесенные затраты. Однако сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, которую можно признать в расходах, ограниченна (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно это не более 1200 руб. в месяц. А для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. Данные нормы установлены в пункте 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. При этом указанные суммы включают в себя все расходы, которые несет сотрудник, эксплуатирующий автомобиль. То есть в эти 1200 или 1500 руб. включаются ГСМ, техобслуживание, ремонт и т. п. ( письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140). Поэтому вы можете утвердить любую сумму компенсации работнику, но учесть при УСН сможете лишь установленную норму.

НДС-вопросы: контрольные соотношения, раздельный учет, возврат товара и другое

Прежде чем учитывать затраты в расходах УСН, подумайте, как доказать налоговой, что используете автомобиль для бизнеса. Чем дальше ваш вид деятельности от перевозок или разъездов, тем сложнее это сделать.

Случай из жизни: ИП занимается установкой металлопластиковых конструкций и учитывает в расходах стоимость легкового автомобиля, который он, по его словам, использует для «получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих». Налоговая признала это неправомерным, «поскольку предприниматель осуществляет вид деятельности, не относящийся к грузовым и пассажирским грузоперевозкам», доначислила налог, пени и штраф.

Предприниматель начал судиться с налоговой, и суды разных инстанций поддержали его. Запомните ключевые фразы из судебного постановления — пригодятся на случай споров:

«Автомобиль приобретен и использовался предпринимателем непосредственно в процессе предпринимательской деятельности, с целью получения дохода от данного вида деятельности, а доводы налогового органа об использовании транспортного средства в личных целях носят предположительный характер».
«Налоговое законодательство не содержит ограничений по включению в расходы затрат по приобретению и обслуживанию транспортных средств, приобретенных для осуществления предпринимательской деятельности. В этой связи доводы инспекции о том, что расходы принимаются лишь при осуществлении деятельности, связанной с грузовыми и пассажирскими перевозками, не основаны на законе». (Постановление ФАС Уральского округа от 18 октября 2007 г. по делу № Ф09-8532/07-С3).

Но нельзя надеяться на то, что от налоговой больше не будет претензий. Минфин в письме от 26.03.2008 г. № 03-04-05-01/79 утверждает, что «легковой автомобиль, используемый индивидуальным предпринимателем для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не может быть признан основным средством».

Получается, вы рискуете, если учитываете расходы на покупку автомобиля, который необязателен для вашего бизнеса. Доказывать свою позицию, возможно, придётся в суде. Но нет гарантии, что решение суда будет таким же благоприятным.

Ещё раз: сначала решите, сможете ли доказать налоговой пользу личного автомобиля для бизнеса. Для чего вы его используете? Помогает ли он вам получать доходы? Почему вы не можете получать доходы без него? Если вы ответили на эти вопросы и даже отрепетировали ответ вместе с другом-скептиком, можете учитывать расходы на покупку автомобиля в налоге УСН.

Вы можете включить затраты на эксплуатацию автомобиля — прежде всего, на покупку топлива — в расходы на УСН, если вы ездили на нём по делам бизнеса. Если вы занимаетесь транспортными перевозками, затраты относятся к материальным расходам, а если другим бизнесом — к расходам на служебный транспорт.

Чтобы учесть затраты на покупку бензина, обычных чеков с заправки недостаточно. Нужно подтвердить маршрут поездок — обычно для этого используют путевые листы. Форма путевых листов утверждена только для автотранспортных предприятий. Если у вас другой бизнес, придумайте собственную форму.

Автомобиль – важное подспорье в быту и на работе. Сотрудник, обладающий личным автотранспортом, пользуется гораздо большим спросом при приеме на работу, а сдача в наем вашего четырехколесного друга даст дополнительный доход в семейный бюджет. Однако не следует забывать о необходимости платить налоги при аренде автомобиля у физического лица. Кто несет ответственность за уплату налогов, в каких объемах они взимаются, а также различные способы сдачи транспортного средства в аренду – эту информацию мы предлагаем в данной статье.

В соответствии с Налоговым кодексом РФ, следует разделять несколько вариантов аренды транспортного средства у физического лица. В зависимости от условий заключенного договора можно определить и сторону, несущую ответственность за уплату установленных сборов, а значит, вид и размер налоговых ставок:

Первый вариант – это договор аренды автомобиля между физическим лицом и организацией, где налоги ложатся на организацию, а физлицо действует без образования ИП. В этом случае организация выступает в качестве налогового агента:

берет на себя обязательства по удержанию налоговых вычетов из доходов, причитающихся физическому лицу за аренду ТС;
предоставляет отчетность в налоговый орган по месту своей регистрации о суммах, перечисленных за аренду, и произведенных вычетах по форме 2-НДФЛ.
Второй вариант – договор заключается между организацией и физическим лицом, являющимся предпринимателем. В этом случае арендатору достаточно предоставить свидетельство о регистрации ИП и документы, подтверждающие, что он стоит на учете в налоговой инспекции. В рамках данной сделки все обязанности платить налоги ложатся на индивидуального предпринимателя, который будет это делать в соответствии с выбранной им формой налогообложения.
Третий вариант – договор аренды между физическими лицами. В этом случае, следуя указаниям 23 главы Налогового кодекса (п.1 ст. 229), физическое лицо-арендодатель обязано предоставить декларацию за истекший год в фискальный орган по месту проживания, в срок до 30 апреля.

Ставка подоходного налога с аренды автомобиля у физического лица может изменяться в зависимости от условий, на которых рассматриваемое лицо осуществляет сдачу в аренду.

Если вы, являясь ИП, сдаете в аренду свой автомобиль, размер налога зависит от формы налогообложения, на которой вы в настоящий момент находитесь: это может быть ЕНВД (единый налог на вмененный доход), УСН (известная в народе как «упрощенка») или ОСНО – общая система налогообложения.

В случае, когда вы как физическое лицо не желаете регистрироваться в налоговой инспекции и открывать ИП, доход, получаемый за аренду, облагается НДФЛ, то есть стандартным налогом на доходы для физлиц, составляющим 13%.

Этот размер не изменится как в случае с вычетом, производимым за вас организацией-налоговым агентом, так и в случае, если вы лично как физическое лицо будете подавать декларацию.

Использование личного автомобиля работника при УСН

Гриненко А. В., Костанов Ю. А., Невский С. А., Подшибякин А. С. Адвокатура в Российской Федерации; Проспект — Москва, 2011. — 216 c.
Комментарий к Федеральному закону «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (постатейный). — М.: Деловой двор, 2011. — 120 c.
Воробьев, А. В. Теория адвокатуры / А.В. Воробьев, А.В. Поляков, Ю.В. Тихонравов. — М.: Грантъ, 2015. — 496 c.
Ивакина, Н.Н. Основы судебного красноречия (риторика для юристов) / Н.Н. Ивакина. — М.: ЮРИСТЪ, 2018. — 384 c.
Комментарий к Федеральному закону «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (постатейный). — М.: Деловой двор, 2011. — 120 c.

Заключаем Договор аренды транспортного средства. При заключении договора можно и нужно ориентироваться на средний уровень стоимости аренды в регионе. Установите в договоре аренды личного авто в служебных целях не фиксированную плату, а в привязке ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов.

Что нужно прописать в договоре:

на какой срок будет арендовано авто,
кто сможет еще пользоваться машиной,
за какую плату будет происходить сделка,
как будут возмещаться расходы – с их расчетом или определенной суммой ежемесячно,
какие права останутся у владельца на транспорт, какие будут у арендодателя,
в каких целях будет использоваться транспорт – для перевозки пассажиров, для транспортировки документации, для перевозки руководителя организации,
на какое расстояние будет ездить водитель

При заключении договора аренды стоит обратить внимание сотрудник является собственником автомобиля или управляет им по доверенности. Договор оформляйте на собственника (права и обязательства возникают у него), а подпишет соглашение сотрудник. Арендная плата будет доходом собственника, а не сотрудника.

Сравнительная таблица двух вариантов.

Что сравниваем	Компенсация за использование авто в личных целях	Аренда авто у физлица
Кто получает	Только работник организации	Любое лицо
Что получает	Компенсацию по ТК	Арендную плату по ГК
Как оформляется	Доп. соглашением к трудовому договору	Договором аренды
НДФЛ	Освобождается	Облагается. Арендатор является налоговым агентом
Страховые взносы	Не подлежит обложению	Страховыми взносами облагается только договор аренды с экипажем со стоимости услуг по управлению ТС
Включение в расходы	Включить в расходы можно в пределах норм. Сверх норм — есть отличия ОСН и УСН.	Включить в расходы можно всю сумму

Чаще всего эти варианты сравнивают с точки зрения налогов, всё остальное практически одинаково. Выплачивать же работникам компенсацию за использование ими своего автотранспорта в служебных целях выгодно, только когда сумма не превышает нормы. А это бывает очень редко, практически никогда. По нашему мнению выгоднее заключать договор аренды автомобиля сотрудника вместо выплаты им компенсаций.

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 ТК. Смотрите в рекомендации, как рассчитать и обосновать размер выплаты, какие документы оформить.

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 ТК обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Расчет размера компенсации

Размер компенсации за использование личного автомобиля официально не установлен. Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет.

Пропишите формулу расчета и сумму компенсации в трудовом договоре, дополнительном соглашении или отдельном приказе. Методику расчета разработайте самостоятельно. В частности, работодатель вправе приравнять сумму компенсации к стоимости услуг такси, каршеринга или аренды транспортного средства в местности, где эксплуатируют технику. Можно взять за основу также нормы из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92.

Компенсацию можно установить в твердой сумме за месяц, независимо от времени и интенсивности использования авто. А можно каждый месяц делать расчет компенсации в зависимости от интенсивности поездок. В любом случае не платите компенсацию за время, когда сотрудник не использовал машину – был в отпуске или болел.

Для расчета компенсации используйте данные:

износа и срока полезного использования машины;
интенсивности использования;
о затратах на текущий ремонт, техобслуживание и ГСМ.

Чтобы посчитать износ, используйте правила бухучета по амортизации автомобилей.

Как определять, насколько интенсивно используют авто, в законодательстве не сказано. Установите такой порядок внутри организации отдельным приказом или соглашением. Например, можно разделить поездки по городу и вне его пределов. Можно учитывать тип поездок – курьерские, доставка груза, встречи с клиентами и пр. Параметры интенсивности организация вправе определить самостоятельно, учитывая специфику своей деятельности.

Затраты на текущий ремонт, техобслуживание можно рассчитать по формуле:

Компенсация за использование личного транспорта при УСН

Расходы на ремонт и техобслуживание за прошлый год или планируемая сумма расходов

:

Сумму ГСМ по транспортному средству определите по кассовым чекам, квитанциям на покупку топлива, путевым листам и данным механика. Это следует из писем УФНС по Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797, от 04.03.2011 № 16-15/020447, Минздравсоцразвития от 26.05.2010 № 1343-19, ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260.

Важно установить компенсацию в разумных пределах. В противном случае организация может столкнуться с претензиями проверяющих к расчету НДФЛ и страховых взносов.

Напомним, что компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в размере, который согласовали работодатель и сотрудник (п. 1 ст. 217 НК, ст. 188 ТК, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Чтобы подтвердить размер компенсации за использование личного автомобиля для ИФНС и ФСС, подготовьте документы:

соглашение между работодателем и работником об использовании личного автомобиля с суммой и расчетом компенсации;
копия свидетельства о регистрации транспортного средства;
копия паспорта транспортного средства (ПТС);
путевые листы, журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.;
кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции на покупку ГСМ;
приказ о выплате компенсации.

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. В дополнительном соглашении укажите конкретный срок выплаты компенсации с условием пролонгации, если это необходимо. Когда истечет этот срок, прекратите выплачивать компенсацию.1

За то, что сотрудник использует автомобиль в служебных целях, платите ему компенсацию и возмещайте расходы в связи с использованием машины. Размер возмещения расходов определяйте в письменном соглашении сторон трудового договора. Об этом сказано в статье 188 ТК.

В действующем законодательстве нет требований о том, что выплату компенсации надо прописывать именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК).

Организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. Когда сотрудник ставит подпись об ознакомлении с приказом, он тем самым подтверждает, что стороны заключили письменное соглашение. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24.12.2008 № Ф04-5698/2008 (11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21.10.2008 № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140.

В приказе укажите конкретные сроки выплаты компенсации. При досрочном прекращении выплаты издайте соответствующий приказ.

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина от 05.12.2012 № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;
учесть сумму компенсации при расчете УСН.

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, УФНС по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 № А66-7112/2005).

Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы НК не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
обосновывающие расчет суммы компенсации;
подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой(см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 № А12-15477/2011, Московского округа от 19.12.2011 № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10.04.2006 № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях

Да, может.

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 ТК.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

При расчете УСН сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника можно учесть только в пределах нормативов и только организациям, которые уменьшают доходы на сумму расходов.

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73
– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Выплата работнику компенсации за использование личного транспорта, а также возмещение расходов, связанных с его использованием, предусмотрены Трудовым кодексом РФ (ст. 188). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Примечание. Таким образом, компенсация за использование личного транспорта и другого личного имущества, принадлежащего работнику, выплачивается только работодателем, с которым работник состоит в трудовых отношениях, на основании трудового или коллективного договора.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются при определении налоговой базы по единому налогу, но только в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 утверждены Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. На использование этих норм для целей УСН прямо указано в Постановлении N 92.

К сведению! Постановлением N 92 установлены следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов:

легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб. в месяц;
легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц;
мотоциклы — 600 руб. в месяц.

Отчетность
Налоговый учет
Общая система
УСН
ОСНО и УСН
ЕНВД
ОСНО И ЕНВД
Методология и практика учета
Учет по отраслям
Консультация аудитора
Директору на заметку
Трудовые отношения
Арбитражная практика
На вопросы читателей отвечают специалисты
Пошаговые инструкции. Просто о сложном
Ваш личный адвокат
БУХ-WiKi
Выбор редакции
Важные документы
Актуальные темы
Полезная информация

Расходы на личный автомобиль ИП на УСН «Доходы минус расходы»

В свою очередь, организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, имеют право включить в расходы компенсацию за использование личного транспорта при УСН . Однако учесть такие затраты можно только в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Признать затраты можно только после фактической выплаты компенсации работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

1 200 руб., если объем двигателя меньше 2 000 куб. см (включительно);
1 500 руб., если объем двигателя свыше 2 000 куб. см.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются при УСНО в пределах норм, установленных Правительством РФ. Такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – Постановление № 92):

– легковые автомобили с рабочим объемом двигателя
до 2 000 куб. см включительно – 1 200 (руб. в месяц);

– легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 (руб. в месяц);

– мотоциклы – 600 (руб. в месяц).

Соответственно, в расходах при УСНО учитываются только указанные суммы компенсации за использование личного легкового транспорта работника (Письмо Минфина России от 19.08.2016 № 03‑03‑06/1/48789).

Отметим, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) в том числе личного транспорта, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Действительно, на основании названия Постановления № 92 можно предположить, что оно распространяет свое действие только на организации, применяющие УСНО. Но, как разъяснено в письмах Минфина России от 11.03.2012 № 03‑11‑11/74, от 31.01.2013 № 03‑11‑11/38, от 26.02.2013 № 03‑11‑11/82, указанные в Постановлении № 92 нормы применяются для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов при применении УСНО как организациями, так и индивидуальными предпринимателями.

В Постановлении № 92 не разъясняется, что понимается под термином «компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов». Еще в Письме Минфина России от 16.05.2005 № 03‑03‑01‑02/140 было указано, что в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат – износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов.

Аналогичный подход был продемонстрирован в письмах Минфина России № 03‑11‑11/74, 03‑11‑11/38, 03‑11‑11/82, от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39239: в размерах компенсации учитывается возмещение затрат на эксплуатацию используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля – сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт.

Не изменился он и в 2017 году. В Письме Минфина России от 10.04.2017 № 03‑03‑06/1/21050 сказано, что налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления базы по налогу на прибыль организаций компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

Приведенный подход поддерживают и судебные инстанции. Например, в Постановлении ФАС УО от 20.08.2008 № Ф09-5239/08‑С3 было установлено, что спорный автомобиль принадлежал на праве собственности работнику организации, за обществом автомобильный транспорт не зарегистрирован. Документы, подтверждающие заключение договоров аренды либо безвозмездного пользования с этим работником, составление актов приема-передачи автомобиля, приобретение ГСМ непосредственно обществом, использование автомобиля только при осуществлении предпринимательской деятельности общества, в материалы дела представлены не были.

При таких обстоятельствах суды пришли к обоснованному выводу о том, что спорный автомобиль относится к категории личного легкового автомобиля, используемого для служебных поездок, и общество при исчислении налога при УСНО имело право на списание затрат на приобретение ГСМ только в пределах норм, установленных Постановлением № 92, в связи с чем доначисление «упрощенного» налога, соответствующих пеней и штрафа по п. 1 ст. 122 НК РФ было признано правомерным.

Компенсация ГСМ в 2020 году: кому, что и как компенсировать

Упрощенную систему налогообложения (УСН) могут применять все организации, за исключением перечисленных в п. 3 статьи 346.12 Налогового кодекса (НК).

Согласно п. 1 статьи 346.14 НК налогоплательщики УСН могут выбрать в качестве объекта налогообложения либо доходы, либо доходы, уменьшенные на величину расходов. То есть, организации, которые выбрали в качестве объекта «доходы минус расходы», уменьшают налоговую базу на расходы из перечня, установленного в п. 1 статьи 346.16 НК .
В соответствии с пп. 12 указанного перечня налогоплательщики УСН указывают в своих расходах, в частности, затраты на компенсацию за использование для служебных поездок личного транспорта – легковых автомобилей и мотоциклов. Рассмотрим, каков порядок учета таких расходов работодателя на выплату компенсаций для целей расчета единого налога.

Кроме того, согласно п. 5 статьи 346.11 НК организации и индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, не освобождаются от исполнения обязанностей налоговых агентов, в том числе и налогового агента по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ), налогоплательщиками которого являются работники. Компенсации, выплачиваемые работнику за использование личного автомобиля, тоже являются его доходом. Посмотрим, обязан ли работодатель начислять на них НДФЛ.

Согласно вышеуказанному Постановлению нормы расходов организации на выплату компенсаций при использовании личных легковых автомобилей установлены в зависимости от рабочего объема двигателя:
— при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб.см. нормы расходов составляют 1200 руб. в месяц;
— при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя более 2000 куб. см. – 1500 руб. в месяц.
При использовании для служебных целей мотоциклов норма расходов на выплату компенсации составляет 600 руб. в месяц.

Письмо Министерства финансов РФ № 03-11-11/58296 от 02.08.2019

Многие фирмы используют личный автотранспорт своих работников. Конечно, не «за бесплатно». Как учитывать такие расходы?

Компенсация за использование личного транспорта для служебных поездок

Сотрудник может получить компенсацию за использование личного автомобиля при условии, что с фактом использования личного имущества в таком качестве согласен работодатель.

Компенсацию выплачивают работнику в случаях, когда его личный автомобиль или мотоцикл используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями.

Такую компенсацию выплачивает работодатель один раз в месяц, при этом количество календарных дней в месяце не имеет значения. Сумму компенсации определяет работодатель по договоренности с работником. Как правило, размер компенсации зависит от интенсивности использования автомобиля (мотоцикла), который эксплуатируется в служебных целях.

Уменьшает ли компенсация единый налог?

При УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов» принимают только те расходы, которые поименованы в перечне, установленном п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Так, подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ разрешает учесть расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов при расчете единого налога, но только в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 утверждены такие Нормы расходов:

легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 1200 руб. в месяц;
легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц;
мотоциклы— 600 руб. в месяц.

В них учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат: износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. То есть нельзя одновременно выплачивать компенсацию за использование транспортного средства и отдельно возмещать расходы, связанные с его текущей эксплуатацией.

Чтобы включить суммы компенсаций в состав расходов, упрощенцу нужно их обосновать и документально подтвердить. То есть чтобы они соответствовали общим критериям признания расходов, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Поэтому работодатель обязательно должен иметь:

приказ руководителя о выплате компенсации;
копия техпаспорта транспортного средства;
расходный кассовый ордер;
если работник управляет по доверенности – соот¬ветствующие документы;
путевые листы, содержащие обязательные реквизиты.

Обратите внимание: если размер компенсации в приказе руководителя больше установленного лимита, то сверхнормативные выплаты не включают в состав «упрощенных» расходов. Кроме того, компенсацию не выплачивают работнику за те дни, которые он находился в отпуске или болел, так как в это время он не мог использовать автомобиль в служебных целях.

Как уже отмечалось выше, компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но только в рамках сумм оговоренных трудовым соглашением. Но чтобы подтвердить льготный тип выплаты, нужно подготовить такие документы:

Соглашение между сотрудником и предприятием об использовании личного транспортного средства работника. Это должно быть отдельное дополнение к трудовому договору.

Обратите внимание! Когда вопрос аренды личного автомобиля сотрудника возникает еще на стадии его приема на работу, то условия можно сразу внести в договор.

Копия свидетельства, подтверждающая факт регистрации ТС. Важно помнить, что компенсация выплачивается только за личное имущество работника. Ну а в ситуации, когда сотрудник использует в личных целях авто, которым он управляет по доверенности, есть разногласия. Одни письма контролирующих органов оговариваю такую возможность, другие разъяснения запрещают подобные схемы.
Отчеты о служебных поездках. Возможны такие варианты:

Когда расчет производится с учетом километража рабочих поездок, нужно обязательно оформлять путевые листы. Расчет километража можно проводить на основании показателей одометра авто, показаний GPS-навигатора и иных приборов контроля.
Компенсация платится на основании данных по «служебному» пробегу, в фиксированном виде, тогда можно взять любые документы для подтверждения. Это может быть маршрутный лист, журнал учета рабочих поездок.

Обратите внимание! В ситуации, когда вы применяете для учета служебных поездок личные формы документов, в них нужно учесть все реквизиты первичного документа. Кроме того, бланки должны быть утверждены учетной политикой организации. Об этом говорит п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 ФЗ № 129 от 21.11.96 «О бухгалтерском учете».

Чеки, накладные, квитанции и другие бумаги, которыми подтверждается размер затрат. Это может быть квитанция об оплате места на стоянке, чек на погашение ГСМ расходов. Эти документы сотрудник может подавать вместе с заявлением на возврат расходов, можно использовать и авансовый отчет. Затраты могут быть возвращены, исходя из:

фактических расходов ГСМ на норму 100 км «рабочего» пробега;
нормативов Министерства транспорта;
норм расхода ГСМ, учтенных в технической документации.

Бланк расчета. Порядок расчета должен быть предусмотрен в дополнении к трудовому договору. Общие условия включают в методику организации. Конкретные цифры нужно предусмотреть в расчетном листе, приказе или соглашении к договору.

Обратите внимание! Должное внимание нужно уделить правильному оформлению документов для возмещения компенсации. Из-за нечетких формулировок, ошибок в документации могут быть произведены доначисления НДФЛ, страховых взносов.

Шадрина Т., эксперт журнала

Журнал «Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение» № 9/2018

В предыдущих номерах нашего журнала тема использования личного имущества работника в служебных целях освещалась на раз. В этой статье более подробно рассмотрим эксплуатацию личного автомобиля. Необходимость его использования может возникнуть уже в процессе работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного автомобиля в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом. Кроме того, работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование, износ (амортизацию) автомобиля. Расскажем, какие документы нужно оформить и в каком случае работнику полагается компенсация.

Есть два способа оформления использования личного автомобиля работником в служебных целях:

1. В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему предусматривается возможность использования имущества работника и определяется размер компенсации за использование, износ, амортизацию.

2. Заключается договор аренды транспортного средства.

Рассмотрим эти варианты подробнее.

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:

работник использует транспортное средство в интересах работодателя;
работодатель знает об этом или согласен на это;
размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.

Суды, рассматривая иски работников о возмещении расходов за использование личного имущества, говорят, что обязательным условием для возникновения у работодателя такой обязанности является использование работником автомобиля с согласия (ведома) работодателя и в его интересах. А это подтверждается письменным соглашением. Например, Пермский краевой суд в Апелляционном определении от 16.08.2017 по делу № 33-8949/2017 указывал, что соглашение о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме, может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора. Письменная форма названного соглашения является обязательной. Поскольку подобное соглашение работник представить не смог, во взыскании расходов и компенсации было отказано. Аналогичное решение было вынесено Санкт-Петербургским городским судом в Апелляционном определении от 05.04.2018 № 33-7704/2018 по делу № 2-2512/2017.

Компенсация за использование личного автомобиля

Да, нужно. Однако спорным в такой ситуации является вопрос обложения страховыми взносами этой компенсации. В частности, Минтруд в Письме от 13.11.2015 № 17-3/В-542 и ФСС в Информационном письме от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615 считают, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом работника. Трудовым кодексом не предусмотрено возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества. Следовательно, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Однако есть иное мнение, высказанное судами: транспортное средство, полученное по доверенности, принадлежит работнику на законных основаниях, поэтому относится к личному имуществу. Следовательно, компенсация за его использование выплачивается в соответствии с Трудовым кодексом и не облагается страховыми взносами. Об этом говорится в определениях ВС РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 и ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14.

Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.

При определении размера работодатели руководствуются:

1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;
мотоциклы – 600 руб.

2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:

легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;
мотоциклы – 1 200 руб.

В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:

необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
времени использования личного транспорта в служебных целях;
объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.

При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.

При расчете налога на прибыль учреждение может уменьшить сумму дохода на величину арендной платы и иных произведенных в соответствии с договором аренды расходов. Главное, чтобы такие расходы были документально подтверждены.

Отметим, что нередко возникает путаница: учреждение арендует у работника автомобиль, но выплачивает ему компенсацию, а не арендную плату. Некоторые сотрудники пытаются воспользоваться этим и обращаются в суд с требованием о взыскании арендной платы по договору. Суды, рассматривая такие споры, тщательно исследуют все материалы дела.

Например, работодатель взял в аренду автомобиль сотрудника. В договоре определен размер арендной платы, но работник данных выплат не получал и обратился в суд с требованием об их взыскании. Суд первой инстанции удовлетворил требования работника. Однако апелляционная инстанция отменила это решение. Рассматривая жалобу, суд установил, что между сторонами фактически сложились правоотношения по использованию личного имущества в служебных целях, компенсация за использование имущества истца (автомобиля) выплачена ему в полном объеме. Согласно расчетным листкам и справкам по форме 2-НДФЛ работнику ежемесячно выплачивались заработная плата и компенсация за использование автомобиля. Кроме того, выяснилось, что автомобиль на протяжении всего времени находился у работника, он единолично осуществлял пользование транспортным средством, то есть фактически автомобиль ответчику не передавался. В полисе ОСАГО значится только работник, сведения об иных сотрудниках организации в страховой полис не вносились. Значит, фактически автомобиль в аренду не передавался. Следовательно, и арендная плата взыскана быть не может (Апелляционное определение Омского областного суда от 14.02.2018 по делу № 33-107/2018).

Компенсационные выплаты (компенсация за использование автомобиля и суммы возмещения расходов, связанных с его использованием) не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ).

Компенсация за использование личного автомобиля при УСН

Нормы, установленные законодательством, также нужно учесть при расчете:

взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В их пределах компенсация за использование личного автомобиля сотрудника страховыми взносами не облагается (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, предназначены лишь для расчета налога на прибыль. Поэтому в целях расчета взносов применяйте нормы, установленные в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ. А именно: размер компенсации, согласованный сторонами трудового (коллективного) договора. В этих пределах с компенсации за использование личного автомобиля сотрудника начислять страховые взносы не нужно. При этом сумма компенсации не будет облагаться взносами, только если использование автомобиля связано с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей (разъездной характер работ, служебные цели) (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Аналогичная точка зрения отражена в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19, пункте 3 письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.

Ситуация: нужно ли начислить страховые взносы на сумму компенсации за использование автомобиля и сумму возмещения расходов, связанных с этим, если сотрудник ездит не на собственной машине?

Ответ: да, нужно.

Компенсация за использование автомобиля и связанных с этим расходов не облагается страховыми взносами только в том случае, когда машина находится в собственности у сотрудника. То есть ПТС и свидетельство о регистрации транспортного средства оформлены на него, а не на кого-то еще. И копии таких документов сотрудник представил в бухгалтерию.

Дело в том, что от страховых взносов освобождаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок выплаты компенсаций за использование имущества сотрудника (в т. ч. и автомобиля) установлен статьей 188 Трудового кодекса РФ. Здесь сказано, что за использование личного автомобиля в интересах работодателя сотруднику выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер такой компенсации прописывают в трудовом договоре. А вот компенсационные выплаты за использование имущества, не принадлежащего сотруднику, Трудовым кодексом не предусмотрены.

Получается, что компенсационная выплата считается законодательно установленной и, соответственно, не облагается страховыми взносами только при условии, что машина является личным имуществом сотрудника. Это, в свою очередь, подразумевает, что автомобиль находится в собственности человека (в т. ч. и совместной, например, с супругой), что подтверждено документально (например, копиями ПТС и свидетельства о регистрации транспортного средства).

Когда же сотрудник управляет автомобилем, который оформлен на другого человека, такое транспортное средство его личным имуществом не считается. И значит, сумма компенсационной выплаты облагается страховыми взносами.

Аналогичные выводы следуют из письма Минтруда России от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-92 и пункта 3 письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.

Совет: страховые взносы на суммы выплачиваемой компенсации можно не начислять, даже если сотрудник управляет автомобилем, оформленным на другого человека. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. Тут помогут следующие аргументы.

Понятие «личное имущество» в законодательстве отсутствует. Поэтому таковым можно признать любое имущество, которое принадлежит человеку на любом законном основании. Таким основанием может являться и доверенность на управление автомобилем. Ведь это документ, который письменно подтверждает полномочия человека в отношении вещи (п. 1 ст. 185 ГК РФ). То есть переданный сотруднику по доверенности автомобиль фактически находится в его владении и пользовании.

И поскольку сотрудник использует автомобиль в интересах организации, компенсационные выплаты за эксплуатацию автомобиля по доверенности страховыми взносами не облагаются (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Компенсация в пределах норм включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). В бухучете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного грузового автомобиля (микроавтобуса) сотрудника?

Ответ: да, можно.

За использование личного имущества сотрудника в служебных целях организация должна выплатить ему компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Данное правило в полной мере относится не только к легковым, но и к грузовым автомобилям.

В отношении легковых автомобилей компенсация за их использование в служебных целях учитывается при расчете налога на прибыль в пределах норм.

Расходы на выплату компенсации за использование личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) сотрудников главой 25 Налогового кодекса РФ не предусмотрены.

Однако перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, является открытым (ст. 264 НК РФ). Поэтому при соблюдении всех необходимых условий компенсации сотрудникам за использование их личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) в служебных целях можно учесть при расчете налога на прибыль в полном объеме (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). То есть в размерах, согласованных сторонами трудового (коллективного) договора (ст. 188 ТК РФ).

Такой вывод следует из писем Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150, от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61.

Следует отметить, что в отношении компенсации за использование микроавтобуса Минфин России указывал на то, что подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ позволяет включить в расходы только компенсацию за использование личного легкового автомобиля сотрудника (письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293). При этом в письме ничего не сказано о возможности учесть в расходах компенсацию за использование микроавтобуса на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Однако, в связи с выходом более поздних разъяснений финансового ведомства, позволяющим учесть в расходах компенсацию за использование видов транспорта, отличных от легкового (письмо от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150), при отнесении к расходам компенсации за использование микроавтобуса, организация может руководствоваться именно ими.

Совет: при использовании личного автомобиля сотрудника организация также вправе заключить с ним договор аренды транспортного средства. В этом случае вместо компенсации сотруднику нужно будет выплатить арендную плату. Она в полном объеме уменьшит налогооблагаемую прибыль (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293).

Ситуация: можно ли учесть при налогообложении прибыли расходы на покупку ГСМ, если организация возмещает их сотруднику помимо компенсации за использование личного автомобиля?

Ответ: нет, нельзя.

Нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, уже включают в себя возмещение всех возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Поэтому организация, которая помимо выплаты компенсации по этим нормам возмещает сотруднику еще и стоимость ГСМ, не вправе учесть расходы на покупку ГСМ при налогообложении прибыли.

Аналогичные выводы содержатся в письмах Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447). Поддерживают эту позицию некоторые арбитражные суды (см., например, определение ВАС РФ от 29 января 2009 г. № ВАС-495/09, постановление ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3).

Сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника учитывайте по правилам режима налогообложения, применяющегося для деятельности, в которой занят сотрудник.

Если сотрудник занят в обоих видах деятельности организации, компенсацию нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности на ЕНВД, учесть нельзя.

Пример распределения компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок. Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД

ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. В отношении оптовых операций организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно. В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности, в январе составили:

по оптовой торговле (без учета НДС) – 5 000 000 руб.;
по розничной торговле – 2 000 000 руб.

Других доходов у организации не было.

За использование личного автомобиля для служебных поездок генеральному директору организации А.В. Львову выплачивается компенсация. Объем двигателя автомобиля – 2500 куб. см. Размер компенсации – 1500 руб. в месяц, что соответствует норме, установленной постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

Чтобы распределить компенсацию между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов от реализации за январь составляет:
5 000 000 руб. : (5 000 000 руб. + 2 000 000 руб.) = 0,714.

Доля компенсации, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за январь, равна:
1500 руб. × 0,714 = 1071 руб.

Доля компенсации, которая относится к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
1500 руб. – 1071 руб. = 429 руб.

В расходы по налогу на прибыль включите лишь часть компенсации, относящейся к деятельности организации на общей системе налогообложения (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

ООО на УСН (доходы). Планируем выплачивать директору компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях в размере 5 000 руб. Возмещать расходы (ГСМ, ремонт) по факту не будем. Облагается ли компенсация НДФЛ, взносами в ПФР, ФФОМС, ФСС? Для документального оформления будут: допсоглашение к трудовому договору, приказ руководителя, копия техпаспорта, путевые листы. Надо ли в путевых листах кроме маршрута расписывать пробег, расход, норматив бензина, прикладывать чеки с АЗС, если работнику установлена твердая сумма компенсации? Если фактические расходы меньше компенсации, не возникнут ли вопросы от налоговых инспекторов?

Условия и порядок выплаты компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях

установлены письмом Минфина РФ от 21.07.1992 г. № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок».

При выплате компенсаций необходимо учитывать следующее:

– выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами

Компенсационные выплаты (компенсация за использование автомобиля и суммы возмещения расходов, связанных с его использованием) не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ).
Ситуация: обязана ли организация применять нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, при расчете НДФЛ с компенсации за использование личного автомобиля?

Ответ: нет, не обязана.

От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат (в пределах норм), установленных в соответствии с законодательством и связанных с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Главой 23 Налогового кодекса РФ нормы компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не установлены. Поэтому в данной ситуации организации следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Статья 188 Трудового кодекса РФ, которая обязывает организацию выплатить сотрудникам компенсации за использование личного имущества, не содержит никаких ограничений в отношении их размеров. В ней сказано лишь, что размер возмещения расходов, связанных с использованием имущества сотрудника, определяется по соглашению сторон трудового договора. Таким образом, компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника не нужно облагать НДФЛ в пределах суммы, указанной в письменном соглашении между сотрудником и работодателем.